Hvordan fokusere: Tips for å få ting gjort i en distrahert verden
Sammendrag
Fokus er mer enn bare konsentrasjon - det er en tilnærming til arbeid som kan hjelpe deg med å minimere distraksjoner, ta ansvar for din tid, og beskytt deg mot utbrenning. Lær om vanlige hindringer for fokus og deres løsninger, og få vitenskapsstøttede tips for å hjelpe deg med å holde deg i sonen.
Bilde dette: Du har en krevende oppgave å oppnå, men det føles nesten umulig å fokusere. Du prøver å tvinge deg til å konsentrere deg, men arbeidet drar bare på og synes å ta mye lengre tid enn det burde.
Høres kjent ut? Hvis det gjør det, er du ikke alene.
Sannheten er, å kunne fokusere, er ikke så enkelt som bare å bestemme seg for å gjøre det. Det er mange faktorer som kan påvirke din evne til å fokusere, fra digitale distraksjoner til mangel på klarhet rundt hvilke oppgaver som er viktigst. I denne artikkelen beskriver vi felles praksis som kan hindre deg i å fokusere, med vitenskapsstøttede løsninger for å hjelpe deg med å holde deg i sonen.
Hva er fokus?
Fokus er en mental tilstand når vi tar hensyn til en enkelt oppgave og ignorerer utenfor distraksjoner. I dagens fartsfylte arbeidsmiljø, betyr det at sant fokus ofte er en handling av prioritering, fordi for å konsentrere seg om en ting, må du ignorere mange andre ting. Eller som sent Apple-medstifter Steve Jobs en gang sagt , "Fokusering handler om å si" nei ""
Fokus er viktig for å takle vanskelige oppgaver, tenk kreativt og jobbe effektivt. Det kan hjelpe oss med å få ting gjort bedre og raskere, unngå utbrenthet, og avslutte hver dag som følte vi at vi har oppnådd noe.
Hva sapping ditt fokus?
I den moderne arbeidsplassen er fokus ofte unnvikende. Her er de fire vanligste grunnene til at du (eller ditt lag) ikke kan fokusere, pluss hvordan du løser dem.
Prøver å multitask.
I følge Vår forskning , nesten tre i fire ansatte (72%) føler press til multitask om dagen. Men mens multitasking kan føle seg mer produktiv, er det faktisk bare oppgave å bytte i forkledning.
Hjernen vår er ikke kablet til virkelig multitask, så når du prøver å gjøre to ting på en gang utliggende e-postmeldinger under et møte, bytter du faktisk mellom disse oppgavene ved lynhastighet. Og siden vi betaler en mental kostnad for hver bryter, blir vi faktisk mindre ferdige og gjør flere feil når vi prøver å multitask.
I stedet for å bytte mellom ulike oppgaver gjennom dagen, planlegg dedikert tid til å fokusere på et bestemt prosjekt. To vanlige metoder for planlegging av fokus er tidsboks og tid blokkering. Timeboxing. Er en tidsstyringsstrategi der du anslår hvor lang tid en oppgave vil ta og boks ut tid for å fullføre den. I løpet av en tidsboks ignorerer du alle andre oppgaver til boksen er over. Konseptet av tid blokkering Er lignende - men i stedet for boksingstid for en enkelt oppgave, grupperer du lignende oppgaver sammen og fullfører dem alle i en gangs blokk. For eksempel kan du planlegge en tidsblokk for å svare på e-post.
Uansett hvilken metode du velger, er det noen tips for å hjelpe deg med å planlegge fokuset på:
Blokkere tid på kalenderen din. Sett en status (som "Ikke forstyrr" eller "i en fokusblokk") på alle direktemeldinger du bruker, slik at kollegaene dine vet at du er i hodetelefoner.
