Projectmanagement Tips Elke gebeurtenisplanner zou moeten weten

Udn taakmanagerIs enthousiast om Krystal van Goskills te verwelkomen voor het Gast-blogpost van vandaag. Krystal doet alle dingen marketing in Goskills, een online leerbedrijf dat iedereen helpt om zakelijke vaardigheden te leren om hun persoonlijke en professionele doelen te bereiken. Wanneer ze niet op het werk is, kun je haar vinden die naar podcasts luisteren of Comedy-specials op Netflix kijken.

Met eenGoskills.comInschrijving ontvangen leden gepersonaliseerde cursussen bestaande uit hapklare en interactieve inhoud. Voor bedrijven biedt Goskills een flexibel leerplatform voor trainingsteams van elke grootte. Het is het gekozen leerbeheersysteem (LMS) voor meer dan 600 bedrijven, waaronder Fortune 500-bedrijven en MKB. UitcheckenUdn taakmanagerGastpost op hun blog om meer te weten te komenProfessionele dienstverlening Productiviteitsinformatie Beste praktijken .

Projectmanagers engebeurtenisplannersmeer gemeen hebben dan je zou denken. Beide werken aan dingen die een begin- en einddatum hebben en vereisen coördinatie tussen meerdere mensen en teams om uit te trekken.

Dus wanneer ze een complexe to-do-lijst naar beneden gaan, kunnen planners hun innerlijke projectmanager kanaliseren om gebeurtenissen als een goed geoliede machine uit te voeren. Hier zijn 8 van onze topproject management Gereedschap en trucsdat uw evenementplanningTeam kan vandaag beginnen met het gebruik.

1. Identificeer de gebeurtenisdoelen en -beperkingen

Als je een evenementenplanning bentProfessionele dienstverlening, Begin met het spreken van de klant die het evenement host om erachter te komen wat ze willen bereiken. Of als het een gebeurtenis is, is het interne team van plan, de belanghebbenden binnen het bedrijf om doelen in te stellen. Deze doelen kunnen tastbaar zijn (bijvoorbeeld het verkopen van een bepaald aantal tickets of het verhogen van een bepaald aantal middelen) of immaterieel (bijvoorbeeld het vergroten van het bewustzijn of het werven van potentiële werknemers).

Tijdens deze vergaderingen schetst u debeperkingenrond budget, tijd en andere hulpbronnen. Als je team constant in nieuwe evenementen wordt getild en een uitdaging vindt om prioriteren, gebruikenVraag formulieren aanIn uw project Management Tool zorgt ervoor dat uw team aan het begin alle benodigde informatie ontvangt. Een aanvraagformulier kan fungeren als een sjabloon die alle doelen en beperkingen documenteert, waardoor uw vergaderingen naadloos worden vergaderingen.

Wanneerhet evenement plannen, periodiek ga naar deze doelen om ervoor te zorgen dat u en de inspanningen van uw teams gericht zijn op deze doelen.

De doelen kennen enbeperkingenvan een project kan nuttig zijn omdat het de zoektocht naar u vernauwt. Tougher-beperkingen, zoals beperkte financiën of planningstijd, kunnen lastig zijn om te navigeren, maar het betekent ook dat u een kans hebt om creatief te worden.

Zodra u uw budget hebt, moet u ervoor zorgen dat u eraan houdt door alles te documenteren dat zalkostengeld. Opmerking Down-Betaling Deadlines en vergeet niet om wat wiggle room te houden voor eventuele onverwachte uitgaven.

2. Maak een lijst met alles wat u moet doen

Nu u weet waarom de reden achter het evenement is, is het tijd om het evenementvereisten te achterhalen. Als u bijvoorbeeld een conferentie host, moet u een locatie vinden met een fase en audio / visuele apparatuur.

Identificeer alle stappen om van het idee van een gebeurtenis naar het daadwerkelijke evenement te komen. Breek die stappen in kleinere, hap-sized taken en wijs deze data aan hen toe in eenEvenement kalender sjabloon .

Project managersnoem dit vaak deWerkonderbrekingsstructuur. Dit is in wezen de Master To-Do-lijst van het project. Je kunt gebruikenEvenementplanningssjablonenOm dit te makentaakeen beetje gemakkelijker. Alles afbreken zal niet alleen een gebeurtenis maken die beter beheersbaar zijn, maar zal het ook gemakkelijker maken om taken en track-vooruitgang toe te wijzen.

Een ander handig hulpmiddel bij het plannen van projecten is eenGantt-diagram. Hiermee kunt u visueel afhankelijkheden tonen tussen taken (bijvoorbeeld, u kunt niet verzenden uitnodigingen totdat u een uitnodigingslijst hebt gemaakt). Door visueel taken te bekijken, kunt u gemakkelijk knelpunten en potentiële vertragingen bepalen.

3. Gebruik je zachte vaardigheden

Ervaren projectmanagers weten hoe ze moeten leiden, onderhandelen en goed communiceren. Als evenementplanner zullen deze 3 vaardigheden jou ook van dienst zijn.

Je zult waarschijnlijk de leiding hebben over een aantal mensen gedurende de hele duur van het project. Het is essentieel dat u vertrouwen hebt in de beslissingen die u maakt en in staat bentleid je teamdichter bij de finishlijn.

