Lý thuyết hai yếu tố của Herzberg trong quản lý dự án

Một cách đã được chứng minh để giữ cho bạndự ánĐội có động lực và hạnh phúc? Một trong những cách tiếp cận phổ biến nhất là lý thuyết hai yếu tố của Herzberg. Khái niệm này đưa ra hai yếu tố thúc đẩy nhân viên: sự hài lòng công việc và không hài lòng công việc.

Trong khi những điều này có vẻ giống như đối lập, họ làm việc cùng nhau trong một chu kỳ. Ví dụ, khi một nhân viên không hài lòng với công việc của họ, họ có thể thể hiện hiệu suất thấp hoặc xem xét bỏ công ty.

Mặt khác, nhân viên hài lòng cảm thấy hài lòng với công việc của họ, hãy thực hiện tốt hơn và gắn bó với công ty lâu hơn.

Trong blog này, chúng tôi sẽ giải thích lý thuyết hai yếu tố và cách bạn có thể áp dụng nó choquản lý dự ánthành công.

Lý thuyết hai yếu tố là gì?

Lý thuyết hai yếu tố là một khái niệm nêu các yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của một cá nhân vàCấp độ động lực. Hai yếu tố này là:

Khi nhà tâm lý học MỹFrederick Irving Herzberg.Phát triển lý thuyết này vào năm 1968, nó nhanh chóng trở thành bài viết được yêu cầu nhất trong đánh giá kinh doanh Harvard. Herzberg tin rằng hai yếu tố này đã ảnh hưởng đến hiệu suất của nhân viên theo những cách khác nhau.

Cả hai yếu tố hiệu quả và động lực có xu hướng ảnh hưởng đến mọi người khác nhau. Ngay cả khi một cá nhân hài lòng với vai trò của họ, họ có thể không được thúc đẩy đủ để làm việc hướng tới mục tiêu của họ.

Hãy xem cách các nhà quản lý dự án có thể đặt lý thuyết này để làm việc để đảm bảoTinh thần nhân viên cao hơnvà cải thiện năng suất.

Ví dụ về lý thuyết hai yếu tố

Bao giờ đối mặt với một tình huống mà các thành viên trong nhóm dự án không có trọng lượng của họ? Họ đã dừng sau các quy trình công việc dự án, hoặc chúng bị tụt hậu theo lịch trình?

Theo lý thuyết hai yếu tố của Herzberg, điều này có thể được khắc phục bằng cách xem xét những gì thúc đẩy các thành viên trong nhóm. Nói một cách đơn giản, mọi người sẽ diễn xuất khi họ cảm thấy như một cái gì đó bị mất tích (tức là, không hài lòng) hoặc khi họ cảm thấy tốt về bản thân (tức là, công nhận).

Nếu bạn muốn họ ngừng hoạt động, thì có thể là lúc để xem xét nhu cầu của họ được công ty đáp ứng tốt như thế nào.

Yếu tố vệ sinh

Các yếu tố vệ sinh là các yếu tố của một công việc đáp ứng các nhu cầu cơ bản: bảo mật, thanh toán, công bằng và điều kiện làm việc. Khi những nhu cầu này được đáp ứng, nhân viên cảm thấy thoải mái và hài lòng với vai trò của họ. Dưới đây là một số ví dụ về các yếu tố vệ sinh:

Động lực herzberg.

Các yếu tố động lực là các yếu tố công việc chính thúc đẩy mọi người ở lại và phát triển trong một vai trò. Khi những nhu cầu này không được thực hiện, nhóm dự án có thể không hài lòng với công việc của họ. Họ có thể muốn các vai trò thách thức hơn cho phép họ phát triển chuyên nghiệp, học các kỹ năng mới hoặc quản lý trách nhiệm lớn hơn.

Dưới đây là một vài ví dụ về các động lực theo lý thuyết hai yếu tố của Herzberg:

Tại sao Lý thuyết hai yếu tố của Herzberg quan trọng trong quản lý dự án?

