Những điều cơ bản của quản lý dự án chuỗi quan trọng

Tóm lược

Quản lý dự án chuỗi quan trọng (CCPM) là một phương pháp quản lý dự án giúp bạn theo dõi các tài nguyên thiết yếu và ưu tiên các nhiệm vụ phụ thuộc trong một dự án. Tìm hiểu cách sử dụng khung này để giúp tổ chức của bạn quản lý tài nguyên và hoàn thành các dự án hiệu quả nhất có thể.

Hãy tưởng tượng bạn là một đứa trẻ đang chơi với các khối xây dựng. Bạn có thể xây dựng bất cứ điều gì bạn muốn, nhưng bạn chỉ có một số khối có sẵn cho bạn. Khi bạn đi, bạn kéo tài nguyên của mình từ kho dự trữ của các khối có sẵn. Nhưng điều gì xảy ra khi bạn sử dụng tất cả các tài nguyên của mình? Làm thế nào để bạn đảm bảo rằng bạn có thể xây dựng những gì bạn muốn xây dựng bằng các khối bạn có?

Quản lý dự án chuỗi quan trọng là gì?

Quản lý dự án chuỗi quan trọng (CCPM) là một Phương pháp quản lý dự án. giúp bạn theo dõi các nguồn lực thiết yếu và ưu tiên nhiệm vụ phụ thuộc Vì vậy, bạn có thể hoàn thành các dự án hiệu quả nhất có thể. Nếu nhóm của bạn đang tìm cách giám sát cẩn thận việc sử dụng tài nguyên, quản lý dự án chuỗi quan trọng là một chiến lược tốt để theo dõi các tài nguyên đó.

Lịch sử quản lý dự án chuỗi quan trọng

Tiến sĩ Eliyahu M. Goldratt Phát triển khái niệm CCPM vào năm 1997. CCPM liên quan rất chặt chẽ với một trong những lý thuyết khác của Tiến sĩ Goldratt, lý thuyết về các ràng buộc. Lý thuyết về các ràng buộc giúp bạn xác định các tắc nghẽn chính hoặc các yếu tố hạn chế đứng theo cách hoàn thành dự án của bạn. Ý tưởng là mọi dự án đều có một hạn chế chính và ràng buộc này có khả năng phá vỡ toàn bộ dự án bằng cách phá vỡ chuỗi yếu nhất.

Phương pháp chuỗi quan trọng so với phương thức đường dẫn quan trọng

Hai hình thức quản lý dự án này rất giống nhau nhưng có một sự khác biệt lớn. Các phương pháp đường dẫn quan trọng tập trung vào một chuỗi các nhiệm vụ đồng thời cần thiết để hoàn thành một dự án. Mặc dù các nhiệm vụ khác có thể cần phải hoàn thành, con đường quan trọng nhấn mạnh tất cả các nhiệm vụ hoàn toàn cần thiết cho việc hoàn thành dự án. Hình thức quản lý dự án này có thể giúp các nhóm xác định quy trình công việc tối ưu nhất để tạo ra dòng thời gian dự án hiệu quả. Bất kỳ nhiệm vụ nào không phải là một phần của đường dẫn quan trọng được giảm xuống mức ưu tiên thấp hơn. Sức khỏe dự án được quyết định bởi liệu các nhiệm vụ quan trọng nhất định có được hoàn thành bởi một thời điểm nhất định hay không.

Phương pháp chuỗi quan trọng cũng tập trung vào các phụ thuộc nhiệm vụ, nhưng nó cũng xem xét các tài nguyên cần thiết để hoàn thành một dự án. Bởi vì có rất nhiều biến không xác định có thể góp phần vào các ràng buộc tài nguyên, phương thức chuỗi quan trọng sẽ xây dựng bộ đệm tài nguyên (tài nguyên vượt quá để hoạt động như một rào cản) vào Dòng thời gian dự án . Không giống như phương thức đường dẫn quan trọng, chỉ tập trung vào khi các tác vụ được hoàn thành, phương thức chuỗi quan trọng đã chỉ ra thành công của dự án bằng cách tiêu thụ bộ đệm tài nguyên nhanh chóng. Nếu nhóm của bạn chưa sử dụng bất kỳ bộ đệm tài nguyên nào, dự án của bạn đang tiến triển thành công.

