Как сосредоточиться: советы, чтобы получить вещи, сделанные в отвлеченном мире

Резюме

Фокус - это больше, чем просто концентрация - это подход к работе, который может помочь вам минимизировать отвлечения, взять на себя ответственность за свое время и защищать себя от выгорания. Узнайте об общих барьерах, чтобы сосредоточиться и их решения, и получить советы по поддержке науки, чтобы помочь вам остаться в зоне.

Картинка это: у вас есть требовательная задача для достижения, но она чувствует себя почти невозможно сосредоточиться. Вы пытаетесь заставить себя концентрироваться, но работа просто тянет и, кажется, займет гораздо дольше, чем она должна.

Звучит знакомо? Если это так, вы не одиноки.

Правда, возможность сосредоточиться не так просто, как только решил сделать это. Есть много факторов, которые могут повлиять на вашу способность сосредоточиться, из цифровых отвлекающих факторов в отсутствие четкости вокруг каких задач наиболее важны. В этой статье мы описываем общие практики, которые могут предотвратить фокусировку, с помощью решений, поддерживающих науки, чтобы помочь вам остаться в зоне.

Что такое фокус?

Фокус - это психическое состояние, когда мы обращаем внимание на единую задачу и игнорируем вне отвлекающих факторов. В современной скоростной рабочей среде, которая означает, что истинный фокус часто является актом приоритетов - потому что для того, чтобы сосредоточиться на одном, вы должны игнорировать много других вещей. Или как покойный соучредитель Apple Стив Джобсоднажды сказано, «Сосредоточиться в том, чтобы сказать« нет ».

Фокус необходима для решения трудных задач, творчески думать и эффективно работать. Это может помочь нам сделать все лучше и быстрее, избегайте выгорания, а заканчиваться каждый день, как мы что-то достигли.

Что такое сосредоточенность?

На современном рабочем месте фокус часто неуловился. Вот четыре наиболее распространенных причины, по которым вы (или ваша команда) не можете сосредоточиться, а также как их решить.

Пытаясь многозадачно

Согласно сНаше исследованиепочти три у четырех сотрудников (72%) ощущают давление на многозадачу в течение дня. Но пока многозадачность может чувствовать себя более продуктивной, это на самом деле просто задача переключение в маскировке.

Наш мозг не подключен к по-настоящему многозадачности, поэтому, когда вы пытаетесь сделать две вещи сразу-подобными редакцией электронных писем во время встречи - вы на самом деле переключаетесь между этими задачами на скорости молнии. И поскольку мы платим умственную стоимость для каждого выключателя, мы на самом деле становимся меньше и делаем больше ошибок, когда мы пытаемся мультитасную.

Вместо того, чтобы переключаться между различными задачами в течение дня, график выделил время, чтобы сосредоточиться на одном конкретном проекте. Два общих метода для планирования фокусировки - это времяпроизводство и блокировка времени.Часовой ящикЭто стратегия управления временем, в которой вы оцениваете количество времени, которую задача возьмут и введите время, чтобы завершить его. Во время Timebox вы игнорируете все остальные задачи, пока коробка не закончится. Концепция чего-либоВремя блокировкиПохоже - но вместо времени в поле для одной задачи, вы группируете подобные задачи вместе и завершите их все в одном разрядке. Например, вы можете запланировать раздел «Время», чтобы ответить на электронные письма.

Независимо от того, какой метод вы выберете, вот несколько советов, которые помогут вам планировать время фокуса:

Разблокируйте время на вашем календаре.Установите статус (например, «не беспокоить» или «в блоке фокуса») в любых приложениях, которые вы используете, поэтому ваши коллеги знают, что вы находитесь в режиме головы.

Устранить отвлеченияОтказ Выключите уведомления для электронной почты и обмена мгновенными сообщениями и закрыть из любого приложений или Windows, которые вы не используете для работы под рукой. Поместите свой телефон в ящик или вне поля зрения, чтобы вы не соблазнились ответить на телефонные звонки или текстовые сообщения.

Когда вы закончите, сделайте перерыв.Если вы можете, уберите от своего компьютера и сделайте что-то физическое, как растягиваться или прогуляться.

Расширение возможностей вашей команды вырезать время фокусировки, может значительно повысить производительность. Согласно сисследование производительностиот УК БерклиСтать сверхчеловеческой лабораториейКогда лидеры поощряют «фокус-спринды» для своих команд (выделенное время фокусировки, когда члены команды не переключаются между приложениями или мониторируют их входящие), люди сообщают, что на 43% более продуктивны.

Мониторинг вашего почтовых ящиков

В то время как инструменты электронной почты и обмена сообщениями необходимы для работы, они используются неправильно, вызывая офисный бессмысленный и толкать людей на грань выгорания. Вместо того, чтобы объединить команды, они могут создавать бункеры, поскольку информация распространяется на протяжении нескольких приложений и групп.

