8 bước để tạo kế hoạch dự phòng để ngăn chặn rủi ro kinh doanh

Tóm lược

Kế hoạch dự phòng kinh doanh là một chiến lược sao lưu cho nhóm hoặc tổ chức của bạn. Nó đặt ra cách bạn sẽ trả lời nếu các sự kiện không lường trước đó đánh bật các kế hoạch của bạn tắt theo dõi như thế nào nếu bạn mất một ứng dụng khách quan trọng hoặc bạn sẽ làm gì nếu dịch vụ phần mềm của bạn giảm trong hơn ba giờ. Nhận hướng dẫn từng bước để tạo gói dự phòng hiệu quả, vì vậy nếu bất ngờ xảy ra, nhóm của bạn có thể hoạt động và đưa mọi thứ trở lại theo dõi.

Không ai muốn có kế hoạch A để thất bại - nhưng có một kế hoạch mạnh b tại chỗ là cách tốt nhất để chuẩn bị cho bất kỳ tình huống nào. Với một kế hoạch sao lưu vững chắc, bạn có thể ứng phó một cách hiệu quả các sự kiện không lường trước một cách hiệu quả và quay lại theo dõi càng nhanh càng tốt.

Kế hoạch dự phòng là một chiến lược chủ động để giúp bạn giải quyết những phát triển tiêu cực và đảm bảo tính liên tục kinh doanh. Trong bài viết này, hãy tìm hiểu cách tạo gói dự phòng cho các sự kiện bất ngờ và xây dựng các chiến lược phục hồi để đảm bảo doanh nghiệp của bạn vẫn khỏe mạnh.

Kế hoạch dự phòng kinh doanh là gì?

Kế hoạch dự phòng kinh doanh là một chiến lược về cách tổ chức của bạn sẽ đáp ứng với các sự kiện quan trọng hoặc quan trọng của doanh nghiệp đánh bật các kế hoạch ban đầu của bạn khỏi đường đua. Được thực hiện chính xác, một kế hoạch dự phòng kinh doanh có thể giảm thiểu rủi ro và giúp bạn quay lại kinh doanh như thường lệ - càng nhanh càng tốt.

Bạn có thể quen thuộc với các kế hoạch dự phòng để đáp ứng với thiên tai - các doanh nghiệp và chính phủ thường tạo ra các kế hoạch dự phòng để phục hồi thảm họa sau trận lụt, động đất hoặc lốc xoáy.

Nhưng kế hoạch dự phòng cũng quan trọng đối với rủi ro kinh doanh. Ví dụ: bạn có thể tạo một gói dự phòng phác thảo những gì bạn sẽ làm nếu các đối thủ chính của bạn hợp nhất hoặc cách Pivot bạn sẽ mất một ứng dụng khách quan trọng. Bạn thậm chí có thể tạo một gói dự phòng cho các lần xuất hiện nhỏ hơn sẽ có tác động lớn, giống như dịch vụ phần mềm của bạn sẽ giảm trong hơn ba giờ.

Sự khác biệt giữa kế hoạch dự phòng kinh doanh và kế hoạch quản lý rủi ro dự án

Quản lý rủi ro dự án là quá trình xác định, giám sát và giải quyết các rủi ro cấp độ dự án. Áp dụng quản lý rủi ro dự án khi bắt đầu Quy trình lập kế hoạch dự án để chuẩn bị cho bất kỳ rủi ro nào có thể xuất hiện. Để làm như vậy, hãy tạo một sổ đăng ký rủi ro để xác định và theo dõi các rủi ro dự án tiềm năng. Nếu một rủi ro xảy ra, bạn có thể sử dụng sổ đăng ký rủi ro của mình để chủ động nhắm mục tiêu rủi ro đó và giải quyết nó nhanh nhất có thể.

Kế hoạch dự phòng tương tự như kế hoạch quản lý rủi ro dự án vì nó cũng giúp bạn xác định và giải quyết rủi ro. Tuy nhiên, một kế hoạch dự phòng kinh doanh sẽ bao gồm các rủi ro kéo dài nhiều dự án hoặc thậm chí rủi ro có thể ảnh hưởng đến nhiều bộ phận. Để tạo kế hoạch dự phòng, xác định và chuẩn bị cho các rủi ro lớn, cấp doanh nghiệp.

8 bước để lập kế hoạch dự phòng

Bạn có thể tạo một gói dự phòng ở các cấp độ khác nhau của tổ chức của bạn. Ví dụ: nếu bạn là người dẫn đầu nhóm, bạn có thể tạo một gói dự phòng cho nhóm hoặc bộ phận của mình. Ngoài ra, các giám đốc điều hành của công ty nên tạo kế hoạch dự phòng kinh doanh cho các tình huống có thể ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức.

