Tid som blockerar i UDN Task Manager : Fördelar och amp; Tips

Udn Webber

Redaktionskoordinator

"Jag behöver fler timmar på en dag ..." eller "Hur är det klockan 17.00?!" När du fortfarande har så många uppgifter att bli färdiga innan dagen slutar. 😅

Låter bekant?

Oavsett om du arbetar på ett projekt och befinner dig distraherad av sociala medier, eller du har några personliga projekt som behöver din uppmärksamhet utanför arbetstiden, men e-post håller dig tillbaka - det är väldigt lätt att ta av spår dessa dagar!

Med alla distraheringar på kontoret (och hemma) har det oändliga mängden brådskande uppgifter, e-postgängor och så vidare, att få arbete som gjorts i tid, blivit ett vanligt problem på arbetsplatsen.

Medan du inte alltid kan förutsäga vilka distraheringar som kommer, är du burk Förbered dig genom att ställa in dedikerad (icke-förhandlingsbar) tid åt sidan för att fokusera på dina viktigaste och tidsstryck.

Det heter Time Blocking! ⏲ ​​👀

Det här blogginlägget visar dig fördelarna med tidsblockering, lär dig hur man blockerar UDN Task Manager För att få ut det mesta, ta kontroll över dina dagar, och vinna i livet. 🙌

Nu kör vi!

Vad blockerar tiden?

Tidsblockering är en Tidshanteringsteknik Det hjälper dig att dela din dag i mindre "block". Varje tidsblock är dedikerat till en enda uppgift eller en grupp av liknande uppgifter och till skillnad från en att göra checklista, ger tidsblockering strukturen och tilldelad tid till när dina uppgifter ska göras.

Tidsblockering kan vara till hjälp för dem som:

🔴 Har dåliga planeringsförmåga

🔴 har problem med att prioritera (vad är brådskande vs inte brådskande)

🔴 Har inte tydliga mål

🔴 är dåligt vid uppskattning av tiden

🔴 känna sig omotiverad eller känna sig ointresserad i uppgiften

Fördelar med tidsblockering

För många personer, tidsplanering är ett stort problem. Det finns alltid för många saker att göra och inte tillräckligt med timmar på dagen. Detta kan leda till stress, utbrändhet, ångest och till och med depression.

Men genom att implementera effektiv tidsblockering kan du förbättra din produktivitet och känna mer i kontroll över ditt liv! Oavsett om du är överväldigad med mängden to-do på din lista, har problem med att koncentrera sig på en uppgift i taget, eller kanske bara har dålig tidshantering, är tidsblockering garanterad att ge dig de gränser du behöver för att få på spår .

Inte bara kommer tiden att blockera hjälpa till att träna din hjärna för att skapa friska gränser med tiden och bilda friska vanor, men det har också olika fördelar, inklusive:

🟢 främjar bättre mental hälsa ( Minska stress och ångest )

🟢 främjar bättre arbetsorganisation

🟢 tillåter att visa arbetsbelastning i förväg och prioritera därefter för att undvika överbelastning och utbrändhet

🟢 tillåter dig / ditt team att bestämma rätt tidslinje och stanna på schema

🟢 Ökar fokus och produktivitet

🟢 Gör det möjligt att komma in i ditt flödesläge och åstadkomma djupt arbete

Tala om flödesläge, låt oss prata om vad det är och hur det är till hjälp för djupt arbete. ✨

Djupt arbete och flödesläge

Har du någonsin upplevt en situation där du förlorar tid eftersom du var helt nedsänkt i den aktivitet eller uppgift du gjorde?

Tänk på en tid på jobbet när du kände dig superfokuserad, kreativ och saker bara naturligt flödade till dig.

Kanske det händer när du spelar din favorit sport eller hobby ... Oavsett vad det är för dig är den här känslan och sinnesstämning som får dig att njuta av det så mycket och vad som får dig att utföra ditt bästa.

I positiv psykologi, vara i a flödesläge Tillåter djupt arbete och människor att vara helt fokuserade och absorberas i vilken uppgift eller aktivitet som är till hands.

Det finns detta fokus att en gång det blir intensionen, leder till en känsla av ecstacy, en känsla av klarhet. Du vet exakt vad du vill göra från ett ögonblick till det andra; Du får omedelbar feedback.

