4 نصائح لإنشاء أفضل خطة عمل أسبوعية
ملخص
خطة عمل أسبوعية هي أداة لإدارة المهام التي يمكن أن تساعدك في كسر المهام التي تحتاجها لإكمالها بناء على الأسبوع المقبل. تعلم كيف يمكن أن تساعدك هذه الاستراتيجية في البقاء نظمت وضرب المواعيد النهائية الخاصة بك.
أوه، الاثنين اللعين. لعنة الوجود للعديد من المهنيين العاملين والقطط اللازانيا-أكل العتابي. أحد الأسباب التي تجعل الناس يرعون الناس في العمل يوم الاثنين هو أنهم غارقوا مع كمية غير معروفة من العمل الذي ينتظرهم. هذا الغموض يمكن أن يسبب ضغطا إضافيا ويمكن أن يؤدي إلىاحترقوبعد
يمكن أن تساعد خطة عمل أسبوعية في تخفيف بعض الإجهاد الذي تشعر به في العمل يوم الاثنين. باستخدام خطة عمل أسبوعية يمكن أن تساعدك في تنظيم كل ما تحتاجه للقيام به خلال الأسبوع، بالإضافة إلى منع الشحوف اللعين الأحد من الاقتصاد.
ما هي خطة العمل الأسبوعية؟
خطة عمل أسبوعية هي أداة إدارة المهام التي تساعدك على تنظيف المهام التي تحتاجها وتنظيمها لإكمال الأسبوع القادم. يؤدي إنشاء جدول أسبوعي إلى تحسين مهاراتك في إدارة الوقت من خلال مساعدتك في تنظيم وقتك بشكل استباقي. بهذه الطريقة، يمكنك الحصول على مهام مهمة مكتملة في الجدول الزمني.
هذه التقنية لا يساعدك فقط في إنشاءالجدول اليومي، ولكن أيضا يمنحك نظرة عامة أسبوعية على ما سوف تعمل عليه. عند إنشاء خطة العمل الأسبوعية الخاصة بك، من المهم أن تنظر في الاجتماعات التي تحتاجها للحضور. يمكن أن يساعدك ذلك في تحقيق التوازن بين عبء العمل الخاص بك بمبلغ الاجتماعات التي لديك، لذلك لا يوجد لديك الكثير من العمل في يوم ثقيل في الاجتماع.
كيفية إنشاء خطة عمل أسبوعية
يعد إنشاء خطة عمل أسبوعية عملية بسيطة يمكن أن تحصل عليها أسبوع عملك في المسار الصحيح. فيما يلي أربع خطوات سهلة يمكنك اتخاذها.
الخطوة 1: تتبع to-dos الخاص بك في مكان واحد
الطريقة الأكثر شيوعا لبدء خطة العمل الأسبوعية هي وضع كل شيء في الطراز القديمعمل قائمةوبعد يعمل الرقمية في قوائم العمل بشكل أفضل لأنها تجعل من السهل فرزها وتحديد الأولويات، بالإضافة إلى تخسرها. مع أداة مثل UDN مدير المهام ، يمكنك أيضا إرفاق المعلومات السياقية إلى المهام بحيث يكون لديك المعلومات التي تحتاجها دون تشوش في قائمتك. الجزء الأكثر أهمية في هذه الخطوة هو أن كل ما تحتاجه هو في مساحة واحدة بحيث يصبح مصدر الحقيقة للأسبوع. إذا كنت غير متأكد من ما يجب أن يحدث ما يجب أن يحدث بعد ذلك، فيمكنك العودة إلى DOS.
إذا كان لديك صعوبة في تتبع جميع مهامك، فحاول استخدام الحصول على الأشياء المنجزة (GTD) طريقة. تركز هذه التقنية على تنظيم جميع أفكارك في مكان واحد، حتى تتمكن من تفريغ المعلومات في عقلك بدلا من محاولة توفيق كل شيء عقليا.
الخطوة 2: تعيين المواعيد النهائية للمهام في قائمتك
يجب أن يكون لكل عنصر إجراء في قائمة المهام الخاصة بك تاريخ استحقاق المقابلة. هذه خطوة مهمة للغاية لخطط العمل الأسبوعية، حيث ستساعدك التواريخ المستحقة في إملاء عندما يجب أن تعمل على كل مهمة.
إذا كنت تعرف أنك بحاجة إلى مهمة مكتملة من قبل يوم معين، فهناك ما يقرب من متى ستأخذك هذه المهمة الفردية لإكمالها. خذ الوقت المقدر، والعمل إلى الوراء من تاريخ الاستحقاق. هذا في الحد الأدنى عندما يجب أن تبدأ العمل في هذه المهمة.