Eliminere distraksjoner . Slå av varsler for e-post og direktemeldinger, og lukk ut av alle programmer eller Windows du ikke bruker for arbeidet til hånden. Sett telefonen i en skuff eller ute av syne, slik at du ikke er fristet til å svare på telefonsamtaler eller tekstmeldinger.
Når du er ferdig, ta en pause. Hvis du kan, kom deg bort fra datamaskinen din og gjør noe fysisk, som å strekke eller ta en tur.
Empowering teamet ditt for å skjære ut fokusiden kan øke produktiviteten betydelig. I følge produktivitetsforskning Fra UC Berkeleys Blir superhuman lab , når ledere oppfordrer "fokus sprints" for sine lag (dedikert fokus tid når lagmedlemmer ikke bytter mellom apper eller overvåker innboksen), rapporterer folk som er 43% mer produktiv.
Overvåke innboksen din
Mens e-post og meldingsverktøy er avgjørende for å fungere, blir de misbrukt, forårsaker Office Mayhem og skyver folk til randen av utbrenthet. I stedet for å bringe lag sammen, kan de lage siloer som informasjon blir spredt gjennom flere apper og grupper.
I tillegg er disse verktøyene ment for kommunikasjon, ikke for storskala (eller til og med små) prosjektledelse. Når prosjekter på jobben forvaltes via e-post eller meldinger, er det endelige meldinger og spredt informasjonsinformasjon, noe som gjør det vanskelig for lag å konsentrere seg på jobb.
Ennå, 80% av kunnskapsarbeidere Rapporter å jobbe med innboksen eller andre kommunikasjonsappene åpne. Og mens mange mennesker føler presset for å svare på meldinger umiddelbart, kommer denne konstante overvåkingen til en pris. Når du sjekker varsler mens du jobber, er du stadig oppgave å bytte og miste momentum hver gang en ny melding dukker opp i innboksen din. Faktisk kan det ta oppover på 20 minutter For å gjenvinne momentum etter en avbrudd - så hvis du sjekker innboksen tre ganger i løpet av to timer, er det halvparten av potensielle fokuset ditt tapt.
Disse fokus-dreneringsvarsler gjør det umulig å tappe inn Flow State. eller dyp arbeid -En mental tilstand der du kan fokusere uten distraksjon og oppnå vanskelige oppgaver raskere og mer effektivt.
Ifølge A. 2016 mit studie , Folk som sjekker e-posten sin i batcher, rapporterer høyere produktivitet i forhold til de som stoler på varsler for å svare på meldinger. Batching. innebærer bare å sjekke e-post og meldinger under dedikerte tider gjennom dagen, slik at du kan unngå kostbare forstyrrelser når du prøver å sjekke viktige oppgaver av din gjøremålsliste.
Slik gjør du det:
Planlegg tid for å behandle meldinger og e-post . Frekvensen du velger, avhenger av arten av arbeidet ditt - for eksempel kan en kontoadministrator kanskje sjekke meldinger oftere for å opprettholde kontakten med klienter. Hvis du kan, prøv å starte med to 30-minutters blokker, en om morgenen og en om ettermiddagen.
Skru av notifikasjoner. Uansett kommunikasjonsapplikasjoner du bruker, snooze varsler eller slå på, ikke forstyrr modus for å sikre at du ikke ser distraherende ikoner og bannere blinker over skjermen når du prøver å fokusere. Og hvis du virkelig trenger å konsentrere deg, lukkes du ut av e-post og meldinger helt.
La laget ditt vite når du er tilgjengelig. Del dine kommunikasjonsinnstillinger med teamet ditt og gi dem beskjed når du vanligvis svarer på meldinger. Hvis du er en leder, oppfordrer du direkte rapporter til å gjøre det samme. Og hvis teamet ditt bruker en direktemeldingsapp som slakk, sett statusene for å indikere når du fokuserer eller er tilgjengelig for å chatte.
