แผนการจัดการขอบเขต: มันคืออะไรและวิธีการสร้างหนึ่ง

สรุป

การวางแผนการจัดการขอบเขตแสดงกระบวนการที่เกี่ยวข้องในการดำเนินโครงการและการทำหน้าที่ของคุณเป็นแนวทางในการให้โครงการภายในวงเงินที่เฉพาะเจาะจง ในบทความนี้เราจะอธิบายสิ่งที่การวางแผนการจัดการขอบเขตและวิธีการที่สามารถช่วยคุณในขั้นตอนการวางแผน ด้วยการจัดการที่มีประสิทธิภาพขอบเขตคุณสามารถตั้งค่าคุณและทีมงานของคุณประสบความสำเร็จ

การจัดการขอบเขตของโครงการเป็นเหมือนการขับรถ ถ้าคุณไม่ให้ดวงตาของคุณในหน้าของคุณที่ veers รถปิดถนน ในทำนองเดียวกันถ้าคุณไม่ควบคุมขอบเขตของโครงการของโครงการที่ได้รับการออกติดตาม การวางแผนการจัดการขอบเขตแสดงกระบวนการที่เกี่ยวข้องในการดำเนินโครงการและการทำหน้าที่ของคุณเป็นแนวทางในการให้โครงการภายในวงเงินที่เฉพาะเจาะจง

ในฐานะผู้จัดการโครงการ, มันเป็นความรับผิดชอบของคุณเพื่อเป็นแนวทางในทีมงานของคุณผ่านวงจรชีวิตของโครงการ ในบทความนี้เราจะอธิบายสิ่งที่การวางแผนการจัดการขอบเขตและวิธีการที่สามารถช่วยคุณในขั้นตอนการวางแผน เมื่อคุณเข้าใจกระบวนการการจัดการขอบเขตแผนของคุณจะตั้งคุณและทีมงานให้ประสบความสำเร็จ

วัตถุประสงค์ของการวางแผนการจัดการขอบเขตคืออะไร?

วัตถุประสงค์ของการวางแผนการจัดการขอบเขตการให้คือการสร้างโครงสร้างโครงการโดยการบันทึกข้อมูลทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ แผนการจัดการขอบเขตของคุณยังจะช่วยลดโอกาสของการขอบเขตคืบ

กระบวนการจัดการขอบเขตจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาที่พบบ่อย ได้แก่ :

การเปลี่ยนแปลงความต้องการ

overspending

เสียเวลา

ล้มเหลวในการกำหนดเวลาการตอบสนอง

ขอบเขตของโครงการคืออะไร?

ของคุณขอบเขตของโครงการกำหนดขอบเขตสำหรับโครงการของคุณและกำหนดเป้าหมายโครงการกำหนดเวลาและการส่งมอบ เมื่อคุณชี้แจงขอบเขตของโครงการของคุณคุณกำลังโครงสร้างโครงการของคุณไปรอบ ๆ สิ่งที่ทีมงานของคุณจะและจะไม่ทำและให้เป้าหมายและวัตถุประสงค์สำหรับพวกเขาที่จะทำงานต่อ

ทีมงานทั้งหมดควรมีส่วนร่วมในการกำหนดขอบเขตของโครงการ ที่นี้หมายถึงการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้เสียที่สำคัญและการเขียนขึ้นคำสั่งขอบเขตของโครงการที่แสดงความต้องการของโครงการ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณกำลังกำหนดขอบเขตสำหรับแคมเปญโฆษณาใหม่คุณจะต้องการให้ทีมออกแบบทีมเนื้อหาและทีมการตลาดดิจิตอลทั้งหมดเห็นด้วยกับรายละเอียดในงบขอบเขต

คืบขอบเขตคืออะไร?

