Hvordan ekspertprojektledere får kraftfulde resultater med automatisering

Når utallige timer har været utrætteligt afsat til enprojekt, alles rooting for sin succes. Nogle gange, når det er så vellykket, er alt det hårde arbejde bare begyndelsen.

I tilfælde af Airbnb, lanceringen af deres rejseoplevelser er en succes. De debuterede en unik måde at se nye steder ved at tilbyde adgang til lokale aktiviteter og lokale guider i 12 byer. CEO Brian Chesky var så imponeret, han ønskede at tilbyde det til 50 byer verden over. Hvilket betød at quadrupling erfaringerne og producere tusindvis af aktiver - fotos, video trailere og plakater.

Skaleringsproduktion, samtidig med at der opretholdes et konsekvent mærke og højkvalitetpræsenterede en anden udfordring. Det ville medføre bedre samarbejde af de 3 produktionshold allerede på arbejde, og det lille team af tur oplever koordinatorer.

Kreativ produktionschef Hoon Kim besluttede, at holdet ikke længere kunne skala dette projekt ved hjælp af det massive regneark, de brugte til de første 12 byer.

"Det var konstant nedbrudt," sagde Kim. "Folk endte med at oprette duplikater af DOC for at håndtere deres egen lille verden af data, som hurtigt blev forældet, da de ikke var forbundet med originalen DOC. Der var massive mængder forvirring. Vi vidste, at det ikke var løsningen. "

De havde brug for en måde at automatisere deres indsats, så de kunne skalereprojektledelseog gentag succeserne i deres første 12 byer.

Hvorfor automatisering betyder at projektledelse

UDN Task ManagerOmformer dit arbejde med branchens førende funktioner

Hvad er projektautomatisering? Ved sin kerne handler automation om at løse et problem og reducere fejl ved pålideligt at aflæse manuelt arbejde udført af et menneske til en maskine. Målet er at reducere tidskrævende, gentagne og rutinemæssige arbejde og for at maksimere gentagelsen og forudsigeligheden af resultaterne.

Frygt for automatisering stammer fra den falske overbevisning om, at omfavne automatisering ville gøre menneskelige job udenfor. Dog Automation i Project Management gør det nøjagtige modsatte. Ved at automatisere arbejde, der er kedeligt og gentagne, er dufrigøre tid til arbejde, der ikke kan automatiseres- som innovation og kreativitet.

Hvordan automatisering forstærker projektledelsen

1. Automatisering hjælper skalaindsatsen

Smart Project.Ledere bruger kraften til automatisering til at dyrke deres hold, deres projekter, deres produktion - uden at skulle fordoble deres hovedtal.

På Airbnb investerede Hoon Kim tid og indsats i at undersøge den rigtige projektstyringssoftware. Han havde brug for et værktøj, der ville gøre det muligt for sit hold at se, at arbejdet blev gjort over hele kloden.

I UDN Task Manager, deres hold bygget og implementerede brugerdefinerede arbejdsgange for hver turoplevelse, så de kan spore produktionen af aktiver. Men endnu bedre gav den hidtil usete synlighed til produktion over hele kloden dem en måde at skalere og opretholde den høje kvalitet af deres arbejde.

"Med alt indeholdt iUDN Task Manager, "Sagde Kim," vi var i stand til at udnytteUDN Task Manager'S funktionalitet For at øge kvaliteten af vores aktiver over hele linjen, skal du sørge for, at de var konsekvente, og se også, hvor vi var effektive. "

Tjek vores fulde interview med Airbnb-holdet:

2. Automatisering offloads optagetarbejde

Smart Project Managers tillader deres automatiske værktøjer at gøre det menneskelige arbejde med at tildele jobbilletter eller sende statusopdateringer, så de kan fokusere på mere værdifulde opgaver. Sådan er tilfældet med San Francisco Chronicle.

DetSan Francisco Chronicle.er en af de 10 største dagblade i USA. Som enhver stor organisation voksede deres marketingafdelings kreative designteam og begyndte at kæmpe med et forespørgselssystem, der ikke blev bygget til effektivt at tildele arbejde til flere designere.

