Jak se zaměřit: tipy, které mají věci udělat v rozptýleném světě

souhrn

Zaměření je více než jen koncentrace - je to přístup k práci, který vám může pomoci minimalizovat rozptýlení, vzít si svůj čas a chránit se před vyhořením. Dozvědět se o běžných překážkách zaměření a jejich řešení a získat tipy s vědami, které vám pomohou zůstat v zóně.

Obrázek: Máš náročný úkol dosáhnout, ale je to téměř nemožné zaměřit se. Snažíte se vynutit se soustředit, ale práce jen táhne a zdá se, že trvá mnohem déle, než by mělo.

Zní povědomě? Pokud ano, nejsi sám.

Pravdou je, že je schopen se zaměřit, není tak jednoduchá, jak to rozhodnout. Existuje spousta faktorů, které mohou ovlivnit vaši schopnost zaměřit, od digitálních rozptýlení k nedostatku jasnosti, kolem které jsou nejdůležitější úkoly. V tomto článku popisujeme společné postupy, které vám mohou zabránit zaměřením se s vědeckou podporou řešení, která vám pomohou zůstat v zóně.

Co je zaměřeno?

Zaměření je duševní stav, když věnujeme pozornost jedinému úkolu a ignorujte mimo rozptýlení. V dnešním rychle-chodil pracovním prostředí, to znamená skutečné zaměření, je často akt priorit - protože s cílem soustředit se na jednu věc, musíte ignorovat mnoho dalších věcí. Nebo jako pozdní jablko spoluzakladatele Steve Jobsjednou řekl"Zaměření je o tom, že" ne. "

Zaměření je nezbytné pro řešení obtížných úkolů, tvořivě přemýšlet a pracovat efektivně. To nám může pomoci dostat věci udělat lépe a rychlejší, vyhnout se vyhoření a koncem každého dne pocit, že jsme něco dosáhli.

Co zpožďuje vaše zaměření?

Na moderním pracovišti je zaměření často nepolapitelné. Zde jsou čtyři nejčastější důvody, které (nebo váš tým) se nemohou zaměřit, plus, jak je vyřešit.

Snaží se multitask

Podlenáš výzkumTéměř tři ve čtyřech zaměstnanci (72%) pociťují tlak na multitask během dne. Ale zatímco multitasking se může cítit produktivnější, je to vlastně jen úkol přepínání v přestrojení.

Naše mozek nejsou zapojeny do skutečně multitask, takže když se pokusíte udělat dvě věci na tiskové e-maily během setkání - ve skutečnosti přepínáte mezi těmito úkoly při rychlosti blesku. A protože platíme mentální náklady na každý přepínač, ve skutečnosti stále méně provedou a děláme více chyb, když se snažíme multitask.

Místo přepínání mezi různými úkoly po celý den naplánovat vyhrazený čas se zaměřit na jeden konkrétní projekt. Dva společné metody plánování doby zaostřování jsou časové schránky a čas blokování.Časový časJe strategie pro řízení času, ve které odhadujete, že úkol bude úkol přijmout a k dispozici čas na dokončení. Během časového boxu ignorujete všechny ostatní úkoly, dokud není krabice u konce. KonceptČas blokováníJe podobný - ale místo doby boxu pro jeden úkol, skupinujete podobné úkoly společně a dokončete je všechny v jednom časovém bloku. Můžete například naplánovat časový blok pro odpověď e-mailů.

Bez ohledu na to, z jaké metody si vyberete, jsou zde některé tipy, které vám pomohou naplánovat čas zaostřování:

Blokovat čas v kalendáři.Nastavte stav (jako "Nerušit" nebo "v zaostřovacím bloku") na libovolné aplikace Instant Messaging, které používáte, takže vaši kolegové vědí, že jste v režimu heads-down.

Eliminovat rozptýlení. Vypněte oznámení pro e-mailové a instant messaging a zavřete všechny aplikace nebo Windows, které nepoužíváte pro práci po ruce. Umístěte telefon do zásuvky nebo mimo dohled, takže nejste v pokušení odpovědět na telefonní hovory nebo textové zprávy.

