Συμβουλές διαχείρισης έργου Κάθε προγραμματιστής εκδήλωσης πρέπει να γνωρίζει

UDN Task ManagerΕίναι ενθουσιασμένος για να καλωσορίσει το Krystal από το Goskills για τον σημερινό Blog Blog. Το Krystal κάνει όλα τα πράγματα μάρκετινγκ στο Goskills, μια ηλεκτρονική εταιρεία μάθησης που βοηθά όσους μαθαίνουν επιχειρηματικές δεξιότητες για να φτάσουν στους προσωπικούς και επαγγελματικούς στόχους τους. Όταν δεν είναι στη δουλειά, μπορείτε να την βρείτε να ακούτε podcasts ή να παρακολουθήσετε ειδικές κωμωδίες στο Netflix.

Με Goskills.comΣυνδρομή, τα μέλη λαμβάνουν εξατομικευμένα μαθήματα που αποτελούνται από μέγεθος δαγκώματος και διαδραστικό περιεχόμενο. Για τις επιχειρήσεις, η Goskills παρέχει μια ευέλικτη πλατφόρμα εκμάθησης για εκπαιδευτικές ομάδες οποιουδήποτε μεγέθους. Είναι το επιλεγμένο σύστημα διαχείρισης μάθησης (LMS) για πάνω από 600 επιχειρήσεις, συμπεριλαμβανομένων εταιρειών Fortune 500 και ΜΜΕ. Ολοκλήρωση αγοράςUDN Task ManagerΤου πελάτη του στο blog τους για να μάθουν περισσότεραΕπαγγελματικές υπηρεσίες Βέλτιστες πρακτικές παραγωγικότητας .

Εργοδιαχειριστές καιεκδηλώσειςέχουν περισσότερα κοινά από ό, τι νομίζετε. Και οι δύο εργάζονται για πράγματα που έχουν μια ημερομηνία έναρξης και λήξης και απαιτούν συντονισμό μεταξύ πολλαπλών ανθρώπων και ομάδων για να βγάλουν.

Έτσι, όταν αντιμετωπίζετε μια σύνθετη λίστα υποχρεώσεων, οι σχεδιαστές συμβάντων μπορούν να διοχετεύσουν τον εσωτερικό τους διαχειριστή έργου για να τρέξουν συμβάντα σαν μια καλά λιπαρά μηχανή. Εδώ είναι 8 της κορυφής μαςδιαχείριση έργου Εργαλεία και κόλπαότι η εκδήλωσή σαςσχεδίασηΗ ομάδα μπορεί να ξεκινήσει μόχλευση σήμερα.

1. Προσδιορίστε τους στόχους και τους περιορισμούς συμβάντων

Εάν είστε προγραμματισμός εκδηλώσεωνΕταιρεία Επαγγελματικής Υπηρεσιών, Ξεκινήστε μιλώντας στον πελάτη που φιλοξενεί την εκδήλωση για να μάθετε ακριβώς τι θέλουν να επιτύχουν. Ή αν πρόκειται για εκδήλωση, η εσωτερική σας ομάδα σχεδιάζει, συναντηθείτε με τους ενδιαφερόμενους στο πλαίσιο της εταιρείας για να ορίσετε στόχους. Αυτοί οι στόχοι μπορούν να είναι απτά (π.χ., να πωλούν ένα ορισμένο αριθμό εισιτηρίων ή να αυξήσουν ένα ορισμένο ποσό κεφαλαίων) ή άυλοι (π.χ., ευαισθητοποίηση ή πρόσληψη δυνητικών υπαλλήλων).

Κατά τη διάρκεια αυτών των συναντήσεων, περιγράψτε τοπεριορισμοίγύρω από τον προϋπολογισμό, τον χρόνο και άλλους πόρους. Εάν η ομάδα σας διοχετεύεται συνεχώς και η εύρεση μιας πρόκλησης να προτεραιότητα, χρησιμοποιώνταςΑίτηση φόρτωνΣτο εργαλείο διαχείρισης του έργου σας εξασφαλίζει ότι η ομάδα σας λαμβάνει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες ακριβώς στην αρχή. Ένα έντυπο αίτησης μπορεί να ενεργήσει ως πρότυπο που εγγράφει όλους τους στόχους και τους περιορισμούς, κάνοντας τις συναντήσεις σας με τα ενδιαφερόμενα μέρη χωρίς ραφή.