Các thành phần của một chuỗi quan trọng

Có ba phần chính của một chuỗi quan trọng: đường dẫn quan trọng, chuỗi cho ăn và bộ đệm tài nguyên.

Con đường quan trọng

Con đường quan trọng là trình tự dài nhất của các nhiệm vụ phụ thuộc cần phải xảy ra để hoàn thành một dự án. Nói cách khác, đó là tất cả các nhiệm vụ cần thiết hoàn toàn cho thành công của dự án, được đặt ra theo thứ tự mà họ cần phải hoàn thành. Trong phương pháp chuỗi quan trọng, điều quan trọng là phải hiểu rằng có nhiều mức độ phụ thuộc khác nhau. Con đường quan trọng giữ mức độ phụ thuộc chính hoặc các nhiệm vụ quan trọng của dự án, và nếu một tác vụ không ảnh hưởng đến đường dẫn quan trọng, chúng được ủy quyền cho một đường dẫn khác, còn được gọi là chuỗi cho ăn.

Chuỗi cho ăn

Chuỗi thức ăn cho ăn là một chuỗi các nhiệm vụ phụ thuộc thứ cấp cần chạy đồng thời với đường dẫn quan trọng. Mỗi chuỗi cho ăn cuối cùng được hợp nhất với con đường quan trọng. Điều này là do chuỗi các sự kiện trong chuỗi thức ăn chỉ ảnh hưởng đến một trong những nhiệm vụ trên đường dẫn quan trọng. Chuỗi thức ăn cần chạy cùng lúc với đường dẫn quan trọng để ngăn chặn bất kỳ sự chậm trễ nào trong đường dẫn quan trọng.

Hãy xem con đường quan trọng và chuỗi cho ăn trong một ví dụ đơn giản. Nói rằng bạn đang lên kế hoạch cho một bữa tiệc làm việc. Con đường quan trọng của bạn trông như thế này:

Mặc dù chúng vẫn là bước đến đường dẫn tới hạn, có một số nhiệm vụ trong chuỗi cho ăn phải xảy ra theo song song với con đường quan trọng. Ví dụ, trước khi gửi lời mời tiệc, nhóm cần phải quyết định ai mời. Trước khi lưu trữ sự kiện, họ cần mua đồ trang trí theo chủ đề và thiết lập sự kiện. Đây là tất cả các ví dụ về các nhiệm vụ trong chuỗi cho ăn.

Bộ đệm tài nguyên

Bộ đệm là những biện pháp bảo vệ được tích hợp vào các tài nguyên của chuỗi quan trọng để đảm bảo một dự án chạy trơn tru. Giống như Bumpers trong một làn bowling, các bộ đệm này được thiết kế để cung cấp cho các dự án thêm phòng lắc lư trong trường hợp một cái gì đó không đi theo kế hoạch.

Có ba loại bộ đệm thường được sử dụng trong phương pháp quản lý dự án chuỗi quan trọng:

Bộ đệm dự án: Thêm thời gian được đặt giữa nhiệm vụ cuối cùng và kết thúc dự án. Thêm một chút thời gian trước ngày đáo hạn dự kiến mang lại cho các thành viên trong nhóm cơ hội để bắt kịp bất kỳ nhiệm vụ dự án tồn đọng mà họ không thể đến sớm hơn.

Bộ đệm cho ăn: Thêm thời gian được đặt giữa chuỗi thức ăn cho ăn (còn được gọi là chuỗi không quan trọng) và chuỗi quan trọng. Thêm bộ đệm này vào dòng thời gian ngăn chặn bất kỳ sự chậm trễ nào từ chuỗi cho ăn ảnh hưởng đến chuỗi quan trọng.

Bộ đệm tài nguyên : Đây là những nguồn tài liệu theo nghĩa đen mà bạn đặt sang một bên trong trường hợp chuỗi quan trọng đang cần thêm các thành viên khác trong đội ngũ cung cấp để có trong tay, thiết bị bổ sung hoặc giúp đỡ từ bên thứ ba.

4 bước để sử dụng quy trình quản lý dự án chuỗi quan trọng

Nếu bạn mới sử dụng quy trình quản lý dự án chuỗi quan trọng, hãy thử bốn bước này để giúp bạn bắt đầu.

1. Xác định đường dẫn quan trọng trước

Khi bạn đang sử dụng phương pháp chuỗi quan trọng, đường dẫn quan trọng là tủy sống của toàn bộ dự án của bạn. Đó là toàn bộ cơ sở của kế hoạch, vì vậy hãy tìm ra những nhiệm vụ riêng biệt nào tạo nên chuỗi lõi đó là cực kỳ quan trọng.

2. Xác định số lượng tài nguyên chính xác của dự án của bạn yêu cầu

Trong trường hợp này, các tài nguyên có thể đề cập đến lượng thời gian các thành viên trong nhóm của bạn cần, các sản phẩm và công cụ thực tế mà nhóm của bạn sử dụng để tạo kết quả cuối cùng hoặc các công nhân thực tế cần hoàn thành một nhiệm vụ.

Nếu bạn có thể, ước tính có bao nhiêu tài nguyên bạn sẽ cần để hoàn thành dự án này. Ước tính có bao nhiêu người sẽ thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể trên chuỗi quan trọng, và khoảng bao lâu sẽ mất chúng. Làm điều này cho mọi nhiệm vụ được đặt ra trên chuỗi quan trọng. Dựa trên các tính toán này, bạn có đủ tài nguyên để hoàn thành dự án này không?

Nếu bạn có bất kỳ ràng buộc tài nguyên đã biết nào, chẳng hạn như các thành viên trong nhóm rời đi do kỳ nghỉ, bạn có thể lên kế hoạch xung quanh những ràng buộc đó. Đây là một trong những lợi ích chính của việc sử dụng phương pháp chuỗi quan trọng, phần lớn của Lập kế hoạch dự án xảy ra trước khi dự án thậm chí bắt đầu.

3. Đặt bộ đệm của bạn

Khi bạn xác định các tài nguyên cần thiết cho đường dẫn quan trọng và chuỗi cho ăn, sẽ dễ dàng hơn nhiều để xác định nơi đặt bộ đệm và bao nhiêu thời gian hoặc tài nguyên bộ đệm của bạn sẽ bao gồm. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một cơ hội để tính toán bộ đệm bạn nên xây dựng dựa trên các yêu cầu bạn đã tính khi tạo đường dẫn quan trọng. Khi người quản lý dự án đang xử lý quản lý bộ đệm, họ có thể giúp duy trì tính khả dụng của nguồn lực và ngăn chặn bất kỳ tắc nghẽn .

4. Giữ các thành viên trong nhóm tập trung

Đa nhiệm là kẻ thù tồi tệ nhất của đội bạn. Khi các thành viên trong nhóm của bạn phải chuyển đổi giữa các dự án khác nhau hoặc các nhiệm vụ khác nhau, của họ tiêu điểm có thể bị phân mảnh và chúng có thể khó hơn để sản xuất công việc ở chất lượng và tốc độ điển hình của chúng.

Để đảm bảo các thành viên trong nhóm của bạn có thể theo dõi lịch trình dự án, đừng chỉ định một người quá nhiều nhiệm vụ khác nhau. Nếu bạn giữ chúng được định hướng theo một dự án hoặc một nhiệm vụ, họ có nhiều khả năng tập trung hơn. Đảm bảo các thành viên trong nhóm không hoạt động trên quá nhiều dự án khác nhau cùng một lúc cũng có thể giúp ngăn chặn việc chuyển đổi bối cảnh, có thể dẫn đến căng thẳng và kiệt sức .

Lập kế hoạch chuỗi quan trọng của bạn với một công cụ quản lý công việc

Làm cho chuỗi quan trọng lên lịch đơn giản bằng cách sử dụng một Công cụ quản lý công việc như Quản lý tác vụ UDN Để giúp giữ toàn bộ đội của bạn theo dõi. Với các tính năng như Mốc thời gian , các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng hiểu về các thời gian nhiệm vụ, ngày hoàn thành và tài nguyên quan trọng ở một nơi.