Trí tuệ nhân tạo có thể cải thiện quản lý dự án như thế nào?
AI (trí tuệ nhân tạo) sẽ tiếp tục phá vỡ cuộc sống hàng ngày của chúng tôi một cách rất lớn. Giống như Internet, công nghệ này sẽ thay đổi hoàn toàn cách mọi người sống, thông tin được chia sẻ và hành động của các doanh nghiệp.
Mỗi ngành công nghiệp sẽ bị tác động thêm bởi AI (nhiều đã có), nhưng ở đây, chúng tôi sẽ tập trung vào cách nó có thể cải thiện lĩnh vực quản lý dự án.
Ai là ai?
AI là trí thông minh được hiển thị bởi các máy và không có nghĩa là các máy này sẽ tự nhận thức. Thuật ngữ này được đặt ra vào năm 1956 bởi John McCarthy. Ai định nghĩa nó là: "Khoa học và kỹ thuật của việc tạo ra các máy thông minh."
Nói một cách đơn giản, AI là một tập hợp các công nghệ như học máy, học tập sâu và mạng lưới thần kinh, cho phép máy tính nghĩ như con người có thể (ít nhất là đối với một số nhiệm vụ). Một số ví dụ về nơi AI đã được sử dụng bao gồm GOMASTER, Facebook tạo hình ảnh từ văn bản và các khuyến nghị sản phẩm của Amazon.
AI đã có thể đưa ra dự đoán bằng cách sử dụng dữ liệu. Nó có khả năng Tự động hóa quy trình , Tiết kiệm thời gian và hợp lý hóa quy trình công việc. Khả năng phân tích dữ liệu của nó, các mẫu điểm và đưa ra dự đoán được thông báo khiến nó trở thành một công cụ mạnh mẽ cho các nhà quản lý dự án và trên toàn bộ môi trường kinh doanh.
Nguồn
Các nhà quản lý dự án sử dụng phần mềm quản lý dự án (PMS) để hỗ trợ nhóm của họ, nhưng rõ ràng các công nghệ AI có thể tiếp tục này hơn nhiều vì một số công cụ PMS cũ hơn có thể tốn kém, có thể tốn kém và tốn thời gian và tốn thời gian.
Như các ví dụ sau đây cho thấy, AI có khả năng hỗ trợ các nhà quản lý dự án và cải thiện các quy trình trong nhiều thập kỷ tới.
AI sẽ cải thiện quản lý dự án như thế nào?
Vì vậy, chúng ta hãy nhìn vào các khu vực chính trong đó AI có thể có tác động rất lớn đến quản lý dự án, và nơi tác động đó đã bắt đầu được nhìn thấy.
Các nhà quản lý dự án nên được hào hứng với các khả năng mà AI mang đến bàn. Công nghệ AI sẽ trở nên tốt hơn tại phân tích dữ liệu và dự đoán thời gian hoàn thành, mà không cần ước tính sơ bộ của các nhà quản lý dự án. Điều này là do nó có thể đọc qua một lượng lớn dữ liệu (như kinh nghiệm trong quá khứ), các mẫu điểm, và đưa dự báo với độ chính xác cao hơn nhiều so với người làm việc một mình.
Quản lý dự án sử dụng Quản lý tác vụ UDN[số 8]
Đã có rất nhiều cách mà các công nghệ AI có thể cải thiện các công cụ PMS hiện tại, từ việc có thể tìm kiếm hàng chục hoặc hàng trăm tài liệu một cách dễ dàng để có thể cung cấp phân tích dữ liệu thời gian thực và các quy trình tự động.
Google RPA. là một ví dụ tốt về điều này. Đó là phần mềm dựa trên trí tuệ nhân tạo có thể tự động hóa các tác vụ thông thường như xử lý dữ liệu và chi phí nộp đơn (và thậm chí trả lời các truy vấn hỗ trợ). Điều này cho phép nhân viên tập trung vào các dự án có giá trị cao hơn, thúc đẩy tinh thần nhân viên và hiệu quả và giúp các đội làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
Có hàng trăm giờ làm việc hành chính có thể được hoàn thành bởi các máy hiệu quả hơn con người, giải phóng thời gian của các nhà quản lý dự án và cho phép họ dành thời gian làm việc trên các nhiệm vụ cấp chiến lược.
Tự động hóa quá trình robot. sẽ đóng một phần lớn trong các nhà quản lý dự án trở nên hiệu quả hơn. Ngoài hiệu quả ngày càng tăng, điều này sẽ Tăng cường tinh thần .
Ngoài việc hoàn thành các khía cạnh thường xuyên của vai trò của người quản lý dự án, chẳng hạn như quản trị viên, AI Technologies cũng sẽ tự động hóa các quy trình ra quyết định lặp đi lặp lại. Với ngành công nghiệp chatbot đang phát triển (xem biểu đồ bên dưới), sẽ sớm không có nhu cầu về một người trung gian trong giao tiếp với khách hàng hoặc khách hàng-tự phục vụ có khả năng trở nên phổ biến hơn nữa.
Nguồn: Nghiên cứu Grandview
Như đã đề cập, AI có thể tìm kiếm thông qua một lượng lớn dữ liệu trong một khoảng thời gian ngắn. Điều này làm cho nó trở nên lý tưởng để sản xuất các báo cáo về các dự án đã hoàn thành và phân tích hiệu suất dự án trong tương lai.
Đánh giá rủi ro là một phần quan trọng của bất kỳ công việc của người quản lý dự án nào, nhưng với rất nhiều bộ phận chuyển động để theo dõi, đôi khi nó có thể khó khăn.
Với AI giúp các nhà quản lý dự án có rủi ro tại chỗ trước khi nó xảy ra (hoặc thậm chí trước khi họ nhận ra rằng có khả năng có gì đó để đi sai), điều này sẽ giúp tránh sự chậm trễ hoặc ngăn chặn sự thay đổi tốn kém sau đó xuống dòng. Một ví dụ hiện tại của việc này là việc thực hiện Phần mềm lập kế hoạch liên tục kinh doanh[số 8], cho phép người quản lý dự án lên kế hoạch cho sự gián đoạn bất ngờ trong các quy trình của một doanh nghiệp.
Bằng cách sử dụng dự báo thông minh và các công nghệ AI, các nhà quản lý dự án sẽ có thể dự đoán thời gian một tài nguyên có khả năng hoạt động trong một loại nhiệm vụ nhất định. Điều này làm cho họ có thể lên kế hoạch hiệu quả hơn cho cả nhân lực về thể chất và nhân lực trên toàn bộ dự án của họ. Họ sẽ có một ý tưởng tốt hơn về việc có bao nhiêu giờ nhân viên có thể làm việc khả thi về các nhiệm vụ trong thời hạn cụ thể, cho một điều.
Ngoài ra, họ sẽ có thể tự động hóa một số nhiệm vụ nhất định và giảm nhu cầu về nguồn nhân lực. Ví dụ, các nhà quản lý dự án sẽ biết Làm thế nào để tự động hóa Excel , Giảm số lượng công việc quản trị cần thiết cho từng dự án.
Một trải nghiệm khách hàng suôn sẻ là tất cả về việc đảm bảo rằng khách hàng và khách hàng cảm thấy có giá trị và chăm sóc. Thiết kế tốt Chatbots và phần mềm quản lý trải nghiệm khách hàng có thể cải thiện điều này bằng cách sử dụng các công nghệ AI để giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.
Điều này đặc biệt hữu ích trong thương mại điện tử nơi tin nhắn tự động (và "ra khỏi văn phòng") có nghĩa là người tiêu dùng ít cần phải liên hệ với con người.
Nguồn
Các công nghệ AI hiện đang diễn ra tại một điểm mà chúng có thể được sử dụng để tạo dự báo từ dữ liệu trong quá khứ, điều tuyệt vời cho những người liên quan đến quản lý dự án. Điều này có nghĩa là thời gian và chi phí liên quan đến một nhiệm vụ nhất định hoặc toàn bộ dự án có thể được dự đoán với độ chính xác cao hơn nhiều, có nghĩa là ít cơ hội thất bại hoặc gián đoạn dòng.
Việc sử dụng rộng rãi các công nghệ AI có thể giúp tạo ra một hệ sinh thái chia sẻ kiến thức, sẽ được sử dụng bởi các nhà quản lý dự án, đội của họ và khách hàng. Điều này có nghĩa là dữ liệu thu thập từ bất kỳ dự án nào trong quá khứ hoặc tất cả các nguồn khác sẽ có sẵn để xem xét trong thời gian thực, bất kể ai cần truy cập vào nó.
Một trong những phần quan trọng nhất của quản lý dự án đang khuyến khích môi trường dự án an toàn. AI có thể giúp làm điều này bằng cách giảm số lượng lỗi của con người.
Ví dụ: AI có thể được sử dụng theo nhiều cách để tạo cảnh báo và điểm hành động khi có vấn đề với một tác vụ hoặc quy trình. Điều này có nghĩa là các vấn đề có thể được giải quyết nhanh chóng thay vì không được chú ý trong nhiều ngày, tuần hoặc thậm chí vài tháng.
Sử dụng phần mềm phân tích dữ liệu để theo dõi chi tiêu dự án thông qua Khung phân tích dự đoán AI sẽ giúp Tăng năng suất trên tất cả các dự án (đặc biệt là những dự án dài hạn).
Điều này có nghĩa là các khía cạnh cốt lõi, chẳng hạn như tài chính, có thể dễ dàng theo dõi mọi lúc, cho phép các nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt về phân bổ ngân sách của dự án của họ.
Khi AI được triển khai ở các phần khác nhau trong doanh nghiệp của bạn, mỗi bên tham gia vào việc quản lý các dự án sẽ chịu trách nhiệm để có được vai trò tích cực trong việc nhìn thấy mọi thứ thông qua. Nó cũng có nghĩa là các tổ chức có thể dễ dàng hơn giữ các cá nhân chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ cụ thể của họ trong toàn bộ quá trình, quá.
Nhiều công ty đang tăng triển khai IOT của họ. Với ngày càng nhiều thiết bị được giới thiệu vào cuộc sống hàng ngày của chúng tôi, nó có ý nghĩa rằng các nhà quản lý dự án đang tìm cách tích hợp chúng với các dự án của họ.
Ví dụ: sử dụng cảm biến trong Thiết bị xây dựng Sẽ cho phép các nhà quản lý kiểm tra hiệu suất của máy móc, để họ biết chính xác những gì đang diễn ra mọi lúc. Cái này IOT tự động hóa sẽ giúp họ cải thiện việc ra quyết định và quản lý dự án tổng thể của họ.
Nguồn
Nhiều tổ chức có xu hướng thuê ngoài các nhiệm vụ của bên thứ ba (đặc biệt là nhiệm vụ CNTT). Tuy nhiên, điều này đang thay đổi với việc sử dụng AI tăng trong quản lý dự án. Điều này sẽ cho phép các công ty tái đầu tư một số tài nguyên đã lưu vào cốt lõi của doanh nghiệp của họ làm gì.
AI đặc biệt hữu ích như một sự thay thế cho thuê ngoài, vì nó có thể thực hiện các nhiệm vụ bị giới hạn hoặc không có sự giám sát từ một thành viên trong nhóm, tiết kiệm nhiều thời gian hơn cho các vấn đề quan trọng hơn. Ví dụ: các công ty sẽ có thể tạo ứng dụng của riêng họ bằng cách sử dụng Nền tảng không mã .
Nguồn
Điều cần thiết là các nhà quản lý dự án có các kỹ năng và kiến thức mà họ cần để chạy các dự án thành công. Tuy nhiên, nhiều cuộc đấu tranh để có được trình độ của họ được công nhận hoặc thậm chí được hiểu bởi các nhà tuyển dụng.
Do đó, AI có thể giúp họ đạt được sự công nhận và hiểu biết về vai trò của họ và giá trị của nó thông qua tương tác nhiều hơn Tài liệu giáo dục và các khóa học . Điều này sẽ có nghĩa là các tổ chức biết nhiều hơn về những gì họ đang tìm kiếm trong nhân viên, điều này sẽ làm tăng cơ hội của các nhà quản lý dự án lành nghề hơn đang được tuyển dụng.
Người quản lý dự án của bạn sẽ được thay thế bằng trí thông minh nhân tạo?
Quản lý dự án đang ở đây để ở. Không có khả năng vai trò của họ sẽ hoàn toàn biến mất. Trên thực tế, ngành công nghiệp đang phát triển, và xu hướng này được dự đoán sẽ tiếp tục. Thay vào đó, việc giới thiệu AI Technologies sẽ giúp họ trở nên hiệu quả hơn trong công việc của họ, giải phóng thời gian để làm việc chiến lược thay vì dành nhiều giờ để hoàn thành các nhiệm vụ liên tục.
Bạn vẫn sẽ cần một người quản lý dự án để đưa ra quyết định của quy trình bạn nên tự động hóa và quá trình nào cần một mức độ trí tuệ cảm xúc.
Tăng sự hấp thu của AI sẽ không phải là một thay đổi qua đêm, mà là một sự dần dần, ảnh hưởng đến các phần nhỏ của các quy trình hiện tại và các công cụ PMS trước, trước khi chuyển sang các khu vực khác. Do đó, vẫn có liên quan trong suốt giai đoạn này, do đó, các nhà quản lý dự án sẽ cần cập nhật công nghệ mới và đảm bảo rằng họ không ngừng điều chỉnh Skillset của họ.
Các nhà quản lý dự án đã phải liên tục thích ứng trong suốt nhiều năm để giữ liên quan, vì vậy không có khả năng AI sẽ thay đổi điều này. Thay vì nhìn thấy công nghệ như một mối đe dọa, các nhà quản lý dự án nên nắm lấy các công nghệ trí tuệ nhân tạo và sử dụng chúng để cải thiện cả bản thân và các tổ chức của họ.
Tóm tắt
Trí tuệ nhân tạo sẽ không thay thế các nhà quản lý dự án mà bổ sung cho họ. Dự kiến rằng thời gian để các công cụ phần mềm quản lý dự án phát triển với khả năng AI sẽ sớm đến, điều đó có nghĩa là kỷ nguyên công nghệ mới này sẽ thay đổi cách PMS được chọn, đã mua, sử dụng và đánh giá theo cách chúng ta thậm chí không thể tưởng tượng ngày hôm nay.
Các nhà quản lý dự án tiếp tục phát triển bộ kỹ năng của họ với công nghệ mới sẽ không chỉ được đặt tốt nhất để làm việc với các công cụ quản lý dự án AI này, mà sẽ thấy triển vọng nghề nghiệp của họ được cải thiện theo cách tích cực nhất, do kết quả của sự tiến hóa của ngành.
LinkedIn.
Đăng bởi : Tammy Wood.
Giám đốc SEO kỹ thuật toàn cầu tại Tự động hóa bất cứ nơi nào
Tammy Wood đã được tham gia với SEO trong hai thập kỷ. Vai trò hiện tại của cô là Giám đốc SEO kỹ thuật, để tự động hóa ở bất cứ đâu, một nền tảng tự động hóa quy trình kinh doanh. Trong khi không theo đuổi từ khóa Tammy thích đọc, mua giày và viết bài về cả RPA và SEO.
