Projektmanagement-Tipps Jeder Eventplaner sollte wissen

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ProjektManager undEreignisplanerhaben mehr gemeinsam als Sie vielleicht denken. Beide arbeiten an Dingen, die ein Start- und Enddatum haben und eine Koordination zwischen mehreren Personen und Teams erfordern, um abzunehmen.

Wenn Sie also eine komplexe To-Do-Liste aufstellen, können Event-Planer ihren inneren Projektmanager kanalisieren, um Ereignisse wie eine gut geölte Maschine auszuführen. Hier sind 8 von unserem TopProjektmanagement Werkzeuge und Tricks.dass deine VeranstaltungPlanungDas Team kann heute nutzen.

1. Identifizieren Sie die Ereignisziele und -einschränkungen

Wenn Sie eine Veranstaltungsplanung sindProfessional Services Company., mit dem Client sprechen, der das Ereignis beherbergt, um herauszufinden, was sie erreichen möchten. Oder wenn es sich um eine Veranstaltung handelt, die Ihr internes Team plant, treffen Sie sich mit den Stakeholdern innerhalb des Unternehmens, um Ziele festzulegen. Diese Ziele können greifbar sein (z. B. den Verkauf einer bestimmten Anzahl von Tickets oder der Erhöhung einer bestimmten Menge an Geldern) oder immateriell (z. B. das Sensibilisierung des Bewusstseins oder der Rekrutierung potenzieller Mitarbeiter).

Während dieser Treffen skizzieren Sie dieEinschränkungenum Budget, Zeit und andere Ressourcen. Wenn Ihr Team in neuen Ereignissen ständig lustig ist und es eine Herausforderung zum Prioritäten bringen, verwendenFormulare anfordernIn Ihrem Projektmanagement-Tool stellt sicher, dass Ihr Team zu Beginn alle erforderlichen Informationen richtig empfängt. Ein Anforderungsformular kann als Vorlage dienen, die alle Ziele und Einschränkungen dokumentiert und Ihre Treffen mit den Stakeholdern nahtlos macht.

WannPlanung der VeranstaltungBeziehen Sie sich periodisch auf diese Ziele zurück, um sicherzustellen, dass Sie und die Bemühungen Ihrer Teams auf diese Ziele gerichtet sind.

Die Ziele kennen undEinschränkungeneines Projekts kann hilfreich sein, da sie die Suche nach Ihnen hinab vernichtet. Härtende Einschränkungen, wie z. B. begrenzte Finanzen oder Planungszeit, können schwierig sein, um zu navigieren, aber es bedeutet auch, dass Sie eine Gelegenheit haben, kreativ zu werden.

Wenn Sie Ihr Budget haben, stellen Sie sicher, dass Sie daran bleiben, indem Sie alles dokumentieren, was dies tun wirdKostenGeld. Beachten Sie die Anzahlung von Zahlungen und denken Sie daran, einen Wackelsraum für unerwartete Ausgaben zu halten.

2. Machen Sie eine Liste von allem, was Sie tun müssen

Jetzt wissen Sie, warum der Grund hinter der Veranstaltung Zeit ist, um die Veranstaltungsanforderungen herauszufinden. Wenn Sie beispielsweise eine Konferenz veranstalten, müssen Sie beispielsweise einen Veranstaltungsort finden, der über eine Bühne- und Audio- / visuelle Geräte verfügt.

Identifizieren Sie alle Schritte, um von der Idee eines Ereignisses bis zum eigentlichen Ereignis zu gelangen. Brechen Sie diese Schritte in kleinere, bissgroße Aufgaben und weisen sie ihnen in einemEreigniskalender-Vorlage .

Projektmanagernenne das oft dasZusammenbruch der Arbeit. Dies ist im Wesentlichen die Master-to-Do-Liste des Projekts. Sie können benutzenEreignisplanung Vorlagendas machenAufgabeein bisschen einfacher. Alles zu brechen unten macht nicht nur die Planung eines Ereignisses überschaubarer, sondern erleichtert es, Aufgaben und den Verfolgungsfortschritt zu erleichtern.

Ein weiteres praktisches Werkzeug, wenn Projektierungsprojekte planenGantt-Diagramm. Es ermöglicht Ihnen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben visuell zu demonstrieren (z. B. Sie können keine Einladungen senden, bis Sie eine Einladungsliste gemacht haben). Durch Anzeigen von Aufgaben visuell können Sie Engpässe und potenzielle Verzögerungen leicht anpassen.

3. Nutzen Sie Ihre weichen Fähigkeiten

Erfahrene Projektmanager wissen, wie man führen, verhandeln, verhandeln und gut kommunizieren. Als Eventplaner dienen diese 3 Fähigkeiten auch Ihnen.

Sie werden wahrscheinlich eine Reihe von Personen während der gesamten Dauer des Projekts verantwortlich sein. Es ist wichtig, dass Sie zuversichtlich in den Entscheidungen, die Sie treffen, und könnenFühren Sie Ihr Team annäher an der Ziellinie.

Je nach Ereignis können Sie auch mit Anbietern arbeiten. Es ist in Ihren besten Interessen, um gut zu verhandeln, da dies zu Budgeteinsparungen und kürzeren Zeiten für die Liefergegenstände führen kann.

Schließlich ist die Kommunikation eine Cornerstone-Fertigkeit, die Ihnen in jedem Beruf helfen kann. Wenn es jedoch gut gemacht wirdProjektmanagementEs führt zu glücklichen und gut informierten Stakeholdern und einem Team, das auf derselben Seite ist.

Zusätzliche Kredite:Wenn Sie in der Dicke der Planung eines Ereignisses sind, kann es herausfordernd sein, konsistente Kommunikation mit Ihrem Team, Anbietern oder anderen Stakeholdern aufrechtzuerhalten. Wenn Sie jedoch die Kommunikation eine Gewohnheit erstellen (z. B. eine wöchentliche Rundum-E-Mail an alle Beteiligten) oder einen Kommunikationszeitplan erstellen, können Sie das "Denken" aus dem Prozess ergreifen. Eine weitere großartige Möglichkeit, die Kommunikation zu helfen, besteht darin, alles an einem Ort in einemCollaborative Projektmanagement-Tool. Verwenden eines Werkzeugs wieUDN-Task-Managerbedeutet, dass Sie sich nahtlos mit allen Stakeholdern von einem zentralen Ort kommunizieren können.

4. Legen Sie Fristen und Meilensteine ​​fest

Fristen sind feste Termine, die (in der Regel) nicht bewegt werden können, wie das Fälligkeitsdatum für einen Veranstaltungsort der Zahlung oder der Einstellung von Caterern.

Meilensteine ​​sind wie ein Torpfosten, um den Fortschritt der Planung zu messen. Beispielsweise, um eine bestimmte Anzahl von Tickets pro Monat vor der Veranstaltung zu verkaufen.

Set Meilensteine ​​und Fristen rückwärts vom Veranstaltungsdatum (z. B. Timing-Reden zwei Wochen vor der Veranstaltung, unterzeichnete Verträge mit Lautsprechern 1 Monat zuvor und suche nach den Lautsprechern 3 Wochen vorher).

5. Erstellen Sie einen Umfang (und schützen Sie es)

Projektbereichist im Wesentlichen ein Dokument der spezifischen Projektziele, der Erlösungsanlagen, Aufgaben, Kosten und Fristen. Sobald Sie das habenUmfanggenagelt, bewachen Sie es mit all Ihrer Macht.

Kunden und andere Stakeholder möchten möglicherweise Änderungen vornehmen, während Sie sich dadurch in der Dichtung befinden, was in Ordnung ist, solange diese Änderungen im Budget und der Zeitplan spiegeln und die Mitarbeiter aufmerksam gemacht werden.

Wenn jedoch häufige Änderungen vorliegen, die nicht förmlich berücksichtigt werden, kann er katastrophal oder der Veranstaltung sein. Sie können von Geld, Zeit und Unterstützung von Ihren Mitarbeitern oder (Shudder) alle 3 ausgehen.

6. Verfolgen Sie den Fortschritt.

Verwenden Sie dasGantt-Diagrammund die Liste der Meilensteine, die Sie erstellt haben, um den Fortschritt der Veranstaltung zu verfolgen. Tun Sie dies periodisch (wöchentlich oder häufiger), um ein Auge auf Engpässe zu halten.

Wenn Sie keine Verzögerungen vorhersehen, weisen Sie nach Bedarf mehr Ressourcen und Arbeitskräfte zu. Echtzeit-Dashboards und automatische Benachrichtigungen halten sowohl Teammitglieder als auch Kunden in der Schleife.

7. Konto und bereiten Sie sich auf Risiken vor

Große Projektmanager sind Experten beiAntizipierende Risiken. Mit Ereignissen gibt es viele unvorhersehbare Faktoren. Staus und schlechtes Wetter hören nicht für jemanden auf, weshalb Sie ein bauen müssenEventualplanfür alles.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team Kopien des Eventualplans hat, so dass der Erfolg der Veranstaltung nicht nur auf Ihren Schultern ruht. Eine einzige Wahrscheinlichkeit für die Wahrheit für Kommunikation und Zusammenarbeit kann sicherstellen, dass jeder seine Rollen kennt und sich anfühlt, als würden sie sich verantwortlich gemacht.

Am Tag der Veranstaltung gibt es eine Tonne hinter den Kulissen, und Sie möchten nicht, dass die Gäste bemerken! Durch das Auftreten der Veranstaltung mit Mitarbeitern und Freiwilligen pro Woche wird eine Woche im Voraus helfen, dass alles reibungslos verläuft.

8. Lernen und anpassen

Holen Sie sich so viel Feedback wie möglich. Dies kann bereits in den Planungsstufen beginnen. Gab es Anbieter, mit denen man außergewöhnlich leicht arbeitete? Gab es ein Teammitglied, das ihr Gewicht nicht gezogen hat?

Nehmen Sie auf, und wenden Sie Ihre Erkenntnisse an Ihre nächste Veranstaltung an.

Während Sie sich bei der Veranstaltung befinden, nehmen Sie sich einige Zeit, um mit den Teilnehmern zu sprechen, um herauszufinden, was funktioniert und was nicht. Eine Woche oder 2 später können Sie eine Umfrage senden.

Sie sollten auch Ihr Team nachbefinden. Sammelnumsetzbare Beratungund danke ihnen für ihre harte Arbeit. Indem Sie analysieren, was funktioniert und was nicht getan hat, verhindern Sie, dass Ihr Team keine Fehler auf zukünftigen Projekten wiederholt und Ihre Kunden glücklich macht.

Zu dir hinüber

Was sind Ihre Lieblings-Projektmanagement-Tipps für die Eventplanung? Teilen Sie sie in den Kommentaren unten.

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