Lange virtuelle møter
Ifølge kognitiv nevrovitenskapsrik Dr. Sahar Yousef bruker vi betydelig mer hjernekraft for å være oppmerksom på en videosamtale enn i et ansikt til ansiktsmøte. Faktisk, a 2020 Microsoft Study viste at video tretthet setter inn i 30-minutters merket for virtuelle møter, noe som betyr at det blir mye vanskeligere å fokusere forbi det punktet. På flipsiden kan vi vanligvis opprettholde fokus i 45 til 60 minutter når vi snakker ansikt til ansikt.
Å gjøre møtene kortere (30 minutter eller mindre) og mer effektivt er den beste måten å redusere video tretthet på. Her er noen tips for å sette møtene dine for å lykkes:
Vurder om du trenger et møte i utgangspunktet. Noen ganger, A. statusrapport eller asynkron oppdatering kan fungere like godt som (eller bedre enn) en samtale. Som en ekstra bonus gir asynkron oppdateringer teamet ditt mer uavbrutt tid til å fokusere på arbeid som betyr noe.
Del en agenda og eventuelle materialer skal lese på forhånd. En agenda hjelper deg med å bevege deg effektivt fra emne til emne og sikrer at du ikke går glipp av noen kritiske stykker. I tillegg hjelper deling av materialer på forhånd at deltakerne kommer til å diskutere og foreslå løsninger.
Vurder lagpreferanser. Spør teamet ditt når de foretrekker å møte, og når de vanligvis er i hodet ned fokusmodus. For eksempel, hvis flertallet av teamet ditt liker å reservere sine morgener for fokus tid, prøv å planlegge møter på ettermiddagen.
Sluttmøter noen få minutter tidlig. Back-to-back møter kan raskt tømme alles mentale reserver. Et par minutters pause mellom økter kan hjelpe hjernens tilbakestilling, spesielt hvis du går bort fra skjermen.
Slå av selvvisning under video møter , eller dekk bildet av ansiktet ditt med et klebrig notat. Å se ditt eget ansikt under en videosamtale aktiverer delen av hjernen din som er ansvarlig for ansiktsgjenkjenning og er en ekstra drenering på fokuset ditt. "Tenk deg om noen gikk inn i et konferanserom som bærer et speil i full lengde for å se seg selv," sier Dr. Yousef. . "Det er i hovedsak det vi gjør når vi ser våre egne ansikter på en videosamtale."
Mangel på klarhet
Når du opplever klarhet på jobben, vet du hvilke mål du jobber med, ansvaret for din rolle, og hvordan du prioriterer oppgavene dine. Men uten den klarheten er det vanskelig å prioritere arbeid og avgjøre hva som er i (eller ut) av omfanget. Som et resultat kan du ende opp med å splitte fokuset mellom for mange prosjekter, gå seg vill i små oppgaver som chat og e-post, og føler at du ikke oppnår nok.
Mangel på klarhet er en vanlig forekomst. I følge Vår forskning , 29% av kunnskapsarbeidere føler seg overarbeidet på grunn av mangel på klarhet på oppgaver og roller.
Klare mål er som et kompass. De hjelper deg med å bestemme hva som er viktig å fokusere på, og hva du kan deborere. For eksempel, tenk at du har et kvartalsvis mål for å forbedre engasjementet på Instagram, og en mindre kortsiktig mål å skrive 10 instagram innlegg per uke. Med det målet i tankene kan du bestemme deg for å bruke din neste blokk med uavbrutt tid til utkast og planlegge sosiale medier kopierer i stedet for å svare på e-post. I dette eksemplet hjelper målet deg med å fokusere på arbeid som betyr noe og unngå å bli sidetracked med mindre viktige oppgaver.
Slik oppretter du klarhet med mål:
Skape og dele Smart mål med teamet ditt . Smarte mål er spesifikke, målbare, oppnåelige, realistiske og tidsbegrensede. De gir en klar veikart og ferdig linje for prosjektet ditt. For eksempel kan et produktteam angi følgende SMART-mål: "I Q3, partner med kundeserviceteamet for å lage en chatbot for vår skrivebordsside."
Spor fremgang mot målene dine . Mål er en kraftig motivator fordi de sikrer at ditt daglige arbeid har et klart formål. Men for at målene skal være effektive, bør de være koblet til arbeidet ditt. Det betyr at du bør lage en plan for å regelmessig sjekke inn og oppdatere fremdriften din - for eksempel på slutten av hver dag eller uke.
Sett daglige mits (viktigste oppgaver) . Hver dag, skriv ned 1-3 ting du vil oppnå. Dette hjelper deg med å fokusere og gir deg tillatelse til å klare når disse oppgavene er oppnådd - nøkkelen til unngå utbrenthet og opprettholde fokus på lang sikt. Når kognitiv nevrobenistisk dr. YouSef prøvde Denne metoden på laboratoriet hennes , laget så en 28% økning i individuell produktivitet og en 42% reduksjon i utbrenthet.
5 tips for å øke fokuset ditt
Vi har dekket de fire vanligste årsakene du kan slite med å fokusere, pluss måter å komme seg rundt dem. Hvis du fortsatt har problemer, kan du prøve disse fem tipsene for å komme i sonen og maksimere produktiviteten din.
1. Lag utløsere for å fortelle hjernen din, det er på tide å fokusere
Ifølge Dr. Yousef , våre hjerner har minner. Når vi parrer et bestemt miljø med en bestemt stimulans (som å sitte på et rent skrivebord og skrive), skaper vårt sinn en kognitiv forening-det husker og forventer at stimulansen i fremtiden. Det betyr at neste gang du fjerner arbeidsområdet ditt og setter deg ned for å skrive, vil hjernen din være predisponert for å fokusere på oppgaven.
Hvis du har problemer med å konsentrere seg, kan du prøve å skape kognitive foreninger for å la hjernen din vite at det er på tide å fokusere. Her er noen ideer:
Tenne et lys.
Drikk en bestemt drikk, som en kopp kaffe eller te.
Lytt til en bestemt type musikk.
Bruk spesifikke klær - hvis du er Arbeider hjemmefra , dette kan bety å kle seg som om du skal på kontoret.
Fjern skrivebordet ditt.
Gå til et bestemt sted, som et kontor, kaffebar eller et bestemt område av huset ditt reservert for arbeid.
2. Trykk på din biologiske klokke
Din personlige biologi kan påvirke når du er mest produktiv i løpet av dagen. I følge Nobelprisvinnende forskning Hver person har en "kronotype" -a forhåndsinnstilt sirkadisk rytme som bestemmer svingningene i våre daglige energinivåer. Og når du er Kjenn din kronotype , Du kan planlegge fokusblokker i løpet av topptimene dine og spare mindre krevende oppgaver for når du har mindre energi og din oppmerksomhetsspan er kortere. De fleste faller innenfor disse tre kategoriene:
Am-skiftet: Du våkner naturlig tidlig om morgenen og føler deg mest produktive i begynnelsen av dagen. Hvis dette høres ut som deg, må du takle kreative oppgaver først om morgenen, og la ettermiddagen for mindre krevende arbeid.
Todelt: Din toppfokus Tid faller mellom kl. 10.00 og 2.00, med en energidåp i dag. Du kan oppleve en "andre vind" av energi om kvelden. Fokus på store oppgaver før lunsj eller senere på dagen etter ettermiddagen nedgangen.
PM-skiftet: Du foretrekker å våkne opp senere og gjøre ditt mest produktarbeid på sen ettermiddag og kveld. Hvis du er skiftet, lette deg inn i dagen med oppgaver som ikke krever så mye hjernekraft og reservere sena ettermiddagen for fokus tid.
