Quản lý dự án là gì, hướng dẫn cuối cùng của bạn về việc học nghệ thuật

Quản lý tác vụ UDN[số 8]biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành

Vì vậy, ở đây bạn đang bắt đầu sự nghiệp mới của bạn: Quản lý dự án. Trong hướng dẫn này, Fred Wilson sẽ giải thích quản lý dự án là gì, LifeCycle quản lý dự án và những kỹ thuật hiệu quả nhất là gì.

Đây là thỏa thuận:

Quản lý dự án có khả năng là nhiều nhất Lựa chọn nghề nghiệp hấp dẫn và bổ ích bạn sẽ làm.

Bạn sẽ dẫn dắt những người từ các chức năng và bộ phận khác nhau, hoàn thành mọi thứ một cách kịp thời.

Trong hướng dẫn này về quản lý dự án là gì, bạn sẽ tìm hiểu về vòng đời quản lý dự án. Nó bao gồm:

Một dự án là gì?

Các dự án có nhiều hình dạng và kích cỡ khác nhau. Không có hai dự án là một sinh đôi hoàn toàn của nhau.

Họ có thể giống nhau không? Có, nhưng điều kiện sẽ ra lệnh cho các dự án sẽ được quản lý.

Một dự án là một nỗ lực tạm thời để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ mới hoặc kết quả.

Dự án không tồn tại mãi mãi.

Không giống như các hoạt động trong một tổ chức, các dự án có một ngày bắt đầu và một ngày kết thúc đính kèm với nó.

Quản lý dự án: Vai trò & amp; Trách nhiệm

Để đạt được Tầm nhìn và mục tiêu của một dự án Được; Các nhà quản lý dự án được bổ nhiệm để quản lý các tài nguyên và các nhóm để đáp ứng mục tiêu cuối cùng.

Người quản lý dự án phải có tầm nhìn rõ ràng về những gì họ muốn đạt được trong dự án.

Các Người quản lý dự án phải thừa hưởng tầm nhìn từ phân cấp cao cấp của tổ chức và nhà tài trợ dự án.

Để lên kế hoạch tốt cho công việc dự án, người quản lý dự án sẽ phải Bắt đầu với kết thúc trong tâm trí.

Giống như một người quản lý bóng đá tốt, người quản lý dự án cần xác định các tài nguyên mà họ sẽ cần trong dự án và xem kết quả cuối cùng của nỗ lực trước khi dự án bắt đầu.

Vòng đời quản lý dự án

Một dự án giống như một câu chuyện. Nó có một khởi đầu, một giữa và một kết thúc năng suất.

Tất cả các dự án di chuyển qua 5 nhóm quy trình để nhận từ đầu đến cuối.

Trong mỗi nhóm quá trình , Có một bộ các hoạt động sẽ hỗ trợ dự án di chuyển trơn tru theo đúng hướng.

Dòng chảy của dự án thông qua bộ hoạt động này được gọi là vòng đời quản lý dự án.

Quản lý dự án là gì: LifeCycle # 1 - khởi xướng một dự án

Đây là sự khởi đầu - nơi tất cả các niềm vui là.

Trong giai đoạn này của vòng đời, các mục tiêu ban đầu của dự án được liệt kê và nhà tài trợ dự án bổ nhiệm quản lý dự án.

Đầu ra chìa khóa của giai đoạn này của LifeCycle là điều lệ dự án .

Điều lệ dự án phân bổ thời gian, tài nguyên nhân sự và các khoản chi tài chính sẽ được tạo ra một phần của vòng đời quản lý dự án.

Điều này chủ yếu được thực hiện dưới sự giám sát của một nhà tài trợ dự án Được; một người đủ cao trong hệ thống phân cấp để kiểm soát các yếu tố liên quan đến dự án.

Tại sao một dự án?

Có thể có một số lý do tại sao một tổ chức nào cũng tham gia các dự án khởi động, trong hầu hết các trường hợp, đó là để cắt giảm chi phí và chi tiêu hoặc tăng doanh thu của tổ chức.

Nhưng đây là Kicker:

Đôi khi các quy tắc quy định mới bật lên và tổ chức có thể làm ít ngoại trừ tuân thủ các quy định đó.

Hiểu Tại sao một dự án cụ thể được đưa ra[số 8]có thể đi một chặng đường dài để bạn hiểu vai trò của bạn là người quản lý dự án là gì.

Phân tích kinh doanh quản lý dự án

Phân tích kinh doanh (BA) là nghiên cứu về các yêu cầu của dự án , Tính khả thi, chi phí cũng như khả năng quản lý và đạt được các mục tiêu của dự án.

Dòng dưới cùng là gì?

