Tipy pro správu projektů Každý plánovač událostí by měl vědět

Správce úloh UDNje nadšený přivítat krystal z goskills pro dnešní hostující blog. Krystal dělá všechny věci marketing v Goskills, online učící se společnost, která pomáhá každému naučit se obchodní dovednosti, aby dosáhli svých osobních a profesních cílů. Když není v práci, můžete najít její poslech podcasty nebo sledovat komedie speciality na Netflix.

S Goskills.com.Předplatné, členové dostávají personalizované kurzy, které se skládají ze souběžného a interaktivního obsahu. Pro podniky poskytuje Goskills flexibilní učení platformy pro vzdělávací týmy jakékoli velikosti. Jedná se o vybraný systém řízení učení (LMS) pro více než 600 podniků, včetně Fortune 500 firem a malých a středních podniků. PřekontrolovatSprávce úloh UDN'S hostujícím příspěvkem na jejich blogu se dozvíte víceProfesionální služby Průmyslové produktivity osvědčené postupy .

ProjektManažeři a.Plánovače událostímají více společného, ​​než si můžete myslet. Obě práce na věcech, které mají datum start a konce a vyžadují koordinaci mezi více lidmi a týmy, aby se vytáhli.

Takže když čelíte komplexní seznam úkolů, plánovači událostí mohou kanálovat svůj vnitřní projektový manažer ke spuštění událostí jako dobře olejovaný stroj. Zde je 8 našichprojektový management Nástroje a trikyže vaše akceplánováníTým může dnes začít využívat.

1. Identifikujte cíle a omezení událostí

Pokud jste plánování událostíProfesionální služby společnosti, Začněte mluvit s klientem, který hosting události, abyste zjistili, co chtějí dosáhnout. Nebo jestliže je to událost, váš interní tým plánuje, setkat se se zúčastněnými stranami v rámci společnosti na stanovení cílů. Tyto cíle mohou být hmatatelné (např. Prodej určitého počtu vstupenek nebo zvyšování určité výše finančních prostředků) nebo nehmotný (např. Zvyšování povědomí nebo náboru potenciálních zaměstnanců).

Během těchto setkání nastíníomezeníKolem rozpočtu, času a dalších zdrojů. Pokud je váš tým trvalý v nových událostech neustále a zjistil to výzvu pro upřednostnění, používáníformuláře požadavkuV nástroji pro správu projektů zajišťuje, že váš tým obdrží všechny potřebné informace přímo na začátku. Formulář žádosti může fungovat jako šablona, ​​která dokumentuje všechny cíle a omezení, takže vaše schůzky se zúčastněnými stranami bezešvé.

KdyžPlánování akce, Pravidelně odkazujte na tyto cíle, abyste zajistili, že jste vy a úsilí vašich týmů směřovalo k těmto cílům.

Znát cíle aomezeníprojektu může být užitečné, protože zužuje hledání vás. Tvrdší omezení, jako jsou omezené finance nebo plánování času, mohou být složité pro navigaci, ale také to znamená, že máte příležitost získat kreativní.

Jakmile budete mít svůj rozpočet, ujistěte se, že se k němu držíte dokumentováním všeho, co budenákladypeníze. POZNÁMKA DŮLEŽITÉ LADY a nezapomeňte udržet nějaký wiggle prostor pro neočekávané výdaje.

2. Udělejte seznam všeho, co musíte udělat

Teď, když víte, proč je důvodem události, je čas zjistit požadavky na události. Pokud například hostujete konferenci, budete muset najít místo konání, který má fázi a audio / vizuální vybavení.

Identifikujte všechny kroky, abyste získali z myšlenky události skutečné události. Rozdělte tyto kroky na menší, kousky velikosti úkolů a přidělte k nim splatné datumŠablona kalendáře událostí .

Projektové manažeřičasto nazývajíStruktura poruch práce. To je v podstatě hlavní seznam úkolů projektu. Můžeš použítŠablony plánování událostíaby to udělalúkolo něco jednodušší. Rozdělení všeho dolů nebude dělat nejen plánování události zvládnutelnější, ale také usnadní přiřazení úkolů a průběhu sledování.

Další užitečný nástroj při plánování projektů jeGanttův diagram. To vám umožní vizuálně demonstrovat závislosti mezi úkoly (např. Nemůžete odesílat pozvání, dokud nebudete mít seznam pozvánky). Prohlížením úkolů vizuálně budete moci snadno určit překážky a potenciální zpoždění.

3. Využijte své měkké dovednosti

Zkušení projektoví manažeři vědí, jak vést, vyjednávat a dobře komunikovat. Jako plánovač událostí vám tyto 3 dovednosti taky slouží.

Budete pravděpodobně na starosti řadu lidí po celou dobu trvání projektu. Je to nezbytné, že jste si jisti v rozhodnutích, kterou učiníte a jsou schopnivést svůj týmblíže k cílové čáře.

