Cara fokus: Tips untuk menyelesaikan sesuatu di dunia yang terganggu

Ringkasan

Fokus lebih dari sekedar konsentrasi - itu adalah pendekatan untuk bekerja yang dapat membantu Anda meminimalkan gangguan, mengambil alih waktu Anda, dan melindungi diri Anda dari burnout. Pelajari tentang hambatan umum untuk fokus dan solusi mereka, dan mendapatkan tips yang didukung sains untuk membantu Anda tinggal di zona.

Bayangkan ini: Anda memiliki tugas yang menuntut untuk diselesaikan, tetapi rasanya hampir mustahil untuk fokus. Anda mencoba memaksakan diri untuk berkonsentrasi, tetapi pekerjaan itu hanya menyeret dan tampaknya lebih lama dari yang seharusnya.

Terdengar familiar? Jika ya, Anda tidak sendirian.

Yang benar adalah, bisa fokus tidak sesederhana hanya memutuskan untuk melakukannya. Ada banyak faktor yang dapat memengaruhi kemampuan Anda untuk fokus, dari gangguan digital hingga kurangnya kejelasan di mana tugas mana yang paling penting. Pada artikel ini kami menggambarkan praktik umum yang dapat mencegah Anda memfokuskan, dengan solusi yang didukung sains untuk membantu Anda tinggal di zona.

Apa fokus?

Fokus adalah keadaan mental ketika kita memperhatikan satu tugas dan mengabaikan gangguan luar. Dalam lingkungan kerja yang serba cepat saat ini, itu berarti fokus sejati seringkali merupakan tindakan prioritas - karena untuk berkonsentrasi pada satu hal, Anda harus mengabaikan banyak hal lainnya. Atau sebagai almarhum Apple Co-founder Steve Jobspernah berkata, "Fokus adalah tentang mengatakan 'tidak.'"

Fokus sangat penting untuk mengatasi tugas-tugas yang sulit, anggap kreatif, dan bekerja secara efisien. Ini dapat membantu kita menyelesaikan sesuatu dengan lebih baik dan lebih cepat, hindari kelelahan, dan berakhir setiap hari dengan perasaan seperti kita telah mencapai sesuatu.

Apa yang menyapu fokus Anda?

Di tempat kerja modern, fokus seringkali sulit dipahami. Berikut adalah empat alasan paling umum Anda (atau tim Anda) tidak dapat fokus, ditambah cara menyelesaikannya.

Mencoba untuk Multitask.

Berdasarkanpenelitian kami, hampir tiga dari empat karyawan (72%) merasakan tekanan pada multitask pada siang hari. Tetapi sementara multitasking mungkin merasa lebih produktif, itu sebenarnya hanya tugas yang menyamar.

Otak kita tidak ditransfer untuk benar-benar multitask, jadi ketika Anda mencoba melakukan dua hal sekaligus-seperti merancang email selama pertemuan - Anda sebenarnya beralih di antara tugas-tugas itu dengan kecepatan kilat. Dan karena kami membayar biaya mental untuk setiap sakelar, kami benar-benar kurang dilakukan dan membuat lebih banyak kesalahan ketika kami mencoba untuk multitask.

Alih-alih beralih antara tugas yang berbeda sepanjang hari, jadwalkan waktu yang berdedikasi untuk fokus pada satu proyek tertentu. Dua metode umum untuk penjadwalan waktu fokus adalah timeboxing dan waktu pemblokiran.TimeBoxingadalah strategi manajemen waktu di mana Anda memperkirakan jumlah waktu tugas akan mengambil dan mengeluarkan waktu untuk menyelesaikannya. Selama box, Anda mengabaikan semua tugas lain sampai kotak selesai. KonsepWaktu memblokirmirip - tetapi bukannya waktu tinju untuk satu tugas, Anda mengelompokkan tugas serupa bersama-sama dan menyelesaikan semuanya dalam satu blok waktu. Misalnya, Anda mungkin menjadwalkan blok waktu untuk menjawab email.

Terlepas dari metode mana yang Anda pilih, berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda menjadwalkan waktu fokus:

Menghalangi waktu pada kalender Anda.Tetapkan status (seperti "jangan ganggu" atau "di blok fokus") pada aplikasi perpesanan instan apa pun yang Anda gunakan, sehingga kolega Anda tahu Anda berada dalam mode head-down.

Hilangkan gangguan. Matikan pemberitahuan untuk email dan pesan instan, dan tutup semua aplikasi atau windows yang tidak Anda gunakan untuk pekerjaan yang ada. Letakkan ponsel Anda di laci atau tidak terlihat sehingga Anda tidak tergoda untuk menjawab panggilan telepon atau pesan teks.

