ما هو نموذج استحقاق PMO؟
PMO.تسمى نماذج النضج التي لا غنى عنها لقدرتها على ضمان التحسن المستمر، وإشراك البصيرة الاستراتيجية من الإدارة العليا، وإنشاء نظام قياس شخصي للنمو. ولكن ما هو نموذج استحقاق PMO، ولماذا وكيف ينبغي أن يستخدم فريقك واحد؟ في هذا الدليل، سنغوص في ذلك، بينما يعلمك أيضا أدوات أخرى ذات صلة، يجب أن تعرف مثل مكعب نضج PMO و UDN مدير المهام وبعد
ما هو نموذج استحقاق PMO؟
نموذج استحقاق PMO هو أداة لتسجيل وتحليل مستوى التطور لرجال الأعمال ادارة مشروع مكاتب وأنظمة. من هناك، يمكن للمستخدمين تتبع بسهولة ما يحتاجون إلى الاحتفاظ به أو تحسينه في المستقبل. بعد ذلك، ستكون نموذج استحقاق PMO بمثابةخريطة الطريقللمضي قدما وتحسين التحسينات.
نماذج نضج PMO لا تغطي الأدوات فقط. كما أنها مفيدة عند تقييم الأفراد والفرق والأعمال. يمكن أن يتم إجراؤها لكلا المشاريع لمرة واحدة وتكرار المشاريع. وسيقومون بأصل كبير عندما يتعلق الأمر باتخاذ القرارات ذات الصورة الكبيرة للاستراتيجية وميزانيات الشركات.
ال المشروع ينص معهد الإدارة على أننموذج نضج PMOيقدم الفوائد التالية:
كما ترون، هذه الفوائد المتأثرة بشكل كبير ليست مجرد لطيفة في معظم الحالات، يقدمون نظرة ثاقبة للبعثة لاستراتيجية على مستوى الشركة. خبير مدير مشروع رشيق يوافق جوي بيروجينو. في مقال لLinkedIn، يكتب بيروجينو، "نماذج استحقاق PMO لا غنى عنها" بسبب تأثيرها على كل من الثقافة والإدارة.
عادة ما تكون هناك خمسة مستويات في نموذج استحقاق PMO.
أكبر بكملفهو، كلما كنت ناضجة تحتاج إلى مؤشر مديري المشتريات لتكون من أجل إتقان التعقيدات وتستمر في النمو. قد لا تستفيد الشركات ذات المشاريع التي تحتوي على عدد أقل من المشاريع أو مجموعة من المشروعات التي لا تحرك الإبرة في نهاية المطاف نحو أهداف الصورة الكبيرة للشركة من هذه الأداة حتى بعد الحصول على المزيد من العمل. في نهاية اليوم، إنها دعوة تقدير. بمجرد إجراء هذا التقييم، حان الوقت للانتقال إلى المرحلة الثانية: مكعب النضج.
ما هو مكعب نضج PMO؟
إذا كان نموذج استحقاق PMO هو "ما،" مكعب نضج PMO هو "كيف." مكعب مستأنق PMO هو طريقة مجربة ومختبرة لتقييم نجاح PMO إلى حد ما. يطلق عليه مكعب لأن النموذج يصور على أنه ثلاثي الأبعاد. الأبعاد الثلاثة هيمجال، النهج، ومستوى الاستحقاق.
لاستخدام مكعب نضج PMO، ستحتاج أيضا إلى إنشاء استبيانية مقابلة وفريدة من نوعها بمساعدة فريقك. الاستبيان هو جدول يتضمن كل بعدا ومستوىها المختار، بالإضافة إلى أعمدة: واحد للمستوى الحالي وآخر للمستوى الهدف. اعتمادا على الخدمة والسؤال، ستذهب علامة اختيار في العمود المناسب لكل عنصر.
تتمثل نقطة الاستبيان في تحديد وتصنيف جميع الخدمات التي يتم تقييمها بموجب الأعمدة المناسبة.
من هناك، يمكن للفريق أن يقرر ما إذا كانت الخدمة المعنية في المستوى المستهدف أم لا. يتم تعريف المستويات بواسطة رقم (0-5 يستخدم عادة) وتشمل ملخص جملة واحدة لكل منها. على سبيل المثال، يمكن أن يكون المستوى 0 بسيط مثل "الخدمة لا تملك هذه الوظيفة". كلما ارتفع المستوى، كلما كان الأداء أكثر ملاءمة. في هذا المثال، قد يكون المستوى 5 "PMO قد تجاوز جميع المستويات والأهداف المستهدفة، مما يتفوق على أفضل الممارسات السابقة."
لتحديد مستوى الاستحقاق الشامل، تقارن الفرق إجمالي عدد النقاط على الاستبيان إلى إجمالي عدد التقييمات الإيجابية. عادة ما يتم تمييز هذه النقاط على أنها شيكات أو X في الأعمدة المناسبة، مما يجعل هذه الخطوة بسيطة وسهلة القراءة.
من هناك، تستخدم النقاط لإنشاء نسب مئوية تحدد النسبة المئوية للأعمال الشاملة تعمل بشكل جيد. الوحدة القياسية لتقييم النسب المئوية هي كما يلي:
لماذا تنضج مستويات ناضجة PMO؟
تحدد مستويات استحقاق PMO الحالة الحالية للمؤسسة، حيث تريد أن تكون، وكيف يمكن أن تصل إلى هناك. فكر في الأمر بمثابة جسدي ولكن بالنسبة لهيكل إدارة المشاريع بالكامل. مواصلة هذا القياس، والمكعب هو وجهة نظرك الشاملة للمريض، والاستبيان هو مخططها.
بدونها، فإن صحة شركتك هي مجرد حكاية. قد يكون من الصعب علاج شخص ما إذا قال إنهم يأكلون جيدا وممارسة الرياضة ولكنهم لا يزالون لا يعرفون ما هو الخطأ.
مع ذلك، يمكنك تشكيل أساس واقعي للتحسين بناء على فهم شامل لجميع العوامل المعقدة التي تجعل الشركة علامة. تماما مثل كيفية وجود فريق كامل من الاختبارات والسجلات في الشروط الموجودة على الأجل، فإن خطة علاجية طويلة الأجل أفضل بكثير لكل من المرضى الصحية والمرضى، وكذلك معرفة مستويات نضج PMO الخاصة بك من البداية.
كيفية القيام بتقييم استحقاق PMO
يتم إجراء تقييمات استحقاق PMO مع بعض التقييم الأولي مقدما من قبل فريق PMO الذي يتبعه مدخلات من فرق وأصحاب المصلحة الآخرين. على الرغم من أن فريق PMO يمتلك هذه العملية، إلا أنه من المهم الحصول على وجهات نظر الجميع لتحقيق وجهة نظر صادقة وكلي.
أولا، ابدأ بتحديد مستواك الحالي. إذا كنت في المستوى الأول أو الثاني، فمن المحتمل أن تفتقر المنظمة إما إلى الإجراءات التأسيسية، وتستخدم حاليا من الأمورات القديمة، أو لديها بعض العمليات في مكانها، ولكن إما أنها ليست متتابعة باستمرار أو تحتاج إلى إشراف إضافي. إذا كنت على المستوى الثالث، فسترى أن الأمور يتم إنشاءها بشكل عام وتشغيلها بسلاسة ولكنها غير محسنة تماما. في المستويات الرابعة والأخيرة، سيكون من الواضح ما إذا كنت قد قمت بتحسين بعض العمليات أو جميع العمليات، على التوالي.
ثم، ستحتاج إلى استخدام مكعب نضج PMO للنظر في المشكلة من جميع الزوايا. إحضار أعضاء الفريق للتعليق على مجالات محددة والحفر على التفاصيل التي يمكن استخدامها لملء الاستبيان المرافق. الحصول على فحص درجة الحرارة على مستوى العناصر الفردية.
بعد، إلقاء نظرة على الثغرات، وتطوير هدف مستوى الاستحقاق واقعيا بناء على الأداء السابق، وإنشاء خطة عمل. قد تنطوي خطة العمل الخاصة بك على إعادة النظر في عملية التقييم هذه على فترات منتظمة لتتبع KPIs الخاص بك، لذلك فإن إنشاء قوالب لذلك سيساعد الآن في تبسيط عملية التحسين الخاصة بك أسهل بكثير.
كيفية تخطيط تقييم استحقاق PMO الخاص بك مع UDN مدير المهام
UDN مدير المهام هو برنامج إدارة المشروع الذي يمكن أن يبدأ ويقيم مكتب إدارة المشاريع. سوف نسير لك من خلال كيفية استخدام UDN مدير المهام لتنظيم ملاحظات الفريق، عرض البيانات ذات الصلة وكفاءة، وتبسيط في نهاية المطاف عملية نموذج استحقاق PMO بأكملها.
أولا، قم بإنشاء مشروع جديد لعملية نموذج استحقاق PMO. UDN مدير المهام يوفر لوحة معلومات شخصية للجميع على فريقك، وبالتالي فإن فريق إدارة PMO بأكمله يمكنه رؤية هذا الوضع وغيرها من المشاريع ذات الصلة بمجرد تسجيل الدخول. مثل كل ذلك UDN مدير المهام المشاريع، ستوفر عملية نموذج النضج PMO ميزات رشيقة الكلاسيكية التي تجعل هذه الأداة الفريدة التي أسهل بكثير. تتميز ميزات مثل مخططات Gantt وتقاسم المستندات بعملية نموذج نضج PMO من خلال تنظيم كل شيء في طريقة واحدة سهلة الفهم.
بعد ذلك، ابدأ بإضافة مراحل ومهام نموذج نضج PMO إلى مشروعك UDN مدير المهام وبعد سيتم إجراء كل منها تلقائيا في مخطط سهل القراءة حتى يتبع الجميع من أصحاب المصلحين للمبدعين. توفر المهام مستوى عالا من التفاصيل من خلال ميزات مثل أقسام الملاحظات والتواريخ الواجبة الفردية، وحتى الموافقات، والتي ستأتي الأخيرة منها في متناول يدي عند الحصول على تسجيل الدخول في تقييمات PMO الخاصة بك من الإدارة العليا.
أخيرا، ابدأ تقييمك كمهمةفي مشروع نموذج استحقاق PMO أكبر. دعوة المتعاونين ذوي الصلة حتى يتمكنوا من إضافة أفكارهم إلى المهمة نفسها. في حين أن بعض الفرق تعتمد على البريد الإلكتروني، فإن استخدام ملاحظات المهام للتواصل حول المهمة يجعل من السهل التنظيم. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يساعد في الحفاظ على الجميع حتى السرعة لأنهم يستطيعون العودة وننظر إلى بقية المحادثة حسب الحاجة.
حتى بعد اكتمال نموذج استحقاق PMO، UDN مدير المهام يساعد مديري المشاريع في تحديد سير العمل وتوزيع الموارد مثل الميزانيات والوقت، وسهولة تتبع كل شيء يحدث في وقت واحد. الدفع UDN مدير المهام نسخة تجريبية مجانية لمدة أسبوعين واكتشف مدى سهولة تقييم العمليات القديمة وإنشاء ميزات أفضل وأكثر الأمثل مثل قوالب مخصصة وتتبع المهام البصرية وتخزين الملفات في النظام الأساسي.