3. Konsolidere oppgaver i ett verktøy
Når du stoler på minnet for å holde oversikt over oppgaver, tar du verdifullt hjernespace som prøver å huske ting. Men når du skriver ned Alt du trenger å gjøre På ett sted kan du bruke den mentale energien til å fokusere på å fullføre disse oppgavene. Dette er en av konseptene bak David Allen's Få ting gjort (GTD) Metode fordi for å prioritere arbeidet ditt, må du fange det hele først.
Måten du registrerer oppgaver betyr noe. I stedet for å bruke papirlister eller spre din oppmerksomhet mellom flere elektroniske verktøy, kan du prøve å bruke en enkelt Prosjektstyringsverktøy å organisere all din prosjektinformasjon og oppgaver. På den måten kan du spore og dele handlingsartikler på samme sted der arbeidet skjer.
4. Prøv en tidsstyringsstrategi
Riktig tidsstyringsstrategi kan gå langt i å hjelpe deg med å fokusere ved å hjelpe deg med å unngå multitasking og forstå hvordan du bruker tid. Mens tilnærmingen du velger, avhenger av dine personlige arbeidsinnstillinger, er det noen alternativer for å komme i gang:
Pomodoro teknikken : Du trenger ikke å fokusere i lange perioder for å få ting gjort. Denne teknikken bruker 25 minutters arbeidsøkter og 5 minutters pauser, slik at du kan takle en oppgave om gangen og redusere mental tretthet.
Tid blokkering : Med tiden som blokkerer, planlegger du ut hver eneste del av dagen din. Denne teknikken kan hjelpe hvis du vil gjenvinne dagen din og forstå hvordan du bruker tiden din.
Timeboxing. : Timeboxing innebærer å lage en "TimeBox", hvor du tar sikte på å fullføre en bestemt oppgave i en bestemt tidsramme. Denne metoden kan hjelpe hvis du sliter med multitasking og sjekker varsler hele dagen.
Spis frosken : Denne metoden innebærer å takle den vanskeligste oppgaven først før du gjør noe annet arbeid. Som Mark Twain en gang sa, hvis du må spise en levende frosk, gjør det første om morgenen, og ingenting verre vil skje med deg hele dagen.
Pareto-prinsippet : Også kjent som 80/20-regelen, sier dette prinsippet at omtrent 80% av resultatene kommer fra 20% av årsakene. Når det gjelder produktivitet, betyr dette at noen oppgaver har betydelig mer innflytelse enn andre - og hvis du fokuserer på dem, kan du maksimere effekten din.
5. Prioritere ditt velvære
Å ta vare på din fysiske velvære og mental helse er en av de beste måtene du kan forbedre fokuset på. Når kropp og sinn er sunne, kan du tenke klarere, administrere stress bedre, og unngå utbrenthet. Mens din personlige helse kan avhenge av en rekke forskjellige faktorer, er det grunnleggende et godt sted å starte: Få nok søvn, bygg i tid for fysisk aktivitet, spis sunne måltider, og ta korte pauser hele dagen. Selv lave nivåer av angst kan gjøre det vanskeligere for deg å konsentrere deg - så hvis du føler deg stresset, ta en pause, snakk med en venn, gå en tur, eller prøv en oppmerksomhet meditasjon.
Og viktigst, husk å gi deg litt nåde. Ingen kan fokusere hele tiden, og det er normalt for konsentrasjonen å variere hele dagen eller uken.
Fokus på hva som betyr noe
Fokus er om mer enn bare å få ting gjort. Det er en tilnærming til arbeid som kan hjelpe deg med å unngå konstante forstyrrelser, ta ansvar for din tid, og beskytt deg mot utbrenthet. Og mens arbeidet noen ganger kan føle seg fartsfylt og kaotisk, kan disse tipsene gi deg mulighet til å gå tilbake og prioritere hvor du skal bruke din mentale energi.
Ønsker du flere tips? Lær mer om hvordan Maksimere produktiviteten din .