Khi bạn tạo gói dự phòng của mình, hãy đảm bảo bạn đánh giá khả năng và mức độ nghiêm trọng của từng rủi ro. Sau đó, một khi bạn đã tạo kế hoạch hoặc kế hoạch của mình, hãy lấy nó được phê duyệt bởi người quản lý hoặc đầu bộ phận của bạn. Bằng cách đó, nếu một sự kiện tiêu cực xảy ra, nhóm của bạn có thể nhảy qua hành động và nhanh chóng giải quyết rủi ro mà không phải chờ phê duyệt.

1. Lập danh sách rủi ro

Trước khi bạn có thể giải quyết rủi ro, trước tiên bạn cần xác định chúng. Bắt đầu bằng cách lập danh sách bất kỳ và tất cả các rủi ro có thể ảnh hưởng đến công ty của bạn. Hãy nhớ rằng: Có nhiều cấp độ lập kế hoạch dự phòng khác nhau, bạn có thể lên kế hoạch tại cấp độ kinh doanh, bộ phận hoặc chương trình. Đảm bảo các gói dự phòng của bạn được liên kết với phạm vi và cường độ của các rủi ro mà bạn chịu trách nhiệm giải quyết.

Kế hoạch dự phòng là một nỗ lực quy mô lớn, do đó, tổ chức một phiên động não với các bên liên quan để xác định và thảo luận về những rủi ro tiềm ẩn. Nếu bạn không chắc chắn ai nên được đưa vào phiên Brainstorming của mình, hãy tạo một Bản đồ phân tích của các bên liên quan để xác định ai nên tham gia.

2. Cân rủi ro dựa trên mức độ nghiêm trọng và khả năng

Bạn không cần phải tạo một gói dự phòng cho mọi rủi ro bạn đã đặt ra. Khi bạn phác thảo rủi ro và các mối đe dọa tiềm ẩn, hãy làm việc với các bên liên quan để xác định tác động tiềm năng của từng rủi ro.

Đánh giá từng rủi ro dựa trên hai số liệu: mức độ nghiêm trọng của tác động nếu rủi ro xảy ra, và khả năng xảy ra rủi ro. Trong giai đoạn đánh giá rủi ro, hãy chỉ định từng rủi ro một mức độ nghiêm trọng và khả năng, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng cao, trung bình và thấp.

3. Xác định rủi ro quan trọng

Khi bạn đã chỉ định mức độ nghiêm trọng và khả năng cho mỗi rủi ro, tùy thuộc vào bạn và các bên liên quan để quyết định rủi ro nào là quan trọng nhất để giải quyết. Ví dụ, bạn chắc chắn nên tạo ra một kế hoạch dự phòng cho một rủi ro khả năng cao và mức độ nghiêm trọng cao, trong khi bạn có thể không cần phải tạo ra một kế hoạch dự phòng cho một rủi ro thấp và mức độ nghiêm trọng thấp.

Bạn và các bên liên quan của bạn nên quyết định nơi vẽ dòng. Ví dụ, những gì bạn sẽ làm về những rủi ro là mức độ nghiêm trọng thấp nhưng khả năng cao? Những rủi ro có khả năng nghiêm trọng cao, nhưng khả năng tương đối thấp?

Đây là cách các rủi ro khác nhau có thể diễn ra và một kịch bản kế hoạch dự phòng tiềm năng Nhóm của bạn có thể hạ cánh:

Mức độ nghiêm trọng cao và khả năng cao hoặc mức độ nghiêm trọng trung bình và khả năng cao. Tạo kế hoạch dự phòng mạnh mẽ cho những rủi ro này. Đảm bảo bạn có một kế hoạch giảm thiểu mạnh mẽ nếu những rủi ro này xảy ra, vì vậy bạn có thể tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường càng nhanh càng tốt.

Mức độ nghiêm trọng cao và khả năng trung bình. Tạo một kế hoạch dự phòng cho những rủi ro này là tốt. Mặc dù chúng ít có khả năng xảy ra, họ có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến chức năng kinh doanh của bạn nếu họ làm. Chủ động lập kế hoạch cho trường hợp xấu nhất có thể giúp bạn đáp ứng các sự kiện bất ngờ nhanh chóng hơn.

Mức độ nghiêm trọng cao và khả năng thấp. Bạn cũng nên tạo các kế hoạch dự phòng cho những rủi ro này. Sự khác biệt duy nhất cho các kế hoạch dự phòng này là người bạn nên chia sẻ chúng với lần họ đã hoàn tất. Xem xét chia sẻ các kế hoạch này với ít người hơn vì họ ít liên quan hơn.

