Kontrola nákladů: Jak sledovat projektové výdaje na zvýšení ziskovosti

souhrn

Kontrola nákladů zahrnuje identifikaci výdajů a hledání způsobů, jak je snížit ke zvýšení zisku společnosti. V tomto kusu vysvětlíme, jaké kontroly nákladů je a jak kontrolu nákladů zapadá do systému řízení nákladů.

Kontrola nákladů je nezbytnou součástí jakékoli finanční strategie. Při monitorování financí své společnosti, jak můžete zůstat v rozpočtu?

Stejně jako osobní rozpočtování, můžete udělat různé věci, jako kategorizovat výdaje, určit oblasti, kde váš tým tráví nejvíce peněz a najde způsoby, jak omezit výdaje v každé oblasti. Úspěšně děláte všechny tyto věci, je to, co řídí rozpočet a zvyšuje zisky.

Základní principy kontroly nákladů jsou podobné pro firemní a osobní rozpočty. V tomto článku vysvětlíme, jaké kontroly nákladů je a jak kontrola nákladů zapadá do systému řízení nákladů.

Co je kontrola nákladů?

Kontrola nákladů zahrnuje identifikaci a snížení výdajů ke zvýšení zisku společnosti. Kontrola nákladů se může vyskytnout na úrovni projektu nebo společnosti. Zde se zaměříme na to, jak můžete použít proces kontroly nákladů na projekt nebo skupinu projektů.

Jako správce projektů budete používat kontrolu nákladů na sledování vašehoPlán řízení zdrojůa podnikněte kroky, když si všimnete překročení.

Nástroj pro hlášení může být také užitečné identifikovat, kdy překročíte svůjProjektový rozpočet. Řekněte, že návrhář na volné noze, který jste přivedli na nový projekt, trval déle, než se očekávalo, že bude upravovat obrázky. Jakmile toto náklady identifikujete, můžete se rozhodnout najmout in-house designer na svém dalším projektu, abyste snížili náklady a efektivitu pohonu.

Proč je kontrola nákladů důležité?

Má váš tým těžký čas v rozsahu nebo rozpočtu? To je místo, kde se koná kontrola nákladů. I když váš tým zůstane v rozpočtu, kontrola nákladů vám může pomoci snížit svůj rozpočet dále, což povede ke zvýšení příjmů.

Poskytuje vhled do celkových výdajů společnosti tím, že ukazuje, jaké oblasti stojí nejvíce v rámci podnikání a jaké výdaje dochází v těchto oblastech. Kontrola nákladů se může nejprve vyskytnout na úrovni projektu, aby se snížila jednotlivé projektové náklady v naději, že společnost může zvýšit celkové zisky.

Jaké jsou techniky pro kontrolu nákladů?

Kontrola nákladů se může zpočátku stát na vyšších úrovních ve společnosti, ale často se pohybuje vpřed na úrovni projektu. Úroveň projektu je místo, kde můžete posoudit skutečné náklady na projekt a efektivně řídit tyto náklady.

Chcete-li se lépe při kontrole nákladů ve vaší společnosti, zkuste tyto pět kroků:

1. Naplánujte svůj rozpočet

Prvním krokem je naplánovat svůj rozpočet, takže můžete získat granulované s odhadem nákladů a efektivněpřidělit zdroje. Podrobněplán projektubude mít za následek nižší náklady odchylky - nebo méně rozdílů mezi počátečním rozpočtem a skutečnými výdaji.

Jak plánujete svůj rozpočet, patří:

Počet členů týmu potřebné pro projekt

Předpokládaný čas bude projekt přijmout

Materiály potřebné pro projekt

Při výpočtu času a materiálu potřebných pro projekt zkuste poskytnout svůj rozpočet nějaký prostor pro rozšíření v případě potřeby. Vždy je to šance, že nečekanáProjektová rizikadojde a budete muset rozšířit svéČasová osa projektunebo požádat o další zdroje.

2. Sledujte všechny výdaje

Dalším krokem k řízení nákladů projektu je sledovat výdaje projektu, jak se vyskytnou. Je snadnější přijmout nápravná opatření, pokud si všimnete cenových odchylek v reálném čase. Pokud si nevšimnete, že jste překročili rozpočet, dokud nebude projekt dokončen, pak jste peníze vynaložili. V tomto bodě, vše, co můžete udělat, je použití informací jakolekce pro budoucí projekty .

