Projektinhallintavinkkejä Jokaisen tapahtuman suunnittelijan pitäisi tietää

UDN-tehtävähallintaOn innoissaan tervetulleeksi Krystal Goskillsista tämän päivän vierasblogi postitse. Krystal tekee kaiken Markkinointia Goskillsissa, online-oppimisyrityksessä, joka auttaa kaikkia oppimaan liiketoiminnan taitoja saavuttamaan henkilökohtaiset ja ammatilliset tavoitteet. Kun hän ei ole töissä, löydät hänen kuuntelemaan podcasteja tai katselemaan komedia erikoisuutta Netflixille.

KanssaGoskills.comTilaus, jäsenet saavat henkilökohtaisia ​​kursseja, jotka koostuvat puremamisesta ja vuorovaikutteisesta sisällöstä. Yrityksistä Goskills tarjoaa joustavan oppimisfoorumin minkä tahansa koon koulutusryhmille. Se on valittu oppimisen hallintajärjestelmä (LMS) yli 600 yritykselle, mukaan lukien Fortune 500 yritystä ja pk-yrityksiä. TarkistaUDN-tehtävähallintaVieras postitse blogissaan oppia lisääAmmattimaiset palvelut Teollisuuden tuottavuus parhaita käytäntöjä .

Hankejohtajat jaTapahtuman suunnittelijaton enemmän yhteistä kuin luulisi. Molemmat työskentelevät asioissa, joilla on aloitus- ja lopetuspäivämäärä ja edellyttävät useiden ihmisten ja joukkueiden välistä koordinointia.

Joten kun edessä on monimutkainen tehtäväluettelo, tapahtumasuunnittelijat voivat kanavan sisäisen projektinhallinnansa suorittamaan tapahtumia, kuten hyvin öljytty kone. Tässä on 8 ylhäältäProjektinhallinta Työkalut ja temppujaettä tapahtumasuunnitteluJoukkue voi alkaa hyödyntää tänään.

1. Tunnista tapahtuman tavoitteet ja rajoitukset

Jos olet tapahtumasuunnitteluProfessional Services Company, Aloita puhumalla asiakkaan hosting tapahtumaan selvittämään tarkalleen, mitä he haluavat saavuttaa. Tai jos se on tapahtuma, jonka sisäinen tiimisi suunnittelee, tapaa yrityksen sidosryhmät asettamaan tavoitteita. Nämä tavoitteet voivat olla konkreettisia (esim. Myymällä tietyn määrän lippuja tai tietyn määrän varoja) tai aineettomat (esim. Tietoisuuden lisääminen tai mahdollisten työntekijöiden rekrytointi).

Näiden kokousten aikana hahmotellaanrajoituksettalousarvion, ajan ja muiden resurssien ympärillä. Jos joukkueesi supplii uusia tapahtumia jatkuvasti ja löytää se haaste etusijallaPyydä lomakkeitaProjektinhallintatyökalussa varmistetaan, että joukkue saa kaikki tarvittavat tiedot heti alussa. Pyyntölomake voi toimia mallina, joka dokumentoi kaikki tavoitteet ja rajoitukset, jolloin kokoukset sidosryhmillä saumaton.

Kuntapahtuman suunnitteluSäännöllisesti palata näihin tavoitteisiin, jotta sinä ja tiimien ponnistelut suuntautuvat näitä tavoitteita.

Tunnetaan tavoitteet jarajoituksetHankkeen voi olla hyödyllistä, kun se kaventaa etsintä sinulle. Tukemmat rajoitukset, kuten rajoitettu taloutta tai suunnitteluaikaa, voivat olla hankalia navigoimaan, mutta se tarkoittaa myös, että sinulla on mahdollisuus saada luovaa.

Kun sinulla on budjetti, varmista, että pidät siihen dokumentoimalla kaikenkustannusraha. Huom.

2. Tee luettelo kaikesta mitä tarvitset

Nyt kun tiedät, miksi tapahtuman takana on aika selvittää tapahtumavaatimukset. Esimerkiksi jos ylläpität konferenssia, sinun on löydettävä paikka, jossa on vaihe- ja audio- / visuaaliset laitteet.

Tunnista kaikki vaiheet päästäksesi ajatuksesta tapahtumasta varsinaiseen tapahtumaan. Rikkoa nämä askeleet pienempiin, purrakokoisiin tehtäviin ja määrittele niille päivämäärätTapahtumakalenterimalli .

Hankkeen johtajatusein kutsua tätäTyön hajoamisrakenne. Tämä on pääasiassa projektin päällikön tehtäväluettelo. Voit käyttääTapahtumasuunnittelemalletehdä tämätehtävähieman helpompaa. Kaiken alaspäin ei ainoastaan ​​tee tapahtuman suunnittelua hallittavissa, mutta myös helpottaa tehtävien määrittämistä ja edistymistä.

Toinen kätevä työkalu hankkeiden suunnittelussa onGantt-kaavio. Sen avulla voit osoittaa visuaalisesti riippuvuuksia tehtävien välillä (esim. Et voi lähettää kutsuja, ennen kuin olet tehnyt kutsu luettelon). Katselemalla tehtäviä visuaalisesti voit helposti selvittää pullonkaulat ja mahdolliset viivästykset.

3. Käytä pehmeitä taitoja

Kokeneet projektipäälliköt osaavat johtaa, neuvotella ja kommunikoida hyvin. Tapahtumasuunnittelijana nämä kolme taitoa palvelee sinua.

Olet todennäköisesti vastuussa useista ihmisistä koko projektin keston ajan. On tärkeää, että olet varma tekemäsi päätöksissä ja pystyvätjohtaa tiimisilähempänä maalilinjaa.

Tapahtumasta riippuen voit myös työskennellä toimittajien kanssa. Se on parhaimmillaan olla hyvä neuvotella, koska se voi johtaa talousarvion säästöihin ja lyhyempiin aikatauluihin.

Lopuksi viestintä on kulmakivenä taito, joka voi auttaa sinua missä tahansa ammatissa. Kuitenkin, kun se tehdään hyvinProjektinhallinta, se johtaa onnellisiin ja hyvin tietoisiksi sidosryhmille ja joukkue, joka on samalla sivulla.

Lisäpisteitä:Kun olet paksussa tapahtuman suunnittelussa, voi olla haastavaa ylläpitää johdonmukaista viestintää tiimisi, myyjien tai muiden sidosryhmien kanssa. Kuitenkin, jos teet viestinnän tavaksi (esim viikoittain ratsia sähköpostitse kaikille mukana) tai luoda viestinnän aikataulun, voit ottaa ”ajattelu” työtä pois prosessista. Toinen hieno tapa auttaa viestintää on pitää se kaikki yhdessä paikassa aYhteistyöprojektinhallintatyökalu. Käyttämällä työkaluaUDN-tehtävähallintatarkoittaa, että voit saumattomasti kommunikoida kaikkien sidosryhmien kanssa keskitetystä sijainnista.

4. Aseta määräajat ja virstanpylväät

Määräajat ovat kiinteitä päivämääriä, joita (yleensä) ei voi siirtää, kuten eräpäivänä maksua tai vuokrauspalveluja varten.

Virstanpylväät ovat kuin tavoiteviesti, jonka avulla voit mitata suunnittelun edistymistä. Esimerkiksi myydä tietyn määrän lippuja kuukaudessa ennen tapahtumaa.

Aseta virstanpylväät ja määräajat taaksepäin tapahtuman päivämäärästä (esim. Ajoitus puheet kaksi viikkoa ennen tapahtumaa, allekirjoittamalla sopimuksia puhujien kanssa 1 kuukausi ennen että etsiä puhujia 3 viikkoa ennen sitä).

5. Luo laajuus (ja vartija)

Hankkeen laajuuson olennaisesti asiakirja erityisten hankkeen tavoitteista, toimituksista, tehtävistä, kustannuksista ja määräaikoista. Kun sinulla onlaajuusNailed alas, vartivat sitä kaikkiin.

Asiakkaat ja muut sidosryhmät saattavat haluta tehdä muutoksia, kun olet paksu siinä, mikä on hienoa, kunhan nämä muutokset näkyvät talousarvion ja aikataulun ja henkilökunnan jäsenet ovat tietoisia.

Jos kuitenkin on usein muutoksia, joita ei ole muodollisesti huomioon, se voi olla tuhoisa tai tapahtuma. Saatat joutua ulos varoista, aikaa ja tukea henkilökunnalta tai (shudder) kaikki 3.

6. Seuraa edistymistä

KäytäGantt-kaavioJa luettelo virstanpylväistä, jonka olet luonut tapahtuman edistymisen seuraamiseksi. Tee tämä säännöllisesti (viikoittain tai useammin) pitää silmällä pullonkauloja.

Jos et ennakoida viiveitä, anna tarvittaessa enemmän resursseja ja työvoimaa. Reaaliaikaiset kojelaudat ja automaattiset ilmoitukset pitävät molemmat tiimin jäsenet ja asiakkaat silmukassa.

7. Tili ja valmistaudu riskeihin

Suuret projektipäälliköt ovat asiantuntijoitaRiskien ennakointi. Tapahtumien kanssa on monia ennalta arvaamattomia tekijöitä. Liikenneruuhkat ja huono sää eivät pysähdy kenellekään, joten sinun täytyy rakentaa avalmiussuunnitelmakaikesta.

Varmista, että tiimisi on kopioitu kyseisestä varautumissuunnitelmasta, joten tapahtuman menestys ei ole pelkästään lepää hartioille. Yhden totuuden lähde viestinnästä ja yhteistyöstä voi varmistaa, että kaikki tuntevat roolinsa ja tuntuu, että niitä pidetään vastuussa.

Tapahtuman päivänä siellä on tonnia kulissien takana, ja et halua vieraita huomaa! Käynnissä tapahtuman kautta henkilökunnan ja vapaaehtoisten kanssa viikossa etukäteen auttaa kaikkea sujuvasti.

8. Opi ja sovi

Hanki niin paljon palautetta kuin voit. Tämä voi alkaa jo alussa suunnitteluvaiheessa. Oliko siellä toimittajia, jotka olivat poikkeuksellisen helppoja työskennellä? Oliko joukkueen jäsen, joka ei vetänyt painoa?

Ota huomioon ja käytä havainnot seuraavaan tapahtumaan.

Kun olet tapahtumassa, ota aikaa puhua osallistujien kanssa selvittääkseni, mitä toimi ja mikä ei. Viikko tai 2 myöhemmin voit lähettää kyselyn.

Sinun pitäisi myös käsitellä tiimisi. KerätäTottumattomia neuvojaja kiittää heitä kovaa työtä. Analysoimalla mitä toimi ja mikä ei, estät tiimisi toistamasta virheitä tulevissa projekteissa ja pitävät asiakkaasi onnellisina.

Sinulle

Mitkä ovat suosikki projektinhallintavinkit tapahtumasuunnitteluun? Jaa ne alla olevissa huomautuksissa.

Jos olet kiinnostunut ottamaanProjektinhallintataitoSeuraavalle tasolle harkitse verkkokurssin ottamista. GoskillsProjektinhallintakurssitToimita tietoa purrakokoisissa paloissa, jotta voit säilyttää tiedot helpommin ja aloittaa projektin suunnittelu kuin pro.