Men i en ålder full av distraktioner och de växande kraven på jobbet och hemma och når detta kreativa och hyperproduktiva flödesläge blir det mer utmanande.

För att knacka i flöde och komma in i en djupt arbete Mindset, vi måste hitta sätt att träna våra hjärnor för att blockera bullret och skapa system som hjälper till att förbättra vår uppmärksamhet och fokus - det här är där tidsblockering kan hjälpa!

Men tidsblockering hjälper inte bara dig till djupt arbete, men det gör det också möjligt att träna din hjärna för grunt arbete.

Djupt arbete vs grunt arbete

Aktiviteter som kräver djupt arbete är de som behöver din fulla koncentration och uppmärksamhet. Deep work-aktiviteter är mentalt krävande och rekommenderas att göras i en distraktion-fri miljö för att hjälpa dig till ett flödesläge.

Här är några exempel på djupt arbete:

🟡 Skriva kreativt och informativt innehåll (som den här bloggen till exempel 😉)

🟡 Utveckla strategier

🟡 Analysera data

🟡 Skapa rapporter

🟡 kodning

Å andra sidan, grunda arbetsaktiviteter inte kräver mycket hjärnkraft att göra. Dessa mindre uppgifter behöver inte din fulla koncentration eftersom de inte är lika kognitivt krävande.

Här är några exempel på grunt arbete:

🟠 Kontrollera och svara på e-post

🟠 Organisera ditt schema, dokument och uppgifter

🟠 Kontrollera uppdateringar och meddelanden

🟠 Svara på kommentarer

🟠 Administrativa uppgifter

Oavsett vad din roll är och vilken bransch du är i är det troligt att du kommer att balansera båda typerna av aktiviteter under hela dagen.

Nyckeln är att blockera. 🔑 ⏳

Tidsblockering kan hjälpa dig att maximera din hjärnkraft, balansera både djupt och grunt arbete effektivt och förhindra utbrändhet.

Typ av tid blockerar

Det finns några sätt att använda tidsblockering. Förstå vad dina uppgifter är och vilken typ av tid som blockerar metod matchar behoven hos dessa uppgifter kommer att vara nyckeln till din framgång. Så, vad är variationerna av tidsblockering? Låt oss dyka in i det! 😊

🟪 Uppgiftsbatching: Batching liknande uppgifter tillsammans för att göra dem på en gång, istället för att sporadiskt göra dem hela dagen

🟨 Dagens teman: gruppera liknande uppgifter tillsammans för en dag och arbeta på var och en av dem dedikerade

🟥 Tid boxning: begränsa tiden som spenderas på uppgifterna

Dessa tre typer av tidsblockeringstekniker kan hjälpa till att bryta upp dina dagar mer effektivt och hålla din uppmärksamhet fokuserad på djupt arbete.

Hur man använder UDN Task Manager För effektiv tidsblockering

Du kan planera och montera ditt schema på en daglig planerare, men det bästa och mest effektiva sättet att ställa in din kalender är med hjälp av en online-tidsblockeringsapp där du enkelt kan lägga till, redigera och se din tidsblock-liknande UDN Task Manager .

UDN Task Manager Är ett verktyg för uppgiftshantering som erbjuder olika anpassningsbara funktioner som kan hjälpa dig att skapa ett solidt schema, hantera din tid och öka produktiviteten.

Registrera dig för ett gratis konto för att upptäcka följande nyckelfunktioner för tidsblockering:

Visa arbetsförmåga och resurser i arbetsbelastning

Nästa steg: Schemaläggningstid blockerar i UDN Task Manager

Nu när du har sett några av nyckeln UDN Task Manager Funktioner för tidsblockering, låt oss visa dig hur du kan använda dem! Skapa först dina uppgifter i UDN Task Manager och lägg till följande till var och en:

När du har skapat dina uppgifter och lagt till alla viktiga detaljer inom dem, välj din favoritvy och klicka på den för att få en fågelperspektiv av ditt schema!