Dobrým způsobem, jak sledovat vaše náklady během projektu je nastavit projektové milníky. V každém milestonu můžete vyhodnotit své výdaje a zajistit, aby projekt zůstal v rámcirozsah. Pokud si všimnete překročení nákladů v daném milníku, můžete zjistit, jak snížit náklady pohybující se kupředu.

3. Použijte systémy řízení změn

Je důležité nastavit jasné cíle projektu v průběhu plánování projektu, ale zajistit, abyste tyto cíle zasáhli, možná budete potřebovatZměnit proces řízení .

Ovládání změn je soubor kroků, které spravují všechny změny, které procházejí zúčastněnými stranami, zatímco projekt probíhá. To pomáhá zabránitOblast působnosti Creep.Protože můžete být připraveni na změny, jak se vyskytnou a odpovídajícím způsobem upravte projekt.

Kroky pro nastavení systému řízení změn zahrnuje:

Zahájení:Proces řízení změn začíná, když se zúčastněná strana požaduje změnu projektu. Skutečná žádost se může lišit - mohou se pohybovat od rozšíření časové osy do novéhoProjektové výstupy .

Posouzení:Projektový manažer nebo oddělení vedení přezkoumá žádost o základní informace, jako jsou zdroje potřebné, dopad požadavku, a kdo by žádost měla být předána. Pokud požadavek na změnu předá počáteční posouzení, přesune se do fáze analýzy.

Analýza:Analýza fáze je tam, kde příslušný projektový vedení schvaluje nebo popírá žádost. V některých případech může dojít ke kontrole kontroly změn při kontrole všech schválení změny. Projektová vedení schvaluje nebo klesá žádost a upozorní tým. V závislosti na velikosti projektu může vedení projektu také dokumentovat změnu při protokolu změny, aby bylo zajištěno, že všechny zúčastněné strany projektu si uvědomují.

Implementace:Implementace změny bude vypadat v závislosti najaký je fázi projektu, ale obvykle se skládá z aktualizace časových lhůt a dodávek projektu, stejně jako informování projektového týmu. Měli byste zhodnotit prostor projektu, abyste zajistili, že změna časové osy nebudou mít obrovský dopad na předpokládané cíle.

Uzavření:Jakmile zdokumentujete, šířen a implementoval požadavek, je připraven k uzavření. Je užitečné mít formální plán uzavření, aby všichni členové týmu vědí, kde jsou informace uloženy a mohou ji v budoucnu odkazovat.

Když správně ovládáte změny vašich projektů, máte také větší šanci na kontrolu nákladů. Přesně předpovídání rozpočtu projektu a úspěchu vyžaduje pečlivé řízení od začátku do konce. Budou vždy nevyhnutelné škytavky podél cesty, ale mající systémy pro přípravu na tyto odchylky mohou být klíčové.

4. Správa času

Organizace časuJe důležitou metodou kontroly nákladů, protože když se celková doba zvyšuje projekt, celkové náklady na projekt také zvyšuje. Zůstat ve vašem odhaduSchéma projektuje jedním z nejlepších způsobů, jak zůstat v rámci projektu.

Provádět strategie řízení času pro zvýšení produktivity a pomoci členům týmu dokončit svou práci včas a na rozpočtu.

Některé tipy pro správu času zahrnují:

Časová schránka: Časový časje cílově orientovaná strategie řízení času, kde dokončíte práci v rámci "časových schránek". Například, pokud potřebujete napsat blogový příspěvek, můžete vytvořit dvouhodinový časový kód napsat obrys. Poté po přestávce můžete vytvořit další tříhodinový časový čas, abyste mohli zahájit první návrh.

Čas blokování: Čas blokováníJe podobná timeBoxu, ale namísto plánování určitého času pro každého jednotlivého úkolu budete cvičit blokování stanovených období kalendáře pro související práci.

Metoda Pomodoro:Podobně jako časový čas a časový blokováníPomodoro metodaPomáhá řešit práci v rámci krátkých časových rámců a pak se přestávky mezi pracovními relacemi. Práce po dobu 25 minut a pak trvat pět minut přestávky čtyřikrát. Potom po čtvrtém pracovním zasedání vezměte delší dobu 20 nebo 30 minut.

Jíst žábu:Mark Twain skvěle řekl: "Pokud je to vaše práce jíst žábu, je nejlepší udělat to první věc ráno." . \ TJíst strategii řízení času žábyTrvá inspiraci z této nabídky a povzbuzuje vás k řešení velkých nebo složitých úkolů, před zahájením práce na vaší méně důležité nebo méně naléhavé práci.

Pareto Princip:Často volal pravidlo "80/20,"Princip Pareto.Má jeden základní pravidlo: strávit 20% času na 80% své práce. Pokud můžete získat 80% svých úkolů z cesty v relativně rychlé objednávce, uvolníte svůj pracovní den, abyste řešili 20% vaší práce, která bude trvat 80% času.

Dostat věci (GTD):David Allen vynalezl . \ tDodělávat věcimetoda na počátku 2000s. Podle Allenu, první krok k získání věcí je zapsat vše, co musíte udělat. Ovrazením mozkového napájení a místo toho spoléháte na nástroje pro správu úloh, můžete se zaměřit na akci - a nezapomeňte, co potřebujete udělat.

Zdá se, že kontrainitivní zaměřit vaši pozornost na produktivitu při přemýšlení o kontrole nákladů, ale výkon projektu je v kořeni peněžních toků. Pokud váš tým není produktivní, váš projekt nebude splňovat své termíny. Pokud váš projekt nesplňuje své termíny, stojí více peněz. Pokud váš projekt stojí více peněz, vaše společnost má menší peněžní tok.

5. Trať získaná hodnota

Sledování vaší získané hodnoty vám může pomoci předvídat finanční výsledek projektu. Tato metoda kontroly nákladů trvá některé náklady na účetní znalosti, ale může vám pomoci pochopit, když budou vzniknout variabilní náklady a v konečném důsledku zabránit odchozími odchylkám v budoucích projektech.

Získaná hodnota je množství práce, která byla ve skutečnosti dokončena na projektu. Chcete-li sledovat získanou hodnotu a zjistit, zda jste na tempu, budete muset vynásobit procento práce dokončené rozpočtem projektu. Můžete použít následující kroky ke sledování získaných hodnot:

Krok 1:Určete, jak je každý úkol ve formě procenta.

Krok 2:Určete plánovanou hodnotu (PV) nebo vaše rozpočtové náklady na práci naplánovány. Toto je autorizovaný rozpočet přiřazený k dosažení naplánované práce.

Krok 3:Určete získanou hodnotu (EV) nebo vaše rozpočtové náklady na práci. Toto je částka úkolu, který je vlastně dokončena.

Krok 4:Získat skutečné náklady (AC) nebo vaše skutečné náklady na práci. To je, kolik peněz bylo vynaloženo na práci, která již byla provedena.

Krok 5:Vypočítat rozptyl nákladů (CV) odečtením získané hodnoty ze skutečných nákladů (CV = EV - AC).

Krok 6:Výsledky kompilace.

První tři kroky vyžadují shromažďování informací o nákladech z vašeho projektu, zatímco poslední tři kroky vyžadují výpočty a analýzu. Variance nákladů představuje stav nákladů vašeho projektu.

Při kontrole nákladů, vaše CV je měření, které vás upozorní, pokud váš projekt vykonává rychlostí, která splňuje jeho rozpočet. Negativní životopis naznačuje, že projekt je nad rozpočtem.

Kontrola nákladů vs. Nákladové řízení

Lidé často zaměňují kontrolu nákladůSpráva nákladů, ale to jsou odlišné výrazy, které by měly být řádně definovány a pochopeny. Kontrola nákladů je menší proces v rámci většího systému řízení nákladů.

Zatímco kontrola nákladů zahrnuje identifikaci výdajů a snížení těchto nákladů na zvýšení zisku, řízení nákladů je celkový proces odhadování, rozpočtování a řízení projektů.

Existují pravděpodobně mnoho lidí zapojených do provozu nákladů vaší společnosti. V závislosti na tom, jak velký je váš tým, můžete mít různé lidi pracující na plánování zdrojů a rozpočtování.

Pro řádné kontrolní náklady musí týmy sledovat výdaje na různých úrovních v rámci společnosti. To umožňuje každé části rozpočtu společnosti, aby získala důkladnou pozornost a analýzu.

Monitorovat a snížit náklady na projekt s kontrolou nákladů

Údaje o monitorování nákladů na snížení výdajů projektu je únavný proces, ale řízení nákladů je nezbytné pro ziskovost.

Nejlepší způsob, jak spravovat náklady, je zobrazit všechny informace, které potřebujete v přizpůsobitelné řídicím panelu. Tímto způsobem můžete použít automatizaci k žonglováníprojektový managementa kontrola nákladů - všechny na jednom místě.