4 συμβουλές για τη δημιουργία του καλύτερου εβδομαδιαίου σχεδίου εργασίας

Περίληψη

Ένα εβδομαδιαίο σχέδιο εργασίας είναι ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών που μπορεί να σας βοηθήσει να καταρρίψετε τις εργασίες που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε με βάση την επερχόμενη εβδομάδα σας. Μάθετε πώς αυτή η στρατηγική μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε οργανωμένοι και να χτυπήσετε τις προθεσμίες σας.

Ω, οι φοβισμένες Δευτέρες. Το Bane της ύπαρξης για πολλούς επαγγελματίες εργασίας και Lasagna-Eating Tabby Cats. Ένας από τους λόγους για τους οποίους οι άνθρωποι φοβούνται να κατευθυνθούν στη δουλειά τις Δευτέρες είναι επειδή είναι συγκλονισμένοι με την άγνωστη ποσότητα εργασίας που τους περιμένει. Αυτή η ασάφεια μπορεί να προκαλέσει πρόσθετη πίεση και μπορεί να οδηγήσει σεξεφλουδίζω .

Ένα εβδομαδιαίο σχέδιο εργασίας μπορεί να βοηθήσει στην ανακούφιση κάποιου από το άγχος που αισθάνεστε να έρθετε στην εργασία σε μια Δευτέρα. Η χρήση ενός εβδομαδιαίου σχεδίου εργασίας μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε όλα όσα πρέπει να κάνετε κατά τη διάρκεια της εβδομάδας, καθώς και να αποτρέψετε τις φοβερές σπόροι της Κυριακής από την περικοπή.

Τι είναι ένα εβδομαδιαίο σχέδιο εργασίας;

Ένα εβδομαδιαίο σχέδιο εργασίας είναι ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών που σας βοηθά να καταρρίψετε και να οργανώσετε τις εργασίες που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε την επερχόμενη εβδομάδα. Η δημιουργία ενός εβδομαδιαίου προγράμματος βελτιώνει τις δεξιότητες διαχείρισης του χρόνου σας βοηθώντας σας να οργανώνετε προληπτικά το χρόνο σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ολοκληρώσετε σημαντικά καθήκοντα σχετικά με το χρονοδιάγραμμα.

Αυτή η τεχνική όχι μόνο σας βοηθά να δημιουργήσετε ένακαθημερινό πρόγραμμα, αλλά και σας δίνει μια εβδομαδιαία επισκόπηση του τι θα συνεργαστείτε. Όταν δημιουργείτε το εβδομαδιαίο σχέδιο εργασίας σας, είναι σημαντικό να εξετάσετε τις συναντήσεις που πρέπει να παρακολουθήσετε. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να εξισορροπήσετε το φόρτο εργασίας σας με το ποσό των συναντήσεων που έχετε, ώστε να μην έχετε κατά λάθος πάρα πολλή δουλειά σε μια βαριά μέρα συνάντησης.

Πώς να δημιουργήσετε ένα εβδομαδιαίο σχέδιο εργασίας

Η δημιουργία ενός εβδομαδιαίου σχεδίου εργασίας είναι μια απλή διαδικασία που μπορεί να πάρει την εβδομάδα εργασίας σας ξεκίνησε στο σωστό δρόμο. Εδώ είναι τέσσερα εύκολα βήματα που μπορείτε να πάρετε.

Βήμα 1: Παρακολουθήστε το σε-dos σας σε ένα μέρος

Ο πιο συνηθισμένος τρόπος για να ξεκινήσετε το εβδομαδιαίο σχέδιο εργασίας σας είναι να βάλετε τα πάντα σε μια παλιομοδίτικηλίστα υποχρεώσεων. Οι λίστα ψηφιακών υποχρεώσεων εργασίας λειτουργούν καλύτερα επειδή καθιστούν εύκολο να ταξινομήσετε και να δώσουν προτεραιότητα στην εργασία-Plus είναι αδύνατο να χάσουν. Με ένα εργαλείο όπως UDN Task Manager , μπορείτε επίσης να επισυνάψετε πληροφορίες σχετικά με τα συμφραζόμενα σε εργασίες, ώστε να έχετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε χωρίς να γεμίζουν τη λίστα σας. Το πιο σημαντικό μέρος αυτού του βήματος είναι ότι όλα όσα χρειάζεστε είναι σε ένα χώρο, έτσι ώστε να γίνει πηγή αλήθειας για την εβδομάδα. Εάν δεν είστε σίγουροι για το τι πρέπει να συμβεί στη συνέχεια, μπορείτε να πάτε πίσω στο to-dos σας.

Εάν έχετε έναν σκληρό χρόνο παρακολούθησης όλων των καθηκόντων σας, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε τοΝα πάρει τα πράγματα (GTD)μέθοδος. Αυτή η τεχνική επικεντρώνεται στην οργάνωση όλων των σκέψεών σας σε ένα μέρος, ώστε να μπορείτε να εκφορτώσετε τις πληροφορίες στον εγκέφαλό σας αντί να προσπαθείτε να ζυγίσετε διανοητικά τα πάντα.

Βήμα 2: Αναθέστε προθεσμίες για τις εργασίες στη λίστα σας

Κάθε στοιχείο δράσης στη λίστα υποχρεώσεων που πρέπει να έχει μια αντίστοιχη ημερομηνία λήξης. Αυτό είναι ένα εξαιρετικά σημαντικό βήμα για τα εβδομαδιαία σχέδια εργασίας, καθώς οι οφειλόμενες ημερομηνίες θα σας βοηθήσουν να υπαγορεύσετε όταν θα πρέπει να εργάζεστε σε κάθε εργασία.

Εάν γνωρίζετε ότι χρειάζεστε μια εργασία που ολοκληρώθηκε από μια συγκεκριμένη ημέρα, καταλάβετε περίπου πόσο καιρό θα σας κάνει η μεμονωμένη εργασία για να ολοκληρώσετε. Πάρτε τον εκτιμώμενο χρόνο και εργάζεστε προς τα πίσω από την ημερομηνία λήξης. Αυτό είναι τουλάχιστον όταν πρέπει να αρχίσετε να εργάζεστε σε αυτό το έργο.

Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής μπορεί να θέλει τον επόμενο μήναΗμερολόγιο περιεχομένου κοινωνικών μέσωναπό την Παρασκευή το πρωί. Το ημερολόγιο συνήθως διαρκεί περίπου τρεις ημέρες για να ολοκληρωθεί, οπότε θα αρχίσετε να εργάζεστε σε αυτό το έργο τουλάχιστον μέχρι την Τρίτη κατά τη διάρκεια της εβδομάδας εργασίας σας.

Βήμα 3: Προτεραιότητα στις εργασίες σας αποτελεσματικά

Πώς προτεραιτένετε τα καθήκοντά σας για την εβδομάδα είναι εξαιρετικά σημαντική. Τα χρονοδιαγράμματα εξισορρόπησης με προτεραιότητα είναι μια δύσκολη ικανότητα διαχείρισης. Όταν έχετε μακροπρόθεσμα έργα με μακροπρόθεσμη ημερομηνία λήξης, μπορείτε να σπάσετε αυτά τα έργα σε μικρότερα κομμάτια και να συμπληρώσετε ένα μέρος της εργασίας κάθε μέρα μέχρι την ημερομηνία λήξης. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να σας αποτρέψετε την ανάκτηση και να πρέπει να ανακατευτείτε την τελευταία στιγμή για να γίνουν μεγαλύτερα έργα.

Εάν χρησιμοποιείτε έναΕργαλείο διαχείρισης εργασίας, δοκιμάστε να προσθέσετε μια ετικέτα προτεραιότητας σε κάθε εργασία. Όχι μόνο αυτό θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε τις προτεραιότητές σας στη γραμμή, αλλά δείχνει επίσης τα μέλη της ομάδας σας τι εστιάζετε για την ημέρα. Εάν τα πράγματα αλλάζουν και πρέπει να μετατοπίζετε τις προτεραιότητες, μπορείτε εύκολα να αναδιαμορφώσετε τις εργασίες σας ανάλογα.

Βήμα 4: Αφιερώστε χρόνο κάθε εβδομάδα για την οργάνωση εργασιών

Ένα εβδομαδιαίο σχέδιο εργασίας λειτουργεί καλύτερα όταν το χρησιμοποιείτε σταθερά ως εβδομαδιαίος προγραμματιστής. Χαράξτε λίγο χρόνο στο πρόγραμμά σας κάθε εβδομάδα για να σταματήσετε και να σκεφτείτε τις εργασίες που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε την επερχόμενη εβδομάδα.

Μερικοί άνθρωποι περνούν κάποια στιγμή την Παρασκευή το απόγευμα που διοργανώνουν τα καθήκοντά τους, ενώ άλλοι χρησιμοποιούν τη Δευτέρα το πρωί ως εβδομαδιαίο σχεδιασμό του χρόνου τους. Και οι δύο μέρες έχουν τα οφέλη τους. Η σύνταξη των καθηκόντων σας την Παρασκευή σας επιτρέπει να έρθετε τη Δευτέρα με καθήκοντα σαφώς οργανωμένη, ώστε να μπορείτε να χτυπήσετε το έδαφος. Αυτή είναι μια καλή στρατηγική για τους ανθρώπους που έχουν πρόβλημα να αποσυνδέσουν από την εργασία τους τα Σαββατοκύριακα, επειδή θα έχουν σαφή εικόνα για το τι μοιάζει η μέρα τους τη Δευτέρα πριν ξεκινήσει το Σαββατοκύριακο.

Η οργάνωση των εβδομαδιαίων εργασιών σας τη Δευτέρα δίνει μια σαφή επισκόπηση του τι θα εργαστείτε κατά τη διάρκεια της εβδομάδας. Αυτή η μέθοδος είναι καλή για τα μέλη της ομάδας που εξαρτώνται από τους άλλους για τα καθήκοντά τους, όπως μια ομάδα πωλήσεων ή μια ομάδα επιτυχίας πελατών. Εάν είστε πιο πιθανό να λάβετε αλληλογραφία το Σαββατοκύριακο, δημιουργώντας το εβδομαδιαίο σχέδιο εργασίας σας σε μια Δευτέρα, σας επιτρέπει να δώσετε προτεραιότητα στο έργο που ήρθε ενώ βρισκόσασταν έξω.

4 βέλτιστες πρακτικές για τη δημιουργία ενός εβδομαδιαίου σχεδίου εργασίας

Τα παραπάνω βήματα είναι οι απλές ενέργειες που πρέπει να κάνετε για να δημιουργήσετε το εβδομαδιαίο σχέδιο εργασίας σας. Για να συμπληρώσετε τα βήματα αυτά, εδώ είναι μερικές συμβουλές για να σας βοηθήσει να αξιοποιήσετε στο έπακρο το σχέδιο εργασίας σας.

1. Αντικατοπτρίστε το σχέδιο εργασίας σας κάθε εβδομάδα

Ενώ οργανώνετε τα καθήκοντά σας για την επόμενη εβδομάδα, αφιερώστε χρόνο για να σκεφτείτε την περασμένη εβδομάδα και τις εργασίες που έχετε ολοκληρώσει. Πάρτε αυτό υπόψη κατά τον προγραμματισμό της επερχόμενης εβδομάδας. Έχετε κάποιες εργασίες που απομένουν ότι πρέπει να κυλήσετε την επόμενη εβδομάδα;

Όταν κοιτάζετε τα καθήκοντά σας από την προηγούμενη εβδομάδα, αφιερώστε χρόνο για να εξετάσετε το φόρτο εργασίας σας για την επόμενη εβδομάδα. Εάν έχετε απομείνει πάρα πολλές εργασίες, αυτό μπορεί να είναι ένας δείκτης που έχετε πάρα πολύ στο πιάτο σας. Εάν πρέπει να εκφορτώσετε κάποια εργασία από το πιάτο σας, εδώ είναι μερικές στρατηγικές:

Συζητήστε με τον διαχειριστή σας για το συναίσθημαυπερβολικός .

ΑντιπρόσωποςΜερικά από τα καθήκοντά σας σε άλλα μέλη της ομάδας.

Χρησιμοποιήστε έναEisenhower Matrixγια να προτεραιτένετε καλύτερα τα καθήκοντά σας.

Ξεκινήστε να λέτε "όχι" σε περισσότερα έργα.

2. Ισορροπίστε το εβδομαδιαίο φόρτο εργασίας σας

Ορισμένες εργασίες μπορεί να απαιτούν περισσότερη διανοητική ικανότητα από άλλες. Για παράδειγμα, ο σχεδιασμός μεγάλης εικόνας μπορεί να πάρει περισσότερη ψυχική ενέργεια από την απάντηση σε ένα γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν έχετε μια δύσκολη εργάσιμη ημέρα συνάντησης, προσπαθήστε να το εξισορροπήσετε κάνοντας τα καθήκοντα που απαιτούν λιγότερη ψυχική ενέργεια εκείνες τις μέρες. Η εξισορρόπηση του φόρτου εργασίας σας με αυτόν τον τρόπο μπορεί να σας βοηθήσει να σας εμποδίσει να εξαντληθεί διανοητικά πολύ νωρίς στην εβδομάδα εργασίας. Αυτό μπορεί επίσης να σας εμποδίσει να χρονοτριβήσετε πάρα πολύ και να αφήσετε το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς σας μέχρι το τέλος της εβδομάδας.

3. Σχέδιο διαλείμματα καθ 'όλη τη διάρκεια της εργασίας σας

Όταν εργάζεστε μέσω της λίστας εργασιών σας, μην ξεχάσετε να πάρετε κάποιο χρόνο από την ημέρα σας για διαλείμματα. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο εβδομαδιαίας εργασίας, εκτός από μια άλλη μέθοδο παραγωγικότητας όπως τοΜέθοδος Pomodoro ή Μέθοδος αποκλεισμού ώρας. Τακτικά κτίρια σε διαλείμματα όλη την ημέρα είναι σημαντική. Θυμηθείτε, ο εγκέφαλός σας είναι ένας μυς και πρέπει να αντιμετωπίζεται ως τέτοιος.

4. Χρησιμοποιήστε την αυτοματοποίηση προς όφελός σας

Εάν χρησιμοποιείτε έναΕργαλείο διαχείρισης εργασίαςΓια να οργανώσετε το εβδομαδιαίο πρόγραμμα σας, εξοικονομήστε χρόνο με αυτοματοποίηση των καθηκόντων σας. Για παράδειγμα, UDN Task Manager Μπορεί να σας βοηθήσει να τραβήξετε αυτόματα όλες τις εργασίες που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε σε ένα τμήμα της λίστας εργασιών σας. Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να περάσετε χρόνο χειροκίνητα να επιλέξετε τις εργασίες που χρειάζεστε για να εργαστείτε.

Οφέλη από τη χρήση εβδομαδιαίου σχεδίου εργασίας

Η χρήση ενός εβδομαδιαίου σχεδίου εργασίας δεν σας βοηθά απλά, βοηθά τους συναδέλφους και τους ενδιαφερόμενους και τους ενδιαφερόμενους. Εδώ είναι πώς η χρήση ενός εβδομαδιαίου σχεδίου εργασίας μπορεί να βοηθήσει όλους στην ομάδα σας να κάνει τα πράγματα.

Μείνετε οργανωμένοι

Αυτό είναι το πιο προφανές όφελος για τη χρήση ενός εβδομαδιαίου σχεδίου εργασίας. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για όλα ταυτόχρονα και μπορείτε να δείτε την εβδομάδα σας με μια ματιά. Αυτό βοηθά στη διάσπαση των μεγάλων σχεδίων έργου κάτω σε μικρότερα, δράσιμα βήματα. Επιπλέον, τόσο περισσότερο στην κορυφή των προθεσμιών σας είστε, τόσο πιο πιθανό είναι ότι τα μέλη της ομάδας σας μπορούν να φτάσουν στο τμήμα του έργου ομαλά.

Προτεραιότητα στις εξαρτημένες εργασίες

Όταν οργανώνετε τα εβδομαδιαία καθήκοντά σας, δώστε προτεραιότηταεξαρτώμενα καθήκονταΈτσι μπορείτε να ξεμπλοκάρετε τους συναδέλφους σας. Όταν προτεραιτένετε προτεραιότητα στην εξαρτημένη εργασία, αυτό μπορεί να μειώσει τα εμπόδια και να διατηρήσει το έργο σας να λειτουργεί ομαλά. Αυτό μπορεί επίσης να περιορίσει το ποσό των ενημερώσεων κατάστασης, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε περισσότερο σε σημαντική εργασία αντί να καλύψετε με αλληλογραφία.

Αυξήστε την ορατότητα

Όταν οργανώνετε τις εργασίες σας χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο διαχείρισης ψηφιακής εργασίας όπως UDN Task Manager , ολόκληρη η ομάδα σας μπορεί να ρίξει μια ματιά σε αυτό που εργάζεστε σε και όταν εργάζεστε σε αυτό. Αυτό ελαχιστοποιεί την ανακοίνωση στην πλάτη και την άκρη που πρέπει να κάνετε. Επιπλέον, βοηθά τους συμπαίκτες σας να συντονίζουν τα δικά τους εβδομαδιαία σχέδια εργασίας να ταιριάζουν με τη δική σας ή αντίστροφα.

Δημιουργήστε το εβδομαδιαίο σχέδιο ψηφιακής εργασίας σας χρησιμοποιώνταςUDN Task Manager

Απλοποιήστε την εβδομαδιαία διαδικασία σχεδιασμού χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο ψηφιακού σχεδιασμού όπωςUDN Task Manager. Δημιουργήστε εύκολα πρότυπα έργου, αυτοματοποιήστε εργασίες και δείτε την εβδομάδα εργασίας σας με μια ματιά. Μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώςUDN Task Managerμπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας.