4 mẹo để tạo kế hoạch làm việc hàng tuần tốt nhất

Tóm lược

Kế hoạch làm việc hàng tuần là một công cụ quản lý nhiệm vụ có thể giúp bạn phá vỡ các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành dựa trên Tuần lễ sắp tới của mình. Tìm hiểu cách chiến lược này có thể giúp bạn tổ chức và đạt được thời hạn của bạn.

Oh, những thứ hai đáng sợ. Bane của sự tồn tại đối với nhiều chuyên gia làm việc và mèo tabby ăn lasagna. Một trong những lý do khiến mọi người sợ đi vào công việc vào thứ Hai là vì họ bị choáng ngợp với số lượng công việc không xác định đang chờ họ. Sự mơ hồ này có thể gây ra căng thẳng bổ sung và có thể dẫn đến kiệt sức .

Kế hoạch làm việc hàng tuần có thể giúp giảm bớt một số căng thẳng mà bạn cảm thấy khi đi làm vào thứ Hai. Sử dụng một kế hoạch làm việc hàng tuần có thể giúp bạn tổ chức mọi thứ bạn cần để làm trong tuần, cộng với ngăn chặn sự sợ hãi của chủ nhật đáng sợ khi bị cắt xén.

Kế hoạch làm việc hàng tuần là gì?

Một kế hoạch làm việc hàng tuần là một công cụ quản lý nhiệm vụ giúp bạn phá vỡ và sắp xếp các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành cho tuần tới. Tạo một lịch trình hàng tuần cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn bằng cách giúp bạn chủ động tổ chức thời gian của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng theo lịch trình.

Kỹ thuật này không chỉ giúp bạn tạo ra một Thời khoá biểu hàng ngày , nhưng cũng cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan hàng tuần về những gì bạn sẽ làm. Khi bạn tạo kế hoạch làm việc hàng tuần của mình, điều quan trọng là phải xem xét các cuộc họp bạn cần tham dự. Điều này có thể giúp bạn cân bằng khối lượng công việc của mình với số lượng các cuộc họp bạn có để bạn không vô tình có quá nhiều việc vào một ngày nặng nề.

Cách tạo kế hoạch làm việc hàng tuần

Tạo một kế hoạch làm việc hàng tuần là một quá trình đơn giản có thể khiến Tuần làm việc của bạn bắt đầu đi đúng hướng. Dưới đây là bốn bước dễ dàng bạn có thể thực hiện.

Bước 1: Theo dõi To-Dos của bạn ở một nơi

Cách phổ biến nhất để bắt đầu kế hoạch làm việc hàng tuần của bạn là đưa mọi thứ xuống một cách lỗi thời những việc cần làm . Danh sách việc cần làm kỹ thuật số hoạt động tốt nhất vì chúng giúp bạn dễ dàng sắp xếp và ưu tiên công việc, cộng với họ không thể mất. Với một công cụ như Quản lý tác vụ UDN , Bạn cũng có thể đính kèm thông tin theo ngữ cảnh vào các nhiệm vụ để bạn có thông tin bạn cần mà không làm lộn xộn danh sách của bạn. Phần quan trọng nhất của bước này là tất cả mọi thứ bạn cần là trong một không gian để nó trở thành nguồn gốc của bạn trong tuần. Nếu bạn không chắc chắn về những gì cần xảy ra tiếp theo, bạn có thể quay lại với DOS của mình.

Nếu bạn có một thời gian khó theo dõi tất cả các nhiệm vụ của mình, hãy thử sử dụng Hoàn thành công việc (GTD) phương pháp. Kỹ thuật này tập trung vào việc tổ chức tất cả những suy nghĩ của bạn ở một nơi, vì vậy bạn có thể giảm tải thông tin trong bộ não của mình thay vì cố gắng tung hứng tinh thần mọi thứ.

Bước 2: Gán thời hạn cho các nhiệm vụ trong danh sách của bạn

Mỗi mục hành động trong danh sách việc cần làm của bạn nên có một ngày đáo hạn tương ứng. Đây là một bước cực kỳ quan trọng đối với các kế hoạch làm việc hàng tuần, vì ngày đáo hạn sẽ giúp bạn ra lệnh khi bạn nên làm việc trên mỗi nhiệm vụ.

Nếu bạn biết rằng bạn cần một nhiệm vụ hoàn thành vào một ngày nhất định, hãy tìm ra khoảng thời gian nhiệm vụ cá nhân đó sẽ đưa bạn đến hoàn thành. Mất thời gian ước tính đó, và làm việc ngược từ ngày đáo hạn. Điều này là tối thiểu khi bạn nên bắt đầu làm việc trên nhiệm vụ đó.

Ví dụ: người quản lý có thể muốn vào tháng tới Lịch nội dung truyền thông xã hội Đến sáng thứ Sáu. Lịch thường mất khoảng ba ngày để hoàn thành, vì vậy bạn sẽ bắt đầu làm việc với nhiệm vụ này ít nhất là vào thứ ba trong tuần làm việc của bạn.

Bước 3: Ưu tiên nhiệm vụ của bạn một cách hiệu quả

Cách bạn ưu tiên các nhiệm vụ trong tuần là cực kỳ quan trọng. Cân bằng các mốc thời gian với ưu tiên là một kỹ năng khó khăn để quản lý. Khi bạn có các dự án dài hạn với các ngày đến hạn xa hơn, bạn có thể phá vỡ các dự án này thành các phần nhỏ hơn và hoàn thành một phần của nhiệm vụ mỗi ngày cho đến ngày đáo hạn. Điều này có thể giúp ngăn bạn trì hoãn và phải tranh giành vào phút cuối để thực hiện các dự án lớn hơn.

Nếu bạn sử dụng một Công cụ quản lý công việc , hãy thử thêm nhãn ưu tiên cho mỗi nhiệm vụ. Điều này không chỉ giúp bạn giữ ưu tiên của mình trong dòng, mà còn hiển thị các thành viên trong nhóm của bạn những gì bạn đang tập trung vào trong ngày. Nếu mọi thứ thay đổi và bạn phải thay đổi các ưu tiên, bạn có thể dễ dàng thuyết phục các nhiệm vụ của mình cho phù hợp.

Bước 4: dành thời gian dành cho mỗi tuần cho tổ chức nhiệm vụ

Một kế hoạch làm việc hàng tuần hoạt động tốt nhất khi bạn sử dụng nó một cách nhất quán như một kế hoạch hàng tuần. Khoảnh khắc một thời gian trong lịch trình của bạn mỗi tuần để dừng lại và phản ánh về các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành cho tuần tới.

Một số người dành thời gian vào chiều thứ Sáu, buổi chiều tổ chức nhiệm vụ của họ, trong khi những người khác sử dụng sáng thứ Hai như thời gian lập kế hoạch hàng tuần của họ. Cả hai ngày có lợi ích của họ. Biên dịch các nhiệm vụ của bạn vào thứ Sáu cho phép bạn vào thứ Hai với các nhiệm vụ được tổ chức rõ ràng để bạn có thể chạm mặt đất. Đây là một chiến lược tốt cho những người gặp khó khăn trong việc ngắt kết nối với công việc vào cuối tuần, bởi vì họ sẽ có cái nhìn sâu sắc rõ ràng về những gì ngày của họ trông giống vào thứ Hai trước khi vào cuối tuần.

Tổ chức các nhiệm vụ hàng tuần của bạn vào thứ Hai cho bạn một cái nhìn tổng quan rõ ràng về những gì bạn sẽ làm việc trong tuần. Phương pháp này tốt cho các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào những người khác cho các nhiệm vụ của họ, chẳng hạn như một đội ngũ bán hàng hoặc một đội thành công của khách hàng. Nếu bạn có nhiều khả năng nhận được thư từ vào cuối tuần, hãy tạo kế hoạch làm việc hàng tuần của bạn vào thứ Hai cho phép bạn ưu tiên công việc xuất hiện trong khi bạn đã ra ngoài.

4 thực tiễn tốt nhất để tạo một kế hoạch làm việc hàng tuần

Các bước trên là những hành động đơn giản bạn cần thực hiện để tạo kế hoạch làm việc hàng tuần của mình. Để bổ sung các bước đó, đây là một số mẹo để giúp bạn tận dụng tối đa kế hoạch làm việc của mình.

1. Phản ánh về kế hoạch làm việc của bạn mỗi tuần

Trong khi bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình trong tuần tới, hãy dành thời gian để phản ánh vào tuần qua và các nhiệm vụ bạn đã hoàn thành. Xem xét điều này khi lên kế hoạch cho tuần tới. Bạn có bất kỳ nhiệm vụ nào còn lại mà bạn phải lăn vào tuần tới?

Khi bạn đang nhìn vào các nhiệm vụ của mình còn lại từ tuần trước, hãy dành thời gian để xem xét khối lượng công việc của bạn cho tuần tới. Nếu bạn còn quá nhiều nhiệm vụ, đây có thể là một chỉ số mà bạn có quá nhiều trên đĩa của mình. Nếu bạn cần giảm tải một số công việc từ đĩa của mình, đây là một vài chiến lược:

Nói chuyện với người quản lý của bạn về cảm giác làm việc quá sức .

Đại biểu. một số nhiệm vụ của bạn với các thành viên trong nhóm khác.

Sử dụng an. Ma trận Eisenhower. để ưu tiên tốt hơn nhiệm vụ của bạn.

2. Cân bằng khối lượng công việc hàng tuần của bạn

Một số nhiệm vụ có thể đòi hỏi nhiều khả năng tinh thần hơn những nhiệm vụ khác. Ví dụ, việc lập kế hoạch hình ảnh lớn có thể có nhiều năng lượng tinh thần hơn là trả lời email nhanh chóng. Nếu bạn có một ngày làm việc nặng nề, hãy cố gắng cân bằng nó bằng cách đưa các nhiệm vụ đòi hỏi ít năng lượng tinh thần hơn vào những ngày đó. Cân bằng khối lượng công việc của bạn theo cách này có thể giúp ngăn bạn bị kiệt sức về tinh thần quá sớm trong tuần làm việc. Điều này cũng có thể ngăn bạn khỏi chừ quá nhiều và để lại hầu hết các công việc của bạn cho đến cuối tuần.

3. Kế hoạch nghỉ trong suốt ngày làm việc của bạn

Khi bạn đang làm việc thông qua danh sách nhiệm vụ của mình, đừng quên mất một chút thời gian trong ngày để nghỉ ngơi. Sử dụng phương thức kế hoạch làm việc hàng tuần ngoài một phương thức năng suất khác như Phương pháp Pomodoro hoặc Phương pháp chặn thời gian . Thường xuyên xây dựng trong giờ nghỉ trong suốt cả ngày là rất quan trọng. Hãy nhớ rằng, bộ não của bạn là một cơ bắp và nên được đối xử như vậy.

4. Sử dụng tự động hóa lợi thế của bạn

Nếu bạn sử dụng một Công cụ quản lý công việc Để sắp xếp lịch trình hàng tuần của bạn, hãy tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ của bạn. Ví dụ, Quản lý tác vụ UDN Có thể giúp bạn tự động kéo tất cả các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành một phần trong danh sách nhiệm vụ của mình. Bằng cách đó, bạn không cần phải dành thời gian chọn thủ công các nhiệm vụ bạn cần để làm việc.

Lợi ích của việc sử dụng một kế hoạch làm việc hàng tuần

Sử dụng một kế hoạch làm việc hàng tuần không chỉ giúp bạn, nó cũng giúp đồng nghiệp và các bên liên quan của bạn. Đây là cách sử dụng một kế hoạch làm việc hàng tuần có thể giúp mọi người trong nhóm của bạn hoàn thành công việc.

Ở lại tổ chức

Đây là lợi ích rõ ràng nhất để sử dụng một kế hoạch làm việc hàng tuần. Bạn không phải lo lắng về tất cả mọi thứ cùng một lúc và bạn có thể nhìn thấy tuần của mình trong nháy mắt. Điều này giúp phá vỡ các dự án lớn lên kế hoạch thành các bước nhỏ hơn, có thể hành động. Thêm vào đó, nhiều hơn về đầu thời hạn của bạn, bạn càng có nhiều khả năng là các thành viên trong nhóm của bạn có thể đến một phần của dự án của họ một cách trơn tru.

Ưu tiên các nhiệm vụ phụ thuộc

Khi bạn tổ chức các nhiệm vụ hàng tuần của mình, ưu tiên nhiệm vụ phụ thuộc Vì vậy, bạn có thể bỏ chặn đồng nghiệp của bạn. Khi bạn ưu tiên công việc phụ thuộc, điều này có thể làm giảm các tắc nghẽn và giữ cho dự án của bạn chạy trơn tru. Điều này cũng có thể giới hạn số lượng cập nhật trạng thái, vì vậy bạn có thể tập trung nhiều hơn vào công việc quan trọng thay vì bắt kịp với thư từ.

Tăng khả năng hiển thị

Khi bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình bằng cách sử dụng một công cụ quản lý công việc kỹ thuật số như Quản lý tác vụ UDN , toàn bộ đội của bạn có thể xem xét những gì bạn đang làm việc và khi bạn đang làm việc trên nó. Điều này giảm thiểu giao tiếp qua lại mà bạn cần làm. Ngoài ra, nó giúp các đồng đội của bạn phối hợp các kế hoạch làm việc hàng tuần của họ để phù hợp với bạn hoặc ngược lại.

Tạo kế hoạch làm việc kỹ thuật số hàng tuần của bạn bằng cách sử dụng Quản lý tác vụ UDN

Đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch hàng tuần của bạn bằng cách sử dụng một công cụ lập kế hoạch kỹ thuật số như Quản lý tác vụ UDN . Dễ dàng tạo mẫu dự án, tự động hóa các nhiệm vụ và xem tuần làm việc của bạn trong nháy mắt. Tìm hiểu thêm về cách Quản lý tác vụ UDN có thể giúp nhóm của bạn.