Grafisk designer Paul de Leon delte: "Vi var nødt til at undersøge og finde, om der var nye projekter eller ej. Der var ingen daglige påmindelser eller meddelelser for os på det tidspunkt, hvilket gjorde det svært."

I stedet havde de en koordinator, der manuelt indtastede, og de-duped anmodninger, der kommer ind via e-mail, og deres Google-formularer til et enkelt regneark.

Når du leder efter en bedre løsning, fandt De Leon fundetUDN Task Manager, A.ProjektstyringsværktøjMed indbygget automatisering, der kunne styre indgående anmodninger ved at sende det til alle designere.UDN Task ManagerNu meddeler også automatisk anmodninger om enhver ændring i status for deres designanmodninger.

Tilføjet bonus:Ca. 40% af holdets arbejde styres ved at duplikere skabeloner.Hvorfor genopfinde hjulet, når du kanByg skabeloner iUDN Task Manager ?

3. Automatisering forbinder systemer sammen

Den gennemsnitlige virksomhed bruger nu over 900 cloud applikationer til at styre sine processer, og 59% af arbejdstagerne siger, at antallet af værktøjer, de bruger til at arbejde, er steget i det forløbne år,Ifølge Symantec. .

Mens denne eksplosion af software-AS-A-Service (SAAS) -værktøjer har gjort organisationer mere effektive i forhold til et årti siden, kan det rene antal muligheder nu fører til et fald i produktiviteten.

"Workflow-fragmentering fører til arbejdstagere, der bruger mere tid på at søge efter, og aggregere, oplysninger end rent faktisk arbejder," siger Andrew Filev,UDN Task ManagerDIREKTØR.

Nye teknologier er skabt for at hjælpe medarbejderne med at arbejde smartere, men da værktøjerne ikke eksisterer i et vakuum, er de kun nyttige, når de integrerer med hinanden og frigør dine arbejdsdata fra siloer. Hvis medarbejderne bruger deres tid på at søge efter oplysninger eller kopiere oplysninger til et andet værktøj eller endda skifte mellem apps, går alle gevinster tabt.

"Jeg forudsiger, at automatisering vil spille en afgørende rolle for at hjælpe det med at gennemføre og integrere flere SaaS-værktøjer i de kommende måneder og de kommende år," siger Filev. "Når information og de rigtige data forbliver tilgængelige for alle, fra hvor som helst, kan din arbejdsstyrke virkelig arbejde smartere og ikke sværere. Men når data ses, og når vores applikationer ikke arbejder sammen, kan teknologien ikke gøre sit job."

For eksempel i San Francisco Chronicle, Paul de Leon og hans team af designere organiserer for eksempel deres kreative aktiver (Photoshop og InDesign-filer) i Dropbox. Så bruger deUDN Task ManagerFor at styre arbejdsgange, vedhæfte disse aktiver til de relevante opgaver og projekter, takket være en indfødt integration indenforUDN Task Manager .

Der ermange flere værktøjer somUDN Task Managerintegreres med, fra Gmail til Salesforce til Jira at slappe af. Pointen er, at dit automatiseringsværktøj skal fungere godt sammen med din eksisterende teknologiske stack for at maksimere dens værdi.

4. Automatisering strømlines feedback

Et område, hvor projektledelsen typisk løber ind i flaskehalse og forsinkelser, er gennemgangsprocessen. Kommunikationen bliver forkert placeret, interessenter indser ikke, at projektet venter på deres godkendelse, og forskellige versioner af leverancer er knyttet til flere e-mail-tråde.

Smart Project Managers bruger Automation til at optimere denne proces, så alle godkendelser er meddelt, de har brug for at gennemgå noget. Og når feedback gives, modtager de oprindelige erhverver det hele på ét sted, organiseret kronologisk.

De Leon fortæller, hvordan de plejede at gøre det på San Francisco Chronicle: "En kopi editor ville udskrive PDF, tage en rød markør, skrive op hans kommentarer, scanne den ind og derefter sende den tilbage til mig."

I dag fanger hans team kommentarerne direkte inden for PDF-iUDN Task Manager. Og hans designere bliver automatisk advaret om, at et aktiv er blevet gennemgået. Feedback og godkendelser er klare og tidsstemplet. Og der er meget mindre affald rundt omkring.