Když jste hotovi, udělejte si pauzu.Pokud můžete, dostat se pryč z počítače a udělat něco fyzického, jako strečink nebo procházku.

Posílení vašeho týmu vyřezat čas zaostřovací čas může výrazně zvýšit produktivitu. PodleVýzkum produktivityod UC BerkeleyStát se Superhuman Lab., když vůdci povzbuzují "focus sprints" pro své týmy (vyhrazený čas zaostření, kdy členové týmu nemají přepínat mezi aplikacemi nebo monitorovat jejich doručenou poštu), lidé hlásí o 43% produktivnější.

Sledování vaší schránky

Zatímco e-maily a nástroje pro zasílání zpráv jsou nezbytné pro práci, jsou zneužity, způsobují kancelářskou chaos a tlačí lidi k pokraji vyhoření. Spíše než přinést týmy dohromady, mohou vytvářet Silos, jak se informace rozšířily po celou dobu několika aplikací a skupin.

Tyto nástroje jsou navíc určeny pro komunikaci, ne pro rozsáhlé (nebo dokonce malé měřítko) projekt řízení. Když jsou projekty v práci řízeny prostřednictvím e-mailu nebo zasílání zpráv, nekonečným výsledkem je nekonečná oznámení a rozptýlené informace, což ztěžuje týmy se soustředit v práci.

Dosud,80% znalostních pracovníkůZpráva pracovat s jejich schránkou nebo jinými komunikačními aplikacemi. A zatímco mnoho lidí cítí tlak, aby okamžitě reagoval na zprávy, toto neustálé monitorování přichází za cenu. Při kontrole oznámení při práci, jste neustále přepínat přepínání a ztráta hybnosti pokaždé, když nová zpráva objeví do složky Doručená pošta. Ve skutečnosti to může trvatvzhůru 20 minutChcete-li znovu získat hybnost po přerušení - tak, pokud zkontrolujete složku Doručená pošta třikrát v rozpětí dvou hodin, je to polovina vašeho potenciálního zaměření ztratil.

Tyto oznamování zaostřovacích zaostřování znemožňujítokový stavnebohluboká práce-A duševní stav, ve kterém se můžete zaměřit bez rozptýlení a dosáhnout obtížných úkolů rychleji a efektivněji.

Podle A.2016 MIT studium, lidé, kteří kontrolují svůj e-mail v dávkách, hlásí vyšší produktivitu ve srovnání s těmi, kteří se spoléhají na oznámení odpovědět na zprávy.DávkováníZahrnuje kontrolu e-mailu a zpráv pouze během dedikovaných časů po celý den, takže se můžete vyhnout nákladným přerušením, když se pokoušíte zkontrolovat důležité úkoly ze seznamu úkolů.

Zde je, jak to udělat:

Plán čas zpracovávat zprávy a e-mail. Frekvence, kterou si vyberete, závisí na povaze vaší práce, například, správce účtů může být nutné zkontrolovat zprávy častěji za účelem udržení kontaktu s klienty. Pokud můžete, zkuste začít dva 30 minut bloky, jeden v dopoledních hodinách a jeden odpoledne.

Vypnout upozornění.Bez ohledu na komunikační aplikace, které používáte, oznámení SNOOZE nebo zapnete, nenarušujte režim, abyste se ujistili, že neuvidíte rušivé ikony a bannery blesku přes obrazovku, když se pokoušíte zaostřit. A pokud se opravdu musíte soustředit, zavřít z e-mailů a aplikací zpráv úplně.

Nechte svůj tým vědět, kdy jste k dispozici.Sdílejte své komunikační preference s vaším týmem a dejte jim vědět, kdy obvykle odpovídáte zprávám. Pokud jste manažer, povzbuzujte své přímé zprávy, abyste udělali totéž. A pokud váš tým používá aplikaci Instant Messaging jako Slack, nastavte stavy, abyste označili, když se zaměřujete nebo chcete chatovat.

Dlouhá virtuální schůzky

Podle kognitivního neuroscientistu Dr. Saharu Yousefa, používáme výrazně více mozku, abychom věnovali pozornost během videohovoru, než během setkání tváří v tvář. Ve skutečnosti2020 Microsoft StudiumUkázalo se, že video únava se zasílá na 30minutovou značku pro virtuální schůzky, což znamená, že je mnohem těžší zaměřit se kolem tohoto bodu. Na flip straně můžeme obvykle udržovat se zaměření na 45 až 60 minut, když mluvíme tváří v tvář.

Vaše setkání kratší (30 minut nebo méně) a efektivnější je nejlepším způsobem, jak snížit video únavu. Zde jsou některé tipy pro nastavení vašich setkání pro úspěch:

Zvažte, zda potřebujete schůzku na prvním místě.Někdy A.Stavová zprávaneboasynchronní aktualizacemůže pracovat stejně jako (nebo lepší než) volání. Jako přidaný bonus, asynchronní aktualizace dávají vašemu týmu nepřerušovanější čas, aby se zaměřil na práci, která záleží.

Sdílejte agendu a veškeré materiálové účastníci by měli přečíst předem.Agenda vám pomůže efektivně pohybovat z tématu do tématu a zajišťuje, že si nenechte ujít žádné kritické kusy. Navíc sdílení materiálů v předstihu pomáhá účastníkům připraveni diskutovat a navrhnout řešení.

Zvažte preference týmu.Zeptejte se svého týmu, když dávají přednost setkání a když jsou typicky v režimu zaostřování hlavy. Například, pokud většina vašeho týmu ráda rezervovat jejich dopoledne pro čas zaostření, zkuste naplánovat schůzky v odpoledních hodinách.

Koncová setkání několik minut brzy.Zpět na back-back schůzky mohou rychle odtrhnout každého mentální rezervy. Několik minut mezi sezeními může pomoci resetování mozku, zejména pokud vystoupíte od obrazovky.

Vypněte sebeobraz během video schůzekNebo zakryjte obraz obličeje lepkavou poznámkou. Vidět vlastní tvář během videohovoru aktivuje část vašeho mozku zodpovědného za rozpoznávání obličeje a je dalším odtokem na vašem zaměření. "Představte si, zda někdo vešel do konferenční místnosti nesoucí zrcadlo plné délky, aby se sledoval,"říká Dr. YouSef.. "To je v podstatě to, co děláme, když vidíme naše vlastní tváře na videohovoru."

Nedostatek jasnosti

Když zažijete jasnost v práci, víte, jaké cíle pracujete, odpovědnosti vaší role a jak upřednostnit své úkoly. Ale bez této jasnosti je těžké upřednostnit práci a určit, co je v (nebo ven) rozsahu. V důsledku toho byste mohli skončit rozdělit své zaměření mezi příliš mnoha projekty, ztratit se v malých úkolech, jako je chat a e-mail, a pocit, že nejste dostatečně dosaženi.

Nedostatek jasnosti je společným výskytem. Podlenáš výzkum29% znalostních pracovníků se cítí přepracovaní kvůli nedostatku jasnosti na úkolech a rolích.

Jasné cíle jsou jako kompas. Pomáhají vám rozhodnout, co je důležité se zaměřit a co můžete zneužitím. Představte si například, že máte čtvrtletně cíl zlepšit angažmá na Instagram a menšíkrátkodobý cílChcete-li psát 10 příspěvků Instagramu za týden. S tímto cílem na mysli se můžete rozhodnout použít svůj další blok nepřerušeného času na návrh a plánovat sociální mediální kopii spíše než odpovědí na e-maily. V tomto příkladu vám váš cíl pomáhá zaměřit se na práci, která záleží a vyhnout se dostat se sidetracked s méně důležitými úkoly.