Att ge dig en uppfattning om hur du kan blockera UDN Task Manager , här är Dasilva livets VD och UDN Task Manager konsult, Kristi Dasilva , för att visa dig hur hon hanterar sitt schema i plattformen.

Daglig tid blockerar i listvy

Jag har en mapp märkt "Daily Time Block" som rymmer 3 listor, "morgon", "eftermiddag" och "kväll".

Inom dessa listor kartlägger jag ut min dagstid för att maximera min produktivitet. Jag tilldelar olika tidsblock (30, 60 eller 90 minuter) med hjälp av anpassade fält.

Jag Kommer göra det här natten innan för att förbereda sig för nästa dag och maximera min produktivitet genom att ha en solid plan.

Kristi Dasilvas dagliga blockschema i UDN Task Manager S listvy

Weekly Time Blocking In Board View

Jag älskar att visuellt kartlägga mina huvuduppgifter inom styrvyn för att få en känsla av min veckovisa arbetsbelastning.

Även om jag använder "allt" visa för att se varje uppgift jag har för veckan, gillar jag att kartlägga mina huvudsakliga teman i mitt veckotidsblock varje söndag till prep för veckan framåt.

Kristi Dasilvas dagliga blockschema i UDN Task Manager S styrelsevisning

Använda Google Kalender för tidsblockering

För att få ut det mesta av din dag måste du avsätta tid för varje uppgift som måste slutföras. Tidsblockering med en funktionell kalender är en teknik som hjälper dig att göra just det.

För en kan du schemalägga dina block med Google Calendar. Lätt blockera tiden för händelser, uppgifter och möten och färgkod dem enligt dina önskemål för enkel referens.

Skapa och visa ditt tidsblockschema i Google Kalender

Använda de tre typerna av tidsblockering (tidsboxning, dag teman, uppgiftsbatching) i Google Kalender

🟨 dag teman

🟥 Tid boxning

🟪 Uppgiftsbatching

Den bästa delen om det är att Google Calendar låter dig visualisera dina block i en kalendervisning som hjälper dig att hålla dig på rätt spår. För att säkerställa att du är i schema, kommer det också att varna dig när nästa händelse är på väg att börja förbereda dig för att byta upp uppgifter.

Ta emot Google Calendar-meddelanden innan en händelse i din kalender börjar

Men håll upp ... det blir bättre härifrån. 😉

Om du vill effektivisera ditt arbetsflöde, anslut sedan Google Calendar till UDN Task Manager !

Med Google-kalendern och UDN Task Manager integration, du kan synkronisera din UDN Task Manager Uppgifter och evenemang till Google Kalender. Tvåvägssynkroniseringen kommer att se till att ändringar och uppdateringar i endera appen synkroniseras och uppdateras hela tiden.

Dessutom kan du välja att visa händelser från din Google-kalender på UDN Task Manager S kalendervy. Om du gör ändringar eller omplacera en händelse på något sätt, räkna med UDN Task Manager För att återspegla uppdateringarna i båda apparna!

Allvarligt. Du gör förändringen, UDN Task Manager gör resten. ✅

Kolla in andra Time Blocking Apps i vår senaste artikel .

Integrering UDN Task Manager och Google Kalender för att aktivera tvåvägs synkronisering

Blockera bullret och ta kontroll över din tid

De flesta av oss får inte tillräckligt med sömn, och vi är alltid upptagna ... och om du vill vara mer produktiv och känna sig mindre stressad, kan det vara tid för en förändring.

Tidsblockering kan vara ett effektivt sätt att organisera dina dagar, prioritera uppgifter och hantera din tid mer effektivt.

Det låter dig se till att du har (mental) energi att vara produktiv hela dagen och ge dig själv lite stillestånd mellan arbetsperioderna.

Effektiv tidshanteringsteknik som detta är bra för mental hälsa också! Du kommer att kunna minska utbränningen genom att skapa friska vanor med gränser runt när du gör djupt eller grunt arbete varje dag.

Med hjälp av ett arbetshanteringsverktyg som UDN Task Manager , du har alla verktyg som behövs för att hantera dina dagar-ett kvarter åt gången!

Ge det ett försök. Prova det för fri Idag och börja hantera din tid bättre!

⭐️ Bonus: Klocka UDN Task Manager S video om tiden här !