Hur man skapar en projektimelinje i 7 enkla steg

Hantera ett projekt? Visar arbete i en tidslinje - istället för ett kalkylblad eller oorganiserat att göra-lista-är en avFördelar med projektledning. En tidslinje kan visa dig hur alla delar av din plan passar ihop. Så varför har du inte gjort en än? Utan rätt teknik kan skapa en projektimeline vara rörig och manuell.

Fret inte mer. Här är ett steg-för-steg-exempel för att skapa en projekt tidslinje - oavsett vad din jobbtitel, industri eller avdelning är. Följ dessa steg och lär dig hur du bygger projekttimelines som sätter dig i förarsätet ochBygg din egen projekt tidslinje mall .

1. Skapa ett projekt kortfattat

För att hålla alla projekt intressenterna i linje med planen, bör varje projekt börja med aProjektkort. Det fungerar som en färdplan och är ett sätt att förklara det övergripande projektets syfte, mål, milstolpar och vision. Här är några frågor att svara i din korta:

Vad är dumålFör projektet, både internt och externt?

Vilka interna och externa intressenter är en del av projektet? Vad är deras roller?

Vad är tidsramen för projektet?

Vad ärviktiga milstolparav projektet?

Låt oss sätta detta steg i praktiken. Du är ansvarig för att planera årets kundvärdesmiddag. Ditt personliga mål för evenemanget är att vara somOrganiserad, produktiv och effektiv som möjligt. Du är övertygad om att du kan göra det, och förstå allt som börjar genom att sätta ihop en sammanhängande kort för din händelse. Dina svar på de fyra ovanstående frågorna är:

Vilka är dina mål för projektet, både internt och externt?

Det interna målet är att planera en högkvalitativ klienthändelse under $ 15.000. Det externa målet är att uppnå en 50% RSVP-kurs och 80% närvaro.

Vilka interna och externa intressenter är en del av projektet?

De interna intressenterna är evenemangets planeringskommitté (John, Sam, Tara, Linda), VP för kundens framgång och marknadsföringsteamet. Externt inkluderar intressenterna alla nuvarande kunder och vissa leverantörer (cateringföretag, evenemangsplats, etc.).

Vad är tidsramen för projektet?

Projektplaneringen sparkar av den 15 januari och evenemanget kommer att hända den 30 augusti.

Vilka uppgifter bör betraktas som milstolpar i projektet?

Publicera registreringssidan, säkra platsen och underteckna vissa leverantörer.

När du har fått dina projektkort och mål som skisseras är du redo att arbeta bakåt och räkna ut alla de steg du behöver ta för att komma dit och du kan börja skapa en projektimeline.

2. Lista din till-dos

För att få en framgångsrik projektimelinje måste du skapa en lista över allt som måste hända under hela projektplaneringsprocessen hela vägen till din slutliga leverans, oavsett om det är en rapport eller en händelse. Tänk både stora och små när det gäller steg. Alla uppgifter som hjälper dig att få ditt projekt slutfört i tid och på budgeten ska gå på den här listan.

Vid denna tidpunkt, oroa dig inte för mycket om beställningen av alla dina steg eller när du behöver få dem gjort-vi täcker det senare.

Till exempel kan uppdelningen för vår kundvärdesmiddag se ut så här:

Skriv en evenemangsplan

Slutför budgeten

Bekräfta evenemangsplatsen

Välj catering

Välj händelse tema

Design kreativa koncept för evenemang

Ställ in en RSVP-sida

Skicka inbjudningar

Annonsera händelse

Order swag

Testa A / V

Slutför presentationer

Förbered All Event Collateral och Swag

Dag-av checklista

För längre eller mer komplexa steg, bryta dem i mindre, lättillgängliga subtasker. Inte bara kommer det att hjälpa dig att räkna ut det sanna omfattningen av ett steg, men det kommer också att se till att du inte glömmer någon liten detalj och gör att det är mer hanterbart.

I vårt evenemangsexempel, för att göra "Välj catering" steg mindre överväldigande, skulle vi dela den här delen av projektet i smältbara bitar:

Skapa en lista över eventuella cateringfirma

Få citat från varje caterer

Jämför citat och menyer

Möt med toppval

Välj Caterer

Slutför kontrakt

3. Uppskatta hur länge varje steg kommer att ta

När du har en omfattande lista över varje steg i ditt projekt, kommer du då att allokera en tid som varje kommer att ta för att slutföra. När du gör det här, vilket ger ditt lag tillräckligt med tid för att få uppgifter färdiga och vistas inom din totala tidsram. När du väl vet hur mycket tid varje uppgift tar, kan du ordentligt planera och sekvensera varje uppgift för att skapa ett projektvägkarta.

Fortsätter med vårt klientuppskattningshändelse exempel, låt oss ta "Välj catering" -steget, tillsammans med var och en av dess subtask och uppskatta hur mycket tid de enskilda uppgifterna tar.