Zde je jak vytvořit jasnost s cíli:

Vytvořit a sdílet Inteligentní cíle s vaším týmem. Inteligentní cíle jsou specifické, měřitelné, dosažitelné, realistické a časové. Pro váš projekt poskytují jasný plán a cílovou čáru. Například produktový tým mohl nastavit následující inteligentní cíl: "V Q3, partner s týmem zákaznického servisu vytvořit chatbot pro naše webové stránky na ploše."

Sledujte pokrok směrem k vašim cílům. Cíle jsou mocným motivátorem, protože zajišťují, že vaše každodenní práce má jasný účel. Aby byly cíle účinné, měly by být připojeny k vaší práci. To znamená, že byste měli plánovat pravidelně kontrolovat a aktualizovat svůj pokrok - například na konci každého dne nebo týdne.

Nastavte denní mits (nejdůležitější úkoly). Každý den zapište 1-3 věci, které chcete dosáhnout. To vám pomůže zaměřit se a dávat povolení k hodinám, jakmile jsou tyto úkoly splněny - klíčvyhýbat se vyhořenía udržování dlouhodobého zaměření. Když se pokusil kognitivní neuroscientista Dr. YousefTato metoda v její laboratoři, tým viděl 28% nárůst individuální produktivity a 42% snížení vyhoření.

5 tipů k posílení vašeho zaměření

Zeptali jsme se čtyřmi nejčastějšími důvody, proč se můžete snažit zaměřit, plus způsoby, jak se k němu dostat. Pokud máte stále potíže, zkuste tyto pět tipů, abyste se dostali do zóny a maximalizovali produktivitu.

1. Vytvořte spouštěče, abyste řekli svému mozku, je čas se zaměřit

Podle Dr. YouSefaNaše mozky mají vzpomínky. Když párujeme určité prostředí se specifickým podnětem (jako posezení u čistého stolu a psaní), naše mysl vytváří kognitivní asociaci - si pamatuje a předpokládá, že stimul v budoucnosti. To znamená, že příště budete vyčistit svůj pracovní prostor a posadit se k zápisu, váš mozek bude predisponován, aby se zaměřil na tento úkol.

Pokud máte potíže se soustředit, zkuste vytvářet kognitivní sdružení, aby váš mozek zjistil, že je čas zaměřit se. Zde jsou některé nápady:

Světlo svíčky.

Pít specifický nápoj, jako šálek kávy nebo čaje.

Poslechněte si konkrétní typ hudby.

Používejte konkrétní oblečení - pokud jstepracování z domovaTo by mohlo znamenat oblékání, jako budete jít do kanceláře.

Vymažte si stůl.

Jděte na konkrétní místo, jako je kancelář, kavárna nebo konkrétní oblast vašeho domu vyhrazena pro práci.

2. Klepněte na své biologické hodiny

Vaše osobní biologie může ovlivnit, když jste nejproduktivnější během dne. PodleVýzkum Nobelovy cenyKaždý člověk má "chronotype" -a přednastavený cirkadian rytmus, který určuje výkyvy v naší denní úrovni energie. A když vyZnát svůj Chronotype.Můžete naplánovat zaostřovací bloky během špičkových hodin a ušetřit méně náročné úkoly, když máte méně energie a vaše pozornost je kratší. Většina lidí spadá do těchto tří kategorií:

AM-posunutý:Přirozeně se probudíte brzy ráno a počínaje nejproduktivnější na začátku dne. Pokud to zní jako vy, řešit kreativní úkoly první věc ráno, a opustit odpoledne za méně náročnou práci.

Bi-Phasic:Váš špičkový čas zaostřování spadá mezi 10:00 a 14:00, s energií dip poledne. Ve večerních hodinách můžete zažít "druhý vítr" energie. Zaměřte se na velké úkoly před obědem nebo později v den po odpoledním propadu.

PM-posunutý:Dáváte přednost probudit se později a dělat vaše většina výrobků v pozdním odpoledni a večer. Pokud jste posunu, lehce do dne s úkoly, které nevyžadují tolik mozku a rezervujte si pozdní odpoledne pro zaostřovací čas.