Mức độ nghiêm trọng trung bình và khả năng trung bình hoặc mức độ nghiêm trọng thấp và khả năng cao. Xem xét việc tạo kế hoạch dự phòng cho những rủi ro này. Bạn có thể muốn có một cuộc họp bên liên quan nhỏ hơn cho các kế hoạch dự phòng này hoặc thực hiện một cách tiếp cận ít nghiêm ngặt hơn đối với quy hoạch dự phòng. Nhưng có một kế hoạch tổng quát b về những gì bạn có thể làm nếu một số rủi ro nhất định xảy ra, đặc biệt nếu họ có khả năng xảy ra, là một chiến lược chủ động tốt.

Mức độ nghiêm trọng trung bình và khả năng thấp Cái gì mức độ nghiêm trọng thấp và khả năng trung bình , hoặc mức độ nghiêm trọng thấp và khả năng thấp. Đừng tạo một kế hoạch dự phòng cho những rủi ro này. Những rủi ro này có thể sẽ không xảy ra, và họ sẽ không ảnh hưởng đến chức năng kinh doanh của bạn rất nhiều nếu họ làm. Tuy nhiên, hãy lên kế hoạch quay trở lại những rủi ro này định kỳ để đánh giá nếu mức độ nghiêm trọng và khả năng đã thay đổi.

4. Tạo kế hoạch dự phòng cho những rủi ro lớn nhất

Tạo một kế hoạch dự phòng cho mỗi rủi ro bạn đã xác định là quan trọng. Là một phần của kế hoạch dự phòng đó, hãy mô tả rủi ro và động não nhóm của bạn sẽ làm gì nếu rủi ro đi qua. Mỗi kế hoạch nên bao gồm tất cả các bước bạn cần thực hiện để trở lại kinh doanh như bình thường.

Dòng thời gian của phản ứng của bạn (tức là những điều ngay lập tức để làm so với những việc cần làm lâu hơn)

Ví dụ: giả sử bạn đã xác định một liên tục nhân viên tiềm năng là rủi ro có khả năng và nghiêm trọng. Điều này sẽ ảnh hưởng đáng kể đến các hoạt động bình thường, vì vậy bạn muốn tạo một kế hoạch dự phòng để chuẩn bị cho nó. Mỗi người trong nhóm của bạn có một bộ kỹ năng rất đặc biệt, và sẽ rất khó để quản lý trách nhiệm của đội nếu có nhiều hơn một người cùng một lúc. Kế hoạch dự phòng của bạn có thể bao gồm những người có thể bao gồm một số dự án hoặc quy trình nhất định trong khi bạn thuê một san lấp hoặc cách cải thiện tài liệu nhóm để ngăn chặn các kỹ năng sẩn.

5. Nhận phê duyệt cho kế hoạch dự phòng của bạn

Đảm bảo các nhà lãnh đạo công ty có liên quan biết về kế hoạch và đồng ý với quá trình hành động của bạn. Điều này đặc biệt phù hợp nếu bạn đang tạo kế hoạch nhóm hoặc cấp bộ. Bằng cách tạo gói dự phòng, bạn đang trao quyền cho nhóm của bạn để đáp ứng nhanh về rủi ro, nhưng bạn muốn đảm bảo rằng quá trình hành động là đúng. Thêm vào đó, phê duyệt trước sẽ cho phép bạn đặt kế hoạch chuyển động với sự tự tin - biết rằng bạn đang đi đúng hướng và không phải yêu cầu phê duyệt trước.

6. Phân phối kế hoạch dự phòng của bạn

Khi bạn đã tạo các gói dự phòng của mình, hãy chia sẻ chúng với đúng người. Hãy chắc chắn rằng mọi người đều biết những gì bạn sẽ làm, vì vậy nếu và khi nào thời gian đến, bạn có thể hành động nhanh chóng và liền mạch nhất có thể. Giữ các kế hoạch dự phòng của bạn trong một nguồn trung tâm của sự thật để mọi người có thể dễ dàng truy cập chúng nếu cần thiết.

Tạo một dự án trong nền tảng quản lý công việc là một cách tuyệt vời để phân phối kế hoạch và đảm bảo mọi người đều có hướng dẫn từng bước về cách phát hành nó.

7. Theo dõi kế hoạch dự phòng của bạn

Xem lại kế hoạch dự phòng của bạn thường xuyên để đảm bảo nó vẫn chính xác. Hãy tính đến những rủi ro mới hoặc cơ hội mới, như những người thuê mới hoặc một cảnh quan kinh doanh thay đổi. Nếu một nhà lãnh đạo điều hành mới tham gia nhóm, hãy đảm bảo bề mặt kế hoạch dự phòng cho đánh giá của họ.

