Cum managerii de proiect experți primesc rezultate puternice cu automatizarea

Când nenumăratele ore au fost dedicate neobosit la aproiect, toată lumea se înrădăcinează pentru succesul său. Uneori, când este atât de reușit, toată munca grea este doar începutul.

În cazul Airbnb, Lansarea caracteristicilor de experiență de călătorie a fost un succes. Ei au debutat o modalitate unică de a vedea locuri noi oferind acces la activități locale și ghiduri locale în 12 orașe. CEO-ul Brian Chesky a fost atât de impresionat, a vrut să o ofere la 50 de orașe din întreaga lume. Ceea ce însemna că cvadrupling experiențele și producând mii de active - fotografii, remorci video și postere.

Scalarea producției, menținând în același timp o marcă consistentă și înaltăcalitatea prezentat o altă provocare. Aceasta ar implica o mai bună colaborare de către cele 3 echipe de producție deja la locul de muncă și o mică echipă de experiențe de călătorie de călătorie.

Managerul de producție creativ Hoon Kim a decis că echipa nu mai poate scala acest proiect utilizând foaia de calcul masivă pe care au folosit-o pentru primele 12 orașe.

"A fost în mod constant crashing", a spus Kim. "Oamenii au ajuns să creeze duplicatele DOC pentru a se ocupa de propria lor lume a datelor, care au devenit rapid depășite, deoarece nu au fost conectate la Docul original. Au fost cantități masive de confuzie. Știam că nu era soluția.

Aveau nevoie de o modalitate de a-și automatiza eforturile, astfel încât să poată scădeamanagement de proiectși repetați succesele primelor 12 orașe.

De ce aspecte automatizarea managementului de proiect

Ce este automatizarea proiectului? În centrul său, automatizarea este de rezolvare a unei probleme și reducerea erorii prin descărcarea fiabil a lucrărilor manuale efectuate de un om la o mașină. Scopul este de a reduce munca consumatoare de timp, repetitivă și de rutină și de a maximiza repetabilitatea și predictibilitatea rezultatelor.

Frica de automatizare provine din credința falsă că automatizarea îmbrățișării ar face locurile de muncă umane străine. Cu toate acestea, automatizarea în managementul proiectului are exact opusul. Prin automatizarea muncii care sunt plictisitoare și repetitive, suntețieliberarea timpului pentru muncă care nu poate fi automatizată- cum ar fi inovația și creativitatea.

Cum amplifică automatizarea managementului de proiect

1. Automatizarea ajută la scară eforturile

Proiect inteligentManagerii folosesc puterea de automatizare pentru a-și dezvolta echipele, proiectele, producția lor - fără a fi nevoie să-și dubleze numărul de angajați.

La Airbnb, Hoon Kim a investit timp și efort în cercetarea software-ului de management al proiectelor. Avea nevoie de un instrument de lucru care să-i permită echipei sale să vadă că lucrarea făcută pe tot globul.

În Manager de sarcini UDN., echipa lor a construit și a dislocat fluxuri de lucru personalizate pentru fiecare experiență de călătorie, permițându-le să urmărească producția de active. Dar chiar mai bine, vizibilitatea fără precedent în producție de-a lungul globului le-a oferit o modalitate de a scala și de a susține calitatea înaltă a activității lor.

"Cu tot conținutul înManager de sarcini UDN."A spus Kim:" Am reușit să le folosimManager de sarcini UDN.Funcționalitatea pentru a spori calitatea bunurilor noastre în întreaga bord, asigurați-vă că au fost consecvente și, de asemenea, văd unde suntem eficienți ".

Verificați interviul nostru complet cu echipa AirBnb:

2. Automatizări Orifiverse Office

Managerii de proiect inteligenți permit instrumentele lor automate să facă lucrarea menială de atribuire a biletelor de muncă sau de a trimite actualizări de stare, astfel încât să se poată concentra pe sarcini mai valoroase. Acesta este cazul cu Chronicle San Francisco.

În San Francisco Chronicle.este unul dintre cele mai mari 10 ziare zilnice din Statele Unite. Ca orice organizație mare, echipa de design de design a Departamentului de Marketing a crescut și a început să se lupte cu un sistem de solicitare care nu a fost construit pentru alocarea eficientă a lucrărilor multiple designeri.

Designerul grafic Paul de Leon a împărtășit: "A trebuit să investigăm și să găsim dacă există noi proiecte sau nu. Nu au existat mementouri zilnice sau notificări pentru noi, ceea ce a făcut greu".

