Conseils de gestion de projet Chaque planificateur d'événements devrait savoir

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Projetles gestionnaires etplanificateurs d'événementsavoir plus en commun que vous pourriez penser. Les deux travaillent sur des choses qui ont une date de début et de fin et nécessitent une coordination entre plusieurs personnes et des équipes à tirer.

Donc, face à face d'une liste complexe à faire, les planificateurs d'événements peuvent canaliser leur gestionnaire de projet interne pour exécuter des événements comme une machine bien huilée. Voici 8 de notre topgestion de projet Outils et astucesque votre événementPlanificationL'équipe peut commencer à tirer parti d'aujourd'hui.

1. Identifiez les objectifs et les contraintes d'événement

Si vous êtes une planification d'événementsSociété de services professionnels, commencez par parler au client hébergeant l'événement pour savoir exactement ce qu'ils veulent atteindre. Ou si c'était un événement, votre équipe interne planifie, rencontrer les parties prenantes au sein de la société pour fixer des objectifs. Ces objectifs peuvent être tangibles (par exemple, vendre un certain nombre de billets ou soulever une certaine quantité de fonds) ou intangible (par exemple, sensibilisation ou recrutement d'employés potentiels).

Au cours de ces réunions, décrivez lacontraintesautour du budget, du temps et d'autres ressources. Si votre équipe collecte constamment dans de nouveaux événements et que vous trouviez un défi de la priorité à la priorité, en utilisantFormulaires de demandeDans votre outil de gestion de projet garantit que votre équipe reçoit toutes les informations nécessaires au début. Un formulaire de demande peut servir de modèle qui documente tous les objectifs et contraintes, rendant vos réunions avec les parties prenantes sans soudure.

LorsquePlanifier l'événement, reportez-vous périodiquement à ces objectifs afin de vous assurer que les efforts de vos équipes et de vos équipes sont dirigés vers ces objectifs.

Connaissant les objectifs etcontraintesd'un projet peut être utile car il rétrécit la recherche de vous. Des contraintes plus difficiles, telles que des finances limitées ou du temps de planification, peuvent être difficiles à naviguer, mais cela signifie également que vous avez la possibilité de créer de la créativité.

Une fois que vous avez votre budget, assurez-vous de vous en tenir à la documentation en documentant tout ce qui seraCoûtde l'argent. Notez les délais de paiement vers le bas et n'oubliez pas de garder une salle de guérison pour toutes les dépenses inattendues.

2. Faites une liste de tout ce dont vous avez besoin pour faire

Maintenant que vous savez pourquoi la raison de l'événement, il est temps de comprendre les exigences de l'événement. Par exemple, si vous accueillez une conférence, vous devrez trouver un lieu qui a une scène et un équipement audio / visuel.

Identifiez toutes les étapes pour obtenir de l'idée d'un événement à l'événement réel. Briser ces étapes dans des tâches de taille plus petites et assignez des dates d'échéance dans unModèle de calendrier des événements .

Chefs de projetappelez souvent cela leStructure de panne de travail. Ceci est essentiellement la liste maître de faire du projet. Vous pouvez utiliserModèles de planification d'événementsfaire çatâcheun peu plus facile. La rupture de tout le bas ne fera pas seulement la planification d'un événement plus gérable, mais facilitera également la tâche des tâches et de suivre les progrès.

Un autre outil pratique lors de la planification des projets est undiagramme de Gantt. Il vous permet de démontrer visuellement des dépendances entre les tâches (par exemple, vous ne pouvez pas envoyer d'invitations avant de faire une liste d'invitation). En visuant visuellement les tâches, vous pourrez facilement identifier des goulots d'étranglement et des retards potentiels.

3. Utilisez vos compétences douces

Les chefs de projet expérimentés savent comment mener, négocier et communiquer bien. En tant que planificateur d'événement, ces 3 compétences vous serviront aussi.

Vous serez probablement responsable d'un certain nombre de personnes pendant toute la durée du projet. Il est essentiel que vous soyez confiant dans les décisions que vous faites et que vous êtes capable dediriger votre équipeplus près de la ligne d'arrivée.

Selon l'événement, vous pouvez également travailler avec des fournisseurs. Il est de votre mieux l'intérêt d'être bon à la négociation, car cela peut entraîner des économies budgétaires et des échéanciers plus courts pour les produits livrables.

Enfin, la communication est une compétence de pierre angulaire qui peut vous aider dans n'importe quelle profession. Cependant, quand ça se fait bien dansgestion de projetIl se traduit par des intervenants heureux et bien informés et une équipe qui figure sur la même page.

Crédit supplémentaire:Lorsque vous êtes au cœur de la planification d'un événement, il peut être difficile de maintenir une communication cohérente avec votre équipe, vos fournisseurs ou d'autres parties prenantes. Toutefois, si vous faites de la communication une habitude (par exemple, un courrier électronique hebdomadaire à toutes les personnes impliquées) ou de créer un calendrier de communication, vous pouvez prendre le travail "Penser" du processus. Un autre excellent moyen d'aider la communication est de tout garder au même endroit dans un endroit oùOutil de gestion de projet collaboratif. En utilisant un outil commeGestionnaire de tâches UDNsignifie que vous pouvez communiquer de manière transparente avec toutes les parties prenantes d'un emplacement centralisé.

4. Définir des délais et des jalons

Les délais sont des dates fixes qui (généralement) ne peuvent pas être déplacées, comme la date d'échéance d'un acompte ou des traiteurs de recrutement.

Les jalons sont comme un poste de but que vous pouvez utiliser pour mesurer les progrès de la planification. Par exemple, vendant un certain nombre de billets par mois avant l'événement.

Définir des jalons et des délais en arrière de la date de l'événement (par exemple, des discours de synchronisation deux semaines avant l'événement, la signature de contrats avec des intervenants 1 mois avant cela et la recherche de haut-parleurs 3 semaines avant cela).

5. Créez une portée (et gardez-la)

Portée du projetest essentiellement un document des objectifs spécifiques du projet, des produits livrables, des tâches, des coûts et des délais. Une fois que vous avez leportéecloué, gardez-le avec toute votre puissance.

Les clients et les autres parties prenantes peuvent vouloir apporter des modifications pendant que vous êtes auparavant, ce qui convient tant que ces changements sont reflétés dans le budget et le calendrier et les membres du personnel sont informés.

Cependant, s'il existe des changements fréquents qui ne sont pas officiellement comptabilisés, il peut être désastreux ou l'événement. Vous pouvez utiliser des fonds, du temps et du soutien de votre personnel ou (frémissant) tous les 3.

6. Suivre les progrès

Utilisez lediagramme de Ganttet la liste des jalons que vous avez créés pour suivre les progrès de l'événement. Faites-le périodiquement (hebdomadaire ou plus fréquemment) pour garder un œil sur des goulots d'étranglement.

Si vous prévoyez des retards, attribuez plus de ressources et de main-d'œuvre au besoin. Tableaux de bord en temps réel et notifications automatiques Gardez les membres de l'équipe et les clients dans la boucle.

7. Compte et préparez-vous aux risques

Les grands gestionnaires de projets sont des experts àanticipation des risques. Avec des événements, il existe de nombreux facteurs imprévisibles. Embouteillages et mauvais temps ne vous arrêtez pas pour personne, c'est pourquoi vous devez construire unplan d'urgencepour tout.

Assurez-vous que votre équipe a des copies dudit plan d'urgence afin que le succès de l'événement ne repose pas uniquement sur vos épaules. Avoir une source unique de vérité pour la communication et la collaboration peut s'assurer que tout le monde connaît ses rôles et se sent comme des responsables de la responsabilité.

Le jour de l'événement, il y a une tonne qui se passe dans les coulisses et vous ne voulez pas que les invités remarquent! Courir à l'avance de l'événement avec le personnel et les bénévoles une semaine à l'avance aidera tout gérer.

8. Apprendre et adapter

Obtenez autant de commentaires que vous le pouvez. Cela peut commencer dès les étapes de la planification. Y avait-il des vendeurs exceptionnellement faciles à travailler? Y avait-il un membre de l'équipe qui n'a pas tiré son poids?

Prenez note et appliquez vos résultats à votre prochain événement.

Pendant que vous êtes à l'événement, prenez le temps de parler avec les participants pour savoir ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fait. Une semaine ou 2 plus tard, vous pouvez envoyer une enquête.

Vous devriez également compter sur votre équipe. CollecterConseil des actionset merci pour leur travail acharné. En analysant ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas non pas, vous empêcherez votre équipe de répéter des erreurs sur des projets futurs et de garder vos clients heureux.

À toi

Quels sont vos conseils de gestion de projet préférés pour la planification des événements? Partagez-les dans les commentaires ci-dessous.

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