Apa itu model kematangan PMO?

PMO.Model jatuh tempo telah dipanggil sangat diperlukan untuk kemampuan mereka untuk memastikan peningkatan berkelanjutan, melibatkan wawasan strategis dari manajemen atas, dan menciptakan sistem tolok ukur yang dipersonalisasi untuk pertumbuhan. Tetapi apa model jatuh tempo PMO, dan mengapa dan bagaimana seharusnya tim Anda menggunakannya? Dalam panduan ini, kami akan menyelam ke dalamnya sementara juga mengajarkan Anda tentang alat yang harus diketahui terkait lainnya seperti kubus kematangan PMO danUDN Task Manager. .

Apa itu model kematangan PMO?

Model jatuh tempo PMO adalah alat untuk merekam dan menganalisis tingkat kecanggihan untuk bisnismanajemen proyekkantor dan sistem. Dari sana, pengguna dapat dengan mudah melacak apa yang perlu mereka simpan atau diperbaiki di masa depan. Kemudian, model jatuh tempo PMO akan berfungsi sebagaipeta jalanuntuk bergerak maju dan mengukur peningkatan.

Model jatuh tempo PMO tidak hanya menutupi alat. Mereka juga sangat membantu ketika mengevaluasi individu, tim, dan alur kerja. Mereka dapat dibuat untuk proyek satu kali dan berulang. Dan mereka akan menjadi aset besar ketika datang ke pengambilan keputusan besar untuk strategi dan anggaran perusahaan.

ItuProyekInstitut Manajemen menyatakan bahwa aModel jatuh tempo PMO.Menawarkan manfaat berikut:

Seperti yang Anda lihat, manfaat besar-besaran berdampak besar ini tidak hanya untuk memiliki. Dalam kebanyakan kasus, mereka memberikan wawasan penting misi untuk strategi perusahaan. PakarManajer Proyek AgileJoey Perugino setuju. Dalam artikel untukLinkedIn, Perugino menulis, "Model jatuh tempo PMO sangat diperlukan" karena dampaknya pada budaya dan manajemen.

Biasanya ada lima level dalam model jatuh tempo PMO.

Semakin besar AndaPortofolioadalah, semakin matang Anda membutuhkan PMO Anda untuk menguasai kompleksitas dan terus tumbuh. Perusahaan dengan proyek yang lebih sedikit atau portofolio proyek yang pada akhirnya tidak memindahkan jarum ke arah tujuan gambaran besar perusahaan mungkin tidak mendapat manfaat dari alat ini sampai setelah mereka memperoleh lebih banyak pekerjaan. Pada akhirnya, itu adalah panggilan penilaian. Setelah penilaian ini dilakukan, saatnya untuk beralih ke fase dua: kubus jatuh tempo.

Apa kubus kematangan PMO?

Jika model jatuh tempo PMO adalah "apa," kubus jatuh tempo PMO adalah "bagaimana." Kubus kedewasaan PMO adalah metode yang dicoba dan diuji untuk mengevaluasi keberhasilan PMO. Ini disebut kubus karena model digambarkan tiga dimensi. Tiga dimensi itucakupan, pendekatan, dan tingkat kematangan.

Untuk menggunakan kubus kematangan PMO, Anda juga perlu membuat kuesioner yang sesuai dan unik dengan bantuan tim Anda. Kuesioner adalah tabel yang mencakup setiap dimensi dan tingkat yang dipilih, ditambah dua kolom: satu untuk level saat ini dan lainnya untuk tingkat target. Tergantung pada layanan dan pertanyaannya, tanda centang akan masuk ke kolom yang sesuai untuk setiap item.

Titik kuesioner adalah untuk mendefinisikan dan mengkategorikan semua layanan yang dievaluasi di bawah kolom yang sesuai.

Dari sana, tim dapat memutuskan apakah layanan yang dimaksud pada tingkat target atau tidak. Tingkat didefinisikan dengan angka (0-5 umumnya digunakan) dan termasuk satu ringkasan kalimat untuk masing-masing. Misalnya, level 0 bisa sesederhana "layanan tidak memiliki fungsi ini." Semakin tinggi level, semakin menguntungkan kinerja. Dalam contoh ini, level 5 mungkin "PMO telah melampaui semua tingkat target dan tujuan, mengungguli praktik terbaik sebelumnya."

Untuk menentukan tingkat kematangan holistik, tim membandingkan jumlah total poin pada kuesioner dengan jumlah total penilaian positif. Poin-poin ini biasanya ditandai sebagai cek atau X di kolom yang sesuai, membuat langkah ini sederhana dan mudah dibaca.

Dari sana, poin digunakan untuk membuat persentase yang menentukan berapa persen dari keseluruhan bisnis yang bekerja dengan baik. Unit standar untuk mengevaluasi persentase adalah sebagai berikut:

Mengapa tingkat kedewasaan PMO penting?

Tingkat kedewasaan PMO menentukan keadaan saat ini suatu organisasi, di mana ia ingin menjadi, dan bagaimana itu bisa sampai di sana. Menganggapnya sebagai fisik tetapi untuk seluruh struktur manajemen proyek Anda. Melanjutkan analogi ini, kubus adalah pandangan holistik Anda tentang pasien, dan kuesioner adalah grafik mereka.

Tanpa itu, kesehatan perusahaan Anda hanyalah anekdotal. Mungkin sulit untuk memperlakukan seseorang jika mereka mengatakan mereka makan dengan baik dan berolahraga tetapi masih tidak tahu apa yang salah.

Dengan itu, Anda membentuk fondasi yang realistis untuk perbaikan berdasarkan pemahaman menyeluruh tentang semua faktor kompleks yang membuat perusahaan centang. Sama seperti bagaimana memiliki panel penuh tes dan catatan kondisi yang sudah ada sebelumnya membuat rencana perawatan jangka panjang yang jauh lebih baik untuk pasien yang sehat dan sakit, jadi juga mengenal tingkat kematangan PMO Anda sejak awal.

Cara Melakukan Penilaian Kematangan PMO

Penilaian jatuh tempo PMO dilakukan dengan beberapa evaluasi awal dimuka oleh tim PMO diikuti dengan masukan dari tim dan pemangku kepentingan lain. Meskipun tim PMO memiliki proses ini, penting untuk membuat perspektif semua orang mencapai pandangan yang jujur ​​dan holistik.

Pertama, mulailah dengan menentukan level Anda saat ini. Jika Anda berada di level pertama atau kedua, kemungkinan organisasi tidak memiliki prosedur fondasional, saat ini menggunakan yang sudah usang, atau memiliki beberapa proses di tempatnya, tetapi mereka tidak secara konsisten mengikuti atau membutuhkan pengawasan tambahan. Jika Anda berada di level ketiga, Anda akan melihat bahwa hal-hal umumnya ditetapkan dan berjalan dengan lancar tetapi tidak sepenuhnya dioptimalkan. Pada tingkat keempat dan final, akan jelas apakah Anda telah mengoptimalkan beberapa atau semua proses, masing-masing.

Kemudian, Anda harus menggunakan kubus kematangan PMO untuk melihat masalah dari semua sudut. Bawa anggota tim untuk mengomentari area tertentu dan menelusuri detail yang dapat digunakan untuk mengisi kuesioner yang menyertainya. Dapatkan pemeriksaan suhu pada tingkat item individual.

Setelah, lihatlah celahnya, kembangkan tujuan tingkat kematangan yang realistis berdasarkan kinerja masa lalu, dan buat rencana tindakan. Rencana tindakan Anda mungkin melibatkan meninjau kembali proses evaluasi ini secara berkala untuk melacak KPI Anda, sehingga membuat template untuk itu sekarang akan membantu merampingkan proses optimasi Anda jauh lebih mudah.

Cara merencanakan penilaian jatuh tempo PMO Anda denganUDN Task Manager.

UDN Task Manager.adalah perangkat lunak manajemen proyek yang dapat memulai dan menilai kantor manajemen proyek. Kami akan memandu Anda melalui cara menggunakanUDN Task Manager.Untuk mengatur umpan balik tim, melihat dan menggunakan data yang relevan secara efisien, dan pada akhirnya merampingkan seluruh proses model jatuh tempo PMO.

Pertama, buat proyek baru untuk proses model kematangan PMO.UDN Task Manager.menyediakan dasbor yang dipersonalisasi untuk semua orang di tim Anda, sehingga seluruh tim manajemen PMO dapat langsung melihat ini dan status proyek lain yang relevan setelah mereka masuk. Seperti semuaUDN Task Manager.Proyek-proyek, proses model jatuh tempo PMO akan menawarkan fitur tangkas klasik yang membuat alat unik ini lebih mudah digunakan. Fitur-fitur seperti grafik Gantt dan berbagi dokumen sangat penting untuk proses model kematangan PMO dengan mengatur semuanya dengan cara yang mudah dimengerti.

Selanjutnya, mulai menambahkan fase dan tugas model jatuh tempo PMO ke proyek AndaUDN Task Manager.. Masing-masing akan secara otomatis dibuat menjadi grafik yang mudah dibaca sehingga semua orang dari para pemangku kepentingan hingga pencipta dapat mengikuti. Tugas menawarkan tingkat detail yang tinggi melalui fitur-fitur seperti catatan catatan, tanggal jatuh tempo individu, dan bahkan persetujuan, yang terakhir akan berguna ketika memulai evaluasi PMO Anda dari manajemen PMO dari manajemen.

Akhirnya, mulailah penilaian Anda sebagai atugasDi proyek model kematangan PMO yang lebih besar. Undang kolaborator yang relevan sehingga mereka semua dapat menambah pikiran mereka dengan tugas itu sendiri. Sementara beberapa tim bergantung pada email, menggunakan catatan tugas untuk berkomunikasi tentang tugas membuatnya lebih mudah untuk diatur. Plus, ini membantu menjaga semua orang mempercepat karena mereka dapat kembali dan melihat sisa percakapan sesuai kebutuhan.

Bahkan setelah model kematangan PMO selesai,UDN Task Manager.Membantu manajer proyek mendefinisikan alur kerja, mendistribusikan sumber daya seperti anggaran dan waktu, dan dengan mudah melacak segala sesuatu yang terjadi sekaligus. PeriksaUDN Task Manager.Uji coba gratis dua minggu dan temukan betapa mudahnya mengevaluasi proses lama dan menciptakan fitur yang lebih baik, lebih dioptimalkan seperti templat khusus, pelacakan tugas visual, dan penyimpanan file dalam platform.