În schimb, au avut un coordonator care a intrat manual și cererile de deconectate care vin prin e-mail și google-ul lor se formează într-o singură foaie de calcul.

Când căutați o soluție mai bună, a găsit de LeonManager de sarcini UDN., AInstrumentul de gestionare a proiectelorcu automatizări încorporate care ar putea gestiona cererile de intrare prin trimiterea acestuia tuturor designerilor.Manager de sarcini UDN.Acum, de asemenea, notifică automat solicitanții de orice modificare a stării solicitărilor lor de proiectare.

Bonus adăugat:Aproximativ 40% din activitatea echipei este gestionată prin duplicarea șabloanelor.De ce reinventați roata când putețiconstrui șabloane inManager de sarcini UDN. ?

3. Automatizarea Conectează sistemele împreună

Întreprinderea medie utilizează acum peste 900 de aplicații de cloud pentru a-și gestiona procesele, iar 59% dintre lucrători declară că numărul de instrumente pe care le folosesc la muncă a crescut în ultimul an,Potrivit lui Symantec. .

În timp ce această explozie a instrumentelor Software-AS-A-Service (SaaS) au făcut organizații mai eficiente în comparație cu un deceniu în urmă, numărul mare de opțiuni poate acum să conducă la o scădere a productivității.

"Fragmentarea fluxului de lucru duce la lucrătorii care petrec mai mult timp în căutarea și agregarea, informația de lucru", spune Andrew Filev,Manager de sarcini UDN.CEO.

Sunt create noi tehnologii pentru a ajuta angajații să lucreze mai inteligent, dar deoarece instrumentele nu există într-un vid, ele sunt doar utile atunci când se integrează unul cu altul și vor elibera datele dvs. de lucru din Silos. Dacă angajații își petrec timpul Căutarea informațiilor sau copierea informațiilor într-un alt instrument sau chiar trecerea între aplicații, toate câștigurile sunt pierdute.

"Eu prezic că automatizarea va juca un rol crucial în a ajuta la implementarea și integrarea mai multor instrumente SaaS în lunile și anii următori", spune Filev. "Când informațiile și datele corecte rămân accesibile tuturor, de oriunde, forța de muncă poate lucra cu adevărat mai inteligentă și nu mai greu. Dar când datele sunt slegioase și când aplicațiile noastre nu funcționează împreună, tehnologia nu-și poate face treaba".

De exemplu, la Chronicle San Francisco, Paul de Leon și echipa sa de designeri își organizează activele creative (fișierele Photoshop și InDesign) în Dropbox. Apoi folosescManager de sarcini UDN.Pentru a gestiona fluxurile de lucru, atașarea acestor active la sarcinile și proiectele relevante, datorită unei integrări native în interiorulManager de sarcini UDN. .

Suntmulte alte instrumente careManager de sarcini UDN.se integrează cu, de la Gmail la vânzări la Jira să slăbească. Punctul este că instrumentul de automatizare trebuie să funcționeze bine cu stiva dvs. de tehnologie existentă pentru a maximiza valoarea acestuia.

4. Automatizarea simplifică feedback-ul

O zonă în care managementul de proiect se desfășoară în mod obișnuit în blocaje și întârzieri este procesul de revizuire. Comunicațiile devin greșite, părțile interesate nu realizează că proiectul așteaptă aprobarea lor, iar diferitele versiuni de livrare sunt atașate la mai multe fire de e-mail.

Managerii de proiect inteligenți folosesc automatizarea pentru a optimiza acest proces, astfel încât toți aprobările să fie notificați că trebuie să revizuiască ceva. Și când feedback-ul este dat, cesionarul original primesc totul într-un singur loc, organizat cronologic.

De Leon povestește modul în care au făcut-o la San Francisco Chronicle: "Un editor de copiere ar imprima PDF-ul, va lua un marcator roșu, scrie comentariile sale, scanează-l și apoi trimite-l trimite înapoi la mine".

În prezent, echipa lui captează comentariile direct în cadrul PDFManager de sarcini UDN.. Și designerii săi sunt avertizați automat că un activ a fost revizuit. Feedback-ul și aprobările sunt clare și ștampilate în timp. Și sunt mult mai puține deșeuri în jur.

Ce pot face automatizarea pentru dvs.?

În cele din urmă, managerii de proiect inteligenți nu se tem de automatizare. În schimb, ei o folosesc pentru a face următoarele:

Cum utilizați bogăția de automatizare la dispoziția dvs.? Spuneți-ne în comentarii.

Pentru citirea ulterioară a automatizării, consultați aceste articole: