Suggerimenti per la gestione del progetto Ogni pianificatore di eventi dovrebbe sapere

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ProgettoGestori e.Pianificatori di eventiavere più in comune di quanto tu possa pensare. Entrambi lavorano su cose che hanno una data di inizio e fine e richiedono il coordinamento tra più persone e squadre da tirare fuori.

Quindi, quando viene rivolto verso il basso una complessa lista di cose da fare, i pianificatori di eventi possono canalizzare il loro project manager interno per eseguire eventi come una macchina ben oliata. Ecco 8 dei nostri migliorigestione di progetto strumenti e trucchiche il tuo eventopianificazioneLa squadra può iniziare a sfruttare oggi.

1. Identificare gli obiettivi e i vincoli dell'evento

Se sei una pianificazione degli eventiAzienda di servizi professionali, Inizia parlando con il cliente che ospita l'evento per scoprire esattamente ciò che vogliono raggiungere. O se è un evento che il tuo team interno sta pianificando, incontrando gli stakeholder all'interno dell'azienda per impostare gli obiettivi. Questi obiettivi possono essere tangibili (ad esempio, vendendo un certo numero di biglietti o sollevare una certa quantità di fondi) o intangibili (ad esempio, aumentando la consapevolezza o il reclutamento dei potenziali dipendenti).

Durante questi incontri, delineare ilvincoliintorno a bilancio, tempo e altre risorse. Se la tua squadra è frisante in nuovi eventi costantemente e trovando una sfida per dare la priorità, usareRichiedi moduliNel tuo strumento di gestione del progetto assicura che il tuo team riceva tutte le informazioni necessarie direttamente all'inizio. Un modulo di richiesta può fungere da modello che documenta tutti gli obiettivi e i vincoli, rendendo le vostre riunioni con gli stakeholder senza soluzione di continuità.

quandoPianificazione dell'evento, riporta periodicamente a questi obiettivi per garantire che gli sforzi di te e dei tuoi team siano diretti verso questi obiettivi.

Conoscendo gli obiettivi evincoliDi un progetto può essere utile in quanto restringe la ricerca per te. I vincoli più difficili, come finanze limitate o tempi di pianificazione, possono essere complicati per navigare, ma significa anche che hai un'opportunità per diventare creativi.

Una volta che hai il tuo budget, assicurati di attenerlo documentando tutto ciò che lo faràcostoi soldi. Notare le scadenze di pagamento del down e ricordare di mantenere un po 'di wiggle room per eventuali spese inaspettate.

2. Fai una lista di tutto ciò che devi fare

Ora che sai perché la ragione dietro l'evento, è il momento di capire i requisiti degli eventi. Ad esempio, se stai ospitando una conferenza, è necessario trovare una sede che ha una tappa e apparecchiature audio / visive.

Identifica tutti i passaggi per ottenere dall'idea di un evento all'evento effettivo. Rompere quei passi in compiti più piccoli e di dimensioni morsi e assegnare loro le date a loro in unModello di calendario per eventi. .

Capi progettospesso chiamano questoStruttura della rottura del lavoro. Questo è essenzialmente l'elenco master to-do del progetto. Puoi usareModelli di pianificazione degli eventiper fare questocompitoUn po 'più facile. Rompere tutto il basso non solo farà pianificare un evento più gestibile ma renderà anche più facile assegnare compiti e monitorare i progressi.

Un altro strumento utile quando si pianifica i progetti è adiagramma di Gantt. Permette di dimostrare visivamente le dipendenze tra le attività (ad esempio, non è possibile inviare inviti finché non hai effettuato un elenco di invito). Visualizzando i compiti visivamente, sarai in grado di individuare facilmente colli di bottiglia e potenziali ritardi.

3. Utilizzare le tue abilità morbide

I project manager esperti sanno come guidare, negoziare e comunicare bene. Come un pianificatore di eventi, queste 3 abilità ti serviranno anche tu.

Probabilmente sarai responsabile di un numero di persone durante tutta la durata del progetto. È essenziale che tu sia fiducioso nelle decisioni che fai e sono in grado diguida la tua squadrapiù vicino al traguardo.

A seconda dell'evento, potresti anche lavorare con i fornitori. È nel tuo miglior interesse essere bravi a negoziare, in quanto può provocare risparmi sul budget e tempi più brevi per i risultati.

Infine, la comunicazione è un'abilità angolare che può aiutarti in qualsiasi professione. Tuttavia, quando è fatto bene dentrogestione di progetto, si traduce in stakeholder felice e ben informati e una squadra che è sulla stessa pagina.

Credito extra:Quando sei nel folto di pianificazione di un evento, può essere difficile mantenere una comunicazione coerente con il tuo team, i fornitori o altri stakeholder. Tuttavia, se si effettua una comunicazione un'abitudine (ad esempio un'e-mail di rotonda settimanale a tutti i soggetti coinvolti) o crea un programma di comunicazione, puoi prendere il "pensiero" al lavoro dal processo. Un altro ottimo modo per aiutare la comunicazione è di mantenere tutto in un posto all'interno di aStrumento di gestione del progetto collaborativo. Usando uno strumento comeUDN Task Managersignifica che puoi comunicare perfettamente con tutte le parti interessate da una posizione centralizzata.

4. Impostare le scadenze e le pietre miliari

Le scadenze sono date fisse che (di solito) non possono essere spostate, come la data di scadenza per un acconto o assumere catering.

Le pietre miliari sono come un post obiettivo che puoi usare per misurare il progresso della pianificazione. Ad esempio, vendendo un certo numero di biglietti al mese prima dell'evento.

Impostare le pietre miliari e le scadenze all'indietro dalla data degli eventi (ad esempio, discorsi tempistiche due settimane prima dell'evento, firmando i contratti con gli altoparlanti 1 mese prima e alla ricerca di altoparlanti 3 settimane prima di questo).

5. Creare un ambito (e proteggerlo)

Campione del progettoè essenzialmente un documento degli obiettivi specifici del progetto, dei risultati, dei compiti, dei costi e delle scadenze. Una volta che hai ilscopoinchiodato, proteggerlo con tutta la tua forza.

I clienti e altre parti interessate potrebbero voler apportare modifiche mentre sei nel folto, che va bene finché queste modifiche si riflettono nel budget e nei membri del programma e dei membri del personale sono consapevoli.

Tuttavia, se ci sono frequenti cambiamenti che non sono formalmente contabilizzati, può essere disastroso o l'evento. Puoi esaurire fondi, tempo e supporto dal tuo staff o (Shudder) tutto 3.

6. Traccia progressi

Usa ildiagramma di GanttE l'elenco delle pietre miliari create per monitorare i progressi dell'evento. Fai questo periodicamente (settimanale o più frequentemente) per tenere d'occhio per i colli di bottiglia.

Se prevedi eventuali ritardi, assegnano più risorse e manodopera secondo necessità. I dashboard in tempo reale e le notifiche automatiche mantengono sia i membri del team che i clienti nel ciclo.

7. Account e prepararsi per i rischi

I grandi project manager sono esperti aanticipare i rischi. Con gli eventi, ci sono molti fattori imprevedibili. Gli ingorghi del traffico e il maltempo non si fermano per chiunque, motivo per cui è necessario costruire apiano di emergenzaper tutto.

Assicurati che il tuo team abbia copie di detto piano di contingenza, quindi il successo dell'evento non riposa esclusivamente sulle spalle. Avere una singola fonte di verità per la comunicazione e la collaborazione possono garantire che tutti sanno i loro ruoli e si sente come se fossero ritenuti responsabili.

Il giorno dell'evento, c'è una tonnellata che stava dietro le quinte, e non vuoi che gli ospiti notino! Correre attraverso l'evento con il personale e i volontari a una settimana in anticipo aiuterà tutto a correre senza intoppi.

8. Impara e adatta

Ottieni più feedback possibile. Questo può iniziare già come le fasi di pianificazione. Ci sono stati venditori che erano eccezionalmente facili da lavorare? C'è stato un membro del team che non ha il loro peso?

Prendi nota e applica le tue scoperte al tuo prossimo evento.

Mentre sei all'evento, prenditi del tempo per parlare con i partecipanti a scoprire cosa ha funzionato e cosa no. Una settimana o 2 in seguito, puoi inviare un sondaggio fuori.

Dovresti anche debrire la tua squadra. RaccogliereConsigli attivibilie ringraziali per il loro duro lavoro. Analizzando ciò che ha funzionato e cosa non ha fatto, impedirai alla tua squadra di ripetere errori sui progetti futuri e mantieni felici i tuoi clienti.

A voi

Quali sono i tuoi consigli preferiti di gestione del progetto per la pianificazione degli eventi? Condividili nei commenti qui sotto.

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