Кроме того, эти инструменты предназначены для связи, а не для крупномасштабных (или даже мелких) управления проектами. Когда проекты на работе управляются по электронной почте или обмена сообщениями, никогда не уведомленные уведомления и рассеянная информация являются конечным результатом, что усложняется командам, чтобы сосредоточиться на работе.

Все же,80% работников знанийОтчет работает с их входящими или другими приложениями связи. И хотя многие люди чувствуют давление, чтобы немедленно реагировать на сообщения, этот постоянный мониторинг поступает за счет стоимости. Когда вы проверяете уведомления во время работы, вы постоянно задаваете переключение и проигрываете импульс каждый раз, когда появится новое сообщение в ваш почтовый ящик. На самом деле, это может занятьвверх 20 минутЧтобы восстановить импульс после прерывания - так что если вы проверите свой почтовый ящик три раза в течение двух часов, это половина вашего потенциального фокуса времени потеряна.

Эти уведомления об источнике фокуса делают невозможным подключиться ксостояние потокаилиглубокая работа- психическое состояние, в котором вы можете сосредоточиться без отвлечения и добиться сложных задач быстрее и более эффективно.

По словам А.2016 MIT EзнаниеЛюди, которые проверяют свою электронную почту в партиях, сообщите о более высокой производительности по сравнению с тем, кто полагается на уведомления, чтобы ответить на сообщения.ДозированиеВключает в себя проверку электронной почты и сообщения только во время выделенных времен в течение дня, поэтому вы можете избежать дорогостоящих прерываний, когда вы пытаетесь проверить важные задачи от вашего списка дел.

Вот как это сделать:

Расписание времени для обработки сообщений и электронной почтыОтказ Частота, которую вы выбираете, зависит от характера вашей работы, например, менеджер аккаунта может потребоваться проверять сообщения чаще, чтобы поддерживать контакт с клиентами. Если вы можете, попробуйте начать с двух 30-минутных блоков, один утром и один во второй половине дня.

Выключить уведомления.Какие бы приложения связи вы используете, повторяющиеся уведомления или включите, не мешайте режиму, чтобы убедиться, что вы не видите отвлекающих значков и баннеров на экране, когда вы пытаетесь сосредоточиться. И если вам действительно нужно сосредоточиться, полностью закрыть приложения электронной почты и обмена сообщениями.

Пусть ваша команда знает, когда вы доступен.Поделитесь своими коммуникационными настройками своей командой и сообщите им, когда вы обычно отвечаете на сообщения. Если вы менеджер, поощряйте ваши прямые отчеты, чтобы сделать то же самое. И если ваша команда использует приложение для обмена мгновенными сообщениями, как Slack, устанавливайте статусы, чтобы указать, когда вы сосредоточены или доступны для чата.

Длинные виртуальные встречи

По словам когнитивного нейробиологиста доктора Сахара Юсефа, мы используем значительно больше мозговой стойки, чтобы обратить внимание во время видеозвонка, чем во время встречи на лице. На самом деле,2020 исследование Microsoftпоказал, что видео усталость устанавливается на 30-минутном отметке для виртуальных встреч, что означает, что он становится намного сложнее сосредоточиться на этой точке. На оборотной стороне мы обычно можем поддерживать фокус на 45-60 минут, когда мы говорим лицом к лицу.

Создание ваших встреч короче (30 минут или меньше) и более эффективным является лучшим способом уменьшения утомляющей видео. Вот несколько советов, чтобы установить ваши встречи на успех:

Рассмотрим, нужна ли вам встреча в первую очередь.Иногда А.отчетилиасинхронное обновлениеможет работать так же хорошо, как (или лучше, чем) звонок. В качестве дополнительного бонуса асинхронные обновления дают вашу команду более бесперебойным временем, чтобы сосредоточиться на работе, которая имеет значение.

Выделите повестку дня, и любые участники материалов должны заранее прочитать.Повестка дня поможет вам эффективно перемещаться по теме до темы и гарантирует, что вы не пропустите никаких критических деталей. Кроме того, обмен материалами заранее помогает участникам приготовьтесь обсуждать и предлагать решения.

Рассмотрим команды предпочтения.Спросите свою команду, когда они предпочитают встречаться, и когда они обычно в режиме фокуса головы. Например, если большинство вашей команды любит зарезервировать свои утро за время фокусировки, попробуйте запланировать встречи во второй половине дня.

Конечные встречи на несколько минут раньше.Назад к задним собраниям могут быстро истощать умственные запасы всех. Несколько минут перерыва между сеансами могут помочь вашему мозгу сбросить, особенно если вы наступаете от вашего экрана.

