Mô hình trưởng thành PMO là gì?

PMO. Các mô hình trưởng thành đã được gọi là không thể thiếu để đảm bảo sự cải thiện liên tục, liên quan đến cái nhìn chiến lược từ quản lý cấp trên và tạo ra một hệ thống điểm chuẩn được cá nhân hóa để tăng trưởng. Nhưng một mô hình trưởng thành PMO là gì, và tại sao và nhóm của bạn nên sử dụng một? Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ lao vào đó trong khi cũng dạy cho bạn về các công cụ khác nhau, phải biết khác như khối trưởng thành PMO và Quản lý tác vụ UDN . [số 8] Mô hình trưởng thành PMO là gì? Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Một mô hình trưởng thành PMO là một công cụ để ghi lại và phân tích mức độ tinh vi cho một doanh nghiệp quản lý dự án văn phòng và hệ thống. Từ đó, người dùng có thể dễ dàng theo dõi những gì họ cần để giữ hoặc cải thiện trong tương lai. Sau đó, mô hình trưởng thành PMO sẽ đóng vai trò là một lộ trình để di chuyển về phía trước và đo lường cải tiến.[số 8] Mô hình trưởng thành PMO không chỉ che các công cụ. Chúng cũng hữu ích khi đánh giá các cá nhân, đội và quy trình làm việc. Chúng có thể được thực hiện cho cả một offs và lặp lại các dự án. Và họ sẽ là một tài sản tuyệt vời khi nói đến việc ra quyết định hình ảnh lớn cho chiến lược và ngân sách của công ty.[số 8] Các Dự án Viện quản lý tuyên bố rằng một Mô hình trưởng thành PMO cung cấp các lợi ích sau:[số 8] Như bạn có thể thấy, những lợi ích có tác động ồ ạt này không chỉ là những người tốt đẹp. Trong hầu hết các trường hợp, họ cung cấp những hiểu biết quan trọng về nhiệm vụ cho chiến lược toàn công ty. Thạo Quản lý dự án Agile Joey Perugino đồng ý. Trong một bài viết cho LinkedIn. , Perugino viết, "Mô hình trưởng thành PMO không thể thiếu" vì tác động của chúng đối với cả văn hóa và quản lý.[số 8] Thông thường có năm cấp độ trong mô hình trưởng thành PMO.[số 8] Lớn hơn của bạn Danh mục đầu tư là, bạn cần PMO càng trưởng thành hơn để làm chủ các sự phức tạp và tiếp tục phát triển. Các công ty có ít dự án hơn hoặc danh mục đầu tư của các dự án cuối cùng không di chuyển kim đối với các mục tiêu hình ảnh lớn của công ty có thể không được hưởng lợi từ công cụ này cho đến khi họ có được nhiều việc hơn. Vào cuối ngày, đó là một cuộc gọi phán xét. Khi đánh giá này được thực hiện, đã đến lúc chuyển sang giai đoạn hai: khối trưởng thành.[số 8] Cube trưởng thành PMO là gì? Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Nếu một mô hình trưởng thành PMO là "cái gì", một khối trưởng thành PMO là "làm thế nào." Một khối trưởng thành PMO là một phương pháp đã được thử nghiệm và thử nghiệm để đánh giá công bằng thành công của một PMO. Nó được gọi là một khối lập phương vì mô hình được mô tả là ba chiều. Ba chiều là phạm vi , cách tiếp cận và mức độ trưởng thành.[số 8] Để sử dụng khối trưởng thành PMO, bạn cũng sẽ cần tạo một bảng câu hỏi tương ứng và độc đáo với sự trợ giúp của nhóm của bạn. Bảng câu hỏi là một bảng bao gồm mỗi chiều và mức được chọn của nó, cộng với hai cột: một cho cấp độ hiện tại và một cấp độ khác cho cấp tiêu. Tùy thuộc vào dịch vụ và câu hỏi, dấu kiểm sẽ đi vào cột thích hợp cho mỗi mục.[số 8] Điểm của bảng câu hỏi là xác định và phân loại tất cả các dịch vụ đang được đánh giá theo các cột thích hợp.[số 8] Từ đó, nhóm có thể quyết định xem dịch vụ nào trong câu hỏi là ở cấp tiêu. Cấp độ được xác định bởi một số (0-5 thường được sử dụng) và bao gồm một bản tóm tắt một câu cho mỗi số. Ví dụ: cấp 0 có thể đơn giản như "dịch vụ không có chức năng này". Cấp độ càng cao, hiệu suất càng thuận lợi. Trong ví dụ này, cấp 5 có thể là "PMO đã vượt qua tất cả các cấp mục tiêu và mục tiêu, vượt trội so với các thực tiễn tốt nhất trước đây."[số 8] Để xác định mức trưởng thành toàn diện, các đội so sánh tổng số điểm trên bảng câu hỏi với tổng số đánh giá tích cực. Những điểm này thường được đánh dấu là séc hoặc x trong các cột thích hợp, thực hiện bước này đơn giản và dễ đọc.[số 8] Từ đó, các điểm được sử dụng để tạo tỷ lệ phần trăm xác định tỷ lệ phần trăm của doanh nghiệp tổng thể đang hoạt động tốt. Đơn vị tiêu chuẩn để đánh giá tỷ lệ phần trăm như sau:[số 8] Tại sao mức độ trưởng thành PMO quan trọng? Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Mức độ trưởng thành PMO xác định trạng thái hiện tại của một tổ chức, nơi nó muốn được, và nó có thể đến đó như thế nào. Hãy nghĩ về nó như một vật lý nhưng đối với toàn bộ cấu trúc quản lý dự án của bạn. Tiếp tục tương tự này, khối lập phương là quan điểm toàn diện của bạn về bệnh nhân, và bảng câu hỏi là biểu đồ của họ.[số 8] Không có nó, sức khỏe của công ty bạn chỉ là giai thoại. Có thể khó khăn để đối xử với ai đó nếu họ nói rằng họ ăn tốt và tập thể dục nhưng vẫn không biết những gì sai.[số 8] Với nó, bạn tạo thành một nền tảng thực tế để cải thiện dựa trên sự hiểu biết thấu đáo về tất cả các yếu tố phức tạp khiến công ty đánh dấu. Cũng giống như cách có một bảng kiểm tra và hồ sơ đầy đủ về các điều kiện từ trước làm cho một kế hoạch điều trị lâu dài tốt hơn nhiều cho cả bệnh nhân khỏe mạnh và bệnh tật, vì vậy cũng biết mức độ trưởng thành PMO của bạn ngay từ đầu.[số 8] Làm thế nào để thực hiện đánh giá trưởng thành PMO Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Đánh giá về sự trưởng thành PMO được thực hiện với một số đánh giá trả trước ban đầu của nhóm PMO theo sau là đầu vào từ các đội khác và các bên liên quan. Mặc dù nhóm PMO sở hữu quá trình này, điều quan trọng là phải có được những quan điểm của mọi người để đạt được một quan điểm trung thực và toàn diện.[số 8] Đầu tiên, bắt đầu bằng cách xác định mức hiện tại của bạn. Nếu bạn ở cấp độ đầu tiên hoặc cấp hai, có khả năng tổ chức thiếu các quy trình nền tảng, hiện đang sử dụng các quy trình lỗi thời hoặc có một số quy trình tại chỗ, nhưng chúng không liên tục theo dõi hoặc cần thêm một cách giám sát. Nếu bạn ở cấp độ thứ ba, bạn sẽ thấy rằng mọi thứ thường được thiết lập và chạy trơn tru nhưng không được tối ưu hóa hoàn toàn. Ở cấp độ thứ tư và cuối cùng, sẽ rõ ràng liệu bạn đã tối ưu hóa một số hoặc tất cả các quy trình, tương ứng.[số 8] Sau đó, bạn sẽ cần sử dụng khối trưởng thành PMO để xem xét vấn đề từ mọi góc độ. Mang theo các thành viên trong nhóm để bình luận về các khu vực cụ thể và khoan các chi tiết có thể được sử dụng để điền vào bảng câu hỏi đi kèm. Nhận kiểm tra nhiệt độ trên mức của các mặt hàng riêng lẻ.[số 8] Sau đó, hãy xem các khoảng trống, phát triển mục tiêu cấp độ trưởng thành thực tế dựa trên hiệu suất trong quá khứ và tạo ra một kế hoạch hành động. Kế hoạch hành động của bạn có thể liên quan đến việc xem lại quy trình đánh giá này theo định kỳ để theo dõi KPI của bạn, vì vậy bây giờ việc tạo các mẫu cho nó sẽ giúp cải thiện quy trình tối ưu hóa của bạn dễ dàng hơn nhiều.[số 8] Cách lên kế hoạch đánh giá sự trưởng thành PMO của bạn với Quản lý tác vụ UDN Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Quản lý tác vụ UDN là một phần mềm quản lý dự án đều có thể bắt đầu và đánh giá một văn phòng quản lý dự án. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Quản lý tác vụ UDN Để tổ chức phản hồi của nhóm, xem và sử dụng hiệu quả dữ liệu liên quan và cuối cùng hợp lý hóa toàn bộ quá trình mô hình trưởng thành PMO.[số 8] Đầu tiên, tạo một dự án mới cho quy trình mô hình trưởng thành PMO. Quản lý tác vụ UDN Cung cấp một bảng điều khiển được cá nhân hóa cho tất cả mọi người trong nhóm của bạn, vì vậy toàn bộ nhóm quản lý PMO có thể ngay lập tức thấy điều này và trạng thái của các dự án có liên quan khác sau khi họ đăng nhập. Giống như tất cả Quản lý tác vụ UDN Các dự án của, quy trình mô hình trưởng thành PMO sẽ cung cấp các tính năng Agile cổ điển tạo ra công cụ độc đáo này dễ sử dụng hơn nhiều. Các tính năng như biểu đồ Gantt và chia sẻ tài liệu rất quan trọng đối với quy trình mô hình trưởng thành PMO bằng cách tổ chức mọi thứ theo cách dễ hiểu.[số 8] Tiếp theo, bắt đầu thêm các giai đoạn mô hình và nhiệm vụ trưởng thành PMO vào dự án của bạn trong Quản lý tác vụ UDN . Mỗi người sẽ được tự động tạo thành một biểu đồ dễ đọc để mọi người từ các bên liên quan đến những người sáng tạo có thể theo dõi. Nhiệm vụ cung cấp một mức độ chi tiết cao thông qua các tính năng như các mục ghi chú, ngày đáo hạn cá nhân, và thậm chí phê duyệt, sau này sẽ có ích khi đăng ký vào các đánh giá PMO của bạn từ quản lý cấp trên.[số 8] Cuối cùng, bắt đầu đánh giá của bạn như một bài tập Trong dự án mô hình trưởng thành PMO lớn hơn. Mời các cộng tác viên có liên quan để tất cả họ có thể thêm suy nghĩ của họ vào chính nhiệm vụ. Trong khi một số đội dựa vào email, sử dụng ghi chú nhiệm vụ để liên lạc về nhiệm vụ giúp tổ chức dễ dàng hơn. Ngoài ra, nó giúp giữ cho mọi người tăng tốc vì họ có thể quay lại và nhìn vào phần còn lại của cuộc trò chuyện khi cần thiết.[số 8] Ngay cả sau khi mô hình trưởng thành PMO hoàn tất, Quản lý tác vụ UDN Giúp các nhà quản lý dự án xác định quy trình công việc, phân phối tài nguyên như ngân sách và thời gian, và dễ dàng theo dõi mọi thứ đang diễn ra cùng một lúc. Thủ tục thanh toán Quản lý tác vụ UDN Thử nghiệm miễn phí hai tuần hai tuần và khám phá cách dễ dàng nhất là cả hai đánh giá các quy trình cũ và tạo các tính năng tốt hơn, được tối ưu hóa hơn như các mẫu tùy chỉnh, theo dõi tác vụ trực quan và lưu trữ tệp trong nền tảng.[số 8]

Mô hình trưởng thành PMO là gì?

PMO. Các mô hình trưởng thành đã được gọi là không thể thiếu để đảm bảo sự cải thiện liên tục, liên quan đến cái nhìn chiến lược từ quản lý cấp trên và tạo ra một hệ thống điểm chuẩn được cá nhân hóa để tăng trưởng. Nhưng một mô hình trưởng thành PMO là gì, và tại sao và nhóm của bạn nên sử dụng một? Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ lao vào đó trong khi cũng dạy cho bạn về các công cụ khác nhau, phải biết khác như khối trưởng thành PMO và Quản lý tác vụ UDN . [số 8]

Mô hình trưởng thành PMO là gì?

Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành

Một mô hình trưởng thành PMO là một công cụ để ghi lại và phân tích mức độ tinh vi cho một doanh nghiệp quản lý dự án văn phòng và hệ thống. Từ đó, người dùng có thể dễ dàng theo dõi những gì họ cần để giữ hoặc cải thiện trong tương lai. Sau đó, mô hình trưởng thành PMO sẽ đóng vai trò là một lộ trình để di chuyển về phía trước và đo lường cải tiến.[số 8]

Mô hình trưởng thành PMO không chỉ che các công cụ. Chúng cũng hữu ích khi đánh giá các cá nhân, đội và quy trình làm việc. Chúng có thể được thực hiện cho cả một offs và lặp lại các dự án. Và họ sẽ là một tài sản tuyệt vời khi nói đến việc ra quyết định hình ảnh lớn cho chiến lược và ngân sách của công ty.[số 8]

Các Dự án Viện quản lý tuyên bố rằng một Mô hình trưởng thành PMO cung cấp các lợi ích sau:[số 8]

Như bạn có thể thấy, những lợi ích có tác động ồ ạt này không chỉ là những người tốt đẹp. Trong hầu hết các trường hợp, họ cung cấp những hiểu biết quan trọng về nhiệm vụ cho chiến lược toàn công ty. Thạo Quản lý dự án Agile Joey Perugino đồng ý. Trong một bài viết cho LinkedIn. , Perugino viết, "Mô hình trưởng thành PMO không thể thiếu" vì tác động của chúng đối với cả văn hóa và quản lý.[số 8]

Thông thường có năm cấp độ trong mô hình trưởng thành PMO.[số 8]

Lớn hơn của bạn Danh mục đầu tư là, bạn cần PMO càng trưởng thành hơn để làm chủ các sự phức tạp và tiếp tục phát triển. Các công ty có ít dự án hơn hoặc danh mục đầu tư của các dự án cuối cùng không di chuyển kim đối với các mục tiêu hình ảnh lớn của công ty có thể không được hưởng lợi từ công cụ này cho đến khi họ có được nhiều việc hơn. Vào cuối ngày, đó là một cuộc gọi phán xét. Khi đánh giá này được thực hiện, đã đến lúc chuyển sang giai đoạn hai: khối trưởng thành.[số 8]

Cube trưởng thành PMO là gì?

Nếu một mô hình trưởng thành PMO là "cái gì", một khối trưởng thành PMO là "làm thế nào." Một khối trưởng thành PMO là một phương pháp đã được thử nghiệm và thử nghiệm để đánh giá công bằng thành công của một PMO. Nó được gọi là một khối lập phương vì mô hình được mô tả là ba chiều. Ba chiều là phạm vi , cách tiếp cận và mức độ trưởng thành.[số 8]

Để sử dụng khối trưởng thành PMO, bạn cũng sẽ cần tạo một bảng câu hỏi tương ứng và độc đáo với sự trợ giúp của nhóm của bạn. Bảng câu hỏi là một bảng bao gồm mỗi chiều và mức được chọn của nó, cộng với hai cột: một cho cấp độ hiện tại và một cấp độ khác cho cấp tiêu. Tùy thuộc vào dịch vụ và câu hỏi, dấu kiểm sẽ đi vào cột thích hợp cho mỗi mục.[số 8]

Điểm của bảng câu hỏi là xác định và phân loại tất cả các dịch vụ đang được đánh giá theo các cột thích hợp.[số 8]