V závislosti na události můžete také pracovat s dodavateli. Je to ve vašich nejlepších zájmech, které mají být dobré při vyjednávání, protože může mít za následek spoření rozpočtu a kratších časových lhůt pro výstupy.

Konečně, komunikace je dovednostní kámen, která vám může pomoci v jakékoli profesi. Nicméně, když je to dobřeprojektový managementVýsledkem je šťastné a dobře informované zúčastněné strany a tým, který je na stejné stránce.

Kredit navíc:Když jste v hustém plánování události, může být náročné udržovat konzistentní komunikaci s vaším týmem, prodejci nebo jinými zúčastněnými stranami. Nicméně, pokud děláte komunikaci zvyk (např. Týdenní e-mail pro každého zúčastněného e-mailu) nebo vytvořit komunikační plán, můžete provést "myšlení" pracovat z procesu. Další skvělý způsob, jak pomoci komunikaci, je udržet vše na jednom místě v rámciCollaborative Project Management Tool. Pomocí nástrojeSprávce úloh UDNznamená, že můžete bezproblémově komunikovat se všemi zúčastněnými stranami z jednoho centralizovaného umístění.

4. Nastavte termíny a milníky

Termíny jsou pevné termíny, které (obvykle) nelze přesunout, stejně jako datum splatnosti pro místo konání splatnosti nebo náboru Caterers.

Milníky jsou jako cíl příspěvek, který můžete použít k měření průběhu plánování. Například prodej určitého počtu vstupenek měsíčně před akcí.

Nastavte milníky a termíny dozadu z datum události (např. Časování projevy dva týdny před událostí, podepisování smluv s reproduktory 1 měsíc před tím, a hledání reproduktorů 3 týdny předtím).

5. Vytvořte rozsah (a strážte jej)

Rozsah projektuje v podstatě dokumentem konkrétních cílů projektu, výstupy, úkolů, nákladů a termínů. Jakmile budete mítrozsahPřibitý dolů, strážte se všemi bytěmi.

Klienti a další zúčastněné strany mohou chtít provádět změny, zatímco jste v tom silně, což je v pořádku, pokud se tyto změny odrážejí v rozpočtu a harmonogramu a zaměstnanci jsou si vědomi.

Pokud však existují časté změny, které nejsou formálně účtovány, může být katastrofální nebo událost. Můžete vyčerpat finanční prostředky, čas a podpora ze svých zaměstnanců nebo (shuder) všech 3.

6. Sledujte pokrok

PoužijteGanttův diagrama seznam milníků, které jste vytvořili pro sledování průběhu akce. Udělejte to periodicky (týdně nebo častěji), aby se pozor na úzké místa.

Pokud provedete předvídat jakékoli zpoždění, podle potřeby přidělte více zdrojů a pracovních sil. Dashboards v reálném čase a automatická oznámení udržují oba členové týmu a klienty ve smyčce.

7. Účet a připravit se na rizika

Skvělé projektové manažeři jsou odbornícipředvídání rizik. S událostmi existuje mnoho nepředvídatelných faktorů. Dopravní zácpy a špatné počasí se nezastaví pro nikoho, což je důvod, proč potřebujete vybudovatnáhradní plánza všechno.

Ujistěte se, že váš tým má kopie uvedeného pohotovostního plánu, takže úspěch události není jen odpočívá na ramenou. S jediným zdrojem pravdy pro komunikaci a spolupráci může zajistit, že každý zná své role a cítí se, že jsou odpovědní.

V den akce je tu tunu za scénou a nechcete, aby si hosté všimli! Projděte událostí s personálem a dobrovolníky v týdnu předem pomůže všechno probíhat hladce.

8. Naučte se a přizpůsobte se

Získejte tolik zpětné vazby, jak můžete. To může začít již brzy jako plánovací fáze. Byli tam dodavatelé, kteří byli mimořádně snadno pracovat? Byl tam člen týmu, který netahá váha?

Vezměte na vědomí a použijte své nálezy na další událost.

Zatímco jste na akci, nějaký čas mluvit s účastníky, abyste zjistili, co fungovalo a co ne. Týden nebo 2 později můžete odeslat průzkum ven.

Měli byste také rubrief váš tým. SbíratActionable radya děkuji jim za jejich tvrdou práci. Analýzou toho, co fungovalo a co ne, budete zabránit tomu, že váš tým opakuje chyby o budoucích projektech a udržujeme své klienty šťastné.

Na vás

Jaké jsou vaše oblíbené tipy pro správu projektů pro plánování událostí? Sdílejte je v níže uvedených komentářech.

Máte-li zájem o toDovednosti pro správu projektůna další úroveň, zvažte online kurz. Goskills.Projektové řízení kurzůDodejte znalosti v kouscích velikosti kousnutí, takže si můžete snadno udržet informace a začít plánovat své projekty jako pro.