4 tips om het beste wekelijkse werkplan te creëren

Overzicht

Een wekelijks werkplan is een taakbeheertool die u kan helpen bij het afbreken van de taken die u moet voltooien op basis van uw komende week. Leer hoe deze strategie u kan helpen om georganiseerd te blijven en uw deadlines te raken.

Oh, de gevreesde maandag. De vloek van het bestaan ​​voor veel werkprofessionals en lasagne-eten tabby katten. Een van de redenen waarom mensen op maandag op maandags op de hoogte zijn, is omdat ze overweldigd zijn met de onbekende hoeveelheid werk in afwachting van hen. Deze ambiguïteit kan extra stress veroorzaken en kan leidenburn-out .

Een wekelijks werkplan kan helpen om een ​​deel van de stress te verlichten die u zich op een maandag in het werk komt. Met behulp van een wekelijks werkplan kan u helpen bij het organiseren van alles wat u nodig heeft om te doen tijdens de week, plus voorkomen dat de gevreesde zondag roetjes bijsnijden.

Wat is een wekelijks werkplan?

Een wekelijks werkplan is een taakbeheertool die u helpt bij het afbreken en organiseren van de taken die u nodig hebt om te voltooien voor de komende week. Het creëren van een wekelijks schema verbetert uw tijdmanagementvaardigheden door u proactief uw tijd te organiseren. Op die manier kunt u belangrijke taken op schema krijgen.

Deze techniek helpt u niet alleen u te makendagelijkse planning, maar geeft u ook een wekelijks overzicht van waar u aan werkt. Wanneer u uw wekelijkse werkplan maakt, is het belangrijk om de vergaderingen te overwegen die u moet bijwonen. Dit kan u helpen uw werklast in evenwicht te brengen met de hoeveelheid vergaderingen die u hebt, zodat u niet per ongeluk te veel werk hebt op een vergadering-zware dag.

Hoe een wekelijks werkplan te maken

Het creëren van een wekelijks werkplan is een eenvoudig proces dat uw werkweek kan krijgen die op de goede weg is gestart. Hier zijn vier eenvoudige stappen die u kunt nemen.

Stap 1: Track je to-dos op één plek

De meest gebruikelijke manier om je wekelijkse werkplan te starten, is alles in een ouderwetse te leggente doen lijst. Digital to-do-lijsten werken het beste omdat ze het gemakkelijk maken om werk te sorteren en prioriteren. Plus zijn onmogelijk om te verliezen. Met een hulpmiddel zoals Udn taakmanager , u kunt ook contextuele informatie aan taken bevestigen, zodat u de informatie hebt die u nodig hebt zonder dat deze uw lijst ophoudt. Het belangrijkste onderdeel van deze stap is dat alles wat je nodig hebt in één ruimte is, zodat het je bron van waarheid voor de week wordt. Als je niet zeker bent wat er nodig is, kun je gewoon teruggaan naar je to-dos.

Als je al je taken moeilijk hebt, probeer dan met het gebruik van al je taken,Dingen gedaan (GTD)methode. Deze techniek richt zich op het organiseren van al je gedachten op één plek, zodat je de informatie in je hersenen kunt lossen in plaats van alles te mentaal jongleren.

Stap 2: Wijs deadlines toe voor de taken op uw lijst

Elk actie-item op uw TO-lijst moet een overeenkomstige vervaldatum hebben. Dit is een uiterst belangrijke stap voor wekelijkse werkplannen, zoals de eerdere datums u zullen helpen dicteren wanneer u aan elke taak moet werken.

Als u weet dat u een taak hebt ingevuld met een bepaalde dag, zoek dan ongeveer hoe lang de individuele taak u zal brengen om te voltooien. Neem die geschatte tijd en werk achteruit vanaf de vervaldatum. Dit is minimaal wanneer u aan die taak moet werken.

Een manager wil bijvoorbeeld volgende maandSocial Media Content Calendarop vrijdagochtend. De kalender duurt meestal ongeveer drie dagen om te voltooien, zodat u tijdens uw werkweek tenminste aan deze taak zou gaan werken.

Stap 3: Prioriteer uw taken effectief

Hoe u prioriteit geeft aan uw taken voor de week is uitermate belangrijk. Het balanceren van tijdlijnen met prioriteit is een lastige vaardigheid om te beheren. Wanneer u langetermijnprojecten heeft met verdere uitgaande data, kunt u deze projecten in kleinere stukken breken en elke dag een deel van de taak tot de vervaldatum voltooien. Dit kan helpen voorkomen dat u op het laatste moment uitstelt en moet worden gekrabbels om grotere projecten te krijgen.

Als u eenWerkbeheersingstool, probeer een prioriteitslabel aan elke taak toe te voegen. Niet alleen helpt dit je je prioriteiten in de rij te houden, maar het toont ook je teamleden waar je voor de dag richt. Als dingen veranderen en je prioriteiten moet verplaatsen, kun je je taken gemakkelijk herbeloven.

Stap 4: Wijd elke week tijd voor een taakorganisatie

Een wekelijks werkplan werkt het beste wanneer u het consistent gebruikt als een wekelijkse planner. Snijd elke week enige tijd in uw schema om te stoppen en na te denken over de taken die u nodig hebt om te voltooien voor de komende week.

Sommige mensen brengen op vrijdagmiddag wat tijd door met het organiseren van hun taken, terwijl anderen maandagochtend gebruiken als hun wekelijkse planningstijd. Beide dagen hebben hun voordelen. Met het compileren van uw taken op vrijdag kunt u op maandag komen met taken die duidelijk worden georganiseerd, zodat u de grond kunt runnen. Dit is een goede strategie voor mensen die problemen hebben met het loskoppelen van werk in het weekend, omdat ze een duidelijk inzicht hebben in wat hun dag er op maandag uitziet voordat ze in het weekend gaan.

Het organiseren van uw wekelijkse taken op maandag geeft u een duidelijk overzicht van waar u tijdens de week aan het werk gaat. Deze methode is goed voor teamleden die afhankelijk zijn van anderen voor hun taken, zoals een verkoopteam of een customer-succesteam. Als je eerder correspondentie krijgt in het weekend, kun je je wekelijkse werkplan op een maandag op een maandag creëren, prioriteit geven aan het werk dat binnenkwam terwijl je uit was.

4 beste praktijken voor het maken van een wekelijks werkplan

De bovenstaande stappen zijn de eenvoudige acties die u nodig hebt om uw wekelijkse werkplan te maken. Om die stappen aan te vullen, hier zijn enkele tips om u te helpen het meeste uit uw werkplan te halen.

1. Reflecteer elke week op uw werkplan

Terwijl u uw taken voor de volgende week organiseert, neemt u de tijd om na te denken over de afgelopen week en de taken die u hebt voltooid. Houd hier rekening mee bij het plannen van de komende week. Heb je nog taken over dat je de volgende week in moet rollen?

Wanneer u vanuit de vorige week naar uw taken kijkt, neemt u de tijd om uw werklast voor volgende week te overwegen. Als je te veel taken hebt overgebleven, kan dit een indicator zijn die je te veel op je bord hebt. Als u wat werk van uw bord wilt afladen, zijn hier een paar strategieën:

Praat met je manager over het gevoeloverwerkt .

DelegerenSommige van uw taken aan andere teamleden.

Gebruik eenEisenhower Matrixom uw taken beter te prioriteren.

Begin met het zeggen "Nee" tegen meer projecten.

2. Breng uw wekelijkse werklast in evenwicht

Sommige taken kunnen meer mentale capaciteit vereisen dan andere. Big-Picture Planning doen kan bijvoorbeeld meer mentale energie nemen dan het beantwoorden van een snelle e-mail. Als u een Meeting-Heavy Werkdag hebt, probeert u het in evenwicht te brengen door taken te plaatsen die op die tijd minder mentale energie vereisen. Het in evenwicht brengen van uw werklading op deze manier kan u helpen voorkomen dat u te vroeg in de werkweek mentaal uitgeput wordt. Dit kan ook voorkomen dat u te veel uitstelt en het grootste deel van uw werk tot het einde van de week blijft.

3. Plan breaks tijdens je werkdag

Wanneer u via uw taaklijst werkt, vergeet dan niet om wat tijd uit uw dag te nemen voor pauzes. Gebruik de wekelijkse werkplanmethode naast een andere productiviteitsmethode zoals dePomodoro-methode of Tijd blokkeermethode. Regelmatig bouwen in pauzes gedurende de dag is belangrijk. Vergeet niet dat je hersenen een spier zijn en moeten als zodanig worden behandeld.

4. Gebruik automatisering in uw voordeel

Als u eenWerkbeheersingstoolOm uw wekelijkse schema te organiseren, bespaart u de tijd door uw taken te automatiseren. Bijvoorbeeld, Udn taakmanager Kan u helpen bij het automatisch alle taken die u nodig hebt in één deel van uw taaklijst te trekken. Op die manier hoeft u geen tijd door te brengen met het handmatig kiezen van de taken waar u aan moet werken.

Voordelen van het gebruik van een wekelijks werkplan

Met behulp van een wekelijks werkplan helpt u niet alleen, het helpt ook uw collega's en stakeholders. Hier is hoe het gebruik van een wekelijks werkplan iedereen op je team kan helpen dingen gedaan te krijgen.

Blijf georganiseerd

Dit is het meest voor de hand liggende voordeel voor het gebruik van een wekelijks werkplan. Je hoeft je geen zorgen te maken over alles in één keer en je kunt je week in één oogopslag zien. Dit helpt het grote project te breken plannen in kleinere, bruikbare stappen. Bovendien, hoe meer u bovenop uw deadlines bent, hoe waarschijnlijker het is dat uw teamleden hun deel van het project soepel kunnen bereiken.

Prioritize van afhankelijke taken

Wanneer u uw wekelijkse taken organiseert, prioriteerAfhankelijke takenDus je kunt je collega's deblokkeren. Wanneer u prioriteit geeft aan de afhankelijke werk, kan dit de knelpunten verminderen en uw project soepel laten werken. Dit kan ook het aantal statusupdates beperken, zodat u zich meer kunt concentreren op belangrijk werk in plaats van het inhalen van correspondentie.

Zichtbaarheid vergroten

Wanneer u uw taken organiseert met behulp van een Digital Work Management-tool zoals Udn taakmanager , je hele team kan kijken naar wat je aan het werk bent - en wanneer je eraan werkt. Dit minimaliseert de rug-en-Forth-communicatie die u moet doen. Bovendien helpt het je teamgenoten hun individuele wekelijkse werkplannen te coördineren om aan de jouwe te passen, of omgekeerd.

Maak uw wekelijkse digitale werkplan met behulp vanUdn taakmanager

Vereenvoudig uw wekelijkse planningsproces met behulp van een digitale planningshulpmiddel zoalsUdn taakmanager. Maak eenvoudig projectsjablonen, automatiseer taken en bekijk uw werkweek in één oogopslag. Meer informatie over hoeUdn taakmanagerkan je team helpen.