ما هو تجاوز التكلفة؟ كيفية منع ذلك
المشروع تخطيطهو كل شيء عن الدقة. مع تقريبا28٪ من المشاريعالفشل بسبب عدم الدقةكلفةالتقديرات، من الواضح أن خطة مشروعك تستحق الوقت والاهتمام.
توقعات غير دقيقة حول التكاليف والموارد والفوائد والممور المقدرة يمكن أن تقدم مخاطر المشروع التي يمكن أن تؤثر على فرص الربحية والنمو في مؤسستك. يأخذألغي التفاحقوتها الجوية المتصرف كثيرا - حصيرة شحن لاسلكية - بعد الإنفاق منذ ما يقرب من عامين على R & amp؛ د كحالة في النقطة.
عدم السليمادارة التكاليف، غير فعالة تصميم المشروع ، وإمكانية استخدام الموارد يمكن أن تؤدي إلى مشاريع تسير في الميزانية أو حتى إلغاؤها. دعونا نأخذ نظرة أعمق في تجاوز التكلفة، وأسباب تأخير المشروع، وكيفية إكمال المشاريع بنجاح أثناء اجتياز التكلفة.
ما هو تعريف تجاوز التكلفة؟
تجاوز التكلفة هو تغيير غير متوقع في ميزانية المشروع التي تنفذ زيادة تكلفة المشروع الإجمالية. يمكن أن يحدث بسبب ثلاثة أسباب رئيسية:
ما هي علامات تجاوز التكلفة؟
تحتاج الفرق إلى التأكد من أن لديهم عرض واضح لتقدم المشروع لالتقاط أي علامات تجاوز التكاليف. فيما يلي طرق بضع طرق لاستكشاف تجاوزات الميزانية المحتملة بسرعة:
أسباب مشتركة لتجاوز التكاليف في المشاريع
بالنسبة للمشروعات لتحقيق النجاح، من المهم تجنب تجاوز التكلفة. حتى مع كل الشيكات والتوازنات المعمول بها، قد تظل أكثر من الميزانية.
قبل أن نتمكن من فهم كيفية التحكم في تجاوز التكلفة، دعنا نلقي نظرة فاحصة على الأسباب المشتركة لتجاوز التكاليف في المشاريع.
تقديرات المشروع غير الدقيقة
28٪ من المشاريع تفشلبسبب تقديرات المشروع الخاطئة.
عدم الدقة في التقديرات يمكن أن ينتج عن كل من التكاليف والإفراط في التكاليف. كلاهما ضار بنفس القدر ونتيجة لتحيزات التنبؤ المتعمدة أو غير المقصودة.
لضمان نتائج مشروع إيجابي، يجب أن تكون التقديرات مدفوعة بالبيانات ودقما.
النطاق زحف
مع بيئة أعمال ديناميكية وتحت احتياجات العمل المتغيرة بشكل متكرر، غالبا ما تكون النطاق الزحف أمرا لا مفر منه.
45٪ من المشاريعخبرة نطاق زحف، وهو أحد أكثر العوامل الأكثر شيوعا في تجاوز التكلفة ادارة مشروع وبعد الاستفادة من مفصلة وشاملةنظام تتبع المشروعيمكن أن تساعد في مراقبة المهام المكتملة والمعلقة للسيطرة على نطاق زحف.
عدم إدارة المخاطر
كل مدير مشروع يخلق خططا على أمل أن يتمكنوا من العمل كما هو مقصود. لسوء الحظ، إنها ليست بسيطة مثل ذلك.
يمكن أن تتسبب عوامل داخلية أو خارجية غير متوقعة في تأخير مشروع غير متوقع أو يؤدي إلى تجاوز التكلفة. املكمخاطرة و تغيير استراتيجية الإدارةفي مكان يمكن أن تساعد فريقك على تجنب أي خسائر مالية.