Các nhà quản lý dự án được đào tạo kém dẫn đến thất bại dự án trong nhiều hơn30% dự án. Khi tổ chức đang chạy đua để hoàn thành các dự án đúng hạn và trong ngân sách, có một đội ngũ hỗ trợ và thúc đẩy đầy đủ có thể là một lợi ích lớn.

Theo báo cáo Salesforce gần đây, nhiều hơn86% giám đốc điều hànhtrích dẫn tinh thần đồng đội không hiệu quả như một lý do chính cho thất bại dự án.

Nhân viên thúc đẩy là một khía cạnh quan trọng của quản lý dự án. Trong quản lý dự án, tinh thần đồng đội mượt mà giúp đạt được ba mục tiêu quan trọng:

Lý thuyết hai yếu tố của Herzberg cung cấp một cái nhìn sâu sắc về các yếu tố chính khuyến khích nhân viên. Nó có thể được sử dụng để hiểu các động lực của các nhân viên cá nhân có thể được sử dụng để tạo ra một kế hoạch động lực của nhân viên toàn diện.

Bằng cách tăng mức độ động lực của các đội nhỏ hơn, một môi trường làm việc đáng khích lệ và tích cực có thể được tạo ra, do đó cải thiện khả năng thành công của dự án.

Dưới đây là những lợi ích chính của việc sử dụng lý thuyết hai yếu tố của Herzberg trong quản lý dự án:

Ưu điểm của lý thuyết hai yếu tố của Herzberg trong quản lý dự án

Thực hiện lý thuyết hai yếu tố của Herzberg có thể thúc đẩy thành công dự án. Nghiên cứu từ Gallup cho thấy các công ty cóĐội ngũ gắn kết caocó lợi nhuận cao hơn 21%. Điều này xác nhận rằng động lực của nhân viên không chỉ là một từ buzz mà là một khái niệm vững chắc thúc đẩy kết quả kinh doanh thực sự.

Hãy xem xét các lợi ích tiềm năng có thể đạt được bằng cách đưa ra động lực nhóm trung tâm với chiến lược quản lý dự án của một tổ chức:

Cách sử dụng lý thuyết của Herzberg trong quản lý dự án

Làm thế nào lý thuyết hai yếu tố có thể được áp dụng để quản lý các nhóm dự án? Ngay cả như các yếu tố bên ngoài như thanh toán và lợi ích thúc đẩy nhân viên, các trình điều khiển khác như uy tín và danh tiếng là chìa khóa. Dưới đây là một hướng dẫn từng bước để sử dụng lý thuyết hai yếu tố của Herzberg trongquản lý dự án :

Xác định các động lực

Xác định các yếu tố khiến nhân viên của bạn hạnh phúc hoặc không hài lòng với công việc của họ. Sử dụng một bảng câu hỏi để tìm hiểu nhu cầu của họ và muốn. Tìm hiểu xem bất kỳ động lực cụ thể hoặc các yếu tố vệ sinh cụ thể nào có thể được cải thiện trong công ty của bạn. Nếu vậy, hãy xác định những gì có thể được thực hiện để cải thiện các yếu tố này.

Tiến hành các cuộc thăm dò đơn giản, khảo sát nhân viên trực tuyến hoặc các cuộc thảo luận cá nhân để tìm hiểu những đội muốn. Dưới đây là một vài câu hỏi có thể giúp:

Xem lại và buông tay

Sau khi xem xét các yếu tố hài lòng, tìm cách loại bỏ các yếu tố không hài lòng trong công việc của họ. Ví dụ: nếu mọi người muốn có thêm thông tin phản hồi từ các nhà quản lý, hãy thiết lập một chu trình đánh giá thường xuyên hơn bao gồm các cập nhật tiến trình dự án thường xuyên từ người quản lý.

