รูปแบบการวุฒิภาวะของ PMO คืออะไร?

ปล้นสะดมรุ่นวุฒิภาวะได้รับการเรียกร้องที่ขาดไม่ได้สำหรับความสามารถของพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเกี่ยวข้องกับความเข้าใจเชิงกลยุทธ์จากการจัดการส่วนบนและสร้างระบบมาตรฐานส่วนบุคคลเพื่อการเติบโต แต่รูปแบบวุฒิภาวะของ PMO คืออะไรและทำไมทีมของคุณควรใช้หนึ่ง? ในคู่มือนี้เราจะดำดิ่งลงในขณะที่สอนคุณเกี่ยวกับอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเครื่องมือที่ต้องรู้เช่นคิวบ์ที่ครบกำหนด PMO และผู้จัดการงาน UDN .

รูปแบบการวุฒิภาวะของ PMO คืออะไร?

รุ่น PMO วุฒิภาวะเป็นเครื่องมือในการบันทึกและวิเคราะห์ระดับของความซับซ้อนสำหรับธุรกิจการจัดการโครงการสำนักงานและระบบ จากที่นั่นผู้ใช้สามารถติดตามสิ่งที่จำเป็นในการเก็บรักษาหรือปรับปรุงในอนาคตได้อย่างง่ายดาย จากนั้นรูปแบบการวุฒิภาวะของ PMO จะทำหน้าที่เป็นแผนงานสำหรับการเลื่อนไปข้างหน้าและการวัดการปรับปรุง

รุ่น PMO วุฒิภาวะไม่เพียง แต่ครอบคลุมเครื่องมือ พวกเขายังมีประโยชน์เมื่อประเมินบุคคลทีมและเวิร์กโฟลว์ พวกเขาสามารถทำเพื่อทั้งหนึ่งนอกและทำซ้ำโครงการ และพวกเขาจะเป็นสินทรัพย์ที่ยอดเยี่ยมเมื่อพูดถึงการตัดสินใจของภาพรวมสำหรับกลยุทธ์และงบประมาณขององค์กร

ที่โครงการสถาบันการจัดการระบุว่ารูปแบบวุฒิภาวะของ PMOเสนอประโยชน์ดังต่อไปนี้:

อย่างที่คุณเห็นผลประโยชน์ที่มีผลกระทบอย่างมากเหล่านี้ไม่เพียง แต่เป็นสิ่งที่ดี ในกรณีส่วนใหญ่พวกเขาให้ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญของภารกิจสำหรับกลยุทธ์ที่หลากหลายของ บริษัท ผู้เชี่ยวชาญผู้จัดการโครงการ AgileJoey Perugino เห็นด้วย ในบทความสำหรับเกี่ยวกับ LinkedIn, Perugino เขียน "รุ่นวุฒิภาวะของ PMO เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้" เนื่องจากผลกระทบต่อทั้งวัฒนธรรมและการจัดการ

โดยทั่วไปแล้วจะมีห้าระดับในรูปแบบวุฒิภาวะของ PMO

ยิ่งใหญ่พอร์ตโฟลิโอคือยิ่งคุณต้องการ PMO ของคุณมากขึ้นเพื่อควบคุมความซับซ้อนและเติบโตต่อไป บริษัท ที่มีโครงการน้อยลงหรือพอร์ตโฟลิโอของโครงการที่ท้ายที่สุดไม่ได้ขยับเข็มต่อเป้าหมายรูปภาพขนาดใหญ่ของ บริษัท อาจไม่ได้รับประโยชน์จากเครื่องมือนี้จนกว่าพวกเขาจะได้รับงานมากขึ้น ในตอนท้ายของวันมันเป็นคำพิพากษา เมื่อทำการประเมินนี้จึงถึงเวลาที่จะก้าวต่อไปยังเฟสสอง: คิวบ์ครบกําหนด

คิวบ์ PMO ครบกำหนดคืออะไร?

หากรูปแบบวุฒิภาวะของ PMO คือ "อะไร" คิวบ์ PMO วุฒิภาวะคือ "วิธี" ลูกบาศก์ PMO ครบกำหนดเป็นวิธีการทดลองและทดสอบเพื่อประเมินความสำเร็จของ PMO อย่างเป็นธรรม มันเรียกว่าลูกบาศก์เพราะรูปแบบที่ปรากฎว่าเป็นสามมิติ สามมิติคือขอบเขต, วิธีการและระดับวุฒิภาวะ

ในการใช้ Cube PMO วุฒิภาวะคุณจะต้องสร้างแบบสอบถามที่สอดคล้องกันและไม่เหมือนใครด้วยความช่วยเหลือของทีมของคุณ แบบสอบถามเป็นตารางที่มีแต่ละมิติและระดับที่เลือกรวมทั้งสองคอลัมน์: หนึ่งสำหรับระดับปัจจุบันและอีกระดับสำหรับระดับเป้าหมาย เครื่องหมายถูกจะอยู่ในคอลัมน์ที่เหมาะสมสำหรับแต่ละรายการสำหรับแต่ละรายการ

ประเด็นของแบบสอบถามคือการกำหนดและจัดหมวดหมู่บริการทั้งหมดที่ได้รับการประเมินภายใต้คอลัมน์ที่เหมาะสม

จากนั้นทีมสามารถตัดสินใจได้ว่าบริการที่เป็นปัญหาอยู่ที่ระดับเป้าหมายหรือไม่ ระดับถูกกำหนดโดยตัวเลข (0-5 ที่ใช้กันทั่วไป) และรวมถึงการสรุปประโยคเดียวสำหรับแต่ละประโยค ตัวอย่างเช่นระดับ 0 อาจเป็นเรื่องง่ายเหมือน "บริการไม่มีฟังก์ชั่นนี้" ยิ่งระดับสูงเท่าไหร่ประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น ในตัวอย่างนี้ระดับ 5 อาจเป็น "PMO นั้นเหนือกว่าระดับเป้าหมายและเป้าหมายทั้งหมดที่มีประสิทธิภาพสูงกว่าแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดก่อนหน้านี้"

เพื่อกำหนดระดับวุฒิภาวะแบบองค์รวมทีมเปรียบเทียบจำนวนคะแนนทั้งหมดในแบบสอบถามไปจนถึงจำนวนการประเมินผลบวกทั้งหมด คะแนนเหล่านี้มักจะถูกทำเครื่องหมายเป็นเช็คหรือ x ในคอลัมน์ที่เหมาะสมทำให้ขั้นตอนนี้ง่ายและอ่านง่าย

จากนั้นจุดที่ใช้ในการสร้างเปอร์เซ็นต์ที่กำหนดเปอร์เซ็นต์ของธุรกิจโดยรวมที่ทำงานได้ดี หน่วยมาตรฐานสำหรับการประเมินเปอร์เซ็นต์มีดังนี้:

เหตุใดระดับวุฒิภาวะของ PMO จึงมีความสำคัญ

ระดับวุฒิภาวะของ PMO กำหนดสถานะปัจจุบันขององค์กรที่ต้องการที่จะเป็นและวิธีที่จะไปถึงที่นั่น คิดว่ามันเป็นร่างกาย แต่สำหรับโครงสร้างการจัดการโครงการทั้งหมดของคุณ การเปรียบเทียบนี้ต่อเนื่องลูกบาศก์เป็นมุมมองแบบองค์รวมของผู้ป่วยและแบบสอบถามเป็นแผนภูมิของพวกเขา

หากปราศจากไอทีสุขภาพของ บริษัท ของคุณเป็นเพียงเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ มันยากที่จะปฏิบัติต่อใครบางคนถ้าพวกเขาบอกว่าพวกเขากินดีและออกกำลังกาย แต่ก็ยังไม่รู้ว่ามีอะไรผิดปกติ

ด้วยมันคุณเป็นรากฐานที่สมจริงเพื่อการปรับปรุงตามความเข้าใจอย่างถ่องแท้ของปัจจัยที่ซับซ้อนทั้งหมดที่ทำให้ บริษัท ทำเครื่องหมาย เช่นเดียวกับวิธีการที่คณะการทดสอบและบันทึกของเงื่อนไขการพิจารณาคดีอย่างเต็มรูปแบบทำให้แผนการรักษาระยะยาวที่ดีขึ้นสำหรับผู้ป่วยที่มีสุขภาพดีและป่วยดังนั้นการรู้ระดับวุฒิภาวะของ PMO ของคุณจากการเริ่มต้น

วิธีการดำเนินการประเมินวุฒิภาวะของ PMO

การประเมินวุฒิภาวะของ PMO จะดำเนินการโดยมีการประเมินล่วงหน้าเริ่มต้นโดยทีม PMO ตามด้วยการป้อนข้อมูลจากทีมงานอื่น ๆ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แม้ว่าทีม PMO เป็นเจ้าของกระบวนการนี้ แต่เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องได้มุมมองของทุกคนเพื่อให้ได้มุมมองที่ซื่อสัตย์และแบบองค์รวม

ขั้นแรกให้เริ่มต้นด้วยการกำหนดระดับปัจจุบันของคุณ หากคุณอยู่ในระดับแรกหรือครั้งที่สองอาจเป็นไปได้ว่าองค์กรขาดขั้นตอนการก่อตั้งปัจจุบันกำลังใช้งานที่ล้าสมัยหรือมีกระบวนการบางอย่าง แต่ไม่ได้ติดตามหรือต้องการการกำกับดูแลเพิ่มเติมอย่างสม่ำเสมอ หากคุณอยู่ในระดับที่สามคุณจะเห็นว่าสิ่งต่าง ๆ ที่จัดตั้งขึ้นโดยทั่วไปและทำงานได้อย่างราบรื่น แต่ไม่ได้รับการปรับให้เหมาะสมอย่างเต็มที่ ในระดับที่สี่และขั้นสุดท้ายจะเห็นได้ชัดว่าคุณได้ปรับกระบวนการบางอย่างหรือทั้งหมดตามลำดับหรือไม่

จากนั้นคุณจะต้องใช้คิวบ์วุฒิภาวะของ PMO เพื่อดูปัญหาจากทุกมุม นำสมาชิกในทีมให้ความเห็นเกี่ยวกับพื้นที่เฉพาะและเจาะลึกรายละเอียดที่สามารถใช้ในการกรอกแบบสอบถามที่มาพร้อมกับ รับการตรวจสอบอุณหภูมิในระดับของแต่ละรายการ

หลังจากดูที่ช่องว่างพัฒนาเป้าหมายระดับวุฒิภาวะที่สมจริงตามประสิทธิภาพที่ผ่านมาและสร้างแผนปฏิบัติการ แผนปฏิบัติการของคุณอาจเกี่ยวข้องกับการทบทวนกระบวนการประเมินผลนี้ในช่วงเวลาปกติเพื่อติดตาม KPI ของคุณดังนั้นการสร้างเทมเพลตสำหรับตอนนี้จะช่วยทำให้การปรับปรุงกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพของคุณง่ายขึ้น

วิธีการวางแผนการประเมินวุฒิภาวะของ PMO ของคุณด้วยผู้จัดการงาน UDN

ผู้จัดการงาน UDNเป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สามารถเริ่มต้นและประเมินสำนักงานการจัดการโครงการได้ เราจะเดินผ่านวิธีการใช้งานผู้จัดการงาน UDNในการจัดระเบียบข้อเสนอแนะของทีมดูและใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องอย่างมีประสิทธิภาพและในที่สุดปรับปรุงกระบวนการรูปแบบการกำหนด PMO ทั้งหมด

ก่อนอื่นให้สร้างโครงการใหม่สำหรับกระบวนการโมเดล PMOผู้จัดการงาน UDNให้แผงควบคุมส่วนบุคคลสำหรับทุกคนในทีมของคุณดังนั้นทีมผู้บริหาร PMO ทั้งหมดสามารถดูสถานะนี้และสถานะของโครงการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องทันทีเมื่อพวกเขาลงชื่อเข้าใช้เช่นเดียวกับทั้งหมดผู้จัดการงาน UDNโครงการรูปแบบการวุฒิภาวะของ PMO จะนำเสนอคุณสมบัติที่คล่องตัวคลาสสิกที่ทำให้เครื่องมือที่ไม่เหมือนใครนี้ใช้งานได้ง่ายขึ้นมาก คุณสมบัติเช่น Charts Gantt และการแชร์เอกสารมีความสำคัญต่อกระบวนการของ PMO Maturity Model โดยการจัดระเบียบทุกอย่างในวิธีที่ง่ายต่อการเข้าใจ

ถัดไปเริ่มเพิ่มแพลตฟอร์ม PMO ครบกำหนดและภารกิจในโครงการของคุณในผู้จัดการงาน UDN. แต่ละคนจะถูกสร้างขึ้นเป็นแผนภูมิที่อ่านง่ายโดยอัตโนมัติดังนั้นทุกคนจากผู้มีส่วนได้เสียไปจนถึงผู้สร้างสามารถติดตามได้ ภารกิจมีรายละเอียดระดับสูงผ่านฟีเจอร์เช่นส่วนบันทึกวันที่ครบกำหนดของแต่ละบุคคลและแม้กระทั่งการอนุมัติหลังซึ่งจะมีประโยชน์เมื่อได้รับการลงชื่อเข้าใช้การประเมิน PMO ของคุณจากการจัดการระดับสูง

ในที่สุดเริ่มการประเมินของคุณเป็นงานในโครงการรูปแบบการวุฒิภาวะของ PMO ที่ยิ่งใหญ่กว่า เชิญผู้ทำงานร่วมกันที่เกี่ยวข้องเพื่อให้พวกเขาสามารถเพิ่มความคิดของพวกเขาให้กับงานเองได้ ในขณะที่บางทีมพึ่งพาอีเมลโดยใช้ Notes งานเพื่อสื่อสารเกี่ยวกับงานทำให้การจัดระเบียบง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ทุกคนเพิ่มความเร็วเพราะพวกเขาสามารถกลับไปดูการสนทนาที่เหลือได้ตามต้องการ

แม้หลังจากที่โมเดลวุฒิภาวะของ PMO เสร็จสมบูรณ์ผู้จัดการงาน UDNช่วยให้ผู้จัดการโครงการกำหนดเวิร์กโฟลว์แจกจ่ายทรัพยากรเช่นงบประมาณและเวลาและติดตามทุกอย่างที่เกิดขึ้นในครั้งเดียว เช็คเอาท์ผู้จัดการงาน UDNทดลองใช้ฟรีสองสัปดาห์และค้นพบว่าการประเมินกระบวนการเก่าทั้งสองอย่างง่าย ๆ และสร้างคุณสมบัติที่ดีขึ้นและปรับให้เหมาะสมยิ่งขึ้นเช่นเทมเพลตที่กำหนดเองการติดตามงานภาพและที่เก็บไฟล์ในแพลตฟอร์ม