كيف يحصل مديرو المشاريع الخبراء على نتائج قوية مع الأتمتة
عندما كانت ساعات لا حصر لها مخصصة بلا كلل المشروع ، الجميع تأصيل نجاحها. في بعض الأحيان عندما تكون ناجحة جدا، كل هذا العمل الشاق هو مجرد بداية.
في حالة Airbnbكان ميزة إطلاق تجارب رحلتهم نجاحا. وأول مرة بطريقة فريدة لرؤية أماكن جديدة من خلال تقديم الوصول إلى الأنشطة المحلية والأدلة المحلية في 12 مدينة. كان الرئيس التنفيذي براين شيسكي أعجب بذلك، أراد أن يقدمه إلى 50 مدينة في جميع أنحاء العالم. مما يهدف إلى أربعة أضعاف الخبرات وإنتاج الآلاف من الأصول - الصور ومقطورات الفيديو والملصقات.
تحجيم الإنتاج مع الحفاظ على علامة تجارية ثابتة وعاليةجودةقدم تحديا آخر. سوف يستلزم التعاون بشكل أفضل من قبل فريق الإنتاج 3 بالفعل في العمل والفريق الصغير من تجارب المنسقين.
قرر مدير الإنتاج الإبداعي هون كيم أن الفريق لم يعد بإمكان هذا المشروع باستخدام جدول البيانات الضخم الذي استخدموه لأول 12 مدينة.
وقال كيم: "كان يتعطل باستمرار". "لقد انتهى الناس في إنشاء تكرار المستندين للتعامل مع عالمهم الصغير الخاص بهم من البيانات، والتي سرعان ما أصبحت قديمة لأنها لم تكن مرتبطة بالوثيقة الأصلية. كانت هناك كميات ضخمة من الارتباك. عرفنا أنه لم يكن الحل ".
كانوا بحاجة إلى وسيلة لأتمتة جهودهم حتى يتمكنوا من النطاق ادارة مشروع وكرر نجاحات أول 12 مدينة.
لماذا أتمتة الأمور لإدارة المشاريع
ما هو أتمتة المشروعب في جوهرها، فإن الأتمتة تدور حول حل مشكلة وتقليل الخطأ عن طريق تفريغ العمل اليدوي الذي يتم إجراؤه من قبل الإنسان إلى جهاز. الهدف هو الحد من العمل المستهلكة للوقت المتكرر والروتين، وزيادة التكرار وإمكانية التنبؤ بالنتائج.
إن الخوف من الأتمتة ينبع من الاعتقاد الخاطئ الذي يحتضن الأتمتة سيجعل الوظائف البشرية غريبة. ومع ذلك، فإن التشغيل الآلي في إدارة المشاريع يقوم بالضبط المقابل. عن طريق أتمتة العمل الممكن ومتكرر، أنتحرر الوقت للعمل الذي لا يمكن أن يكون تلقائيا- مثل الابتكار والإبداع.
كيف تقوم أتمتة إدارة المشاريع
1. الأتمتة تساعد على نطاق الجهود
مشروع ذكييستخدم المديرون قوة الأتمتة لتنمية فرقهم ومشاريعهم وإخراجهم - دون الحاجة إلى مضاعفة عدد رؤسائهم.
في Airbnb، استثمر هون كيم الوقت والجهد في البحث في برنامج إدارة المشاريع المناسبة. لقد احتاج إلى أداة عمل تتيح لفريقه أن يرى العمل الذي يتم إجراؤه في جميع أنحاء العالم.
في UDN مدير المهام ، قام فريقهم بنشر وسير سير عمل مخصصة ونشرها لكل تجربة رحلة، مما يسمح لها بتتبع إنتاج الأصول. لكن بشكل أفضل، أعطاهم الرؤية غير المسبوقة في الإنتاج في جميع أنحاء العالم وسيلة لتوسيع نطاق جودة عملهم والحفاظ عليها.
"مع كل شيء الوارد في UDN مدير المهام "قال كيم:" كنا قادرين على النفوذ UDN مدير المهام وظيفة لزيادة جودة أصولنا في جميع المجالات، تأكد من أنها متسقة، وأرى أيضا أين كنا فعالة ".
تحقق من مقابلةنا الكاملة مع فريق Airbnb:
2. أتمتة تفريغ
تسمح مديري المشاريع الذكية بأدواتهم الآلية للقيام بالعمل الدائري لتعيين تذاكر الوظائف أو تحديث تحديثات الحالة، بحيث يمكنهم التركيز على مهام أكثر قيمة. هذا هو الحال مع كرونيكل سان فرانسيسكو.
ال سان فرانسيسكو كرونيت.هي واحدة من أكبر 10 صحف يومية في الولايات المتحدة. مثل أي منظمة كبيرة، نما فريق التصميم الإبداعي للإبداع في قسم التسويق وبدأ في النضال مع نظام الطلب الذي لم يتم بناؤه للعمل بشكل فعال للعمل المصممين المتعددين.
مصمم جرافيك بول دي ليون شارك: "كان علينا التحقيق وإيجاد ما إذا كانت هناك مشاريع جديدة أم لا. لم يكن هناك تذكير أو إعلامات يومية بالنسبة لنا في ذلك الوقت، مما جعل من الصعب".