8. Tạo kế hoạch dự phòng mới nếu cần thiết

Thật tuyệt vời nếu bạn đã tạo kế hoạch dự phòng cho tất cả các rủi ro bạn tìm thấy, nhưng hãy đảm bảo bạn liên tục theo dõi các rủi ro mới. Nếu bạn phát hiện ra một rủi ro mới, và nó có mức độ nghiêm trọng hoặc khả năng đủ cao, hãy tạo một kế hoạch dự phòng mới cho rủi ro đó. Tương tự như vậy, bạn có thể nhìn lại kế hoạch của mình và nhận ra rằng một số kịch bản bạn từng lo lắng không có khả năng xảy ra hoặc, nếu họ làm, họ sẽ không ảnh hưởng đến đội của bạn nhiều.

Lập kế hoạch dự phòng chung Cạm bẫy, và cách tránh chúng

Gói dự phòng là một công cụ mạnh mẽ để giúp bạn quay lại các chức năng kinh doanh bình thường một cách nhanh chóng. Để đảm bảo quá trình lập kế hoạch dự phòng của bạn trơn tru nhất có thể, hãy coi chừng những cạm bẫy thông thường, như:

Thiếu mua-in

Phải mất rất nhiều công việc để tạo ra một kế hoạch dự phòng, vì vậy trước khi bạn bắt đầu, hãy đảm bảo bạn có hỗ trợ từ các bên liên quan điều hành. Khi bạn tạo kế hoạch của mình, liên tục đăng ký với các nhà tài trợ của bạn để đảm bảo bạn đã giải quyết các rủi ro chính và kế hoạch hành động của bạn là vững chắc. Bằng cách làm như vậy, bạn có thể đảm bảo các bên liên quan của mình xem Kế hoạch dự phòng của bạn như một cái gì đó họ có thể đứng sau.

Thiên vị chống lại "kế hoạch b" suy nghĩ theo phong cách

Một số nền văn hóa công ty không muốn nghĩ về kế hoạch B-Họ muốn ném mọi thứ họ có trong kế hoạch A và hy vọng nó hoạt động. Nhưng nghĩ rằng cách này thực sự có thể thực sự phơi bày nhóm của bạn với nhiều rủi ro hơn nếu bạn chủ động tạo ra một kế hoạch B.

Hãy nghĩ về nó như kiểm tra thời tiết trước khi đi thuyền để bạn không vô tình bị cuốn vào một cơn bão. Chín lần trong số mười, một ngày nắng rõ ràng sẽ không đột nhiên biến thành bão, nhưng nó luôn luôn tốt hơn để chuẩn bị. Tạo một kế hoạch dự phòng có thể giúp bạn đảm bảo rằng, nếu một sự kiện tiêu cực xảy ra, công ty của bạn sẽ sẵn sàng đối mặt với nó và trở lại nhanh nhất có thể.

Kế hoạch dự phòng một chiều

Phải mất rất nhiều công việc để đặt một kế hoạch dự phòng với nhau. Đôi khi khi bạn đã hoàn thành, có thể hấp dẫn để xem xét nó một công việc được thực hiện tốt và quên đi nó. Nhưng hãy chắc chắn rằng bạn lên lịch nhắc nhở thường xuyên (có thể một hoặc hai lần một năm) để xem xét và cập nhật kế hoạch dự phòng của bạn nếu cần thiết. Nếu những rủi ro mới bật lên hoặc nếu hoạt động kinh doanh của bạn thay đổi, việc cập nhật gói dự phòng của bạn có thể đảm bảo bạn có phản hồi tốt nhất cho các sự kiện tiêu cực.

Bạn đã tạo ra một kế hoạch dự phòng bây giờ?

Kế hoạch dự phòng có thể là rất nhiều công việc để tạo ra, nhưng nếu bạn cần sử dụng nó, bạn sẽ rất vui vì bạn đã thực hiện một. Nhưng ngoài việc tạo một gói dự phòng mạnh mẽ, hãy đảm bảo bạn giữ kế hoạch cập nhật.

Trở nên chủ động có thể giúp bạn giảm thiểu rủi ro trước khi chúng xảy ra, vì vậy hãy đảm bảo truyền đạt kế hoạch dự phòng của bạn cho các thành viên trong nhóm, những người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện họ nếu có rủi ro xảy ra. Đừng để lại kế hoạch dự phòng của bạn trong một tài liệu để thu thập bụi sau khi tạo nó, bạn nên sử dụng nó nếu cần!

Khi bạn đã tạo kế hoạch, hãy đảm bảo bạn lưu trữ nó ở một vị trí trung tâm mà mọi người đều có thể truy cập, như một Nền tảng quản lý công việc . Nếu đến lúc sử dụng một trong các gói dự phòng của bạn, lưu trữ chúng ở một vị trí có thể truy cập tập trung có thể giúp nhóm của bạn nhanh chóng biến kế hoạch thành hành động.