على سبيل المثال، قد يريد المدير الشهر المقبلمحتوى التواصل الاجتماعي التقويمبحلول صباح الجمعة. عادة ما يستغرق التقويم حوالي ثلاثة أيام، لذلك ستبدأ العمل في هذه المهمة بحلول يوم الثلاثاء على الأقل خلال أسبوع عملك.
الخطوة 3: إعطاء الأولوية لمهامك بشكل فعال
كيف تعطي الأولوية لمهامك للأسبوع مهم للغاية. موازنة الجداول الزمنية ذات الأولوية هي مهارة صعبة للإدارة. عندما يكون لديك مشاريع طويلة الأجل مع تواريخ استحقاق أبعد، يمكنك كسر هذه المشاريع إلى قطع أصغر واستكمال جزء من المهمة كل يوم حتى تاريخ الاستحقاق. يمكن أن يساعد ذلك في منعك من المماطلة والضغط على التدخين في اللحظة الأخيرة للحصول على مشاريع أكبر.
إذا كنت تستخدم أداة إدارة العمل ، حاول إضافة ملصق ذو أولوية لكل مهمة. لن يساعدك هذا فقط في الحفاظ على أولوياتك في الخط، لكنه يظهر أيضا أعضاء فريقك ما تركز عليه في اليوم. إذا تغيرت الأمور، وعليك تغيير الأولويات، يمكنك بسهولة إعادة إرسال مهامك وفقا لذلك.
الخطوة 4: تكريس الوقت كل أسبوع لمؤسسة المهام
تعمل خطة عمل أسبوعية أفضل عند استخدامها باستمرار كمخطط أسبوعي. نحت بعض الوقت في الجدول الزمني الخاص بك كل أسبوع للتوقف والتفكير في المهام التي تحتاجها لإكمال الأسبوع القادم.
يقضي بعض الأشخاص بعض الوقت بعد ظهر يوم الجمعة في تنظيم مهامهم، بينما يستخدم الآخرون صباح الاثنين وقت التخطيط الأسبوعي. كلا اليومين لديهم فوائدهم. يتيح لك تجميع المهام الخاصة بك يوم الجمعة المجيء يوم الاثنين مع المهام المنظمة بوضوح حتى تتمكن من الضغط على الأرض. هذه استراتيجية جيدة للأشخاص الذين لديهم مشكلة في قطع الاتصال من العمل في عطلة نهاية الأسبوع، لأنهم سيكونون رؤية واضحة في ما يشبه يومهم يوم الاثنين قبل أن يتوجه إلى عطلة نهاية الأسبوع.
يمنحك تنظيم مهامك الأسبوعية يوم الاثنين نظرة عامة واضحة على ما ستعمل فيه خلال الأسبوع. هذه الطريقة جيدة لأعضاء الفريق الذين يعتمدون على الآخرين لمهامهم، مثل فريق المبيعات أو فريق نجاح العملاء. إذا كنت أكثر عرضة للحصول على مراسلات خلال عطلة نهاية الأسبوع، فإن إنشاء خطة العمل الأسبوعية الخاصة بك يوم الاثنين يسمح لك بأول إعطاء الأولوية للعمل الذي جاء أثناء الخروج.
أفضل 4 ممارسات لإنشاء خطة عمل أسبوعية
الخطوات المذكورة أعلاه هي الإجراءات البسيطة التي تحتاج إلى اتخاذها لإنشاء خطة العمل الأسبوعية الخاصة بك. لاستكمال تلك الخطوات، إليك بعض النصائح لمساعدتك في الحصول على أقصى استفادة من خطة عملك.
1. التفكير في خطة عملك كل أسبوع
أثناء تنظيم مهامك للأسبوع المقبل، خذ وقتا للتفكير في الأسبوع الماضي والمهام التي أكملتها. خذ هذا في الاعتبار عند التخطيط للأسبوع القادم. هل لديك أي مهام تركت أكثر من ذلك عليك أن تنمر في الأسبوع المقبل؟
عندما تنظر إلى مهامك المتبقية من الأسبوع السابق، خذ الوقت الكافي للنظر في عبء العمل الخاص بك للأسبوع المقبل. إذا كان لديك الكثير من المهام المتبقية، فقد يكون هذا مؤشرا لديك الكثير على طبقك. إذا كنت بحاجة إلى تفريغ بعض العمل من طبقك، فإليك بعض الاستراتيجيات:
التحدث إلى مديرك حول الشعورمرهقوبعد
مندوببعض المهام الخاصة بك لأعضاء الفريق الآخرين.