Выключите самооценку во время видеоселейили накройте изображение вашего лица липкой запиской. Видя свое собственное лицо во время видеозвонка, активирует часть вашего мозга, ответственного за распознавание лица, и является дополнительным стоком на вашем фокусе. «Представьте, что если кто-то вошел в конференц-зал, несущий полнометражный зеркал, чтобы наблюдать за собой»,говорит доктор ЮсефОтказ «Это по сути, что мы делаем, когда мы видим наши собственные лица на видеозвонке».

Отсутствие ясности

Когда вы испытываете ясность на работе, вы знаете, какие цели вы работаете, обязанности вашей роли и как приоритетировать ваши задачи. Но без этой ясности трудно приоритетировать работу и определить, что в (или выше) охвата. В результате вы можете в конечном итоге расщеплять свой фокус между слишком многими проектами, потерявшись в небольших задачах, таких как чат и электронная почта, и чувствуя, что вы не достигаете достаточно.

Отсутствие ясности - это общее возникновение. Согласно сНаше исследование29% рабочих знаний чувствуют себя перегружены из-за нехватки ясности постам и ролям.

Четкие цели похожи на компас. Они помогают вам решить, что важно сосредоточиться на и что вы можете уделять. Например, представьте, что у вас есть ежеквартальная цель, чтобы улучшить участие в Instagram и меньшимкраткосрочная цельНаписать 10 сообщений Instagram в неделю. Имея в виду этой цели, вы можете решить использовать свой следующий блок бесперебойного времени для проекта и планировать копию социальных сетей, а не отвечая на электронные письма. В этом примере ваша цель поможет вам сосредоточиться на работе, которая имеет значение, и избежать откладывания с менее важными задачами.

Вот как создать ясность с целями:

Создавать и поделиться Умные цели с вашей командойОтказ Умные цели являются специфическими, измеримыми, достижимыми, реалистичными и связанными с временными. Они предоставляют четкую дорожную карту и финишную линию для вашего проекта. Например, команда продуктов может установить следующую умную цель: «В Q3 партнер с командой обслуживания клиентов, чтобы создать чатбот для нашего настольного веб-сайта».

Отслеживать прогресс к вашим целямОтказ Цели - это мощный мотиватор, поскольку они гарантируют, что ваша повседневная работа имеет четкую цель. Но для того, чтобы цели были эффективными, они должны быть связаны с вашей работой. Это означает, что вы должны сделать план регулярно проверять и обновлять свой прогресс - например, в конце каждого дня или недели.

Установите ежедневные MITS (самые важные задачи)Отказ Каждый день запишите 1-3 вещи, которые вы хотите выполнить. Это поможет вам сосредоточиться и дает вам разрешение на часы после того, как эти задачи выполнены - ключ кизбегать выгоранияи поддержание фокуса долгосрочного. Когда когнитивный нейробиологист доктор Юсеф пробовалЭтот метод в ее лабораторииКоманда увидела увеличение индивидуальной производительности на 28% и снижение на 42%.

5 советов, чтобы повысить ваш фокус

Мы охватывали четыре наиболее распространенных причины, по которым вы могли бы сосредоточиться, а также способы обойти их. Если у вас все еще возникли проблемы, попробуйте эти пять советов, чтобы попасть в зону и максимизировать вашу производительность.

1. Создайте триггеры, чтобы сказать своему мозгу, пришло время сосредоточиться

По словам доктора ЮсефаУ наших мозгов есть воспоминания. Когда мы соединяем определенную среду с определенным стимулом (например, сидеть на чистом столе и письме), наш разум создает когнитивную ассоциацию - это помнит и предвидит, что стимул в будущем. Это означает, что в следующий раз вы очистите свое рабочее пространство и садитесь, чтобы написать, ваш мозг будет предрасположена, чтобы сосредоточиться на этой задаче.

Если у вас проблемы с концентрацией, попробуйте создать когнитивные объединения, чтобы ваш мозг узнать, что пришло время сосредоточиться. Вот некоторые идеи:

Зажгите свечу.

Пейте специфический напиток, как чашка кофе или чая.

Слушайте определенный тип музыки.

Носить специфическую одежду - если выработаю из дома, это может означать одевание, как будто вы идете в офис.

Очистить свой стол.

Перейти к определенному расположению, как офис, кафе или конкретная область вашего дома, зарезервирована для работы.

2. Нажмите на ваши биологические часы

Ваша личная биология может влиять, когда вы наиболее продуктивны в течение дня. Согласно сНобелевские призовые исследованияУ каждого человека есть «хронотип» - предварительно установленный циркадский ритм, который определяет колебания на наших ежедневных уровнях энергетики. И когда тызнать свой хронотип, вы можете запланировать фокусные блоки во время пиковых часов и сохранять менее требовательные задачи, когда у вас меньше энергии, и ваш увлекательный проводник короче. Большинство людей попадают в эти три категории:

УМ-Сдвиг:Вы, естественно, просыпаетесь рано утром и чувствуете себя наиболее продуктивным в начале дня. Если это звучит так, как вы, сначала справитесь с творческими задачами, сначала утром и оставьте свои дни на менее требовательной работы.