Đo nó tất cả

Một phương pháp đo lường sự hài lòng của đội định lượng cũng có thể được sử dụng, chẳng hạn như:

Giữ nó thẳng hàng

Giao tiếp tiến độ dự án và giới thiệu đóng góp nhóm cho nó. Nếu một số thành viên trong nhóm nghĩ rằng ý tưởng và đóng góp của họ không được công nhận, hãy gặp họ và cho họ biết rằng ý kiến ​​của họ có giá trị.

Có được sự rõ ràng

Một số yếu tố có thể được đo bằng tham chiếu đến lý thuyết động lực hai yếu tố của Herzberg. Ví dụ, tiền là một yếu tố vệ sinh cho nhân viên - nó khiến họ hài lòng với công việc của họ nhưng nó không phải lúc nào cũng truyền cảm hứng cho họ để sáng tạo hoặc cải thiện bản thân.

Bằng cách sử dụng lý thuyết hai yếu tố, người quản lý dự án có thể hiểu rõ hơn về các yếu tố nào có thể thúc đẩy nhân viên của họ. Cố gắng xem xét phần lớn của đội muốn và làm cho nó có sẵn.

Căn chỉnh động lực với mục tiêu dự án

Khi bạn hiểu các yếu tố thúc đẩy nhân viên của bạn, điều quan trọng là tìm cách sắp xếp các động lực này với các mục tiêu của dự án.

Ví dụ, nếu mọi người hài lòng với công việc của họ, họ sẽ vẫn hiệu quả và hài lòng. Tuy nhiên, nếu không có kết nối giữa các mục tiêu và đóng góp của một cá nhân cho dự án, họ có thể bị giới thiệu và kết thúc ảnh hưởng xấu đến năng suất của nhóm.

Nhược điểm của lý thuyết hai yếu tố của Herzberg trong quản lý dự án

Lý thuyết hai yếu tố của Herzberg không phải là không có nhược điểm của nó. Hãy để mắt đến những nhược điểm này của lý thuyết hai yếu tố:

Làm thế nào để tạo điều kiện cho sự hài lòng của nơi làm việc bằng cách sử dụngQuản lý tác vụ UDN

Lý thuyết hai yếu tố của Hertzberg là một cách hiệu quả để giữ các đội dự án có động lực và tham gia khi họ làm việc cùng nhau trong các mục tiêu của dự án. Giữ chúng trên cùng một trang bằng cách sử dụng một công cụ quản lý dự án dựa trên đám mây như Quản lý tác vụ UDN .

Giao tiếp là điều cần thiết để giao hàng dự án thành công, vàQuản lý tác vụ UDNCho phép giao tiếp nhóm hiệu quả để đạt được chính xác điều đó.88% nhân viênbáo cáo có thông tin liên lạc không rõ ràng với đội của họ.Quản lý tác vụ UDNCho phép bạn nhanh chóng chia sẻ tiến trình trong các dự án toàn công ty bằng cách sử dụng các báo cáo trạng thái có thể tùy chỉnh.

Quản lý tác vụ UDNLàm cho sự hợp tác dễ dàng, loại bỏ các chủ đề email không cần thiết để các nhóm của bạn có thể hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Sử dụng một trung tâm thống nhất duy nhất cho tất cả các giao tiếp cũng thêm khả năng hiển thị cho tiến trình dự án, vì vậy nhân viên có thể nhìn thấy và tự hào về tinh thần đồng đội của họ.

Hợp lý hóa quy trình công việc dự án, đảm bảo giao hàng đúng hạn và tận dụng thời gian thựcTruyền thông nhómbằng cách sử dụngQuản lý tác vụ UDNđể quản lý các dự án của bạn. Bắt đầu mộtdùng thử hai tuần miễn phícủaQuản lý tác vụ UDNVà xem cách bạn có thể áp dụng lý thuyết hai yếu tố của Hertzberg để thành công quản lý dự án.