نصائح إدارة المشاريع يجب أن يعرف كل مخطط الأحداث

UDN مدير المهام متحمس للترحيب Krystal من Goskills لمدونة مدونة الضيف اليوم. Krystal هل تسويق كل الأشياء في Goskills، وهي شركة تعليمية عبر الإنترنت تساعد أي شخص على تعلم مهارات العمل للوصول إلى أهدافها الشخصية والمهنية. عندما تكون في العمل، يمكنك العثور على الاستماع إليها إلى البودكاست أو مشاهدة العروض الخاصة الكوميديا ​​على Netflix.

مع goskills.com.الاشتراك، يتلقى الأعضاء دورات شخصية تتكون من محتوى بدغة وتفاعلية. بالنسبة للشركات، يوفر Goskills منصة تعليمية مرنة لفرق تدريبية من أي حجم. إنه نظام إدارة التعلم المختار (LMS) لأكثر من 600 شركة، بما في ذلك شركات Fortune 500 والشركات الصغيرة والمتوسطة. الدفع UDN مدير المهام ضيف وظيفة على مدونتهم لمعرفة المزيد حولالخدمات المهنية صناعة الإنتاجية أفضل الممارساتوبعد

المشروع المديرين ومخططات الأحداثلدينا أكثر من القواسم المشتركة مما قد تفكر. كل من العمل على الأشياء التي لها تاريخ بداية ونهاية وتتطلب التنسيق بين العديد من الناس والفرق لسحب قبالة.

لذلك عند مواجهة قائمة مهامية معقدة، يمكن لنظم المخططين توجيه مدير مشروعهم الداخلي لتشغيل الأحداث مثل آلة مزيتة جيدا. هنا 8 من أعلى لدينا ادارة مشروع الأدوات والخدعأن هذا الحدث الخاص بكتخطيطيمكن للفريق البدء في الاستفادة اليوم.

1. تحديد أهداف الحدث والقيود

إذا كنت تخطيط الأحداثشركة الخدمات المهنية، ابدأ بالتحدث إلى العميل الذي يستضيف الحدث لمعرفة ما يريدون تحقيقه بالضبط. أو إذا كان الحدث، فإن الفريق الداخلي الخاص بك يخطط، مقابل أصحاب المصلحة داخل الشركة لتحديد الأهداف. يمكن أن تكون هذه الأهداف ملموسة (على سبيل المثال، بيع عدد معين من التذاكر أو رفع مبلغ معين من الأموال) أو غير الملموسة (على سبيل المثال، زيادة الوعي أو تجنيد الموظفين المحتملين).

خلال هذه الاجتماعات، الخطوط العريضةالقيودحول الميزانية والوقت والموارد الأخرى. إذا تم تحويل فريقك في أحداث جديدة باستمرار وإيجادها تحديا الأولوية، باستخدامطلب النماذجفي أداة إدارة المشروع الخاصة بك تضمن أن فريقك يتلقى جميع المعلومات اللازمة في البداية. يمكن أن يكون نموذج الطلب بمثابة قالب يوثق كل الأهداف والقيود، مما يجعل اجتماعاتك مع أصحاب المصلحة سلس.

متيالتخطيط لهذا الحدث، أشار بشكل دوري إلى هذه الأهداف لضمان توجيه جهودك وفرقك نحو هذه الأهداف.

معرفة الأهداف والقيودمن المشروع يمكن أن يكون مفيدا لأنه يضيء البحث عنك. يمكن أن تكون القيود الأكثر صرامة، مثل الأموال الممتدة المحدودة أو وقت التخطيط، صعبة للتنقل، لكنها تعني أيضا أن لديك فرصة للإبداع.

بمجرد أن تكون لديك ميزانيتك، تأكد من التمسك بها عن طريق توثيق كل ما سوفكلفةمال. لاحظ المواعيد النهائية للدفع المنزلي وتذكر أن تبقي مساحة تذبذب لأي نفقات غير متوقعة.

2. قم بإجراء قائمة بكل ما تحتاج إلى القيام به

الآن بعد أن تعرف لماذا السبب وراء الحدث، حان الوقت لمعرفة متطلبات الحدث. على سبيل المثال، إذا كنت تستضيف مؤتمرا، فستحتاج إلى العثور على مكان لديه مرحلة ومعدات صوتية / مرئية.

حدد كل الخطوات للحصول عليها من فكرة الحدث إلى الحدث الفعلي. كسر هذه الخطوات إلى مهام أصغر وحجم لدغة وتعيين تواريخ الاستحقاق لهم فيقالب تقويم الأحداثوبعد

مدراء مشروع غالبا ما نسمي هذاانهيار الهيكل العملوبعد هذا هو أساسا قائمة سيد المهام بالمشروع. يمكنك استخدامقوالب تخطيط الأحداثلجعل هذامهمةأسهل قليلا. إن كسر كل شيء لن يجعل التخطيط فقط للحدث أكثر قابلية للإدارة ولكنه سيسهل أيضا تعيين المهام وتتبع التقدم المحرز.

أداة مفيدة أخرى عند التخطيط للمشاريع هيمخطط جانتوبعد يتيح لك إظهار التبعيات بصريا بين المهام (على سبيل المثال، لا يمكنك إرسال دعوات حتى تقوم بإجراء قائمة دعوة). من خلال عرض المهام بصريا، ستتمكن من تحديد النقاط عن الاختناقات بسهولة والتأخير المحتمل.

3. الاستفادة من مهاراتك الناعمة

مدراء المشاريع ذوي الخبرة يعرفون كيفية القيادة والتفاوض والتواصل بشكل جيد. كمخطط حدث، ستؤدي هذه المهارات الثلاثة هذه أيضا.

من المحتمل أن تكون مسؤولة عن عدد من الأشخاص طوال فترة المشروع. من الضروري أن تكون واثقا من القرارات التي تقوم بها وتكون قادرة علىقيادة فريقكأقرب إلى خط النهاية.

اعتمادا على الحدث، قد تعمل أيضا مع البائعين. إنه في أفضل مصالح لك أن تكون جيدا في التفاوض، حيث يمكن أن يؤدي إلى وفورات في الميزانية والجداول الزمنية القصيرة للتسليمات.

أخيرا، الاتصالات هي مهارة حجر الزاوية يمكن أن تساعدك في أي مهنة. ومع ذلك، عندما يتم ذلك بشكل جيد داخل ادارة مشروع ويؤدي ذلك إلى أصحاب المصلحة السعيدين والمستنيرين وفريقا في نفس الصفحة.

رصيد إضافي:عندما تكون في سميكة التخطيط للحدث، قد يكون من الصعب الحفاظ على اتصال متسق مع فريقك أو البائعين أو أصحاب المصلحة الآخرين. ومع ذلك، إذا قمت بإجراء التواصل عادة (على سبيل المثال، فإن البريد الإلكتروني التقليل الأسبوعي للجميع المعنيين) أو إنشاء جدول اتصال، يمكنك القيام بعمل "التفكير" من العملية. طريقة رائعة أخرى للمساعدة في التواصل هو الحفاظ على كل شيء في مكان واحد داخلأداة إدارة المشاريع التعاونيةوبعد باستخدام أداة مثل UDN مدير المهام يعني أنه يمكنك التواصل بسلاسة مع جميع أصحاب المصلحة من موقع مركزي واحد.

4. تعيين المواعيد النهائية والمعالم

المواعيد النهائية هي تواريخ ثابتة (عادة) لا يمكن نقلها، مثل تاريخ الاستحقاق لمكان دافئ أو توظيف المطاعم.

تعد المعالم مثل وظيفة الهدف التي يمكنك استخدامها لقياس تقدم التخطيط. على سبيل المثال، بيع عدد معين من التذاكر قبل شهر من الحدث.

قم بتعيين المعالم والمواصفات النهائية للخلف من تاريخ الحدث (على سبيل المثال، خطب توقيت قبل أسبوعين من الحدث، توقيع العقود مع مكبرات الصوت قبل شهر واحد من ذلك، والبحث عن مكبرات الصوت قبل 3 أسابيع).

5. إنشاء نطاق (وحراسة ذلك)

نطاق المشروعهو أساسا وثيقة أهداف المشروع المحددة، والتسليمات والمهام والتكاليف والمواعيد النهائية. بمجرد أن يكون لديكمجالمسمر أسفل، حراسة كل ما تبذلونه من ذلك.

قد يرغب العملاء وأصحاب المصلحة الآخرون بإجراء تغييرات أثناء وجودك في سميكة، وهو أمر جيد طالما أن هذه التغييرات تنعكس في الميزانية والجدول الزمني والموظفين على علم.

ومع ذلك، إذا كانت هناك تغييرات متكررة لا يتم حسابها رسميا، فقد تكون كارثية أو الحدث. قد تنفد من الأموال والوقت والدعم من موظفيك أو (تراجع) الكل 3.

6. تتبع التقدم

استخدم المخطط جانتوقائمة المعالم التي أنشأتها لتتبع تقدم الحدث. قم بذلك بشكل دوري (أسبوعيا أو أكثر في كثير من الأحيان) لمواكبة الاختناقات.

إذا قمت بالتوقع أي تأخير، فقم بتعيين المزيد من الموارد والقوى العاملة حسب الحاجة. لوحات المعلومات في الوقت الفعلي والإخطارات التلقائية تبقي كلا من أعضاء الفريق والعملاء في الحلقة.

7. حساب والاستعداد للمخاطر

مديرو المشاريع العظيم هم خبراء فيتوقع المخاطروبعد مع الأحداث، هناك العديد من العوامل التي لا يمكن التنبؤ بها. الاختناقات المرورية والطقس السيئ لا تتوقف عن أي شخص، وهذا هو السبب في أنك تحتاج إلى بناءخطة طوارئلكل شيء.

تأكد من أن فريقك لديه نسخ من خطة الطوارئ المذكورة حتى لا يستريح نجاح الحدث فقط على كتفيك. إن وجود مصدر واحد للحقيقة للاتصال والتعاون يمكن أن يضمن أن الجميع يعرف أدوارهم ويشعر وكأنهم محاسبون.

في يوم الحدث، هناك طن يحدث وراء الكواليس، ولا تريد ملاحظة الضيوف! من خلال الحدث مع الموظفين والمتطوعين في الأسبوع مقدما سوف يساعد كل شيء على نحو سلس.

8. تعلم وتكيف

الحصول على أكبر قدر ممكن من الملاحظات. هذا يمكن أن يبدأ في وقت مبكر من مراحل التخطيط. هل كان هناك بائعون يسهلون العمل بشكل استثنائي؟ هل كان هناك عضو في الفريق الذي لم يسحب وزنهن؟

تحدث ملاحظة وتطبيق النتائج الخاصة بك في الحدث التالي.

أثناء وجودك في هذا الحدث، خذ بعض الوقت للتحدث مع الحضور لمعرفة ما كان يعمل وما لم يحدث. أسبوع أو 2 في وقت لاحق، يمكنك إرسال مسح.

يجب عليك أيضا استخلاص فريقك. يجمعنصيحة قانونيةوشكرهم على عملهم الشاق. من خلال تحليل ما كان يعمل وما لم يحدث، سيمنع فريقك من تكرار أي أخطاء في المشاريع المستقبلية والحفاظ على عملائك سعداء.

أكثر منك

ما هي نصائح إدارة المشاريع المفضلة لديك لتخطيط الأحداث؟ انشرهم في التعليق التالي.

إذا كنت مهتما بأخذ مهارات إدارة المشاريع إلى المستوى التالي، فكر في أخذ دورة عبر الإنترنت. goskills.دورات إدارة المشاريعتقديم المعرفة في قطع صغيرة الحجم حتى تتمكن من الاحتفاظ بالمعلومات بسهولة أكبر والبدء في التخطيط لمشاريعك مثل الموالية.