Mở khóa tất cả đội của bạn "Kan" làm với một mẫu Kanban

Sự biến đổi của một bảng Kanban thành mẫu Kanban

Năm 2001, các nhà phát triển phần mềm đã thay đổi quản lý dự án mãi mãi Bằng cách giới thiệu Agile với thế giới với Tuyên ngôn để phát triển phần mềm. Sau khi nhận dạng bởi Đánh giá kinh doanh Harvard và McKinsey & Amp; Công ty, Agile hiện đang lan rộng đến tất cả các loại tổ chức và ngành công nghiệp.

Agile là một chiếc ô của các phương pháp làm tăng năng suất bằng cách trao quyền cho các đội hoạt động với sự linh hoạt hơn so với các phong cách phân cấp truyền thống của quản lý dự án . Một trong những phương pháp ngồi dưới chiếc ô này? Kanban. .

Năm 1940, ngành công nghiệp đã bị gián đoạn bởi Taichi Ohno . Ông đã tạo ra Bảng Kanban Để giúp đội của anh ấy tại Toyota theo dõi trực quan dự án tiến bộ và nâng cao hiệu quả. Tiếng Nhật cho "tín hiệu trực quan" hoặc "Thẻ trực quan", Kaban được tập trung vào khả năng khối lượng công việc. Người quản lý tạo thẻ vật lý đại diện cho các nhiệm vụ riêng lẻ. Thẻ Kanban được di chuyển dọc theo một bảng được chia thành các giai đoạn sản xuất khác nhau. Điều này tập trung vào một luồng liên tục của một số lượng nhỏ nhiệm vụ, ngăn chặn các nhóm quá mức hoặc bị phân tâm bởi các ưu tiên kém hơn.

Trong quá khứ, các đội sẽ xây dựng một Bảng Kanban Bằng cách viết các trạng thái như "Backlog", "đang tiến hành," Hoàn thành, ", v.v. trên bảng trắng. Tiếp theo, họ sẽ sử dụng các ghi chú dán để theo dõi các nhiệm vụ và đặt các ghi chú vào cột thích hợp. Khi dự án di chuyển, các ghi chú dính cũng sẽ.

Bảng Kanban chung Ưu và nhược điểm

Ưu điểm

Nhược điểm

Một trong những rào cản lớn nhất đối với các nhà quản lý giới thiệu bất kỳ phương pháp hoặc quy trình mới nào đang khiến nhóm của họ áp dụng nó. Trong khi những ưu điểm của Quản lý dự án Kanban Vượt hơn nhiều so với nhược điểm, điều đó có nghĩa là không có nghĩa là nếu bảng Kanban không được cập nhật liên tục và tận dụng đội.

Các đội cần thêm, dám chúng ta nói, cách tiếp cận nhanh nhẹn khi nói đến việc chuyển sang Kanban. Yêu cầu nhóm của bạn cập nhật thủ công bảng trắng hoặc tài liệu Excel đang yêu cầu gặp sự cố. Bạn sẽ kết thúc với tất cả mọi người tạo bảng tính của riêng họ hoặc nhập dữ liệu khác nhau, thông tin lỗi thời và gây đau đầu.

Tạo ra một Mẫu Kanban. Có nghĩa là xác định rõ ràng quy trình công việc của bạn và sử dụng bảng Kanban để theo dõi tiến trình trực quan. Nền tảng quản lý công việc của bạn là công cụ hoàn hảo để xây dựng linh hoạt của riêng bạn Dự án Kanban mẫu. Bạn có thể bỏ ghi chú và bảng trắng của mình và sử dụng chế độ xem bảng kỹ thuật số mạnh mẽ có thể tùy chỉnh hoàn toàn để đáp ứng nhu cầu của bạn và kết nối với các công cụ mà nhóm của bạn đã sử dụng.