คืบขอบเขตเกิดขึ้นเมื่อโครงการของคุณเกินงบขอบเขตเริ่มต้นของคุณ ยกตัวอย่างเช่นคืบขอบเขตอาจเกิดขึ้นหากผู้มีส่วนได้เสียเพิ่มเพิ่มเติมส่งมอบโครงการหลังจากที่โครงการได้เริ่มขึ้น

การเปลี่ยนแปลงโครงการที่ไม่คาดคิดสามารถนำไปสู่ความเสี่ยงของโครงการเพิ่มขึ้นเช่นระยะเวลาที่ไม่ได้รับงบประมาณเพิ่มขึ้นทำงานมากเกินไปหรือสินค้าที่มีปลายที่มีคุณภาพต่ำ มีเหตุผลหลายเหตุผลคืบขอบเขตสามารถเกิดขึ้นได้อยู่ ด้วยเหตุผลบางอย่างรวมถึง:

ขอบเขตของโครงการไม่ชัดเจน

วัตถุประสงค์ของโครงการที่ไม่สมจริง

ผู้มีส่วนได้เสียจำนวนมากเกินไป

การจัดการขอบเขตแย่

การสื่อสารที่ดีกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เพื่อหลีกเลี่ยงการคืบขอบเขตคุณต้องวางแผนกับมันซึ่งเป็นที่ที่การวางแผนการจัดการขอบเขตที่แข็งแกร่งเข้ามาในเล่น

6 ขั้นตอนในการสร้างแผนโครงการการจัดการขอบเขต

บอดี้โครงการสถาบันการจัดการ (PMI) โครงการจัดการความรู้ (PMBOK®คู่มือ) มีมาตรฐานที่หกขั้นตอนกระบวนการการจัดการโครงการขอบเขต เหล่านี้หกขั้นตอนช่วยให้คุณสร้างแผนการจัดการขอบเขตที่มั่นคงเพื่อให้โครงการของคุณในการติดตาม

1. สร้างแผนขอบเขตของคุณ

ขั้นตอนแรกในกระบวนการวางแผนเกี่ยวข้องกับการสร้างเอกสารแผนขอบเขตของคุณ เอกสารฉบับนี้ควรจะรวมถึงคำสั่งของคุณขอบเขตรายละเอียดของความต้องการของโครงการและส่งมอบคาดว่าใด ๆ สำหรับโครงการ

เอกสารแผนขอบเขตของคุณยังอาจรวมถึงกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงซึ่งเป็นกระบวนการสำหรับการร้องขอการเปลี่ยนแปลงที่สามารถป้องกันการคืบคลานขอบเขต นี่เป็นเอกสารที่คุณสามารถอ้างถึงในขั้นตอนต่อมาของการวางแผนโครงการ คุณอาจต้องการเอกสารนี้สำหรับโครงการที่ซับซ้อนโครงการที่คุณคิดว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะต้องการส่งมอบจำนวนมากหรือเมื่อมีฟลักซ์จำนวนมากในสิ่งที่คุณส่งมอบของคุณ

เคล็ดลับสำหรับการสร้างแผนขอบเขต:

รวมคำพิพากษาของผู้เชี่ยวชาญ:ในการสร้างเอกสารการวางแผนขอบเขตของคุณคุณต้องพิจารณาทุกส่วนของกระบวนการองค์กร เช็คอินกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียข้ามการทำงานและผู้บริหารเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการ

ถือขอบเขตการประชุมย้ายขอบเขต:ก่อนที่คุณจะล็อคเอกสารขอบเขตของคุณให้แน่ใจว่าคุณได้ซื้อจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด แบ่งปันเอกสารแผนขอบเขตของคุณอย่างเหมือนกันหรือเป็นเจ้าภาพการประชุมคิ้วเพื่อให้ผู้จัดการและสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในโครงการสามารถมีส่วนร่วมในคำแถลงขอบเขตเริ่มต้น

2. รวบรวมข้อกำหนดของโครงการ

ในขั้นตอนนี้ของกระบวนการนี้คุณจะระบุความต้องการของผู้มีส่วนได้เสียเพื่อให้คุณสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ เป้าหมายของคุณควรจะรวบรวมรายการความต้องการในเชิงลึกจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้คุณสามารถป้องกันขอบเขตการเปลี่ยนแปลงเส้นได้