استخدام an.ماتريكس Eisenhower.لتحسين إعطاء الأولوية لمهامك.
ابدأ في قول "لا" لمزيد من المشاريع.
2. التوازن عبء العمل الأسبوعي الخاص بك
قد تتطلب بعض المهام قدر عقلي أكثر من غيرها. على سبيل المثال، يمكن أن يستغرق القيام بتخطيط الصورة الكبيرة طاقة عقلية أكثر من الإجابة على بريد إلكتروني سريع. إذا كان لديك يوم عمل ثقيل في اجتماعات، فحاول التوازن بينها من خلال وضع المهام التي تتطلب طاقة عقلية أقل في تلك الأيام. يمكن أن يساعد تحقيق التوازن بين عبء العمل الخاص بك بهذه الطريقة منعك من الحصول على استنفاد عقليا في وقت مبكر جدا في أسبوع العمل. هذا يمكن أن يمنعك أيضا من المماطلة كثيرا وترك معظم عملك حتى نهاية الأسبوع.
3. خطة فواصل في جميع أنحاء يوم عملك
عندما تعمل من خلال قائمة المهام الخاصة بك، لا تنس أن تأخذ بعض الوقت من يومك لكسرات. استخدم طريقة خطة العمل الأسبوعية بالإضافة إلى طريقة إنتاجية أخرى مثلطريقة بومودورو أو طريقة حجب الوقتوبعد بناء بانتظام في استراحة طوال اليوم مهم. تذكر أن عقلك هو عضلة ويجب معالجتها على هذا النحو.
4. استخدم الأتمتة لصالحك
إذا كنت تستخدم أداة إدارة العمل لتنظيم الجدول الأسبوعي الخاص بك، توفير الوقت عن طريق أتمتة المهام الخاصة بك. علي سبيل المثال، UDN مدير المهام يمكن أن تساعدك تلقائيا بسحب جميع المهام التي تحتاجها لإكمالها في قسم واحد من قائمة المهام الخاصة بك. بهذه الطريقة، ليس عليك قضاء بعض الوقت يدويا اختيار المهام التي تحتاجها للعمل عليها.
فوائد استخدام خطة عمل أسبوعية
باستخدام خطة عمل أسبوعية لا تساعدك فقط، فإنه يساعد زملائك في العمل وأصحاب المصلحة أيضا. وإليك طريقة استخدام خطة عمل أسبوعية يمكن أن تساعد الجميع في فريقك في الحصول على الأشياء.
إبقى مرتب
هذه هي الفائدة الأكثر وضوحا لاستخدام خطة عمل أسبوعية. لا داعي للقلق بشأن كل شيء في وقت واحد ويمكنك أن ترى أسبوعك في لمحة. هذا يساعد على كسر خطط المشروع الكبير إلى خطوات أصغر وقابلة للتنفيذ. بالإضافة إلى ذلك، كلما زاد رأس المواعيد النهائية، كلما زاد الأرجح هو أن أعضاء فريقك يمكنهم الوصول إلى جزءهم من المشروع بسلاسة.
إعطاء الأولوية للمهام التابعة
عندما تنظم المهام الأسبوعية الخاصة بك، تعطي الأولويةالمهام التابعةحتى تتمكن من إلغاء حظر زملائك في العمل. عند إعطاء الأولوية للعمل التابع، يمكن أن يقلل هذا من الاختناقات والحفاظ على مشروعك يعمل بسلاسة. يمكن أن يؤدي ذلك أيضا إلى الحد من مقدار تحديثات الحالة، حتى تتمكن من التركيز بشكل أكبر على العمل الهام بدلا من اللحاق بالمراسلات.
زيادة الرؤية
عند تنظيم مهامك باستخدام أداة إدارة أعمال رقمية مثل UDN مدير المهام ، يمكن لفريقك بأكمله إلقاء نظرة على ما تعمل عليه، وعندما تعمل عليه. هذا يقلل من التواصل الخلفي الذي تحتاج إلى القيام به. بالإضافة إلى ذلك، يساعد زملائك في الفريق على تنسيق خطط عملهم الأسبوعية الفردية لتتناسب معك، أو العكس.
قم بإنشاء خطة العمل الرقمية الأسبوعية باستخدام UDN مدير المهام
تبسيط عملية التخطيط الأسبوعية باستخدام أداة التخطيط الرقمي مثل UDN مدير المهام وبعد بسهولة إنشاء قوالب المشروع، وأتمتة المهام، وعرض أسبوع عملك في لمحة. تعرف على المزيد حول كيف UDN مدير المهام يمكن أن تساعد فريقك.