Setelah selesai, istirahatlah.Jika Anda bisa, pergi dari komputer Anda dan lakukan sesuatu yang fisik, seperti meregangkan atau berjalan-jalan.

Memberdayakan tim Anda untuk mengukir waktu fokus dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas. BerdasarkanPenelitian Produktivitasdari UC Berkeley'sMenjadi laboratorium superhuman., Ketika para pemimpin mendorong "focus sprint" untuk tim mereka (waktu fokus khusus ketika anggota tim tidak beralih di antara aplikasi atau memonitor kotak masuk mereka), orang-orang melaporkan menjadi 43% lebih produktif.

Memantau Kotak Masuk Anda

Sementara email dan alat pesan sangat penting untuk bekerja, mereka disalahgunakan, menyebabkan kekacauan kantor dan mendorong orang ke jurang kelelahan. Alih-alih menyatukan tim, mereka dapat membuat silo sebagai informasi akan tersebar di beberapa aplikasi dan grup.

Selain itu, alat-alat ini dimaksudkan untuk komunikasi, bukan untuk manajemen proyek berskala besar (atau bahkan skala kecil). Ketika proyek di tempat kerja dikelola melalui email atau olahpesan, notifikasi yang tidak perlu, dan informasi yang tersebar adalah hasil akhirnya, sehingga sulit bagi tim untuk berkonsentrasi pada pekerjaan.

Belum,80% pekerja pengetahuanLaporkan bekerja dengan kotak masuk atau aplikasi komunikasi lainnya terbuka. Dan sementara banyak orang merasakan tekanan untuk segera menanggapi pesan, pemantauan konstan ini datang dengan biaya. Ketika Anda memeriksa pemberitahuan saat Anda bekerja, Anda terus-menerus beralih dan kehilangan momentum setiap kali pesan baru muncul ke kotak masuk Anda. Bahkan, itu bisa diambilke atas 20 menitUntuk mendapatkan kembali momentum setelah gangguan - jadi jika Anda memeriksa kotak masuk Anda tiga kali dalam rentang dua jam, itu setengah waktu fokus potensial Anda hilang.

Pemberitahuan pengeringan fokus ini membuat tidak mungkin untuk memanfaatkanFlow State.ataupekerjaan yang dalam.-Sebuah kondisi mental di mana Anda dapat fokus tanpa gangguan dan menyelesaikan tugas-tugas sulit lebih cepat dan lebih efektif.

Menurut A.Studi MIT 2016., orang yang memeriksa email mereka dalam batch melaporkan produktivitas yang lebih tinggi dibandingkan dengan mereka yang mengandalkan pemberitahuan untuk menjawab pesan.Batching.Melibatkan memeriksa email dan pesan hanya selama waktu berdedikasi sepanjang hari, sehingga Anda dapat menghindari gangguan yang mahal ketika Anda mencoba untuk memeriksa tugas-tugas penting dari daftar tugas yang harus Anda lakukan.

Inilah cara melakukannya:

Jadwalkan waktu untuk memproses pesan dan email. Frekuensi yang Anda pilih tergantung pada sifat pekerjaan Anda - misalnya, manajer akun mungkin perlu memeriksa pesan lebih sering untuk menjaga kontak dengan klien. Jika Anda bisa, coba mulai dengan dua blok 30 menit, satu di pagi hari dan satu di sore hari.

Matikan Notifikasi.Aplikasi komunikasi apa pun yang Anda gunakan, notifikasi tunda atau nyalakan Mode Jangan Ganggu untuk memastikan Anda tidak melihat ikon dan spanduk yang mengganggu di layar Anda ketika Anda mencoba untuk fokus. Dan jika Anda benar-benar perlu berkonsentrasi, tutup aplikasi email dan pesan sepenuhnya.

Biarkan tim Anda tahu kapan Anda tersedia.Bagikan preferensi komunikasi Anda dengan tim Anda dan beri tahu mereka kapan Anda biasanya menjawab pesan. Jika Anda seorang manajer, dorong laporan langsung Anda untuk melakukan hal yang sama. Dan jika tim Anda menggunakan aplikasi pesan instan seperti Slack, mengatur status untuk menunjukkan ketika Anda fokus atau tersedia untuk mengobrol.

Pertemuan virtual yang panjang

Menurut ilmu saraf kognitif Dr. Sahar Yousef, kami menggunakan lebih banyak kekuatan otak untuk memperhatikan selama panggilan video daripada selama pertemuan tatap muka. Bahkan, a2020 Microsoft Study.Menunjukkan bahwa kelelahan video menetapkan pada tanda 30 menit untuk pertemuan virtual, yang berarti menjadi jauh lebih sulit untuk fokus melewati titik itu. Di sisi lain, kita biasanya dapat mempertahankan fokus selama 45 hingga 60 menit ketika kita berbicara tatap muka.

Membuat pertemuan Anda lebih pendek (30 menit atau kurang) dan lebih efisien adalah cara terbaik untuk mengurangi kelelahan video. Berikut adalah beberapa tips untuk menetapkan pertemuan Anda untuk sukses:

Pertimbangkan apakah Anda memerlukan pertemuan di tempat pertama.Terkadang, A.laporan statusataupembaruan asinkron.dapat bekerja sama seperti (atau lebih baik dari) panggilan. Sebagai bonus tambahan, pembaruan asinkron memberi tim Anda waktu yang lebih tidak terputus untuk fokus pada pekerjaan yang penting.

Bagikan agenda dan setiap bahan peserta harus membaca di muka.Agenda membantu Anda bergerak secara efisien dari topik ke topik dan memastikan Anda tidak ketinggalan potongan-potongan kritis. Plus, berbagi bahan di muka membantu peserta datang siap untuk membahas dan mengusulkan solusi.

Pertimbangkan preferensi tim.Minta tim Anda ketika mereka lebih suka bertemu dan ketika mereka biasanya dalam mode fokus kepala-down. Misalnya, jika sebagian besar tim Anda suka memesan pagi hari untuk waktu fokus, cobalah untuk menjadwalkan pertemuan di sore hari.

Akhiri pertemuan beberapa menit lebih awal.Pertemuan back-to-back dapat dengan cepat menguras cadangan mental semua orang. Beberapa menit istirahat di antara sesi dapat membantu brain mengatur ulang, terutama jika Anda menjauh dari layar Anda.

Matikan tampilan sendiri selama pertemuan video, Atau tutupi gambar wajah Anda dengan catatan tempel. Melihat wajah Anda sendiri selama panggilan video mengaktifkan bagian otak Anda yang bertanggung jawab atas pengenalan wajah dan merupakan tiriskan ekstra pada fokus Anda. "Bayangkan jika seseorang berjalan ke ruang konferensi membawa cermin penuh untuk menonton sendiri,"kata Dr. YouSef.. "Pada dasarnya itulah yang kami lakukan ketika kami melihat wajah kami sendiri pada panggilan video."

Kurang kejelasan

Ketika Anda mengalami kejelasan di tempat kerja, Anda tahu tujuan apa yang Anda kerjakan, tanggung jawab peran Anda, dan bagaimana memprioritaskan tugas Anda. Tetapi tanpa kejelasan itu, sulit untuk memprioritaskan pekerjaan dan menentukan apa yang ada di (atau keluar) ruang lingkup. Akibatnya, Anda mungkin akhirnya membagi fokus Anda antara terlalu banyak proyek, tersesat dalam tugas-tugas kecil seperti obrolan dan email, dan merasa seperti Anda tidak cukup.

Kurangnya kejelasan adalah kejadian umum. Berdasarkanpenelitian kami, 29% pekerja pengetahuan merasa terlalu banyak bekerja karena kurangnya kejelasan tentang tugas dan peran.

Tujuan yang jelas seperti kompas. Mereka membantu Anda memutuskan apa yang penting untuk fokus dan apa yang dapat Anda ributkan. Misalnya, bayangkan Anda memiliki tujuan triwulanan untuk meningkatkan keterlibatan di Instagram, dan yang lebih kecilTujuan jangka pendekUntuk menulis 10 posting Instagram per minggu. Dengan tujuan itu, Anda dapat memutuskan untuk menggunakan blok waktu tanpa gangguan Anda berikutnya untuk menyusun dan merencanakan salinan media sosial daripada menjawab email. Dalam contoh ini, tujuan Anda membantu Anda fokus pada pekerjaan yang penting dan menghindari teralihkan dengan tugas yang kurang penting.

Inilah cara membuat kejelasan dengan tujuan:

Buat dan Bagikan Tujuan Cerdas dengan tim Anda. Tujuan cerdas spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu. Mereka menyediakan peta jalan yang jelas dan garis finish untuk proyek Anda. Misalnya, tim produk dapat menetapkan tujuan cerdas berikut: "Di Q3, bermitra dengan tim layanan pelanggan untuk membuat chatbot untuk situs web desktop kami."