فجوات الاتصالات داخل الفرق
29٪ من المشاريع تفشلبسبب التواصل غير الواضح. عدم وجود خط بسيط من الاتصال بين مديري المشاريع وأصحاب المصلحة يمكن أن يؤدي إلى تأخيرات يمكن تجنبها.
يمكن أن يسبب هذا التأخير جهدا مضيعا وموارد خاطئة، والوقت المفقود، وتجاوز التكاليف في إدارة المشاريع.
كيف يمكنك منع تجاوزات التكاليف؟
البحث عن ذلكماكينزي وجامعة أكسفورديشير إلى أن أكثر من نصف مشاريع تكنولوجيا المعلومات الكبيرة تجاوزت ميزانياتها المحددة بأكثر من 45٪.
نظرا لأن المشاريع التقنية تنمو في نطاق وتصل إلى قاعدة تنظيمية أوسع، فإن أي أخطاء تشكل خطرا كبيرا على الشركة بأكملها.
مع ضائعة أكثر من 66 مليار دولار سنويا بسبب تجاوزات التكاليف، فإن فقدان السيطرة على ميزانية المشروع الخاصة بك يمكن أن تسحب ربحية الشركة إلى أسفل. فيما يلي بعض النصائح لمنع تجاوز تكلفة المشروع والحفاظ على أكثر تشددا في ميزانيتك:
مشاريع الخطة بدقة
واحدة من أكثر الطرق فعالية لضمان نجاح المشروع هي التخطيط لها بدقة. كلما زادت الدقة تقديراتك، كلما زادت فرص المشروع داخل الميزانية.
وجود ميزانية مفصلة وخطة إدارة الخطريمكن أن تساعد في تغطية قواعدك ووضع المشروع على المسار الصحيح لتحقيق أهدافها المخططة.
ممارسة العناية الواجبة مع البائعين
تتطلب العديد من المشاريع التعاون مع بائعي الطرف الثالث. قد يتراوح دعمهم من أداء مهام محددة لتزويد المواد الخام الرئيسية إلى التعاقد من الباطن لإنتاج المنتجات.
تأكد من أن فرقك تفعلاجراءات لارضاء المتطلباتقبل إنشاء علاقات المورد الرئيسية هذه. خلاف ذلك، قد يثبت هؤلاء البائعون باهظ الثمن ويؤدي إلى تجاوز التكلفة يمكن تجنبها. للقيام بذلك، مراجعة الخطوات الرئيسية هذه:
نطاق التحكم زحف وتحسين الموارد
مؤشر مديري المشتريات يؤكد البحثأن المراحل الأولية للمشروع لها أكبر تأثير على التكلفة الإجمالية ..
يجوز للمستخدمين النهائيين وأعضاء الفريق الداخلي، وأصحاب المصلحة الآخرين إدخال طلبات تغيير متعددة يمكن أن يؤدي إلى تجاوز التكلفة في المشروع. إجراء مراجعة شاملة قبل الموافقة على أيتغيير نطاق التغييراتوالتأكد من إعادة تعيين الموارد أيضا.
من خلال جمع فريق ماهر مع الموارد المثلى، يمكنك الحصول على مشروع أكثر كفاءة من حيث التكلفة ينجح في أهدافها.
توظيف أداة إدارة المشاريع
إعطاء مدير مشروعك متعدد الاستخدامات أداة إدارة المشاريع يمكن أن تكون مفيدة في زيادة كفاءة المشاريع والتحكم في تجاوز التكلفة.
بصرف النظر عن مراقبة موارد المشروع بكفاءة، يمكن أن يساعد ذلك أيضا في أفضلمهمة الجدولةلتجنب أي هدر من الموارد أو الخسارة.
لديك قناة اتصال واضحة
استخدام برنامج إدارة المشاريع للاتصال السلس يمكن أن يساعد في الحفاظ على المشروع على المسار الصحيح.
سيحصل أصحاب المصلحة الرئيسيون على نظرة عامة واسعة من التقدم المحرز في المشروع بينما ستتاح فرق المشروع سهولة الوصول إلى جميع التفاصيل اللازمة لعملهم.
راقب
لمنع تجاوز التكلفة، راقب تقدم المشروع. استخدام أدوات إدارة المشاريع لتحديد القضايا الصغيرة ومنعها من النمو إلى مشاكل أكبر يمكن أن تهدد نجاح المشروع.
مخططات غانتتتيح لك أن تبقي العين على جدول المشروع، عبء العمل الفريق، وأي انزلاق في الوقت الحقيقي.
ما يجب القيام به عند تجاوز التكاليف
إذا تجاوز تكاليف المشروع على الرغم من أفضل جهود الفرق الخاصة بك، فهناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها للحصول على المشروع مرة أخرى على المسار الصحيح. إن مفتاح نجاح المشروع هو إتقان الأبعاد الأربعة العريضة للتكلفة:
معرفة السبب الحقيقي
حفر أعمق في الأنشطة المحددة التي خرجت من الميزانية لمعرفة الأسباب الحقيقية لتأخير المشروع وتجاوز التكلفة.
من الممكن تماما أن استغرقت مهمة مشروع واحدة المزيد من الموارد أو الوقت مما كان متوقعا، مما أسفر عن تأثير متتالي على مهمة المشروع اللاحقة. تحدث إلى أعضاء فريقك وإجراء مراجعة مفصلة قبل الوصول إلى أي استنتاجات.
إدارة استراتيجية المشاريع وأصحاب المصلحة
الكثير من التركيز على ميزانيات المشروع وعمليات الجدولة يمكن أن يؤدي إلى إيلاء أقل مقابل المشروعإستراتيجيةوأصحاب المصلحة.
إن إنشاء القيمة الاستراتيجية للمشروع مبكرا يمكن أن يحافظ على التركيز على المشروع. عن طريق محاذاة أهداف العمل مع جدول زمني للمشروع، يمكنك مساعدة فرق المشروع تجنب تجاوز التكلفة وتسليم المشاريع بنجاح.
الحصول على الفريق على جانبكم
تعد ثقافة عالية الأداء ورؤية مشتركة وعمليات الفريق المشتركة ضرورية لتقديم مشاريع أداء أعلى.
إنشاء هيكل حافز مشترك يستند إلى مشروع بدلا من هدف عمل فردي. ينقعإدارة التغييراستراتيجيات بطريقة شفافة وطبيعية.
من خلال التواصل الدقيق في الوقت المناسب من التغييرات في المشروع والمعالم والتطورات الرئيسية، يبقى كل عضو في الفريق في نفس الصفحة.
كن صحيحا لممارسات إدارة المشاريع الأساسية
بعد أن حاول واختبارها ممارسات إدارة المشاريع في مكانها يمكن أن تساعد فريقك في تقديم المشروع وفقا للخطة.
قدم انضباط عملية وإعداد عملية صارمة لأي طلبات تغيير مع دورات تسليم أقصر لتجنب الهدر. هذا يضمن ملكية واضحة ويتجنب سوء فهم الفريق، مما أدى إلى زيادة الكفاءة.
كيفية منع تجاوز التكلفة مع UDN مدير المهام
تحدي الاحتمالات من خلال ضمان تقديم مشروعك قيمة داخل الجدول الزمني والميزانية. تحقيق نتائج ناجحة عن طريق استخدام برنامج إدارة المشاريع التي تمنحك الأدوات التي تحتاجها للتخطيط والشاشة والإبلاغ.
UDN مدير المهام يتيح لك إنشاء وتسليم قيمة لعملائك، وتمكين فرقك مع الأدوات التي يحتاجون إليها لإكمال المشاريع ذات الأداء الأعلى.
مراقبة تقدم المشروع مع البصريةلوحات Kanban.وأتمتة المهام لضمان التسليم في الوقت المحدد. ابدأ في التخطيط لمشاريع عالية الجودة التي تصل في الجدول الزمني والميزانية UDN مدير المهام 'س محاكمة مجانية لمدة أسبوعينوبعد