Khi bạn bắt đầu xây dựng một mẫu Kanban trong nền tảng quản lý công việc của mình, đây là 3 cách bạn "Kan" sử dụng nó để giải quyết nhiều nhất của bạn Thử thách quản lý dự án và khiến nhóm của bạn phấn khích.

Với một mẫu Kaban, bạn "Kan" giúp nhóm của bạn ưu tiên công việc của họ

Trong ebook của chúng tôi Dịch căng thẳng , gần một phần ba số người được hỏi báo cáo rằng căng thẳng công việc hàng ngày của họ cao đến mức cao không bền vững. Trên hết, hơn một nửa tìm kiếm một công việc mới và báo cáo 25% mà họ đã nghỉ việc do căng thẳng. Khi nhân viên bắt đầu bị căng thẳng, năng suất giảm. Gần một nửa số công nhân nói rằng căng thẳng trong công việc đã khiến họ "kiểm tra" hoặc ngừng chăm sóc tại một số điểm trong sự nghiệp của họ. Nhân viên đã kiểm tra chi phí công ty 450 đô la đến 550 tỷ đô la trong năng suất bị mất hàng năm, theo Gallup .

Trong một blog gần đây, chúng tôi đã sử dụng "Tôi yêu Lucy" tại nhà máy sô cô la như một ví dụ về các quy trình tiếp nhận công việc đã lỗi thời . Đó là hình dung hoàn hảo về việc có bao nhiêu người trong chúng ta cảm thấy cố gắng quản lý các dự án của chúng tôi. Nhịp điệu có nhịp độ nhanh của chúng tôi có thể tác động tiêu cực đến cả nhân viên và doanh nghiệp. David J. Anderson, người đã xây dựng thêm phương pháp luận và viết cuốn sách " Kanban. , "Đặt ra những câu hỏi này:

"Làm thế nào tôi có thể bảo vệ nhóm của mình khỏi nhu cầu không ngừng của doanh nghiệp và đạt được những gì cộng đồng Agile hiện đang đề cập đến như một" tốc độ bền vững "? Và thứ hai, làm thế nào tôi có thể mở rộng thành công việc áp dụng một cách tiếp cận nhanh nhẹn trên một doanh nghiệp và vượt qua sự kháng cự không thể tránh khỏi để thay đổi? "

Quản lý tác vụ UDN 'S Báo cáo quản lý công việc. Tiết lộ rằng 89% công nhân quản lý các dự án mặc dù họ không có "quản lý dự án" trong tiêu đề của họ. Điều này có nghĩa là sự hiểu biết của họ về quản lý dự án thực hành tốt nhất tác động trực tiếp vào năng suất. Mặc dù các ưu tiên có vẻ rõ ràng với bạn như một người quản lý, bạn cần giúp nhóm của mình ưu tiên danh sách việc cần làm của họ mà không bị áp đảo. Bạn có thể làm điều này bằng cách thiết lập một phễu quy trình làm việc rõ ràng làm cho việc làm công việc đơn giản.

Nếu bạn đang xử lý một yêu cầu bên ngoài, hãy sử dụng các hình thức nhập học làm việc để giúp bộ lọc và phễu làm việc cho các thành viên trong nhóm thích hợp. Trong các công cụ như Quản lý tác vụ UDN , bạn có thể làm Mẫu yêu cầu động Điều đó tự động tạo một dự án với mẫu Kanban của bạn tùy thuộc vào cách người yêu cầu trả lời các câu hỏi. Một quy trình yêu cầu cũng giúp Cổng quản lý được yêu cầu công việc không phù hợp với các ưu tiên của nhóm. Các thành viên trong nhóm được tự động gán cho các dự án, hiểu phạm vi , nhìn trực quan xem khối lượng công việc của họ, và có thể dễ dàng ưu tiên lượng công việc.