Lacak kemajuan menuju tujuan Anda. Tujuan adalah motivator yang kuat karena mereka memastikan bahwa pekerjaan sehari-hari Anda memiliki tujuan yang jelas. Tetapi agar tujuan menjadi efektif, mereka harus terhubung dengan pekerjaan Anda. Itu berarti Anda harus membuat rencana untuk secara teratur memeriksa dan memperbarui kemajuan Anda - misalnya, pada akhir setiap hari atau minggu.

Tetapkan Mits Harian (Tugas Penting). Setiap hari, tuliskan 1-3 hal yang ingin Anda capai. Ini membantu Anda memfokuskan dan memberi Anda izin untuk keluar setelah tugas-tugas itu selesai - kunci untukMenghindari Burnoutdan mempertahankan fokus jangka panjang. Ketika saraf kognitif Dr. Yousef mencobaMetode ini di labnya, tim melihat peningkatan 28% dalam produktivitas individu dan pengurangan 42% dalam burnout.

5 Tips untuk Meningkatkan Fokus Anda

Kami telah meliput empat alasan paling umum Anda mungkin berjuang untuk fokus, ditambah cara untuk berkeliling mereka. Jika Anda masih mengalami masalah, coba lima tips ini untuk masuk ke zona dan maksimalkan produktivitas Anda.

1. Buat pemicu untuk memberi tahu otak Anda saatnya untuk fokus

Menurut Dr. Yousef, Otak kita memiliki kenangan. Ketika kita memasangkan lingkungan tertentu dengan stimulus spesifik (seperti duduk di meja dan tulisan yang bersih), pikiran kita menciptakan asosiasi kognitif - itu mengingat dan mengantisipasi rangsangan di masa depan. Itu berarti waktu berikutnya Anda membersihkan ruang kerja Anda dan duduk untuk menulis, otak Anda akan menjadi cenderung fokus pada tugas itu.

Jika Anda mengalami kesulitan berkonsentrasi, cobalah menciptakan asosiasi kognitif untuk membiarkan otak Anda tahu sudah waktunya untuk fokus. Berikut adalah beberapa ide:

Nyalakan lilin.

Minumlah minuman tertentu, seperti secangkir kopi atau teh.

Dengarkan jenis musik tertentu.

Kenakan pakaian tertentu - jika AndaKerja dari rumah, Ini bisa berarti berpakaian seperti Anda pergi ke kantor.

Bersihkan ruang meja Anda.

Pergi ke lokasi tertentu, seperti kantor, kedai kopi, atau area tertentu dari rumah Anda yang disediakan untuk bekerja.

2. Ketuk Jam Biologis Anda

Biologi pribadi Anda dapat mempengaruhi ketika Anda paling produktif pada siang hari. BerdasarkanPenelitian pemenang Hadiah Nobel, setiap orang memiliki "kronotipe"--a ritme sirkadian yang ditentukan sebelumnya yang menentukan fluktuasi di tingkat energi harian kita. Dan ketika AndaKetahui kronotipe Anda, Anda dapat menjadwalkan blok fokus selama jam sibuk Anda dan menyimpan tugas yang kurang menuntut ketika Anda memiliki lebih sedikit energi dan rentang perhatian Anda lebih pendek. Kebanyakan orang termasuk dalam tiga kategori ini:

AM-bergeser:Secara alami Anda bangun pagi-pagi dan merasa paling produktif pada awal hari. Jika ini terdengar seperti Anda, tekad tugas-tugas kreatif hal pertama di pagi hari, dan tinggalkan sore hari Anda karena pekerjaan yang kurang menuntut.

Bi-Phasic:Waktu fokus puncak Anda turun antara pukul 10:00 dan 14:00, dengan berlebihan energi tengah hari. Anda mungkin mengalami "angin kedua" energi di malam hari. Fokus pada tugas-tugas besar sebelum makan siang atau lambat hari setelah kemerosotan sore Anda.

PM-bergeser:Anda lebih suka bangun nanti dan melakukan pekerjaan paling banyak produk Anda di sore dan malam hari. Jika Anda pm bergeser, kemudahan ke hari dengan tugas-tugas yang tidak memerlukan kekuatan otak sebanyak dan cadangan sore hari Anda untuk waktu fokus.