Từ đó, nhóm có thể quyết định xem dịch vụ nào trong câu hỏi là ở cấp tiêu. Cấp độ được xác định bởi một số (0-5 thường được sử dụng) và bao gồm một bản tóm tắt một câu cho mỗi số. Ví dụ: cấp 0 có thể đơn giản như "dịch vụ không có chức năng này". Cấp độ càng cao, hiệu suất càng thuận lợi. Trong ví dụ này, cấp 5 có thể là "PMO đã vượt qua tất cả các cấp mục tiêu và mục tiêu, vượt trội so với các thực tiễn tốt nhất trước đây."[số 8]

Để xác định mức trưởng thành toàn diện, các đội so sánh tổng số điểm trên bảng câu hỏi với tổng số đánh giá tích cực. Những điểm này thường được đánh dấu là séc hoặc x trong các cột thích hợp, thực hiện bước này đơn giản và dễ đọc.[số 8]

Từ đó, các điểm được sử dụng để tạo tỷ lệ phần trăm xác định tỷ lệ phần trăm của doanh nghiệp tổng thể đang hoạt động tốt. Đơn vị tiêu chuẩn để đánh giá tỷ lệ phần trăm như sau:[số 8]

Tại sao mức độ trưởng thành PMO quan trọng?

Mức độ trưởng thành PMO xác định trạng thái hiện tại của một tổ chức, nơi nó muốn được, và nó có thể đến đó như thế nào. Hãy nghĩ về nó như một vật lý nhưng đối với toàn bộ cấu trúc quản lý dự án của bạn. Tiếp tục tương tự này, khối lập phương là quan điểm toàn diện của bạn về bệnh nhân, và bảng câu hỏi là biểu đồ của họ.[số 8]

Không có nó, sức khỏe của công ty bạn chỉ là giai thoại. Có thể khó khăn để đối xử với ai đó nếu họ nói rằng họ ăn tốt và tập thể dục nhưng vẫn không biết những gì sai.[số 8]

Với nó, bạn tạo thành một nền tảng thực tế để cải thiện dựa trên sự hiểu biết thấu đáo về tất cả các yếu tố phức tạp khiến công ty đánh dấu. Cũng giống như cách có một bảng kiểm tra và hồ sơ đầy đủ về các điều kiện từ trước làm cho một kế hoạch điều trị lâu dài tốt hơn nhiều cho cả bệnh nhân khỏe mạnh và bệnh tật, vì vậy cũng biết mức độ trưởng thành PMO của bạn ngay từ đầu.[số 8]

Làm thế nào để thực hiện đánh giá trưởng thành PMO

Đánh giá về sự trưởng thành PMO được thực hiện với một số đánh giá trả trước ban đầu của nhóm PMO theo sau là đầu vào từ các đội khác và các bên liên quan. Mặc dù nhóm PMO sở hữu quá trình này, điều quan trọng là phải có được những quan điểm của mọi người để đạt được một quan điểm trung thực và toàn diện.[số 8]

Đầu tiên, bắt đầu bằng cách xác định mức hiện tại của bạn. Nếu bạn ở cấp độ đầu tiên hoặc cấp hai, có khả năng tổ chức thiếu các quy trình nền tảng, hiện đang sử dụng các quy trình lỗi thời hoặc có một số quy trình tại chỗ, nhưng chúng không liên tục theo dõi hoặc cần thêm một cách giám sát. Nếu bạn ở cấp độ thứ ba, bạn sẽ thấy rằng mọi thứ thường được thiết lập và chạy trơn tru nhưng không được tối ưu hóa hoàn toàn. Ở cấp độ thứ tư và cuối cùng, sẽ rõ ràng liệu bạn đã tối ưu hóa một số hoặc tất cả các quy trình, tương ứng.[số 8]

Sau đó, bạn sẽ cần sử dụng khối trưởng thành PMO để xem xét vấn đề từ mọi góc độ. Mang theo các thành viên trong nhóm để bình luận về các khu vực cụ thể và khoan các chi tiết có thể được sử dụng để điền vào bảng câu hỏi đi kèm. Nhận kiểm tra nhiệt độ trên mức của các mặt hàng riêng lẻ.[số 8]