ΠότεΣχεδιάζοντας την εκδήλωση, παραπέμπουν περιοδικά σε αυτούς τους στόχους για να διασφαλιστεί ότι οι προσπάθειες των ομάδων σας κατευθύνονται προς αυτούς τους στόχους.

Γνωρίζοντας τους στόχους καιπεριορισμοίενός έργου μπορεί να είναι χρήσιμο καθώς στενεύει την αναζήτηση για εσάς. Οι αυστηρότεροι περιορισμοί, όπως τα περιορισμένα οικονομικά ή ο χρόνος σχεδιασμού, μπορεί να είναι δύσκολο να πλοηγηθείτε, αλλά σημαίνει επίσης ότι έχετε την ευκαιρία να έχετε δημιουργική.

Μόλις έχετε τον προϋπολογισμό σας, βεβαιωθείτε ότι σας κολλάτε με την τεκμηρίωση όλων που θα το κάνετεκόστοςχρήματα. Σημειώστε τις προθεσμίες προς τα κάτω και θυμηθείτε να κρατήσετε κάποια αίθουσα Wiggle για τυχόν απροσδόκητες δαπάνες.

2. Κάντε μια λίστα με όλα όσα πρέπει να κάνετε

Τώρα που γνωρίζετε γιατί ο λόγος πίσω από το γεγονός, ήρθε η ώρα να καταλάβετε τις απαιτήσεις συμβάντων. Για παράδειγμα, εάν φιλοξενείτε μια διάσκεψη, θα χρειαστεί να βρείτε ένα χώρο που έχει σκηνικό και οπτικό / οπτικό εξοπλισμό.

Προσδιορίστε όλα τα βήματα για να πάρετε από την ιδέα ενός γεγονότος στο πραγματικό γεγονός. Να σπάσει αυτά τα βήματα σε μικρότερες εργασίες μεγέθους δαγκώματος και εκχωρήστε τις ημερομηνίες που οφείλουν σε αυτά σε έναΠρότυπο ημερολογίου συμβάντος .

Διαχειριστές έργωνσυχνά καλέστε αυτό τοαναλυτική δομή εργασιών. Αυτό είναι ουσιαστικά ο κύριος κατάλογος του έργου. Μπορείς να χρησιμοποιήσειςΠρότυπα προγραμματισμού συμβάντωνΓια να γίνει αυτόέργοΛίγο ευκολότερο. Το να σπάσει τα πάντα κάτω δεν θα κάνει μόνο να προγραμματίσει ένα γεγονός πιο διαχειρίσιμο, αλλά θα διευκολύνει επίσης την εκχώρηση εργασιών και την πρόοδο της προόδου.

Ένα άλλο εύχρηστο εργαλείο κατά την προγραμματισμό των έργων είναι αGantt διάγραμμα. Σας επιτρέπει να επιδεικνύετε οπτικά εξαρτήσεις μεταξύ εργασιών (π.χ., δεν μπορείτε να στείλετε προσκλήσεις μέχρι να κάνετε μια λίστα πρόσκλησης). Με την οπτική προβολή εργασιών, θα είστε σε θέση να εντοπίσετε εύκολα τα σημεία συμφόρησης και τις πιθανές καθυστερήσεις.

3. Χρησιμοποιήστε τις μαλακές δεξιότητές σας

Οι έμπειροι διαχειριστές έργων γνωρίζουν πώς να οδηγήσουν, να διαπραγματευτούν και να επικοινωνούν καλά. Ως προγραμματιστής συμβάντων, αυτές οι 3 δεξιότητες θα σας εξυπηρετήσουν.

Θα είναι πιθανόν να είστε υπεύθυνος για πολλούς ανθρώπους καθ 'όλη τη διάρκεια του έργου. Είναι σημαντικό να είστε σίγουροι για τις αποφάσεις που κάνετε και είστε σε θέση ναοδηγήστε την ομάδα σαςπιο κοντά στη γραμμή τερματισμού.

Ανάλογα με το συμβάν, μπορείτε επίσης να εργαστείτε με προμηθευτές. Είναι προς το συμφέρον σας να είστε καλοί στη διαπραγμάτευση, καθώς μπορεί να οδηγήσει σε εξοικονόμηση του προϋπολογισμού και βραχύτερα χρονοδιαγράμματα για παραδοτέα.

Τέλος, η επικοινωνία είναι μια δεξιότητα ακρογωνιαίωσης που μπορεί να σας βοηθήσει σε οποιοδήποτε επάγγελμα. Ωστόσο, όταν τελειώσει καλά μέσαδιαχείριση έργου, έχει ως αποτέλεσμα ευτυχισμένους και καλά ενημερωμένους ενδιαφερόμενους και μια ομάδα που βρίσκεται στην ίδια σελίδα.

Επιπλέον πίστωση:Όταν είστε στο πάχος του προγραμματισμού ενός γεγονότος, μπορεί να είναι δύσκολο να διατηρηθεί η συνεπής επικοινωνία με την ομάδα, τους προμηθευτές ή άλλους ενδιαφερόμενους. Ωστόσο, αν κάνετε την επικοινωνία μια συνήθεια (π.χ. ένα εβδομαδιαίο στρογγυλό στρογγυλό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε όλους τους εμπλεκόμενους) ή δημιουργήστε ένα πρόγραμμα επικοινωνίας, μπορείτε να πάρετε τη διαδικασία "σκέψης" από τη διαδικασία. Ένας άλλος πολύ καλός τρόπος για να βοηθήσετε την επικοινωνία είναι να τα κρατήσετε όλα σε ένα μέρος μέσα σε έναΣυνεργατικό εργαλείο διαχείρισης έργου. Χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο όπωςUDN Task Managerσημαίνει ότι μπορείτε να επικοινωνήσετε άψογα με όλους τους ενδιαφερόμενους από μια κεντρική θέση.

4. Ορίστε προθεσμίες και ορόσημα

Οι προθεσμίες είναι σταθερές ημερομηνίες που (συνήθως) δεν μπορούν να μετακινηθούν, όπως η ημερομηνία λήξης της καταβολής ενός χώρου καταβολής ή προσλήψεων.

Τα ορόσημα είναι σαν μια θέση στόχου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μετρήσετε την πρόοδο του σχεδιασμού. Για παράδειγμα, η πώληση ενός ορισμένου αριθμού εισιτηρίων ένα μήνα πριν από την εκδήλωση.

Ορίστε ορόσημα και προθεσμίες προς τα πίσω από την ημερομηνία εκδήλωσης (π.χ., οι ομιλίες χρονισμού δύο εβδομάδες πριν από την εκδήλωση, υπογράφοντας συμβάσεις με ομιλητές 1 μήνα πριν από αυτό, και αναζητώντας τα ηχεία 3 εβδομάδες πριν από αυτό).

5. Δημιουργήστε ένα πεδίο (και προστατεύστε το)

Πεδίο εφαρμογής έργουείναι ουσιαστικά ένα έγγραφο των συγκεκριμένων στόχων των έργων, τα παραδοτέα, τα καθήκοντα, το κόστος και τις προθεσμίες. Μόλις το έχετε τοπεδίο εφαρμογήςκαρφωμένο κάτω, φρουρά το με όλη σας τη δύναμη.

Οι πελάτες και οι άλλοι ενδιαφερόμενοι μπορούν να θέλουν να κάνουν αλλαγές ενώ βρίσκεστε στο πάχος της, το οποίο είναι καλό, εφόσον αυτές οι αλλαγές αντικατοπτρίζονται στον προϋπολογισμό και το χρονοδιάγραμμα και τα μέλη του προσωπικού ενημερώνονται.

Ωστόσο, εάν υπάρχουν συχνές αλλαγές που δεν λογίζονται επισήμως, μπορεί να είναι καταστροφικό ή το συμβάν. Μπορείτε να εξαντληθείτε χρήματα, χρόνο και υποστήριξη από το προσωπικό σας ή (Shudder) και τα 3.

6. Παρακολουθήστε την πρόοδο

Χρησιμοποιήστε τοGantt διάγραμμακαι ο κατάλογος των ορόσημων που δημιουργήσατε για να παρακολουθήσετε την πρόοδο του συμβάντος. Κάνετε αυτό περιοδικά (εβδομαδιαία ή πιο συχνά) για να παρακολουθήσετε τα εμπόδια.

Εάν προβλέψετε καθυστερήσεις, ορίστε περισσότερους πόρους και το ανθρώπινο δυναμικό ανάλογα με τις ανάγκες. Οι πίνακες ελέγχου σε πραγματικό χρόνο και οι αυτόματες ειδοποιήσεις διατηρούν και τα δύο μέλη της ομάδας και τους πελάτες στο βρόχο.

7. Λογαριασμός και προετοιμασία για τους κινδύνους

Οι μεγάλοι διαχειριστές έργων είναι ειδικοί στοΠροβλέποντας τους κινδύνους. Με γεγονότα, υπάρχουν πολλοί απρόβλεπτοι παράγοντες. Οι κυκλοφοριακές εμπλοκές και οι κακοί καιρικές συνθήκες δεν σταματούν για κανέναν, γι 'αυτό πρέπει να χτίσετε ένασχέδιο έκτακτης ανάγκηςγια όλα.

Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας έχει αντίγραφα του εν λόγω σχεδίου έκτακτης ανάγκης, οπότε η επιτυχία της εκδήλωσης δεν στηρίζεται αποκλειστικά στους ώμους σας. Έχοντας μια ενιαία πηγή αλήθειας για επικοινωνία και συνεργασία μπορεί να εξασφαλίσει ότι όλοι γνωρίζουν τους ρόλους τους και αισθάνεται σαν να είναι υπόλογοι.

Την ημέρα της εκδήλωσης, υπάρχει ένας τόνος που πηγαίνει πίσω από τις σκηνές, και δεν θέλετε οι επισκέπτες να παρατηρήσουν! Η εκτέλεση του γεγονότος με το προσωπικό και τους εθελοντές μια εβδομάδα εκ των προτέρων θα βοηθήσει τα πάντα να τρέχουν ομαλά.

8. Μάθετε και προσαρμόστε

Πάρτε τόσο μεγάλη ανατροφοδότηση όσο μπορείτε. Αυτό μπορεί να ξεκινήσει ήδη από τα στάδια σχεδιασμού. Υπήρχαν πωλητές που ήταν εξαιρετικά εύκολο να συνεργαστούν; Ήταν ένα μέλος της ομάδας που δεν έκοψε το βάρος τους;

Σημειώστε και εφαρμόστε τα ευρήματά σας στο επόμενο συμβάν σας.

Ενώ βρίσκεστε στην εκδήλωση, αφιερώστε λίγο χρόνο για να μιλήσετε με τους συμμετέχοντες να μάθετε τι εργάστηκε και τι δεν το έκανε. Μια εβδομάδα ή 2 αργότερα, μπορείτε να στείλετε μια έρευνα.

Θα πρέπει επίσης να αποκαλύψετε την ομάδα σας. Συλλέγωσυμβουλές δράσηςκαι να τους ευχαριστήσετε για τη σκληρή δουλειά τους. Με την ανάλυση του τι λειτούργησε και τι δεν ήταν, θα αποτρέψετε την ομάδα σας να επαναλάβει τα λάθη σε μελλοντικά έργα και να κρατήσει τους πελάτες σας ευτυχισμένους.

Σε σας

Ποιες είναι οι αγαπημένες σας συμβουλές διαχείρισης έργου για το σχεδιασμό συμβάντων; Μοιραστείτε τα στα παρακάτω σχόλια.

Εάν ενδιαφέρεστε να πάρετε το δικό σαςΔεξιότητες διαχείρισης έργουΣτο επόμενο επίπεδο, σκεφτείτε να πάρετε ένα online πορεία. GoskillsΜαθήματα διαχείρισης έργωνΠαράδοση γνώσεων σε κομμάτια μεγέθους δαγκώματος, ώστε να μπορείτε να διατηρήσετε τις πληροφορίες πιο εύκολα και να αρχίσετε να σχεδιάζετε τα έργα σας όπως ένα pro.