Afhankelijk van het evenement, kunt u ook met verkopers werken. Het is in je belangen om goed te zijn in het onderhandelen, omdat het kan resulteren in budgetbesparingen en kortere tijdlijnen voor deliverables.

Ten slotte is communicatie een cornerstone-vaardigheid die u in elk beroep kan helpen. Echter, wanneer het goed binnen is gedaanproject management, het resulteert in gelukkige en goed geïnformeerde belanghebbenden en een team dat op dezelfde pagina staat.

Extra krediet:Wanneer u in de dikte van het plannen bent, kan het een uitdaging zijn om consistente communicatie met uw team, verkopers of andere belanghebbenden te handhaven. Als u echter een gewoonte een gewoonte maakt (bijvoorbeeld een wekelijkse roundup-e-mail naar alle betrokkenen) of een communicatieschema aanmaken, kunt u het "denken" uit het proces nemen. Een andere geweldige manier om communicatie te helpen is om het allemaal op één plek te houden in eenCollaborative Project Management Tool. Een gereedschap gebruiken zoalsUdn taakmanagerbetekent dat u naadloos kunt communiceren met alle belanghebbenden van een gecentraliseerde locatie.

4. Stel deadlines en mijlpalen in

Deadlines zijn vaste data die (meestal) niet kunnen worden verplaatst, zoals de vervaldatum voor een locatie in de betalingen of het inhuren van cateraars.

Mijlpalen zijn als een doelpost die u kunt gebruiken om de voortgang van de planning te meten. Verkoopt bijvoorbeeld een bepaald aantal tickets per maand vóór het evenement.

Stel mijlpalen en deadlines achteruit vanaf de gebeurtenisdatum (bijvoorbeeld timing-toespraken twee weken vóór het evenement, ondertekent contracten met luidsprekers 1 maand ervoor, en het zoeken naar luidsprekers 3 weken daarvoor).

5. Maak een scope (en wacht het)

Projectbereikis in wezen een document van de specifieke projectdoelen, deliverables, taken, kosten en deadlines. Zodra je dedomeingenageld, bewaak het met al je macht.

Klanten en andere belanghebbenden willen mogelijk wijzigingen aanbrengen terwijl u in de dikte bent, wat prima is zolang deze wijzigingen worden weerspiegeld in de begroting en schema en het personeelsleden worden bewust gemaakt.

Als er echter frequente wijzigingen zijn die niet formeel verantwoord worden, kan het rampzalig of het evenement zijn. U mag geen geld meer, tijd en ondersteuning van uw personeel of (huivering) alle 3.

6. Volg de voortgang

Gebruik deGantt-diagramen de lijst met mijlpalen die u hebt gemaakt om de voortgang van het evenement te volgen. Doe dit periodiek (wekelijks of vaker) om in de gaten te houden voor knelpunten.

Als u vertragingen bevordert, wijst u indien nodig meer middelen en mankracht toe. Real-time dashboards en automatische meldingen houden zowel teamleden als klanten in de lus.

7. Account en bereid je voor op risico's

Geweldige projectmanagers zijn experts bijanticiperen op risico's. Met gebeurtenissen zijn er veel onvoorspelbare factoren. Verkeersopstoppingen en slecht weer stoppen niet voor iedereen, daarom moet je een bouwencontingentieplanvoor alles.

Zorg ervoor dat je team kopieën heeft van het Contingcy Plan, dus het succes van het evenement rust niet alleen op je schouders. Het hebben van een enkele bron van waarheid voor communicatie en samenwerking kan ervoor zorgen dat iedereen hun rollen kent en voelt alsof ze verantwoordelijk worden gehouden.

Op de dag van het evenement is er een ton die achter de schermen aan de gang is en je wilt niet dat gasten het opmerken! Door het evenement te lopen met personeel en vrijwilligers een week van tevoren zal alles helpen om soepel te verlopen.

8. Leer en pas aan

Krijg zoveel mogelijk feedback. Dit kan al in de planningsfase beginnen. Waren er verkopers die uitzonderlijk gemakkelijk mee te werken waren? Was er een teamlid dat niet hun gewicht aankwam?

Let op en pas uw bevindingen toe in uw volgende evenement.

Terwijl je op het evenement bent, neem dan enige tijd om met deelnemers te praten om erachter te komen wat er werkte en wat niet. Een week of 2 later kunt u een enquête sturen.

Je moet ook je team debrief. Verzamelenbruikbaar adviesen bedankt voor hun harde werk. Door te analyseren wat werkte en wat niet deed, belet je dat je team geen fouten herhaalt over toekomstige projecten en je klanten gelukkig houden.

Terug naar jou

Wat zijn je favoriete projectmanagementtips voor het plannen van evenementen? Deel ze in de onderstaande opmerkingen.

Als je geïnteresseerd bent in het nemen van jeProjectmanagementvaardighedenOverweeg om een ​​online cursus te volgen. GoskillsProjectmanagementcursussenLever kennis in hapklare brokken, zodat u informatie gemakkelijker kunt behouden en uw projecten wilt plannen zoals een pro.