بدلا من ذلك، كان لديهم منسق يدويا يدويا وتدوي الطلبات التي تحدث في البريد الإلكتروني وتشكل Google في جدول بيانات واحد.
عند البحث عن حل أفضل، وجدت دي ليون UDN مدير المهام ، أ أداة إدارة المشاريع مع أتمتة مدمجة يمكنها إدارة الطلبات الواردة عن طريق إرسالها إلى جميع المصممين. UDN مدير المهام الآن أيضا إخطار مقدمي أي تغيير في حالة طلبات التصميم الخاصة بهم.
وأضاف مكافأة:يتم إدارة حوالي 40٪ من عمل الفريق بواسطة قوالب تكرار.لماذا إعادة اختراع العجلة عندما تستطيعبناء قوالب في UDN مدير المهام ب
3. الأتمتة يربط النظم معا
يستخدم المشاريع المتوسطة الآن أكثر من 900 تطبيقات سحابية لإدارة عملياتها، ويقول 59٪ من العمال إن عدد الأدوات التي يستخدمونها للعمل قد زاد في العام الماضي،وفقا ل Symantec.وبعد
في حين أن هذا الانفجار لأدوات برامج الخدمة (SAAS) (SAAS) قد جعلت منظمات أكثر كفاءة عند مقارنتها منذ عقد من الزمن، فقد يؤدي الآن عدد الخيارات الهائلة إلى انخفاض الإنتاجية.
يقول أندرو Filev، يقول أندرو Filev، "إن تجزئة سير العمل يؤدي إلى قضاء العمال في البحث عن المزيد من الوقت للبحث عن المعلومات والتجميع أو المعلومات من العمل في الواقع". UDN مدير المهام المدير التنفيذي.
يتم إنشاء تقنيات جديدة لمساعدة الموظفين على العمل أكثر ذكاء، ولكن نظرا لأن الأدوات غير موجودة في فراغ، فهي مفيدة فقط عند دمجها مع بعضها البعض وتحرير بيانات عملك من الصوامع. إذا كان الموظفون يقضون وقتهم في البحث عن المعلومات، أو نسخ المعلومات إلى أداة مختلفة، أو حتى التباين بين التطبيقات، فقد تضيع جميع المكاسب.
يقول Filev: "أتوقع أن تلعب الأتمتة دورا حاسما في مساعدة تكنولوجيا المعلومات في تنفيذ ودمج أدوات SAAS متعددة في الأشهر والسنوات القادمة". "عندما تظل المعلومات والبيانات الصحيحة في متناول الجميع، من أي مكان، يمكن للقوى العاملة أن تعمل حقا أكثر ذكاء وليس أصعب. ولكن عندما يتم صلب البيانات، وعندما لا تعمل تطبيقاتنا معا، لا تستطيع التكنولوجيا القيام بعملها".
على سبيل المثال، في San Francisco Chronicle، ينظم بول دي ليون وفريقه من المصممين أصولهم الإبداعية (فوتوشوب وملفات InDesign) في Dropbox. ثم يستخدمون UDN مدير المهام لإدارة سير العمل، إرفاق هذه الأصول إلى المهام والمشاريع ذات الصلة، وذلك بفضل التكامل الأصلي في الداخل UDN مدير المهام وبعد
هناكالعديد من الأدوات التي UDN مدير المهام يدمج مع، من Gmail إلى Salesforce إلى جيرا إلى الركود. النقطة المهمة هي أن أداة الأتمتة يجب أن تعمل بشكل جيد مع كومة التكنولوجيا الحالية لتزويد قيمتها.
4. أتمتة تبسيط ردود الفعل
توجد منطقة يتم فيها إدارة المشروع عادة في الاختناقات والتأخير هي عملية المراجعة. الحصول على اتصالات الحصول على غير محله، وأصحاب المصلحة لا يدركون المشروع ينتظرون موافقتهم، وترحق إصدارات النواتج المختلفة بموضوعات بريد إلكتروني متعددة.
يستخدم مديرو المشاريع الذكية الأتمتة لتحسين هذه العملية بحيث يتم إخطار جميع المشتقين بأنهم بحاجة إلى مراجعة شيء ما. وعندما يتم إعطاء التعليقات، يحصل المهام الأصليين على كل شيء في مكان واحد، نظم زمنيا.
يروي ليون كيف اعتادوا القيام بذلك في San Francisco Chronicle: "سيقوم محرر النسخ بطباعة PDF، خذ علامة حمراء، اكتب تعليقاته، ثم قم بمسحها، ثم أرسلها إليك.
في الوقت الحاضر، يلتقط فريقه التعليقات مباشرة داخل PDF في UDN مدير المهام وبعد وتنبه مصمموه تلقائيا أنه تمت مراجعة الأصل. ردود الفعل والموافقات واضحة ومختوم الوقت. وهناك أقل النفايات في كل مكان.
ماذا يمكن أن تفعل الأتمتة لك؟
في النهاية، لا يخاف مدراء المشاريع الذكية من الأتمتة. بدلا من ذلك، فإنهم يمارسون ذلك للقيام بما يلي:
كيف تستخدم ثروة الأتمتة المتاحة لك؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات.
لمزيد من القراءة على الأتمتة، تحقق من هذه المقالات:
