4 Suggerimenti per creare il miglior piano di lavoro settimanale

Sommario

Un piano di lavoro settimanale è uno strumento di gestione dei compiti che può aiutarti a scomporre i compiti che devi completare in base alla tua prossima settimana. Scopri come questa strategia può aiutarti a rimanere organizzato e colpire le tue scadenze.

Oh, il temuto lunedì. La rovina dell'esistenza per molti professionisti del lavoro e gatti da tabby che mangiano lasagna. Uno dei motivi per cui la gente termina la direzione del lavoro il lunedì è perché sono sopraffatti dalla quantità sconosciuta di lavoro in attesa di loro. Questa ambiguità può causare ulteriore stress e può portare abruciato .

Un piano di lavoro settimanale può aiutare ad alleviare parte dello stress che ti senti in un lavoro in un lunedì. L'utilizzo di un piano di lavoro settimanale può aiutarti a organizzare tutto ciò che devi fare durante la settimana, oltre a prevenire le tempeste spaventose della domenica dal ritagliare.

Cos'è un piano lavorativo settimanale?

Un piano di lavoro settimanale è uno strumento di gestione dei compiti che ti aiuta a scomporre e organizzare i compiti che devi completare per la prossima settimana. La creazione di un programma settimanale migliora le tue abilità di gestione del tempo aiutando a organizzare in modo proattivo il tuo tempo. In questo modo, è possibile ottenere compiti importanti completati in programma.

Questa tecnica non solo ti aiuta a creare unprogramma giornaliero, ma ti dà anche una panoramica settimanale di ciò che lavorerai. Quando crei il tuo piano di lavoro settimanale, è importante considerare le riunioni necessarie per partecipare. Questo può aiutarti a bilanciare il tuo carico di lavoro con la quantità di incontri che hai in modo che tu non abbia accidentalmente troppo lavoro in una giornata di incontro-pesante.

Come creare un piano di lavoro settimanale

La creazione di un piano di lavoro settimanale è un processo semplice in grado di avviare la tua settimana lavorativa sulla strada giusta. Ecco quattro semplici passaggi che puoi prendere.

Passaggio 1: traccia i tuoi to-dos in un unico posto

Il modo più comune per iniziare il tuo piano di lavoro settimanale è mettere tutto in un vecchio stilelista di cose da fare. Le liste digitali di cose da fare funzionano meglio perché semplificano ordina e prioritizzano il lavoro, oltre a cui sono impossibili da perdere. Con uno strumento come UDN Task Manager. , è anche possibile allegare informazioni contestuali alle attività in modo da avere le informazioni necessarie senza che si ingombra la tua lista. La parte più importante di questo passo è che tutto ciò di cui hai bisogno è in uno spazio in modo che diventi la tua fonte di verità per la settimana. Se non sei sicuro di ciò che deve accadere dopo, puoi semplicemente tornare al tuo DOS.

Se hai difficoltà a monitorare tutti i tuoi compiti, prova a usare ilOttenere le cose (GTD)metodo. Questa tecnica si concentra sull'organizzazione di tutti i tuoi pensieri in un unico posto, quindi puoi scaricare le informazioni nel tuo cervello invece di provare a destreggiarsi mentalmente tutto.

Passaggio 2: assegna scadenze per le attività sulla tua lista

Ogni elemento di azione sulla tua lista di cose da fare dovrebbe avere una data di scadenza corrispondente. Questo è un passo estremamente importante per i piani lavorativi settimanali, poiché le date dovute ti aiuteranno a dettare quando dovresti lavorare su ogni attività.

Se sai che hai bisogno di un'attività completata da un certo giorno, capita approssimativamente per quanto tempo che il compito individuale ti porterà a completare. Prendi quel tempo stimato e lavorare all'indietro dalla data di scadenza. Questo è al minimo quando dovresti iniziare a lavorare su quell'attività.

Ad esempio, un manager potrebbe volere il prossimo meseCalendario dei contenuti dei media socialientro venerdì mattina. Il calendario richiede di solito circa tre giorni per completare, quindi inizieresti a lavorare su questo compito almeno di martedì durante la settimana lavorativa.

Passaggio 3: prioritizza efficacemente i tuoi compiti

Come stai prioritalizzare i tuoi compiti per la settimana è estremamente importante. Bilanciamento Timeline con la priorità è un'abilità complicata da gestire. Quando hai progetti a lungo termine con le date più lontane, è possibile rompere questi progetti in pezzi più piccoli e completare una parte del compito ogni giorno fino alla data di scadenza. Questo può aiutare a prevenire procrastinare e dover scambiare all'ultimo minuto per ottenere progetti più grandi.

Se usi aStrumento di gestione del lavoro, prova ad aggiungere un'etichetta prioritaria a ciascuna attività. Non solo questo ti aiuterà a mantenere le tue priorità in linea, ma mostra anche i membri del tuo team cosa stai concentrando per il giorno. Se le cose cambiano e devi spostare le priorità, puoi facilmente relazionarti i tuoi compiti di conseguenza.

Passaggio 4: Dedica il tempo ogni settimana per l'organizzazione delle attività

Un piano di lavoro settimanale funziona meglio quando lo usi costantemente come un pianificatore settimanale. Scorvate un po 'di tempo nel tuo programma ogni settimana per fermare e riflettere sui compiti che devi completare per la prossima settimana.

Alcune persone trascorrono un po 'di tempo venerdì pomeriggio organizzando i loro compiti, mentre altri usano il lunedì mattina come il loro tempo di pianificazione settimanale. Entrambi i giorni hanno i loro benefici. La compilazione dei compiti il ​​venerdì consente di entrare lunedì con le attività chiaramente organizzate in modo da poter colpire il terreno in esecuzione. Questa è una buona strategia per le persone che hanno difficoltà a disconnettersi dal lavoro nei fine settimana, perché avranno una chiara intuizione di ciò che sembra il loro giorno lunedì prima di andare nel fine settimana.

Organizzare i tuoi compiti settimanali il lunedì ti dà una chiara panoramica di ciò che lavorerai durante la settimana. Questo metodo è buono per i membri del team che dipendono da altri per i loro compiti, come un team di vendita o un team di successo del cliente. Se hai più probabilità di ottenere una corrispondenza durante il weekend, creando il tuo piano di lavoro settimanale di lunedì consente di dare la priorità al lavoro che è arrivato mentre eri fuori.

4 migliori pratiche per la creazione di un piano di lavoro settimanale

I passaggi precedenti sono le azioni semplici che devi intraprendere per creare il piano di lavoro settimanale. Per integrare quei passaggi, ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a ottenere il massimo dal tuo piano di lavoro.

1. Rifletti sul tuo piano di lavoro ogni settimana

Mentre organizzi i tuoi compiti per la prossima settimana, prenditi il ​​tempo per riflettere la scorsa settimana e i compiti che hai completato. Prendi questo in considerazione quando pianifichi la prossima settimana. Hai qualche attività rimasta di cui devi rotolare nella prossima settimana?

Quando stai guardando i tuoi compiti rimasti dalla settimana precedente, prenditi il ​​tempo per considerare il tuo carico di lavoro per la prossima settimana. Se hai troppi compiti rimasti, questo potrebbe essere un indicatore che hai troppo sul tuo piatto. Se hai bisogno di scaricare un po 'di lavoro dalla tua piastra, ecco alcune strategie:

Parla con il tuo manager sulla sensazionesovraccarico .

Delegarealcuni dei tuoi compiti ad altri membri del team.

Usa AN.Matrice di Eisenhower.per dare la priorità ai tuoi compiti.

Inizia a dire "no" a più progetti.

2. Bilancia il tuo carico di lavoro settimanale

Alcuni compiti possono richiedere più capacità mentale di altri. Ad esempio, facendo una pianificazione del grande immagine può richiedere più energia mentale che rispondere a un'e-mail veloce. Se hai un giorno di lavoro pesante di incontro, prova a bilanciarlo mettendo compiti che richiedono meno energia mentale in quei giorni. Bilanciamento del carico di lavoro in questo modo può aiutare a prevenire di essere esaurito mentalmente troppo presto nella settimana lavorativa. Questo può anche impedirti di procrastinare troppo e lasciare la maggior parte del tuo lavoro fino alla fine della settimana.

3. Pianificare le pause durante il tuo giorno lavorativo

Quando lavori attraverso il tuo elenco di attività, non dimenticare di prendere un po 'di tempo fuori dalla tua giornata per le pause. Utilizzare il metodo del piano di lavoro settimanale in aggiunta a un altro metodo di produttività come ilMetodo Pomodoro o Metodo di blocco del tempo. Costruire regolarmente in pause per tutto il giorno è importante. Ricorda, il tuo cervello è un muscolo e dovrebbe essere trattato come tale.

4. Utilizzare l'automazione a tuo vantaggio

Se usi aStrumento di gestione del lavoroPer organizzare il programma settimanale, risparmia tempo automatizzando i tuoi compiti. Per esempio, UDN Task Manager. Può aiutarti a tirare automaticamente tutte le attività che devi completare in una sezione dell'elenco delle attività. In questo modo, non devi trascorrere del tempo a scegliere manualmente i compiti che devi lavorare.

Benefici dell'utilizzo di un piano di lavoro settimanale

L'utilizzo di un piano di lavoro settimanale non ti aiuta solo, aiuta anche i tuoi colleghi e le parti interessate. Ecco come utilizzare un piano di lavoro settimanale può aiutare tutti nella tua squadra a fare le cose.

Rimanere organizzato

Questo è il vantaggio più ovvio per utilizzare un piano di lavoro settimanale. Non devi preoccuparti di tutto tutto in una volta e puoi vedere la tua settimana a colpo d'occhio. Questo aiuta a rompere i grandi progetti piani in gradini più piccoli e utilizzabili. Inoltre, più in cima alle tue scadenze sei, più è probabile che i tuoi membri del tuo team possano raggiungere la loro parte del progetto senza intoppi.

Dare la priorità a compiti dipendenti

Quando organizzi i tuoi compiti settimanali, prioritizzaAttività dipendentiQuindi puoi sbloccare i tuoi colleghi. Quando si prioritizza il lavoro dipendente, questo può ridurre i colli di bottiglia e mantenere il tuo progetto in modo fluido. Ciò può anche limitare la quantità di aggiornamenti di stato, in modo da poter concentrarti maggiormente sul lavoro importante invece di recuperare la corrispondenza.

Aumentare la visibilità

Quando organizzi le tue attività utilizzando uno strumento di gestione del lavoro digitale come UDN Task Manager. , Tutta la tua squadra può dare un'occhiata a ciò che stai lavorando - e quando ci lavori. Questo riduce al minimo la comunicazione avanti e indietro che devi fare. Inoltre, aiuta i tuoi compagni di squadra a coordinare i loro piani di lavoro settimanali individuali per abbinare il tuo, o viceversa.

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