Поради щодо управління проектами Кожен планувальник подій повинен знати
Менеджер завдань UDNЗадоволений привітатися Крісталь з Госсальйонів для сьогоднішнього гостьового блогу. Krystal робить все це маркетинг у Госсках, онлайн-компанія, яка допомагає будь-кому навчати бізнес-навички, щоб досягти своїх особистих та професійних цілей. Коли вона не працює, ви можете знайти її слухати підкасти або дивитися спеціальні комедії на Netflix.
З Goskills.comПідписка, члени отримують персоналізовані курси, що складаються з розміру укусу та інтерактивного вмісту. Для підприємств, Госскальс надає гнучку навчальну платформу для тренувальних команд будь-якого розміру. Це вибрана система управління навчанням (LMS) понад 600 підприємств, у тому числі Fortune 500 компаній та МСП. ПеревірятиМенеджер завдань UDNГостьовий пост у своєму блозі, щоб дізнатися більшеПрофесійна продуктивність продуктивності продуктивності .
Проекткерівники іПланувальники подіймати більше спільного, ніж ви думаєте. Обидва роботи над речами, які мають дату початку та закінчення, і вимагають координації між кількома людьми та командами, щоб зняти.
Отже, коли стикаються зі складним списком, то план подій можуть керувати своїм внутрішнім керівником проекту, щоб запустити події, як добре-масляна машина. Ось 8 наших вершинУправління проектами Інструменти та трюкищо ваша подіяплануванняКоманда може розпочати використання сьогодні.
1. Визначте цілі та обмеження подій
Якщо ви плануєте подіїКомпанія професійної служби, Почніть, розмовляючи з клієнтом, що проводить захід, щоб дізнатися саме те, що вони хочуть досягти. Або якщо це подія, ваша внутрішня команда планує, зустрічаються з зацікавленими сторонами у компанії, щоб встановити цілі. Ці цілі можуть бути відчутними (наприклад, продаючи певну кількість квитків або підвищення певної суми коштів) або нематеріального (наприклад, підвищення обізнаності або набору потенційних працівників).
Під час цих зустрічей окресливобмеженнянавколо бюджету, часу та інших ресурсів. Якщо ваша команда постійно перебуває у нових подіях та знаходження його викликом для визначення пріоритетів, використовуючиЗапит формиУ вашому інструменті управління проектами гарантує, що ваша команда отримує всю необхідну інформацію прямо на початку. Форма запиту може діяти як шаблон, який документує всі цілі та обмеження, що робить свої зустрічі з зацікавленими сторонами.
КолиПланування події, періодично зверніться до цих цілей, щоб переконатися, що ви та ваші команди були спрямовані до цих цілей.
Знаючи цілі іобмеженняЗ проекту може бути корисним, оскільки він звужує шукати вас. Більш жорсткі обмеження, такі як обмежені фінанси або час планування, можуть бути складними для навігації, але це також означає, що ви маєте можливість отримати творчість.
Після того, як ви маєте свій бюджет, переконайтеся, що ви дотримуєтесь його, документуючи все, що будевартістьгроші. Зверніть увагу на термін погашення платежу та не забудьте зберегти деяку кімнату для будь-яких несподіваних витрат.
2. Зробіть список все, що потрібно зробити
Тепер, коли ви знаєте, чому причина подія, настав час з'ясувати вимоги до заходу. Наприклад, якщо ви проводите конференцію, вам доведеться знайти місце, де є етап та аудіо / візуальне обладнання.
Визначте всі кроки, щоб отримати від ідеї події до фактичної події. Розірвати ці кроки на менші, завдань розміру укусу та призначають DUSE Dats до них вШаблон календаря події .
Менеджери проектучасто називають цеСтруктура декомпозиції робіт. Це, по суті, є основним списком проекту. Ви можете використовуватиШаблони планування подійзробити цезавданнятрохи легше. Порушення все, що буде не тільки планувати подію більш керованим, але також полегшує призначення завдань та відстеження прогресу.
Інший зручний інструмент при плануванні проектів є aГрафік Gantt. Це дозволяє візуально демонструвати залежності між завданнями (наприклад, ви не можете надсилати запрошення, доки ви не зробили список запрошень). Переглядаючи задачі візуально, ви зможете легко визначити вузькі місця та потенційні затримки.
3. Використовуйте свої м'які навички
Досвідчені керівники проекту знають, як вести, вести переговори та спілкуватися добре. Як планувальник подій, ці 3 навички будуть служити вам теж.
Ви, ймовірно, будете відповідати за низку людей протягом усього періоду проекту. Важливо, щоб ви впевнені у прийнятті рішень, і вони можутьвести свою командуближче до фінішу.
Залежно від заходу, ви також можете працювати з постачальниками. Це у ваших інтересах, щоб бути хорошим при обговоренні, оскільки це може призвести до бюджетних заощаджень та коротших термінів для поєднання.
Нарешті, спілкування є майстерністю наріжного каменя, який може допомогти вам у будь-якій професії. Однак, коли це добреУправління проектами, це призводить до щасливих та добре обгрунтованих зацікавлених сторін та команди, яка на одній сторінці.
Додатковий кредит:Коли ви знаходитесь в товщі планування події, це може бути складним для підтримки послідовного спілкування з вашою командою, постачальниками або іншими зацікавленими сторонами. Однак, якщо ви робите спілкування звичкою (наприклад, щотижнева електронна пошта для кожного залучення) або створити графік зв'язку, ви можете взяти "мислення" працювати з процесу. Інший відмінний спосіб допомогти комунікації, щоб зберегти все це в одному місці в межахІнструмент управління спільним проектом. Використання такого інструментуДиспетчер завдань UDNозначає, що ви можете безперечно спілкуватися з усіма зацікавленими сторонами з одного централізованого місця.
4. Встановіть терміни та етапи
Терміни є фіксованими датами, які (зазвичай) не можуть бути переміщені, наприклад, термін служби для проведення платежу або наймання громадських майданчиків.
Віхи, як цільна посада, яку ви можете використовувати для вимірювання прогресу планування. Наприклад, продаючи певну кількість квитків за місяць до заходу.
Встановіть віхи та терміни назад з дати події (наприклад, час виступу за два тижні до події, підписавши контракти з динаміками за 1 місяць до цього, і пошук доповідачів за 3 тижні до цього).
5. Створіть масштаб (і охороняти його)
Обсяг проектуПо суті є документ конкретних цілей проекту, поставки, завдання, витрати та терміни. Як тільки у вас єобсягприбитий, охороняти його з усією своєю мовою.
Клієнти та інші зацікавлені сторони можуть захотіти внести зміни, коли ви знаходитесь у товщі, що добре, якщо ці зміни відображаються в бюджеті, а графік, а співробітники проводяться.
Однак, якщо є часті зміни, які не були офіційно враховані, вона може бути катастрофічною або подією. Ви можете вичерпати кошти, час та підтримку від вашого персоналу або (здерева) всі 3.
6. Відстеження прогресу
ВикористовуватиГрафік GanttІ список етапів, які ви створили, щоб відстежувати прогрес події. Робіть це періодично (щотижневий або частіше), щоб стежити за вузькими місцями.
Якщо ви передбачаєте будь-які затримки, призначте більше ресурсів та робочої сили за потребою. Інформаційні панелі в режимі реального часу та автоматичні сповіщення зберігають як членів команди, так і клієнтів у петлі.
7. Рахунок та підготовка до ризиків
Великі керівники проектів - це експертипередбачаючи ризики. З подій існує багато непередбачуваних факторів. Пробки і погана погода не зупиняються нікому, тому вам потрібно побудуватирезервний планза все.
Переконайтеся, що ваша команда має копії зазначеного плану непередбачуваного плану, тому успіх заходу не тільки відпочиває на ваших плечах. Маючи єдине джерело істини для спілкування та співпраці може забезпечити, щоб кожен знає свої ролі і відчуває, що вони несуть відповідальність.
У день події, там є тонна, що йде за сценами, і ви не хочете, щоб гості помітили! Пробіг по заході з персоналом та волонтерами на тиждень заздалегідь, допоможе все працювати гладко.
8. Дізнайтеся і адаптація
Отримайте стільки відгуків, скільки зможете. Це може починатися ще як етапи планування. Чи були там продавці, з якими були винятково легко працювати? Чи був член команди, який не тягнув свою вагу?
Візьміть примітку та застосуйте свої висновки на наступну подію.
Поки ви знаходитесь у заході, візьміть деякий час, щоб поговорити з учасниками, щоб дізнатися, що працював і що не було. Через тиждень або 2, ви можете відправити опитування.
Ви також повинні обдурити вашу команду. ЗбиратиНеобхідна консультаціяі дякую їм за свою важку роботу. Аналізуючи те, що працював, і що не було, ви не заважете свою команду повторювати будь-які помилки на майбутніх проектах та тримати своїх клієнтів щасливими.
До вас
Які улюблені поради щодо управління проектами для планування події? Поділіться ними в коментарях нижче.
Якщо ви зацікавленіНавички управління проектамиНа наступний рівень розглянемо онлайн-курс. ГосскальсКурси управління проектамиДоставляйте знання в шматках розміром укусу, щоб ви могли легше зберігати інформацію та почати планувати свої проекти, як Pro.