Điều này thường được dẫn dắt bởi một nhà phân tích kinh doanh và được thực hiện trước khi công việc dự án bắt đầu.

Tạo Điều lệ dự án

Điều lệ dự án là tài liệu chính ủy quyền cho dự án và trình quản lý dự án.

Nó đòi hỏi hậu quả là dự án được ủy quyền tồn tại trong ngoại vi của miền tổ chức.

Nó chính thức cho phép người quản lý dự án lãnh đạo và quản lý tất cả các loại tài nguyên để đạt được các mục tiêu của dự án.

Xác định các bên liên quan dự án

Những người có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án của bạn được gọi là Các bên liên quan dự án.[số 8] .

Khi bạn bắt đầu với một dự án, bạn sẽ muốn xác định tất cả các bên liên quan có liên quan - dự án sẽ bị dư thừa nếu các bên liên quan dự án không xác định tất cả các cá nhân có liên quan trong tổ chức.

Xác định các bên liên quan cũng là về việc ghi lại tất cả các mối đe dọa nhận thức có liên quan mà các bên liên quan có thể cảm nhận được.

Quản lý dự án là gì: # 2 - Lập kế hoạch một dự án

Để lập kế hoạch, người quản lý dự án phải biết dự án sẽ thiết lập những gì.

Cần phải là một nhà nước (nhà nước hiện tại) và trạng thái tương lai mong muốn mà người quản lý dự án và các bên liên quan dự án cần phải đồng ý.

Một mục tiêu tưởng tượng sẽ không hoạt động trong quản lý dự án.

Người quản lý dự án cần phải liệt kê các yêu cầu chính xác.

Nếu bạn không có mục tiêu cuối cùng trong tâm trí bạn sẽ đạt được mục tiêu như thế nào?

Bây giờ:

Khi các yêu cầu dự án đã bị khóa, các bên liên quan dự án, quản lý dự án và nhóm dự án cần thiết lập một kế hoạch trò chơi để đạt được mục tiêu.

Bạn có thể đang tự hỏi?

Đây có phải là một tập thể dục một lần hoặc liên tục? Hầu hết các chuyên gia tin rằng điều này sẽ lặp đi lặp lại trong tự nhiên và một quá trình liên tục trong suốt cuộc đời của dự án.

Lập kế hoạch là đá móng Quản lý dự án - Nếu bạn hiểu sai này, dự án của bạn sẽ được định sẵn cho thất bại.

Xác định kế hoạch quản lý dự án (PMP)

Các PMP Plan. mô tả cách dự án sẽ được quản lý từ đầu đến cuối.

Đó là một tập hợp các kế hoạch khác nhau.

Trong PMP, bạn xác định cách bạn sẽ chiến lược, xử lý và đạt được mục tiêu của dự án:

Viết tuyên bố phạm vi dự án

Trong quản lý dự án, thường có hai phạm vi dự án khác nhau: phạm vi sản phẩm và phạm vi dự án.

Phạm vi sản phẩm là mục tiêu cuối cùng khi có liên quan đến sản phẩm.

Đây là lần sử dụng sản phẩm của người dùng và khách hàng của bạn.

Mặt khác:

Phạm vi dự án là quá trình và nỗ lực mà qua đó phạm vi sản phẩm đạt được và quản lý.

Phạm vi sản phẩm và phạm vi dự án bổ sung cho nhau.

Tạo lịch trình dự án

Trong quản lý dự án, có một khung thời gian nhận thức trong đó dự án sẽ hoàn thành và một thời gian thực tế trong đó dự án sẽ đạt được mục tiêu của mình.

Chúng ta hãy nghĩ rằng chúng ta đang sống trong vũ trụ quản lý dự án hoàn hảo và mọi thứ sẽ xảy ra như đã lên kế hoạch.

Đầu tiên, chúng tôi sẽ làm việc với khách hàng để thiết lập phạm vi sản phẩm.

Sau đó, chúng tôi sẽ thiết lập phạm vi dự án.

Một danh sách hoạt động được điền dựa trên phạm vi dự án .

Các hoạt động trong danh sách hoạt động nên được thiết lập theo thứ tự ưu tiên đối với việc hoàn thành.

Nhiều hoạt động bình thường phải dựa vào logic; Họ phải theo trình tự để dự án thành công.

Tương tự như vậy, một số hoạt động phải dựa vào logic mềm. Nó dựa vào quyền quản lý.

Thông qua logic mềm, chúng ta có thể quyết định có hoàn thành một nhiệm vụ theo kiểu hay không.

Lý luận ưu đãi của nó dựa trên kỹ năng, tính chất công việc, hoặc thậm chí thái độ của bạn vào một ngày hoặc một tuần.

