Vad är en PMO-mognadsmodell?

PmoMognadsmodeller har kallats oumbärliga för deras förmåga att säkerställa kontinuerlig förbättring, involverar strategisk inblick från den övre ledningen och skapa ett personligt referenssystem för tillväxt. Men vad är en PMO-mognadsmodell, och varför och hur ska ditt lag använda en? I den här handboken kommer vi att dyka in i det medan du också lär dig om andra relaterade, måste-vet verktyg som PMO-mognadskuben ochUDN Task Manager .

Vad är en PMO-mognadsmodell?

En PMO-mognadsmodell är ett verktyg för inspelning och analys av nivån på sofistikering för ett företagprojektledningKontor och system. Därifrån kan användarna enkelt spåra vad de behöver för att hålla eller förbättra i framtiden. Då kommer PMO-mognadsmodellen att fungera som enfärdplanför att flytta framåt och mätning av förbättringar.

PMO-mognadsmodeller täcker inte bara verktyg. De är också till hjälp när de utvärderar individer, lag och arbetsflöden. De kan göras för både enstaka och upprepande projekt. Och de kommer att bli en stor tillgång när det gäller stor bildbeslut för strategi och företagsbudgetar.

De ProjektManagement Institute säger att aPMO-mognadsmodellerbjuder följande fördelar:

Som du kan se är dessa massivt effektiva fördelar inte bara trevliga. I de flesta fall ger de missionskritisk inblick för företagsövergripande strategi. ExpertAgile Project ManagerJoey Perugino håller med om. I en artikel förLinkedinPerugino skriver, "PMO Maturity-modeller är oumbärliga" på grund av deras inverkan på både kultur och ledning.

Det finns typiskt fem nivåer i en PMO-mognadsmodell.

Ju större dinportföljÄr desto mer mogna du behöver din PMO för att behärska komplexiteten och fortsätta att växa. Företag med färre projekt eller en portfölj av projekt som i slutändan inte flyttar nålen mot företagets stora bildmål kanske inte kan dra nytta av det här verktyget tills de har förvärvat mer arbete. I slutet av dagen är det ett domsamtal. När denna bedömning görs är det dags att gå vidare till fas två: mognadskuben.

Vad är PMO-mognadskuben?

Om en PMO-mognadsmodell är "vad", är en PMO-mognadskube "hur". En PMO-mognadskube är en provad och testad metod för att ganska utvärdera framgången hos en PMO. Det kallas en kub eftersom modellen är avbildad som tredimensionell. De tre dimensionerna äromfattning, tillvägagångssätt och mognadsnivå.

För att använda PMO-mognadskuben måste du också skapa ett motsvarande och unikt frågeformulär med hjälp av ditt lag. Frågeformuläret är ett bord som innehåller varje dimension och den valda nivån, plus två kolumner: en för den aktuella nivån och en annan för målnivån. Beroende på tjänst och frågan kommer ett kryssrutan att gå i lämplig kolumn för varje objekt.

Frågeformulärets punkt är att definiera och kategorisera alla tjänster som utvärderas enligt lämpliga kolumner.

Därifrån kan laget bestämma huruvida den aktuella tjänsten är på målnivån eller ej. Nivåerna definieras av ett tal (0-5 används vanligen) och innefattar en sammanfattning av en meningen för var och en. Till exempel kan nivå 0 vara så enkelt som "Tjänsten har inte den här funktionen". Ju högre nivå, desto mer gynnsam prestanda. I det här exemplet kan nivå 5 vara "PMO har överträffat alla målnivåer och mål, som överträffar tidigare bästa praxis."

För att bestämma den holistiska mognadsnivån jämför lag det totala antalet poäng på frågeformuläret till det totala antalet positiva bedömningar. Dessa punkter är vanligtvis markerade som kontroller eller X i lämpliga kolumner, vilket gör det här steget enkelt och lätt att läsa.

Därifrån används punkterna för att skapa procentsatser som definierar vilken procentandel av den övergripande verksamheten som fungerar bra. Standardenheten för utvärdering av procentandelar är som följer:

Varför är PMO-löptiden betydelse?

PMO-mognadsnivåer bestämmer det nuvarande tillståndet för en organisation, där den vill vara och hur det kan komma dit. Tänk på det som en fysisk men för hela projektledningsstrukturen. Fortsatt denna analogi är kuben din holistiska syn på patienten, och frågeformuläret är deras diagram.

Utan det är hälsan hos ditt företag bara anekdotal. Det kan vara svårt att behandla någon om de säger att de äter bra och motion men vet fortfarande inte vad som är fel.

Med det utgör du en realistisk grund för förbättring baserat på en grundlig förståelse för alla komplexa faktorer som gör att företaget kryssar. Precis som hur man har en hel panel av tester och register över tidigare existerande villkor ger en mycket bättre långsiktig behandlingsplan för både friska och sjuka patienter, så att man också känner till dina PMO-mognadsnivåer från början.

Hur man utför en bedömning av PMO-mognad

PMO-mognadsbedömningar utförs med någon initial förskottsutvärdering av PMO-laget följt av inmatning från andra lag och intressenter. Även om PMO-laget äger denna process är det viktigt att få allas perspektiv för att uppnå en ärlig och holistisk syn.

Först börja med att bestämma din nuvarande nivå. Om du är på första eller andra nivån är det troligt att organisationen antingen saknar grundprocedurer, använder för närvarande föråldrade, eller har vissa processer på plats, men de följer inte konsekvent eller behöver ytterligare tillsyn. Om du är på den tredje nivån ser du att saker är allmänt etablerade och löpar smidigt men är inte helt optimerade. På fjärde och slutliga nivåer är det uppenbart huruvida du har optimerat vissa eller alla processer.

Då måste du använda PMO-mognadskuben för att titta på problemet från alla vinklar. Ta med lagmedlemmar att kommentera specifika områden och borra ner på detaljer som kan användas för att fylla i det medföljande frågeformuläret. Få en temperaturkontroll på nivån på enskilda objekt.

Därefter ta en titt på luckorna, utveckla ett realistiskt mognadsnivåmål baserat på tidigare prestanda och skapa en handlingsplan. Din handlingsplan kan innebära att denna utvärderingsprocess med jämna mellanrum kan spåra dina KPI, så att skapa mallar för det kommer nu att hjälpa till att effektivisera din optimeringsprocess så mycket lättare.

Hur man planerar din PMO-mognadsbedömning medUDN Task Manager

UDN Task ManagerÄr en projekthanteringsprogramvara som både kan starta och bedöma ett projektledningskontor. Vi går igenom hur du använderUDN Task ManagerFör att organisera teamåterkoppling, visa och effektivt använda relevanta data, och slutligen effektivisera hela PMO-modelsmodellprocessen.

Först skapa ett nytt projekt för PMO-modelsmodellprocessen.UDN Task ManagerGer en personlig instrumentbräda för alla på ditt lag, så hela PMO-ledningsgruppen kan omedelbart se den här och andra relevanta projektens status när de loggar in. Liksom allaUDN Task ManagerProjekt, PMO-modelsmodellprocessen kommer att erbjuda de klassiska smidiga funktionerna som gör det här unika verktyget som mycket lättare att använda. Funktioner som Gantt-diagram och dokumentdelning är avgörande för PMO-modelsmodellprocessen genom att organisera allt på ett lättförståeligt sätt.

Börja med att lägga till PMO-mognadsmodellfaser och uppgifter till ditt projekt iUDN Task Manager. Var och en kommer automatiskt att göras till ett lättläst diagram så att alla från intressenter till skapare kan följa med. Uppgifterna erbjuder en hög grad av detaljering genom funktioner som Notes-sektioner, enskilda förfallna datum och till och med godkännanden, vars senare kommer att vara till nytta när de kommer att logga ut på dina PMO-utvärderingar från den övre ledningen.

Slutligen, börja din bedömning som enuppgifti det större PMO-modelsmodellprojektet. Bjud in relevanta samarbetspartners så att de alla kan lägga till sina tankar till själva uppgiften. Medan vissa lag är beroende av e-post, med hjälp av uppgiftsnoteringar för att kommunicera om uppgiften gör det lättare att organisera. Dessutom hjälper det att hålla alla upp till fart eftersom de kan gå tillbaka och titta på resten av konversationen efter behov.

Även efter att PMO-mognadsmodellen är klar,UDN Task ManagerHjälper projektledare att definiera arbetsflöden, distribuera resurser som budgetar och tid, och enkelt hålla reda på allt på gång på gång. Kolla uppUDN Task ManagerS två veckors gratis försök och upptäck hur lätt det är att både utvärdera gamla processer och skapa bättre, mer optimerade funktioner som anpassade mallar, visuell uppgiftspårning och filförvaring i plattformen.