Välj catering (9 veckor)

Skapa en lista över eventuella cateringfirma (1 vecka)

Få citat från varje caterer (3 veckor)

Jämför citat och menyer (1 vecka)

Möt med toppval (2 veckor)

Välj Caterer (1 vecka)

Slutför kontrakt (1 vecka)

Baserat på våra tidsprognoser kommer processen att välja ett cateringföretag att ta totalt nio veckor. Genom att arbeta bakåt kan du bestämma när du behöver starta på det här steget och fyll i din projektets tidslinje med faktiska datum.

4. Karta ut beroenden

När du kör ett projekt kan vissa steg bearbetas samtidigt - speciellt om olika lagkamrater är ansvariga för var och en av de överlappande uppgifterna. Men andra kan inte startas eller slutföras tills ett annat steg är klart. Med andra ord är vissa steg beroende av att andra blir färdiga först. Till exempel kan du inte beställa mat innan du har valt caterer. Detta är en av de många anledningarna till att atidslinjeär så viktigt. Visuellt att se varje steg, hur stegen överlappar varandra, och hur mycket tid var och en tar kommer att hålla dig på kursen.

Det här är också dags att ta reda på vem som är ansvarig för varje steg. Tilldela vem som är ansvarig för vad som helst till varje del av projektet Tidigt kommer att hjälpa dig att upptäcka och justera timing eller resurskonflikter, och undvika framtida överraskningar och förseningar. I steg 6 lär du dig hur du delar din projektors tidslinje med de som är inblandade, vilket gör ansvaret Crystal Clear.

En av uppgifterna för vårt exempelhändelse är att skicka ut inbjudningar. Medan det här steget verkar som en lätt, finns det flera andra saker som behöver hända innan vi även kan tänka på att skicka inbjudningar. Inbjudningarna måste utformas, och vi kan inte utforma dem tills ett tema har valts för vår händelse. En uppgift måste inträffa innan en annan start. Till exempel:

Händelse tema(Evenemangsplaneringsteam) →Designkoncept(Linda) →Välj design(Evenemangsplaneringsteam) →Skapa inbjudan(Linda) →Skicka inbjudningar(Tara)

Det är värt att tidenKarta ut varje beroendeoch sekvensen (eller ordning) för varje uppgift. Du börjar snabbt se ditt projektpussel som kommer ihop. Bestämmer vem som ska göra vad som är kritiskt också. Vem ska arbeta med att slutföra evenemanget temat? Vem ska utforma inbjudningarna? Vänta inte tills det är dags för en uppgift att börja innan du tilldelar det till någon-få allt strykat ut tidigt för att undvika konflikter eller hicka.

Den goda nyheten är inbjudningsprocessen och cateringval kan hända samtidigt (som kommer att visas på vår projektimeline).

5. Skapa din tidslinje

Börjar du visualiseraVad din projekt tidslinje kunde se ut? Även om det inte är praktiskt att hålla den bilden (och alla dessa uppgifter och förfallna datum) i ditt huvud, är det realistiskt att få dem ner på papper (eller på skärmen). Din första instinkt kan vara att öppna ett Excel-kalkylblad eller PowerPoint-men vänta. Eftersom det inte var utformat för att planera eller hantera projekt, kommer du att springa in i vissa Utmaningar du kan undvika genom att välja ett bättre verktyg .

Välj istället ett projekthanteringsverktyg som är utformat för att bygga ochHantera projekt Timelines-tycka omUDN Task Manager. Det kommer inte bara att spara dig tid att dra din tidslinje (eftersom du inte behöver försöka hacka sammanfoga celler och lägga till formler för att göra ett kalkylblad till en projektimeline), det gör det möjligt att fortsätta hantera din tidslinje efter projektet Kickoff. TillägnadProjekthanteringsverktygtillåta dig attAnpassa din tidslinje enkeltNär du arbetar och uppdaterar dina intressenter om förändringar och framsteg.

Med rätt verktyg kommer din tidslinje att vara knuten till ditt underliggande arbete och kommer alltid att hålla dig uppdaterad. Det kan vara skillnaden mellan ett projekt som kör på spår och en gå haywire.

Hur man skapar en tidslinje iUDN Task Manager

Använda sig av UDN Task Manager'S tidslinjefunktioneraSkapa ditt eget projektschema :

Ange alla dina projektsteg som uppgifter i en lista

Lägg till start och slutdatum till varje uppgift

Lägg till en uppgiftsägare för var och en

Rita beroenden mellan uppgifter

Klicka på "Tidslinje" Visa för att se din lista översatt till en visuell tidslinje.

Dricks:Om du redan har skapat din plan i ett kalkylblad, kan du snabbt importera den tillUDN Task Manageranvänder vårCSV Importörintegrationoch hoppa över till steg fyra.

Projekt Tidslinjemallar för att komma igång

Det enklaste sättet att skapa en projekttidslinje är snabbt att börja med aprojektmall. Nedan är ett par projektmallar, skapad avUDN Task Manager, som du kan använda nu. Varje projekt startar som en listvy, men du kan klicka på fliken "Tidslinje" för att konvertera den till en tidslinje:

Produktmarknadsföring lanseringsmall

Evenemangsplaneringsmall

Produkt Roadmap mall

Allmän projektplanmall

6. Dela den med intressenter

Kom ihåg när du har lagt till en lista över alla intressenter till din kort i början av denna process? Nu när du har byggt din tidslinje är det viktigt att dela det med alla inblandade. Vi kan lova att de kommer att vara stolta över att se hur tydlig din plan är. Ju lättare du gör sin del av projektet, desto mer Kudos kommer att komma dig under hela processen.

När du använder enProjektledningsverktygAtt bygga din tidslinje, dela den är snabb och sömlös. Glöm e-post och flera dokument - In nolltid, dina intressenter kommer att veta vem som gör vad som helst när.

För kundens uppskattningsevenemang vill vi dela vår tidslinje med alla som är involverade i hela projektet, inte bara de som har omedelbart ansvar. När som helst kommer någon att kunna spåra sin del av projektet och dess beroenden utan att behöva pinga dig för information.

7. Hantera och anpassa när du går

Om du någonsin har jobbat på något projekt, vet du att saker inte alltid går som planerat. Men när du är beredd att anpassa, verkar förändringar inte så svåra att hantera. Timelines är inte bara bra för planering; De kommer också att hjälpa dig att anpassa sig som förseningar eller förändringar oundvikligen händer.

Att flytta uppgifterna behöver inte vara skrämmande eller störa hela projektet. Om en del av projektet löper till en fördröjning, som projektägaren, kommer du att få klarhet på effekterna av resten av projektet. Då kommer du att vara befogenhet att flytta saker runt i enlighet med detta så det övergripande projektet kan fortfarande gå vidare.

SomBalansen KarriärAnmärkningar, projektändringar kan hanteras inom sina egna specifika steg, men när förändringen är slutlig är det dags att uppdatera din tidslinje. Eftersom tidslinjer går föråldrade snabbt när planer förändras, förlita sig på en Projektledningsverktyg, istället för e-post eller kalkylblad, erbjuder en stor fördel. Som projektägare är det ditt ansvar att kommunicera med alla intressenter vad sanningens enda källa är (din tidslinje) och se till att den alltid är uppdaterad.

Ta omedelbar åtgärd.Så snart ändringen är bekräftad, uppdatera din tidslinje för att återspegla den.

Anmäla intressenterna.Den som påverkas av förändringen till din projektimeline bör förstå hur det påverkar dem och kunna visuellt se förändringen på projektets tidslinje.

Bestämma effekten.När din tidslinje är uppdaterad kan du se om det finns tidsperioder som är överfulla och intressenter som har för många uppgifter. Kan du flytta en uppgift för att säkerställa mer tid? Kan någon annan ta över det ansvaret eller låna en hand?

För att sätta upp vårt evenemangsexempel, låt oss säga att du lyckades välja en caterer för kundens uppskattningsmiddag. Du är på väg att slutföra kontraktet när ett samtal kommer genom att cateringföretaget dubbelbokas. Tyvärr måste du hitta ett nytt cateringföretag.

Med en tidslinje är det enkelt att justera förfallodagar för någon uppgift eller några lagmedlemmar som påverkas av denna förändring. Den positiva delen av denna utmaning är att vi redan har gått igenom flera av de ursprungliga uppgifterna och kan se det som återspeglas på tidslinjen. Även om detta är ett frustrerande problem, känns det mer hanterbart eftersom vår tidslinje har hållit oss organiserade och på rätt spår.

Vanliga frågor om projekt Timelines

Att veta hur man skapar en välorganiserad projekt tidslinje är ett bra första steg mot att förstå hur man använder detta kraftfulla verktyg, men du kan fortfarande få några fler frågor. Du är inte ensam. Här är svar på ett par vanliga frågor Människor har om projekt Timelines:

Vad är skillnaden mellan en tidslinje och ett Gantt-diagram?

Gantt-diagramFokusera mer påarbetsflödeoch uppgiftsberoende. De är mer linjära och står inte för ändringar eller flera saker som händer på en gång. Timelines är flexibla och anpassar sig enkelt till förändringar i projektplaner. De tillåter arbetsflödet att uppdateras enkelt. Båda fungerar som visuella verktyg.

Hur kan du spåra projektets framsteg, speciellt om du hanterar flera projekt?

Det här är svårt att göra i kalkylblad, men lättare i ett projekthanteringsverktyg. Det finns flera visningar för att kunna se ett projekt i taget, eller du kanHantera flera projektgenom enPortfolio-stil .

Med andra ord kan du visualisera när du har mer tid att arbeta med specifika uppgifter och när du är i kapacitet kan du justera efter behov för att tillra dinlagets arbetsbelastning .

Skapa din nästa projekt tidslinje med självsäkerhet

Det räcker inte för att bara komma med en projektplan.Bestämma hur man utför det är lika viktigt. Att utveckla en tidslinje om hur planen kommer att utvecklas är avgörande för planeringsfasen, och gör också hantering av projektet effektivare.

Med hjälp av denna steg-för-steg-process för varje projekthantering kommer tidslinjen att hålla dig på uppgift och mindre stressad. Prova det, anpassa det till ditt företag och dela det!

För att ta dina projekt Timelines ännu mer, skapa din nästa tidslinje med UDN Task Manager .