Ước tính chi phí của một dự án

Làm thế nào để bạn xác định bao nhiêu một dự án sẽ có giá?

Bạn thực sự không thể xác định được số tiền chính xác cho đến khi hoặc trừ khi dự án hoàn tất. Điều này là đúng như bạn không thể dự đoán tương lai.

Những gì bạn có thể làm mặc dù là tạo ra một ước tính.

Dự án dự án Hone về chi phí nhận thức bằng cách sử dụng tất cả các thông tin liên quan liên quan đến dự án.

Mỗi ước tính nên bao gồm một lượng đo lường ước tính là tốt. Nó nên chứa tỷ lệ phần trăm ước tính cũng như các điều kiện của ước tính được thực hiện.

Quy hoạch chất lượng dự án

Chất lượng dự án và các mục tiêu có thể thay đổi từ tổ chức sang tổ chức.

Một số tổ chức có thể nêu "chúng tôi tin rằng chất lượng dự án liên quan đến khi công việc được thực hiện".

Các tổ chức khác có thể chuẩn mực chất lượng dự án khi các khoản thanh toán được thực hiện bởi khách hàng.

Một số tổ chức đã đăng ký các chương trình chất lượng như sản xuất tinh gọn và ISO 9000.

Lập kế hoạch chất lượng có nghĩa là dự án được thực hiện phù hợp với các kỳ vọng được đặt ngay từ đầu đối với các tiêu chuẩn chất lượng.

Lập kế hoạch quản lý rủi ro dự án

Là người quản lý dự án, bạn luôn cần phải theo dõi bất kỳ rủi ro nào có thể khiến dự án bị lỗi.

Không chỉ người quản lý dự án mà toàn bộ nhóm dự án cần phải cảnh giác với những rủi ro như vậy.

Nhận dạng rủi ro tồn tại từ Dự án Khởi chạy sang Dự án Hoàn thành.

Cần phải là một quá trình nhận dạng rủi ro liên tục.

Cách tiếp cận quản lý rủi ro, ở dạng thực, có các bước cho tài liệu rủi ro và phân loại và quy trình đánh giá rủi ro.

Quản lý dự án là gì: # 3 - thực hiện một dự án

Tất cả các kế hoạch là hoàn toàn vô giá trị trừ khi nó hành động.[số 8]

Bạn sẽ cần đảm bảo rằng nhóm dự án đang thực hiện dự án hoạt động đúng cách.

Bạn sẽ cần sắp xếp các cuộc họp cập nhật thường xuyên với nhóm dự án và cung cấp bản cập nhật cho các bên liên quan.

Và bạn sẽ cần đảm bảo rằng các bên liên quan dự án được tham gia và tham gia đầy đủ trong quy trình.

Làm công việc dự án

Trong phần này của quy trình, người quản lý dự án hoạt động với các bên liên quan / nhà cung cấp bên trong và bên ngoài để hỗ trợ các giao hàng được yêu cầu để hoàn thành dự án.

Đó là tất cả về việc hoàn thành công việc.

Quản lý đội dự án

Quản lý nguồn nhân lực là phần quan trọng và khó khăn nhất của quản lý dự án.

Bạn có thể thường xuyên tự hỏi ...

Tại sao nhóm dự án không làm những gì họ đã được chỉ định?

Đó là những người quản lý dự án cao cấp xuất hiện.

Các nhà quản lý dự án phải cung cấp đúng số lượng quản lý và lãnh đạo cho nhóm dự án của họ.

Hosting các cuộc họp nhóm dự án hiệu quả và có giá trị

Tất cả phải đồng ý rằng tất cả chúng ta đều tham dự các cuộc họp là một sự lãng phí hoàn toàn thời gian.

Thông thường, các bên liên quan cuối cùng tham gia một cuộc họp mà không chuẩn bị cho khía cạnh của câu chuyện - đó là một trải nghiệm khủng khiếp.

Là người quản lý dự án, bạn cần biết cách Dẫn và quản lý các cuộc họp nhóm dự án[số 8] .

Trực giao tình trạng dự án

Các bên liên quan dự án đặc biệt các nhà tài trợ dự án cần biết tình trạng của một dự án tại một thời điểm nhất định.

Giao tiếp không chỉ là nói chuyện - nó cũng liên quan đến việc nghe chu đáo.

90% tất cả các dự án liên quan đến giao tiếp qua lại và hoạt động.

Truyền thông tích cực liên quan đến việc chuyển kiến thức.

Có hai hình thức giao tiếp nói rộng liên quan đến quản lý dự án: bằng miệng và bằng văn bản.