3. Konsolidovat úkoly v jednom nástroji

Když se spoléháte na paměť, abyste sledovali úkoly, přijímáte cenné makléře, které se snaží vzpomenout na věci. Ale když zapíšete dolůvše, co potřebujete udělatNa jednom místě můžete použít tuto duševní energii zaměřit se na dokončení těchto úkolů. To je jeden z konceptů za Davidem AllenaDostat se věci (GTD)Metoda - protože pro upřednostnění vaší práce, musíte jej nejprve zachytit.

Způsob, jakým nahráváte úkoly. Místo použití papírových seznamů nebo šíření pozornosti mezi více online nástroje, zkuste použít jedenNástroj pro správu projektůorganizovat všechny vaše informace o projektu a úkoly. Tímto způsobem můžete sledovat a sdílet akční položky na stejném místě, kde se práce stane.

4. Zkuste strategii řízení času

Strategie správné správy času může jít dlouhou cestu, která vám pomůže zaměřit se tím, že vám pomůže vyhnout se multitaskingu a pochopení, jak trávíte čas. Zatímco přístup, který si vyberete, závisí na vašich osobních preferencích práce, zde jsou některé možnosti, jak vás začít:

Technika Pomodoro : Nemusíte se zaměřit na dlouhou dobu, abyste se věci udělali. Tato technika využívá 25 minut práce a 5 minut přestávky, takže můžete najednou řešit jeden úkol a snížit duševní únavu.

Čas blokování : S časem blokování naplánujete každou jednotlivou část svého dne. Tato technika může pomoci, pokud chcete obnovit svůj den a pochopit, jak trávíte čas.

Časový čas : TimeBoxing zahrnuje vytvoření "TimeBoxu", během kterého se zaměřujete na dokončení konkrétního úkolu v určitém časovém rámci. Tato metoda může pomoci, pokud bojujete s multitasking a kontrolovat oznámení po celý den.

Jíst žábu : Tato metoda zahrnuje dříve, než budete dělat jinou práci. Jak kdysi řekl Mark Twain, pokud budete muset jíst živou žábu, udělejte to první věc ráno a nic horšího se vám nestane po celý den.

Princip Pareto. : Také známý jako pravidlo 80/20, tato zásada uvádí, že zhruba 80% výsledků pochází z 20% příčin. Pokud jde o produktivitu, znamená to, že některé úkoly mají výrazně větší dopad než jiné - a pokud se zaměřujete na ty, můžete maximalizovat svůj dopad.

5. Prioritujte svou pohodu

Péče o vaše fyzické wellness a duševní zdraví je jedním z nejlepších způsobů, jak můžete zlepšit vaše zaměření. Když vaše tělo a mysl jsou zdravé, můžete si myslet jasnější, řídit stres lépe a vyhnout se vyhoření. Zatímco vaše osobní zdraví může záviset na řadě různých faktorů, základy jsou dobré místo k zahájení: dostat dost spánku, stavět včas pro fyzickou aktivitu, jíst zdravá jídla a vezmete si krátké přestávky po celý den. Dokonce i nízké úrovně úzkosti mohou být těžší, abyste se zaměřili na soustředění - takže pokud se cítíte stresovaní, rozbije se, promluvte si s přítelem, jděte na procházku nebo zkuste meditaci všímavosti.

A co je nejdůležitější, nezapomeňte dát si nějakou milost. Nikdo se neustále může soustředit a je to normální, aby se vaše koncentrace lišila po celý den nebo týden.

Zaměřte se na to, co záleží

Zaměření je o více, než jen dostat věci. Je to přístup k práci, který vám může pomoci vyhnout se neustálému rozptýlení, zúčastnit se svého času a chránit se před vyhořením. A zatímco práce se někdy cítí rychle a chaotické, tyto tipy vám mohou posílit, abyste se vrátili a upřednostňovali, kde strávit duševní energii.

Chcete více tipů? Další informace o tom, jakmaximalizovat produktivitu .