3. Konsolidasi tugas dalam satu alat

Ketika Anda mengandalkan memori Anda untuk melacak tugas, Anda mengambil brainspace yang berharga mencoba mengingat sesuatu. Tetapi ketika Anda menuliskannyasemua yang perlu Anda lakukanDi satu tempat, Anda dapat menggunakan energi mental itu untuk fokus melengkapi tugas-tugas tersebut. Ini adalah salah satu konsep di belakang David AllenMenyelesaikan sesuatu (gtd)Metode - karena untuk memprioritaskan pekerjaan Anda, Anda perlu menangkap semuanya terlebih dahulu.

Cara Anda merekam tugas-tugas penting. Alih-alih menggunakan daftar kertas atau menyebarkan perhatian Anda antara beberapa alat online, coba gunakan satuAlat Manajemen Proyek.untuk mengatur semua informasi dan tugas proyek Anda. Dengan begitu, Anda dapat melacak dan berbagi item tindakan di tempat yang sama di mana pekerjaan terjadi.

4. Cobalah strategi manajemen waktu

Strategi manajemen waktu yang tepat dapat berjalan jauh dalam membantu Anda fokus dengan membantu Anda menghindari multitasking dan memahami bagaimana Anda menghabiskan waktu. Sementara pendekatan yang Anda pilih tergantung pada preferensi kerja pribadi Anda, berikut adalah beberapa opsi untuk memulai:

Teknik Pomodoro : Anda tidak perlu fokus untuk waktu yang lama untuk menyelesaikan sesuatu. Teknik ini menggunakan sesi kerja 25 menit dan istirahat 5 menit, sehingga Anda dapat menangani satu tugas sekaligus dan mengurangi kelelahan mental.

Waktu memblokir : Dengan pemblokiran waktu, Anda menjadwalkan setiap bagian dari hari Anda. Teknik ini dapat membantu jika Anda ingin mendapatkan kembali hari Anda dan memahami bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda.

TimeBoxing : TimeBoxing melibatkan pembuatan "BoxBox," Selama Anda bertujuan untuk menyelesaikan tugas tertentu dalam jangka waktu tertentu. Metode ini dapat membantu jika Anda berjuang dengan multitasking dan memeriksa pemberitahuan sepanjang hari.

Makan katak : Metode ini melibatkan menangani tugas Anda yang paling sulit terlebih dahulu sebelum Anda melakukan pekerjaan lain. Ketika Mark Twain pernah berkata, jika Anda harus makan katak langsung, lakukanlah hal pertama di pagi hari dan tidak ada yang lebih buruk akan terjadi pada Anda sepanjang hari.

Prinsip Pareto : Juga dikenal sebagai aturan 80/20, prinsip ini menyatakan bahwa sekitar 80% dari hasil datang dari 20% penyebab. Ketika datang ke produktivitas, ini berarti beberapa tugas memiliki dampak secara signifikan lebih banyak daripada yang lain - dan jika Anda fokus pada mereka, Anda dapat memaksimalkan dampak Anda.

5. Prioritaskan Kesejahteraan Anda

Merawat kesehatan fisik dan kesehatan mental Anda adalah salah satu cara terbaik Anda dapat meningkatkan fokus Anda. Ketika tubuh dan pikiran Anda sehat, Anda dapat berpikir lebih jelas, mengelola stres lebih baik, dan menghindari kelelahan. Sementara kesehatan pribadi Anda mungkin tergantung pada sejumlah faktor yang berbeda, dasar-dasarnya adalah tempat yang baik untuk memulai: Cukup tidur, membangun waktu untuk aktivitas fisik, makan makanan sehat, dan istirahat sejenak sepanjang hari. Bahkan tingkat kecemasan yang rendah dapat membuatnya lebih sulit bagi Anda untuk berkonsentrasi - jadi jika Anda merasa stres, istirahatlah, berbicara dengan seorang teman, berjalan-jalan, atau mencoba meditasi perhatian.

Dan yang paling penting, ingatlah untuk memberi diri Anda rahmat. Tidak ada yang bisa fokus pada setiap saat, dan itu normal untuk konsentrasi Anda bervariasi sepanjang hari atau minggu.

Fokus pada apa yang penting

Fokus lebih dari sekadar menyelesaikan sesuatu. Ini adalah pendekatan untuk bekerja yang dapat membantu Anda menghindari gangguan konstan, mengambil alih waktu Anda, dan melindungi diri Anda dari kelelahan. Dan sementara pekerjaan terkadang merasa cepat dan kacau, tips ini dapat memberdayakan Anda untuk mundur dan memprioritaskan di mana harus menghabiskan energi mental Anda.

Ingin lebih banyak tip? Pelajari lebih lanjut tentang caraMaksimalkan produktivitas Anda .