เคล็ดลับในการรวบรวมข้อกำหนดของโครงการ:

สร้างกฎบัตรโครงการ:สร้างกฎบัตรโครงการหรือสนามลิฟท์ดังนั้นผู้มีส่วนได้เสียสามารถเข้าใจโครงการอย่างชัดเจนและให้ความคาดหวังของพวกเขาตรงกับวัตถุประสงค์ของโครงการ

ถือกลุ่มโฟกัสหรือการประชุมเชิงปฏิบัติการ:จัดกลุ่มโฟกัสหรือเวิร์กช็อปเพื่อให้ผู้มีส่วนได้เสียเข้าใจโครงการของคุณได้ดีขึ้น การสื่อสารวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นสิ่งจำเป็นหากคุณต้องการซื้อในขอบเขตโครงการของคุณ

พัฒนาต้นแบบ:พัฒนาต้นแบบของโครงการของคุณที่ส่งมอบก่อนนำเสนอโครงการของคุณไปยังผู้มีส่วนได้เสีย ด้วยวิธีนี้ผู้มีส่วนได้เสียสามารถมองเห็นผลิตภัณฑ์สุดท้ายและเสียงความกังวลหรือรายการข้อกำหนดเพิ่มเติมก่อนหน้า

3. กำหนดขอบเขต

เมื่อคุณได้รวบรวมข้อกำหนดจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแล้วให้เปลี่ยนข้อมูลนั้นเป็นขอบเขตที่กำหนดไว้อย่างดีและคำอธิบายผลิตภัณฑ์โดยละเอียด เอกสารนี้ชี้แจงความคาดหวังและการส่งมอบสำหรับโครงการเพื่อให้สมาชิกทุกคนรู้ว่าพวกเขาต้องทำอะไรให้สำเร็จ

เคล็ดลับสำหรับการกำหนดขอบเขต:

ลองวิเคราะห์ผลิตภัณฑ์:ก่อนที่คุณจะสามารถกำหนดขอบเขตของคุณและเขียนคำอธิบายผลิตภัณฑ์โดยละเอียดคุณต้องทำการวิเคราะห์ผลิตภัณฑ์ในเชิงลึก วิเคราะห์ผลิตภัณฑ์ที่คุณวางแผนสร้างจากสายตาของลูกค้าหรือลูกค้าเพื่อตรวจสอบว่าจะเป็นไปตามความคาดหวังของพวกเขาหรือไม่

สร้างทางเลือก:นอกจากนี้คุณยังต้องการสร้างทางเลือกในกรณีที่โครงการของคุณประสบความเสี่ยง ตัวอย่างเช่นคุณจะตอบสนองความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างไรหากคุณกำลังวางแผนการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่และวันที่เปิดตัวของคุณล่าช้า?

อำนวยความสะดวกในการประชุมเชิงปฏิบัติการ:โฮสต์การระดมความคิดเวิร์คช็อปเพื่อชี้แจงขอบเขตของโครงการและให้กำลังใจการทำงานร่วมกันในหมู่สมาชิกในทีม

4. สร้างโครงสร้างการสลายการทำงาน

ให้โครงสร้างการสลายการทำงาน(WBS) เป็นวิธีการแบ่งโครงการของคุณไปสู่ระดับของงาน เมื่อคุณสร้าง WBS ทีมงานของคุณสามารถเห็นภาพแต่ละองค์ประกอบอย่างชัดเจนและประเมินสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้เสร็จ

โครงสร้างการสลายการทำงานสร้างโครงสร้างแบบลำดับชั้นของงาน จากนั้นคุณสามารถกำหนดเวลาตรวจสอบและควบคุมโครงการของคุณ

เคล็ดลับสำหรับการสร้าง WBS:

สลายวัตถุประสงค์โครงการของคุณ:WBS สลายตัวหรือหยุดลงวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณในการพึ่งพาและการพึ่งพาย่อย งานที่เล็กกว่าเหล่านี้มักเรียกว่าแพ็คเกจการทำงาน เมื่อคุณทำลายงานของคุณลงคุณมีข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจนในทุกสิ่งที่คุณต้องการรวมถึงชั่วโมงอุปกรณ์เครื่องมือและค่าใช้จ่าย

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ:สมาชิกในทีมอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์สามารถปรับปรุงการประสานงานในโครงการและปรับปรุงการมองเห็นโครงการ การใช้ซอฟต์แวร์เพื่อทำงานอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เหล่านี้จะช่วยลดการรวบรวมข้อมูลแบบแมนนวลและงานทำซ้ำได้

5. ตรวจสอบขอบเขต

การตรวจสอบขอบเขตของคุณเพียงแค่หมายถึงการลงชื่อออกจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้เสียเข้าใจอย่างชัดเจนถึงการส่งมอบโครงการของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการคืบหน้าในอนาคต หากเป็นไปได้รับข้อเสนอแนะหรือคำแนะนำเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและการปรับปรุงใด ๆ

เคล็ดลับในการตรวจสอบขอบเขต:

ตรวจสอบแผนของคุณ:เนื่องจากการตรวจสอบความถูกต้องเป็นสัญญาณสุดท้ายสำหรับแผนการจัดการขอบเขตของคุณคุณจะต้องตรวจสอบและตรวจสอบอย่างละเอียด สมาชิกในทีมสามารถช่วยคุณตรวจสอบแผนก่อนที่จะส่งไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แต่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรมีส่วนร่วมในการตรวจสอบขั้นสุดท้ายเพื่อให้แผนได้รับมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

6. ขอบเขตการควบคุม

ขั้นตอนสุดท้ายในแผนการจัดการขอบเขตของคุณคือการควบคุมขอบเขต เมื่อโครงการของคุณดำเนินต่อไปในขั้นตอนการดำเนินการตรวจสอบสถานะของโครงการและจัดการการเปลี่ยนแปลงขอบเขต วิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงการควบคุมขอบเขตคือการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เครื่องมือเหล่านี้สามารถแบ่งปันการอัปเดตข้อเสนอแนะไฟล์และสถานะในโครงการของคุณเพื่อให้คุณทราบถึงการเปลี่ยนแปลงขอบเขตใด ๆ ในแบบเรียลไทม์

เคล็ดลับในการควบคุมขอบเขต:

วิเคราะห์ความแปรปรวน:ในส่วนนี้ของแผนการจัดการขอบเขตนี้ประเมินความแปรปรวนในขอบเขตที่เกิดขึ้นเท่าใด การวิเคราะห์ประสิทธิภาพที่แท้จริงของขอบเขตของคุณเมื่อเทียบกับประสิทธิภาพที่วางแผนไว้จะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับโครงการในอนาคต

อ้างถึงการเปลี่ยนแปลงเอกสารการควบคุม:คุณสร้างกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงก่อนหน้านี้ในขั้นตอนการวางแผน อย่าลืมอ้างถึงเอกสารนี้เพื่อให้คุณสามารถติดตามการไหลของข้อมูลเมื่อพูดถึงการเปลี่ยนแปลงโครงการ

ลดความซับซ้อนของการจัดการขอบเขตของคุณด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการ

แผนการจัดการขอบเขตสร้างโครงสร้างที่ชัดเจนสำหรับทีมของคุณเพื่อติดตามระหว่างการดำเนินโครงการ การวางแผนการจัดการขอบเขตนั้นง่ายกว่าหากคุณใช้เครื่องมือออนไลน์เพราะคุณสามารถแบ่งปันแผนของคุณกับผู้มีส่วนได้เสียทำงานอัตโนมัติทำงานภายในและทำลายวัตถุประสงค์ของโครงการในภารกิจได้อย่างง่ายดาย ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคุณสามารถปรับปรุงกระบวนการของคุณและรู้สึกดีขึ้นสำหรับสิ่งที่อยู่ข้างหน้า