Quản lý các bên liên quan dự án

Là người quản lý dự án, bạn không cần quản lý nhóm dự án, nhưng bạn cần quản lý và giao tiếp với tất cả các bên liên quan nội bộ và bên ngoài có liên quan đến dự án.

COG trung tâm quản lý các bên liên quan liên quan đến giao tiếp tích cực - không chỉ truyền đạt trạng thái của dự án mà còn giải quyết các mối quan hệ của các bên liên quan.

Ngoài ra, bạn cũng cần giữ các bên liên quan của mình tham gia.

Bạn muốn các bên liên quan của bạn được tham gia và sở hữu tầm nhìn dự án.

Bạn không muốn các bên liên quan mất sự quan tâm trong dự án của bạn.

Quản lý dự án là gì: # 4 - Giám sát & amp; Kiểm soát một dự án

Kiểm soát một dự án không có nghĩa là bạn vi mô - nó đòi hỏi bạn phải kiểm soát các yếu tố để giao hàng dự án được đáp ứng.

Cần phải là sự cân bằng giữa kiểm soát và thực hiện.

Cách tốt nhất để quản lý dự án là gì để đạt được kết thúc này ...

Tôi muốn giới thiệu rằng người quản lý dự án hoạt động cùng với nhóm dự án thay vì vượt qua nó.

Một người quản lý dự án thành công phải kiểm soát, cân bằng và hiệu chỉnh lại các yếu tố nhất định để quản lý mục tiêu cuối cùng.

Theo nguyên tắc của ngón tay cái, nếu bạn không đo lường mức độ gần gũi của bạn, mục tiêu của mình sẽ rất khó để kiểm soát các yếu tố có liên quan để đạt được kết thúc.

Vì vậy, luôn luôn có sự kết thúc trong tâm trí ...

Kiểm soát công việc dự án

Kiểm soát công việc dự án sẽ đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng hạn với kết quả đúng và trong ngân sách.

Trên thực tế, có một liên kết qua lại giữa kiểm soát và thực hiện dự án.

Quản lý và kiểm soát nhóm dự án

Ảnh hưởng lớn nhất đối với dự án có thành công hay không phụ thuộc vào cách nhóm dự án được lãnh đạo và quản lý.

Nếu nhóm dự án không tuân thủ Điều lệ dự án và mang lại sự chú ý đến người quản lý dự án so với dự án được định sẵn cho thảm họa.

Quản lý cũng là một nghệ thuật ...

Các nhà quản lý dự án tốt không trở nên vấp ngã hoặc vi mô của nhóm dự án của họ.

Chúng tôi muốn nhóm dự án sở hữu trách nhiệm cá nhân của họ trong dự án và trở thành một đơn vị gắn kết.

Kiểm soát liên lạc dự án

Một người quản lý dự án thành công phải có nhiều nguồn và kênh liên lạc với nhóm dự án.

Điều này sẽ đảm bảo rằng người quản lý dự án nhận thức được về từng kỹ thuật và phi kỹ thuật xảy ra trong nhóm dự án.

Vì vậy, mỗi người quản lý dự án phải đảm bảo rằng họ sử dụng sự lắng nghe và liên lạc chu đáo để thư từ với nhóm dự án không bị hỏng.

Giữ các bên liên quan dự án tham gia

Các bên liên quan có thể là thành viên trong nhóm nội bộ hoặc bên ngoài.

Họ có thể là bất cứ ai có một ủng hộ sự quan tâm đến dự án hoặc kết quả của projec t.

Do đó, điều cần thiết là các bên liên quan của dự án đang tham gia và theo kịp tất cả các diễn biến quan trọng trong dự án.

Quản lý dự án là gì: # 5 - Đóng một dự án

Than ôi ... Chúng tôi đạt được thành phần cuối cùng của quản lý dự án.

Nhóm này trung tâm xung quanh việc hoàn tất các dự án cung cấp, bất kỳ bài viết nào có liên quan, hoàn thành bất kỳ kiểm toán nào cũng như kiểm tra toàn bộ dự án.

Người quản lý dự án có thể phải có khả năng xem xét màn trình diễn của riêng mình và nhóm & amp của mình; Cũng xem xét bất kỳ nhà cung cấp có thể đã tham gia vào quá trình này.

Đóng cửa dự án trong một số trường hợp cũng đòi hỏi một số loại công nhận có thể ở dạng tiền thưởng, kỳ nghỉ hoặc giấy chứng nhận đánh giá cao.

Ở mức tối thiểu, người quản lý dự án nên nói bằng lời cảm ơn nhóm của họ vì tất cả những nỗ lực mà họ đưa vào trong vòng đời của dự án.