Nếu đó là một yêu cầu nội bộ, hãy bắt đầu với mẫu dự án Kanban của bạn mỗi khi bạn có một dự án. Điều này giúp nhóm của bạn dễ dàng sử dụng các trạng thái quy trình làm việc. Khi ai đó thay đổi trạng thái quy trình làm việc trong họ bài tập , tác vụ tự động di chuyển đến cột thích hợp trên chế độ xem bảng Kanban của bạn Bảng điều khiển quản lý dự án. .

Trong một công cụ như Quản lý tác vụ UDN , nhóm của bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa "bảng" ( Quản lý tác vụ UDN Phiên bản của Kanban), biểu đồ Gantt , Liệt kê xem, và nhiều hơn nữa. Một khi bạn biết Cách thiết lập bảng điều khiển quản lý dự án , bạn có thể chọn phương pháp phù hợp nhất với nhóm của bạn và đi từ đó để tạo bảng điều khiển của riêng bạn. Áp dụng các kỹ thuật Agile như Kanban đặt nền tảng để xây dựng các quy trình của bạn với tư duy tăng trưởng . Các công cụ nhanh như thế này giúp nhóm của bạn dễ dàng hình dung tiến trình dự án, các ưu tiên thay đổi và giao diện tiềm năng.

Với một mẫu Kaban, bạn "Kan" mang lại khả năng hiển thị cho các tắc nghẽn và xem nơi bạn cần hạn chế công việc đang diễn ra

Tất cả chúng ta đã trải qua một biến thể của tình huống này: một dự án đang di chuyển cùng và mọi thứ đang chạy theo lịch trình. Bạn có thể đến một điểm trong dự án nơi bạn cần hợp tác với người khác trước khi bạn có thể chuyển sang các bước tiếp theo, nhưng tất cả những gì bạn nghe thấy là dế hoặc chúng cần thêm thời gian. Dự án của bạn dừng lại và bạn quyết định làm việc trên các dự án khác trong thời gian đó. Nhưng giữa dự án mới của bạn, câu trả lời bạn đã chờ đợi trở lại. Bây giờ bạn cần phải vội vã trở lại dự án đầu tiên và cố gắng lấy lại đúng đường - để lại dự án mới để rơi qua các vết nứt.

Dựa theo Quản lý tác vụ UDN Sách điện tử của Stress tại nơi làm việc, các thành viên giao tiếp và nhóm nghèo không kéo trọng lượng của họ vào các dự án là hai lý do hàng đầu cho căng thẳng. Và trong chúng ta ebook về các thách thức quản lý dự án trong ngành dịch vụ chuyên nghiệp , Thách thức làm việc lớn nhất là giữ các dự án theo dõi và đánh vào thời hạn.

Nút thắt dẫn đến sự thất vọng và phá vỡ giao tiếp. Trong một thế giới nơi chúng ta được yêu cầu cộng tác nhiều hơn mỗi ngày, một trong những lợi ích lớn nhất của mẫu dự án Kanban là tất cả các bên liên quan có thể nhìn thấy trực quan và dễ dàng ra đường để giúp các dự án chạy trơn tru. David J. Anderson, tác giả của " Kanban. "EDOBORATE:

"Giảm chi phí phối hợp và giao dịch ... là loại bỏ chất thải ở dạng mạnh nhất của nó. Nó cho phép các lô nhỏ hơn trở nên hiệu quả. Nó cho phép sự nhanh nhẹn kinh doanh. Giảm sự phối hợp và chi phí giao dịch là thay đổi trò chơi. "

Một mẫu kanban trong của bạn Công cụ quản lý công việc mang đến khả năng hiển thị rõ ràng vào nơi xảy ra tắc nghẽn. Bằng cách cung cấp các bước phù hợp, rõ ràng cho nhóm của bạn theo dõi cho mọi dự án, bạn có thể bắt đầu thấy các mẫu nơi tắc nghẽn đang hình thành. Ví dụ, View In. Quản lý tác vụ UDN Cung cấp khả năng hiển thị đầy đủ bằng cách cho phép mỗi thành viên trong nhóm đi vào nhiệm vụ và xem tất cả các giao tiếp và cập nhật trong ngữ cảnh.

