Proje Yönetimi İpuçları Her Etkinlik Planlayıcısı Bilmeli

UDN Görev YöneticisiBugünün misafir blog yazısı için Goskills'ten Krystal'ı ağırlamak için heyecanlı. Krystal, herkesin kişisel ve profesyonel hedeflerine ulaşmak için iş becerilerini öğrenmesine yardımcı olan çevrimiçi bir öğrenme şirketi olan Goskills'de pazarlamayı yapıyor. İşte değilken, Netflix'te podcast'leri dinlemesini veya komedi özelliğini izleyerek bulabilirsiniz.

BirlikteGoskills.comAbonelik, Üyeler, ısırık boyutunda ve etkileşimli içerikten oluşan kişiselleştirilmiş kurslar alırlar. İşletmeler için Goskills, herhangi bir boyutta eğitim ekipleri için esnek bir öğrenme platformu sunar. Fortune 500 şirketleri ve KOBİ'ler de dahil olmak üzere 600'den fazla işletme için seçilen öğrenme yönetim sistemidir (LMS). Çıkış yapmakUDN Görev YöneticisiKonuk Mesajı hakkında daha fazla bilgi edinmek için bloglarındaProfesyonel Hizmetler Sanayi Verimliliği En İyi Uygulamalar .

Projeyöneticiler veEtkinlik PlanlamacılarıDüşündüğünden daha fazla ortak var. Her ikisi de başlangıç ​​ve bitiş tarihi olan şeyler üzerinde çalışmak ve birden fazla kişi ile takımı arasında kapatmak için koordinasyon gerektirir.

Bu nedenle, karmaşık bir yapılacaklar listesine bakarken, etkinlik planlamacıları, iyi yağlı bir makine gibi olayları çalıştırmak için iç proje yöneticilerini kanallaştırabilir. İşte bizim üstümüz 8proje Yönetimi Araçlar ve Püf NoktalarıOlayunplanlamaTakım bugünden yararlanmaya başlayabilir.

1. Etkinlik hedeflerini ve kısıtlamalarını tanımlayın

Eğer bir etkinlik planlamasıysanızProfesyonel Hizmetler Şirketi, tam olarak elde etmek istediklerini bulmak için etkinliği barındıran müşteriyle konuşarak başlayın. Ya da bir etkinlikse, iç ekinizin planlanması, hedefler içindeki paydaşlarla tanışın. Bu hedefler maddi olabilir (örneğin, belirli bir miktarda bilet satmak veya belirli bir miktarda fon sağlamak) veya maddi olmayan olabilir (örneğin, farkındalık yaratma veya potansiyel çalışanları işe alıyor).

Bu toplantılar sırasındakısıtlamalarBütçe, zaman ve diğer kaynaklar etrafında. Takımınız sürekli olarak yeni etkinliklerde huni yapıyorsa ve öncelikli olmak için bir zorluk bulmaksa,istek formlarıProje yönetimi aracınızda, ekibinizin gerekli tüm bilgileri başında almasını sağlar. Bir istek formu, tüm hedefleri ve kısıtlamaları belgeleyen bir şablon olarak hareket edebilir, toplantılarınızı paydaşlarla sorunsuz hale getirebilir.

Ne zamanetkinliği planlamak, Siz ve ekiplerinizin çabalarının bu hedeflere yönelik olmasını sağlamak için periyodik olarak bu hedeflere geri dönün.

Hedefleri bilmek vekısıtlamalarBir projenin, aramanın sizi daralttığı için yardımcı olabilir. Sınırlı finansman veya planlama süresi gibi zorlu kısıtlamalar, gezinmek için zor olabilir, ancak aynı zamanda yaratıcı olma fırsatınız olduğu anlamına gelir.

Bütçenizi aldıktan sonra, her şeyi belgeleyerek yaptığınızdan emin olun.maliyetpara. Not Down-Ödeme sonları ve beklenmeyen herhangi bir harcamalar için bazı kıpır odaları tutmayı unutmayın.

2. Yapmanız gereken her şeyin bir listesini yapın

Artık olayın arkasındaki nedeni neden olduğunu bildiğiniz için, olay gereksinimlerini anlamanın zamanı geldi. Örneğin, bir konferans barındırıyorsanız, sahne ve ses / görsel ekipman olan bir mekan bulmanız gerekir.

Bir olay fikrinden gerçek olaya ulaşmak için tüm adımları belirleyin. Bu adımları daha küçük, ısırık boyutlu görevlere bölün ve onlara yapılan tarihleri ​​atayın.Etkinlik Takvimi Şablonu .

Proje yöneticilerigenellikle bunu arayıniş arıza yapısı. Bu, esasen projenin ana yapılması. KullanabilirsinizEtkinlik Planlama ŞablonlarıBunu yapmak içingörevbiraz daha kolay. Her şeyi kırmak, yalnızca bir etkinliği daha yönetilebilir, ancak görevleri atamanızı ve ilerlemeyi izlemeyi kolaylaştıracaktır.

Projeleri planlarken başka bir kullanışlı araç birGantt şeması. Görevler arasındaki bağımlılıkları görsel olarak göstermenize olanak tanır (örneğin, davet listesi yapana kadar davet gönderemezsiniz). Görevleri görsel olarak görüntüleyerek, darboğazları ve potansiyel gecikmeleri kolayca belirleyebilirsiniz.

3. Yumuşak becerilerinizi kullanın

Deneyimli proje yöneticileri nasıl yönetileceğini, pazarlık yapmayı ve nasıl iletişim kuracağını biliyor. Bir etkinlik planlayıcısı olarak, bu 3 beceri de size hizmet edecek.

Proje süresince bir çok insandan sorumlu olacaksınız. Yaptığınız kararlara güvendiğiniz ve mümkün olduğuncaTakımını kurbitiş çizgisine daha yakın.

Etkinliğe bağlı olarak, satıcılarla da çalışabilirsiniz. Bütçe tasarrufu ve teslimat için daha kısa zaman çizelgelerine neden olabileceği için pazarlık konusunda iyi olmak en iyi yararlarınızda.

Son olarak, iletişim, herhangi bir mesleğinde size yardımcı olabilecek bir temel taşı becerisidir. Ancak, içinde iyi bittiğindeproje Yönetimi, mutlu ve iyi bilgilendirilmiş paydaşlara ve aynı sayfada bulunan bir ekiple sonuçlanır.

Ekstra kredi:Bir olayı planlamanın kalınlığındayken, ekibiniz, satıcılarınız veya diğer paydaşlarla tutarlı iletişimin sürdürülmesi zor olabilir. Bununla birlikte, iletişimi bir alışkanlık yaparsanız (örneğin, herkese haftalık bir roundup e-posta) veya bir iletişim programı oluşturursanız, "düşünme" çalışmasını süreçten çıkarabilirsiniz. İletişim yardımcı olmanın bir başka harika yolu, bir yerde hepsini bir yerde tutmaktır.İşbirlikçi Proje Yönetimi Aracı. Gibi bir araç kullanarakUDN Görev YöneticisiTüm paydaşlarla bir merkezi konumdan sorunsuzca iletişim kurabileceğiniz anlamına gelir.

4. Son teslim tarihlerini ve kilometre taşlarını ayarlayın

Son başvuru tarihleri, (genellikle) bir mekanın peşinat veya işe alım yapımcıları için son tarih gibi, (genellikle) taşınamayacağı tarihleri ​​sabittir.

Kilometre taşları, planlamanın ilerlemesini ölçmek için kullanabileceğiniz bir gol gönderidir. Örneğin, etkinlikten ay önce belirli sayıda bilet satmak.

Kilometre taşlarını ve son tarihleri, etkinlik tarihinden itibaren (örneğin, etkinlikten iki hafta önce zamanlama konuşmaları, bundan 1 ay önce hoparlörlerle yapılan sözleşmeleri imzalama ve bundan 3 hafta önce konuşmacıları aramak için.

5. Bir kapsam oluşturun (ve koruyun)

Proje kapsamıtemelde belirli proje hedeflerinin, teslim edilebilenlerin, görevlerin, maliyetlerin ve son teslim tarihlerinin bir belgesidir. Bir kerekapsamçivilenmiş, tüm gücünüzle birlikte koruyun.

Müşteriler ve diğer paydaşlar, bu değişikliklerin bütçeye ve zamanlamaya yansıtıldığı sürece ve personelin farkında oldukları sürece, kalınken değişiklik yapmak isteyebilirler.

Bununla birlikte, resmi olarak muhasebeleştirilmemiş sık sık değişiklikler varsa, felaket veya olay olabilir. Personelinizden veya (SHUDDER) 3'ünüzdeki fon, zaman ve destek tükenebilir.

6. İlerlemeyi izleyin

KullanGantt şemasıve etkinliğin ilerlemesini izlemek için oluşturduğunuz kilometre taşlarının listesi. Bottalıklar için göze çarpmak için bu periyodik olarak (haftalık veya daha sık) yapın.

Herhangi bir gecikmeyi öngörürseniz, gerektiğinde daha fazla kaynak ve insan gücü atayın. Gerçek zamanlı panolar ve otomatik bildirimler iki takım üyeyi ve müşterileri döngüde tutar.

7. Hesap ve riskler için hazırlanın

Büyük proje yöneticileri uzmandıröngörülen riskler. Olaylarla, öngörülemeyen birçok faktör var. Trafik sıkışıklığı ve kötü havalar hiç kimse için durmaz, bu yüzden bir şeyler yapmanız gerekir.acil eylem planıherşey için.

Ekibinizin bahsedilen acil durum planının kopyalarına sahip olduğundan emin olun, böylece etkinliğin başarısı sadece omuzlarınızda dinlenmez. İletişim ve işbirliği için tek bir gerçek kaynağına sahip olmak herkesin rollerini bilmesini sağlayabilir ve sorumlu tutuluyor gibi hissediyorlar.

Etkinlik gününde, sahnelerin arkasında bir ton var ve misafirlerin fark etmelerini istemiyorsunuz! Personel ve gönüllüler içindeki etkinlikte koşmak, önceden bir hafta önce her şeyin sorunsuz çalışmasına yardımcı olacaktır.

8. Öğrenin ve uyarlayın

Mümkün olduğunca çok geri bildirim alın. Bu, planlama aşamaları kadar erken başlayabilir. Çalışması son derece kolay olan satıcılar var mıydı? Kilolarını çekmeyen bir ekip üyesi var mıydı?

Notu alın ve bulgularınızı bir sonraki etkinliğinize uygulayın.

Olaydasınız, ne işe yaramadığını öğrenmek için katılımcılarla konuşmak için biraz zaman ayırın. Bir hafta veya 2 daha sonra bir anket gönderebilirsiniz.

Ayrıca ekibini de öldürmelisin. Toplamakeylemli tavsiyeve onlara sıkı çalışmaları için teşekkür ederim. Çalışılanları analiz ederek ve neyin yapmadığını, ekibinizin gelecekteki projelerdeki hataları tekrarlamasını engelleyecek ve müşterilerinizi mutlu eder.

Sana doğru

Etkinlik planlaması için en sevdiğiniz proje yönetimi ipuçları nelerdir? Onları aşağıdaki yorumlarda paylaşın.

Eğer ilgilenmek istiyorsanProje Yönetimi BecerileriBir sonraki seviyeye, çevrimiçi bir kurs almayı düşünün. GoskillsProje Yönetimi içerisindeBite ölçekli parçalarda bilgi verin, böylece bilgileri daha kolay tutabilir ve projelerinizi bir Pro gibi planlamaya başlayabilirsiniz.