Vilken PMO-struktur är bäst för ditt företag?

Strukturen på din organisationprojektledningkontor (Pmo) kan vara skillnaden mellan effektiv och ineffektivprojektförvaltning. Din PMO-struktur måste blandas med den organisatoriska kulturen för att säkerställa framgång för projektledning.

När din PMO-struktur matchar din organisations behov och resurser, är projekten mer benägna att levereras i tid och inom budgeten. För att bestämma den bästa PMO-strukturen för ditt företag måste du först svara på dessa frågor:

Vad är en PMO-struktur?

A PmoStruktur är en grupp eller avdelning som definierar och upprätthåller projektledningsstandarder inom en organisation. PMO kan också innebära program ellerPortföljChefskontor. PMO övervakar mätvärdena, riktmärken,kvalitetoch dokumentation som krävs för konsekvent projektledning och genomförande.

En PMO-struktur kan vara intern eller extern. PMO är ett projektledningsgrupp vad SEC är till Wall Street; Det ger ramverket och organisationsstandarderna för att hantera och genomföra projekten under dessstyrelse .

Finns det olika typer av PMO-organisatoriska strukturer?

Det finns flera typer av PMO organisatoriska strukturer. Varje företags kultur påverkar sin PMO-struktur och hur det utvecklas. De vanligaste PMO-organisationsstrukturerna är:

Direktiv PMO

Denna PMO driver mycket kontroll. Direktiv PMOS hanterar projekt genom att tillhandahålla projektledningskompetens och praktisk tillsyn. De fastställde standarderna för projektledning i organisationen. Projektledare rapporterar till direktivet PMO.

Styrande PMO

Kontroll av PMOS har en måttlig kontrollnivå. De skapar dokumentation, metoder, mallar och ramar för projektledare att följa och säkerställa organisationsstandarder för framgångsrik projektledning och genomförande.

Stödjande PMO

Denna PMO fungerar som organisationens projektförråd. De har liten kontroll, och deras roll är främst rådgivande. Deras uppdrag är att dela kompetens, mallar, utbildning och information för att hjälpa projektledare att uppnå sina mål.

Det finns andra typer av PMO-strukturer baserade på organisatorisk hierarki. Några av dessa är:

Enskild pmo

Individuella PMOS ansvarar för att tillhandahålla infrastruktur och träningsstöd för enskilda projekt och program. De ställer projekthanteringsstandarder och övervakar projektaktiviteter.

Affärsenhet PMO

Affärsenheten PMO-strukturen, även känd som ett avdelningspmo, ansvarar för flera projekt inom olika tilldelade avdelningar. De hanterar program och projektledning och rapporterar till divisionschefen.

Enterprise PMO

Enterprise PMO-strukturen finns i stora företag. De övervakar strategiskt projektplanera , resursfördelning, Projektval och prioritering. De skapar också standarder, procedurer och metoder för projektledning över avdelningar.

Följande PMO-strukturer är baserade på organisationsstruktur:

Decentraliserad PMO

Denna PMO-struktur fungerar mer som rådgivare till projektledaren. Det håller projektledare som är involverade i beslutsfattandet och laget i kontroll över sina uppgifter.

Centraliserad PMO

Denna PMO-struktur fungerar på ett mer kontrollerat sätt. Till skillnad från den decentraliserade strukturen beslutar PMO om projektstandarder och processer och har mycket myndighet kring beslutsfattande och problemlösning.

Exempel på PMO-strukturer med diagram

PMO-struktur Bästa praxis

PMO organisationsstrukturer är en effektiv affärspraxis som genomförs av många framgångsrika organisationer. Genomförandet av PMO-strukturen Bästa praxis säkerställer att din organisation levererar projekt i tid och inom budgeten. Dessa bästa praxis inkluderar:

Vad är de olika rollerna inom en PMO?

PMOS är ryggraden för framgångsrik projektledning i många organisationer. PMO Roller bestäms av organisationsstorlek, intressenternas behov och affärsmiljö. De viktigaste PMO-rollerna är:

Pmo huvud

PMO-huvudets huvudansvar är att hantera PMO. Denna roll kräver starkt ledarskap och ledningsförmåga och kunskap om portfölj, program och projektledning. PMO-huvudet:

Projektspecialist

En projektspecialist ger stöd till projektledare och viktiga intressenter. De ger råd och vägledning i en konsultkapacitet, och deras ansvar är:

Projektansvarig

En projektansvarig förbättrar projektplanering och leveransprocess genom att samla in och bibehålla data. Här är ansvaret för en projektansvarig:

Hur man utvecklar en strategi för din PMO

Du ökar dina chanser att projektets framgång när ditt företags kultur, behov och resurser anpassas till din PMO-strategi.

Genom att skapa en anpassad strategi som förtydligar metoderna, verktygen och resurserna som behövs för projektframgång, fattar PMO bättre beslut, minskar risken och bidrar till affärsutveckling.

Det finns ingen enstaka-passar-all metod för att skapa en strategisk plan för din PMO. Det finns dock gemensamma steg att följa när man utvecklar en PMO-strategi.

1. Förtydliga organisationens mål, vision och uppdrag

Att klara av din organisations stora bild är det första steget till en effektiv PMO-strategi. Vilka är organisationens mål? Vilka är dess värderingar? Vilka problem löser du? När du har svar, analysera organisationens tidigare prestanda, styrkor och svagheter, potentiella möjligheter och hot och förbättringsområden.

2. Notera de resurser som behövs för en lyckad operation

Din organisations tillgångar och resurser, i stor utsträckning, bestämmer graden av din strategi effektivitet. Analysera följande kategorier av ditt företags tillgångar:

3. Godkänn ett kommunikationsläge

Projekten misslyckas när det inte finns något tydligt och effektiviserat system för kommunikation. När du skapar en strategisk plan för din PMO, fråga:

4. Skapa en process för framstegsspårning

När du väl bestämmer ditt kommunikationssystem och ställer in en tidslinje för ditt projekt eller programmet är nästa steg att identifiera en uppsättning mätvärden och nyckelpensionsindikatorer (KPI) för spårning av framsteg.

5. Skapa en process för konfliktlösning och övervinna projektflaskhalsar

Genom att noggrant hantera projektdetaljer och framsteg kan din PMO justeras vid behov. Proaktivt utveckla konfliktlösningsplaner och rutiner för att övervinna flaskhalsar i projektledning och genomförande.

Hur kanUDN Task Managerhjälp organisera din pmo?

Effektiva PMO-strukturer kräver kraftfulla projekthanterings- och samarbetsverktyg för att ge insikter i organisationens projekt, program och portföljer. Du kan utnyttja dessa data och justera din organisationsplan för att passa nya krav som affärsmiljöer förändras och ditt företag växer.

UDN Task ManagerGer en smidig, samarbetsplats för lag att organisera och effektivisera alla pågående projekt. MedUDN Task Manager s Enterprise Project Management Software, du kan ställa in tydliga PMO-standarder och bästa praxis, samarbeta i realtid,Förenkla projektgodkännandenaoch eliminera kommunikationssilos.

Kom igång medUDN Task Manager s Två veckors gratis provFör att organisera din PMO, vända strategier till resultat och uppnå positiva projektresultat.