Đó là một vấn đề khối lượng công việc? Làm nhiệm vụ luôn tắc nghẽn ở một phần nhất định của quy trình làm việc? Đặt giới hạn về số lượng "thẻ" hoặc tác vụ có thể ở trạng thái dòng công việc cùng một lúc.

Đó là một vấn đề lao động? Làm nhiệm vụ luôn luôn thắt nút xung quanh một nhóm hoặc cá nhân? Thay vì trong email hoặc IM, giao tiếp về dự án ngay tại nhiệm vụ. Và nếu các thành viên trong nhóm bị tụt lại phía sau vào ngày đáo hạn, bạn có thể chỉ đơn giản là @mention họ - hoặc người quản lý của bạn - để giúp nhận nhiệm vụ unstuck.

Để đảm bảo giao hàng và sự hợp tác trơn tru, mọi người đều cần khả năng hiển thị vào vai trò, kỳ vọng và tiến độ dự án theo thời gian thực. Một mẫu Kanban giúp các đội dễ dàng hình dung sự tiến bộ đó trong khi cung cấp tính nhất quán giúp các nhà quản lý phát hiện tắc nghẽn và các mẫu ảnh hưởng đến năng suất.

Với một mẫu Kaban, bạn "Kan" liên tục cải thiện các quy trình dự án

Mục tiêu tích cực hơn bao giờ hết và các đội dự kiến sẽ cải thiện kết quả hàng quý trong quý. Để theo kịp, bạn cần làm nhiều việc hơn là duy trì sản xuất duy trì - bạn cần tối ưu hóa nó.

Một trong những lợi ích lớn nhất của mẫu Kanban là bạn có thể sử dụng nó trên đầu các quy trình công việc hiện có. Thật linh hoạt và dễ dàng áp dụng, giúp nhóm của bạn duy trì đà. Lớp học Kanban qua các dự án của bạn mang lại các vấn đề cho ánh sáng để bạn có thể giới thiệu thay đổi tích cực theo thời gian. Thay vì lấy toàn bộ đội của bạn ra khỏi các công cụ và nhịp điệu, họ đã từng sử dụng, bạn có thể dễ dàng phát hiện nơi xảy ra các tắc nghẽn và thực hiện các bản sửa lỗi nhỏ.

Phương pháp Kanban là một cách tiếp cận để thay đổi cách quản lý được thiết kế để đáp ứng mức kháng cự tối thiểu. Do đó, nó khuyến khích các thay đổi tăng dần và tiến hóa nhỏ liên tục đối với hệ thống hiện tại của bạn. Thay đổi quét không được khuyến khích vì thường gặp phải sự kháng cự do sợ hãi hoặc không chắc chắn. Tôi gọi đó là 'em bé bước tới sự tuyệt vời!' "

Vâng, bạn "Kan"! Bắt đầu hôm nay với Quản lý tác vụ UDN Mẫu Kanban miễn phí

Bây giờ bạn biết những lợi thế và Nhược điểm của Agile. , bạn đã sẵn sàng để tạo ra một Đội Kanban Trong Quản lý tác vụ UDN Đã khiến bạn được bảo hiểm. Chúng tôi đã xây dựng một mẫu Kanban linh hoạt để giúp bạn bắt đầu ngay lập tức. Tải mẫu Kanban miễn phí của bạn ngay bây giờ Những

Với Quản lý tác vụ UDN , mẫu dự án Kanban của bạn được lưu trữ trong đám mây vì vậy Đội xa có tầm nhìn đầy đủ. Với mẫu dự án Kanban này, bạn có thể bỏ ghi chú và bảng trắng của mình và sử dụng chế độ xem bảng kỹ thuật số mạnh mẽ có thể tùy chỉnh hoàn toàn để đáp ứng nhu cầu của bạn.