Sau đó, hãy xem các khoảng trống, phát triển mục tiêu cấp độ trưởng thành thực tế dựa trên hiệu suất trong quá khứ và tạo ra một kế hoạch hành động. Kế hoạch hành động của bạn có thể liên quan đến việc xem lại quy trình đánh giá này theo định kỳ để theo dõi KPI của bạn, vì vậy bây giờ việc tạo các mẫu cho nó sẽ giúp cải thiện quy trình tối ưu hóa của bạn dễ dàng hơn nhiều.[số 8]

Cách lên kế hoạch đánh giá sự trưởng thành PMO của bạn với Quản lý tác vụ UDN

Quản lý tác vụ UDN là một phần mềm quản lý dự án đều có thể bắt đầu và đánh giá một văn phòng quản lý dự án. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Quản lý tác vụ UDN Để tổ chức phản hồi của nhóm, xem và sử dụng hiệu quả dữ liệu liên quan và cuối cùng hợp lý hóa toàn bộ quá trình mô hình trưởng thành PMO.[số 8]

Đầu tiên, tạo một dự án mới cho quy trình mô hình trưởng thành PMO. Quản lý tác vụ UDN Cung cấp một bảng điều khiển được cá nhân hóa cho tất cả mọi người trong nhóm của bạn, vì vậy toàn bộ nhóm quản lý PMO có thể ngay lập tức thấy điều này và trạng thái của các dự án có liên quan khác sau khi họ đăng nhập. Giống như tất cả Quản lý tác vụ UDN Các dự án của, quy trình mô hình trưởng thành PMO sẽ cung cấp các tính năng Agile cổ điển tạo ra công cụ độc đáo này dễ sử dụng hơn nhiều. Các tính năng như biểu đồ Gantt và chia sẻ tài liệu rất quan trọng đối với quy trình mô hình trưởng thành PMO bằng cách tổ chức mọi thứ theo cách dễ hiểu.[số 8]

Tiếp theo, bắt đầu thêm các giai đoạn mô hình và nhiệm vụ trưởng thành PMO vào dự án của bạn trong Quản lý tác vụ UDN . Mỗi người sẽ được tự động tạo thành một biểu đồ dễ đọc để mọi người từ các bên liên quan đến những người sáng tạo có thể theo dõi. Nhiệm vụ cung cấp một mức độ chi tiết cao thông qua các tính năng như các mục ghi chú, ngày đáo hạn cá nhân, và thậm chí phê duyệt, sau này sẽ có ích khi đăng ký vào các đánh giá PMO của bạn từ quản lý cấp trên.[số 8]

Cuối cùng, bắt đầu đánh giá của bạn như một bài tập Trong dự án mô hình trưởng thành PMO lớn hơn. Mời các cộng tác viên có liên quan để tất cả họ có thể thêm suy nghĩ của họ vào chính nhiệm vụ. Trong khi một số đội dựa vào email, sử dụng ghi chú nhiệm vụ để liên lạc về nhiệm vụ giúp tổ chức dễ dàng hơn. Ngoài ra, nó giúp giữ cho mọi người tăng tốc vì họ có thể quay lại và nhìn vào phần còn lại của cuộc trò chuyện khi cần thiết.[số 8]

Ngay cả sau khi mô hình trưởng thành PMO hoàn tất, Quản lý tác vụ UDN Giúp các nhà quản lý dự án xác định quy trình công việc, phân phối tài nguyên như ngân sách và thời gian, và dễ dàng theo dõi mọi thứ đang diễn ra cùng một lúc. Thủ tục thanh toán Quản lý tác vụ UDN Thử nghiệm miễn phí hai tuần hai tuần và khám phá cách dễ dàng nhất là cả hai đánh giá các quy trình cũ và tạo các tính năng tốt hơn, được tối ưu hóa hơn như các mẫu tùy chỉnh, theo dõi tác vụ trực quan và lưu trữ tệp trong nền tảng.[số 8]