Bi-Phasic:Время вашего пикового фокусировки падает между 10:00 до 2 вечера, причем энергетический провал полудня. Вы можете испытать «второй ветер» энергии вечером. Сосредоточьтесь на больших задачах до обеда или позднее в день после того, как после того, как дневной спад.

PM-Shifted:Вы предпочитаете просыпаться позже и сделать самую большую работу в конце дня и вечером. Если вы премьер-министры сдвинули, легкость в день с задачами, которые не требуют столько мозговой боки и зарезервируют свои поздние дни на время фокусировки.

3. Консолидация задач в одном инструменте

Когда вы полагаетесь на свою память, чтобы отслеживать задачи, вы занимаетесь ценным мозгом, пытаясь запомнить вещи. Но когда вы записываетевсе, что вам нужно сделатьВ одном месте вы можете использовать эту психическую энергию, чтобы сосредоточиться на выполнении этих задач. Это одна из концепций позади Дэвида АлленаПолучение вещей сделано (GTD)Метод - потому что для того, чтобы приоритетировать вашу работу, вам необходимо сначала запечатлеть.

Как вы записываете задачи. Вместо использования списков бумаги или распространение вашего внимания между несколькими онлайн-инструментами, попробуйте использовать одинИнструмент управления проектамиорганизовать все ваши проектные данные и задачи. Таким образом, вы можете отслеживать и делиться предметами действий в том же месте, где происходит работа.

4. Попробуйте стратегию управления временем

Стратегия управления правильными временем может пройти долгий путь, помогая вам сосредоточиться, помогая вам избежать многозадачности и понять, как вы проводите время. Хотя подход, который вы выбираете, зависит от ваших личных предпочтений работы, вот несколько вариантов, чтобы начать:

Техника Помодоро : Вам не нужно сосредоточиться в течение длительных периодов времени, чтобы сделать вещи. Этот метод использует 25-минутные рабочие сеансы и 5-минутные перерывы, поэтому вы можете решить одну задачу одновременно и уменьшить умственную усталость.

Время блокировки : Со временем блокировки вы рассмотрите каждую часть вашего дня. Эта техника может помочь, если вы хотите вернуть свой день и понять, как вы тратите свое время.

Часовой ящик : Timeboxing включает в себя создание «Timebox», во время которого вы стремитесь завершить определенную задачу в течение определенного периода времени. Этот метод может помочь, если вы боретесь с многозадачкой и проверкой уведомлений в течение дня.

Съесть лягушку : Этот метод включает в себя решение вашей наиболее сложной задачи, прежде чем делать любую другую работу. Как однажды сказал Марк Твенэйн, если вам нужно съесть живую лягушку, сделайте это первым делом утром и ничего хуже с вами не случится в течение дня.

Принцип Парето : Также известный как правило 80/20, этот принцип утверждает, что примерно 80% результатов происходят от 20% причин. Когда дело доходит до производительности, это означает, что некоторые задачи имеют значительно большее влияние, чем другие - и если вы сосредоточены на тех, вы можете максимизировать ваше влияние.

5. Приоритеты свое благополучие

Уход за вашим физическим здоровьем и психическим здоровьем является одним из лучших способов улучшения вашего фокуса. Когда ваше тело и разум здоровы, вы можете подумать более четко, лучше управлять стрессом и избежать выгорания. В то время как ваше личное здоровье может зависеть от ряда различных факторов, основы являются хорошим местом для начала: начать достаточно сна, строить вовремя для физической активности, съесть здоровую еду и принимать короткие перерывы в течение дня. Даже низкие уровни тревоги могут усложнить вас сосредоточиться - так, если вы чувствуете себя подчеркнутым, сделайте перерыв, поговорите с другом, идите на прогулку, или попробуйте медитацию внимательности.

И самое главное, не забудьте дать себе немного благодать. Никто не может сосредоточиться все время, и это нормально для вашей концентрации варьироваться в зависимости от дня или недели.

Сосредоточиться на том, что имеет значение

Сосредоточиться больше, чем просто добиться. Это подход к работе, который может помочь вам избежать постоянных отвлекающих факторов, взять на себя ответственность за свое время и защищать себя от выгорания. И хотя работа иногда может чувствовать себя быстро и хаотично, эти советы могут дать возможность вам отступить и приоритетываться, где тратить свою психическую энергию.

Хотите больше советов? Узнайте больше о том, какмаксимизировать вашу производительностьОтказ