Cómo los gerentes de proyectos expertos obtienen resultados poderosos con automatización
Cuando las innumerables horas se han dedicado incansablemente a unproyecto, todos están alentando por su éxito. A veces, cuando es tan exitoso, todo ese trabajo duro es solo el comienzo.
En el caso de Airbnb.El lanzamiento de su función de experiencias de viaje fue un éxito. Debutaron una forma única de ver nuevos lugares al ofrecer acceso a actividades locales y guías locales en 12 ciudades. El CEO, Brian Chesky, estaba tan impresionado, quería ofrecerlo a 50 ciudades en todo el mundo. Lo que significaba cuadruplicar las experiencias y producir miles de activos, fotos, trailers de video y carteles.
Producción de escala mientras se mantiene una marca consistente y altacalidadPresentó otro desafío. Aplicaría una mejor colaboración por los 3 equipos de producción ya en el trabajo y el pequeño equipo de experiencias de viaje de coordinadores.
Gerente de producción creativa Hoon Kim decidió que el equipo ya no podía escalar este proyecto utilizando la hoja de cálculo masiva que utilizaron para las primeras 12 ciudades.
"Se estrelló constantemente", dijo Kim. "La gente terminó creando duplicados del DOC para lidiar con su propio pequeño mundo de datos, lo que rápidamente se volvió desactualizado ya que no estaban conectados al DOC original. Hubo cantidades masivas de confusión. Sabíamos que no era la solución ".
Necesitaban una manera de automatizar sus esfuerzos para que pudieran escalar.gestión de proyectosy repite los éxitos de sus primeras 12 ciudades.
¿Por qué la automatización importa a la gestión de proyectos?
¿Qué es la automatización del proyecto?? En su núcleo, la automatización se trata de resolver un problema y reducir el error al descargar de manera confiable el trabajo manual realizado por un humano a una máquina. El objetivo es reducir el trabajo replanteado, repetitivo y de rutina, y maximizar la repetibilidad y la previsibilidad de los resultados.
El miedo a la automatización se deriva de la falsa creencia de que la adopción de la automatización hará que los trabajos humanos sean extraños. Sin embargo, la automatización en la gestión de proyectos hace exactamente lo contrario. Al automatizar el trabajo que es tedioso y repetitivo, eres.Liberar tiempo para el trabajo que no se puede automatizar.- Como la innovación y la creatividad.
Cómo Automation amplifica la gestión de proyectos.
1. La automatización ayuda a escalar esfuerzos.
Proyecto inteligenteLos gerentes utilizan el poder de la automatización para hacer crecer a sus equipos, sus proyectos, su producción, sin necesidad de duplicar su recuento de cabeza.
En Airbnb, Hoon Kim invirtió tiempo y esfuerzo para investigar el software de gestión de proyectos adecuado. Necesitaba una herramienta de trabajo que le permitiera a su equipo ver el trabajo que se realiza en todo el mundo.
En Gestor de tareas UDN, su equipo construyó y implementó flujos de trabajo personalizados para cada experiencia de viaje, lo que les permite rastrear la producción de activos. Pero aún mejor, la visibilidad sin precedentes en la producción en todo el mundo les dio una manera de escalar y mantener la alta calidad de su trabajo.
"Con todo lo contenido enGestor de tareas UDN"Kim dijo:" Pudimos aprovecharGestor de tareas UDNLa funcionalidad de aumentar la calidad de nuestros activos en toda la Junta, asegúrese de que fueron consistentes, y también veremos dónde estábamos siendo eficientes ".
Echa un vistazo a nuestra entrevista completa con el equipo de Airbnb:
2. Oficinas de automatización BusyWork
Los administradores de proyectos inteligentes permiten que sus herramientas automáticas realicen el trabajo de mena de asignación de boletos de trabajo o enviando actualizaciones de estado, para que puedan centrarse en tareas más valiosas. Tal es el caso de la crónica de San Francisco.
losChronicle de San FranciscoEs uno de los 10 periódicos diarios más grandes de los Estados Unidos. Al igual que cualquier organización grande, el equipo de diseño creativo del departamento de marketing creció y comenzó a luchar con un sistema de solicitud que no se creó para asignar trabajo de manera eficiente a múltiples diseñadores.
El diseñador gráfico Paul de León compartió: "Tuvimos que investigar y encontrar si hubo nuevos proyectos o no. No hubo recordatorios diarios o notificaciones para nosotros en ese momento, lo que lo hizo difícil".
En su lugar, tenían un coordinador que ingresó manualmente y las solicitudes deshabilitadas viniendo por correo electrónico y sus formas de Google en una sola hoja de cálculo.
Al buscar una mejor solución, se encontró de León.Gestor de tareas UDN, aHerramienta de gestión de proyectoscon la automatización incorporada que podría administrar las solicitudes entrantes enviándolas a todos los diseñadores.Gestor de tareas UDNAhora también notifica automáticamente a los solicitantes de cualquier cambio en el estado de sus solicitudes de diseño.
Bonificación añadida:Aproximadamente el 40% del trabajo del equipo se gestiona mediante plantillas de duplicación.¿Por qué reinventar la rueda cuando puedas?Construir plantillas enGestor de tareas UDN ?
3. La automatización conecta sistemas juntos.
La empresa promedio ahora utiliza más de 900 aplicaciones en la nube para administrar sus procesos, y el 59% de los trabajadores dicen que el número de herramientas que utilizan para trabajar ha aumentado en el último año,Según Symantec .
Si bien esta explosión de herramientas de Software-AS-A-SERVICIO (SAA) ha hecho que las organizaciones sean más eficientes en comparación con Hace una década, la gran cantidad de opciones ahora pueden conducir a una disminución de la productividad.
"La fragmentación de flujo de trabajo conduce a los trabajadores que pasan más tiempo buscando, y agregando, información que en realidad funcionando", dice Andrew Filev,Gestor de tareas UDNCEO.
Se crean nuevas tecnologías para ayudar a los empleados a trabajar más inteligentemente, pero como las herramientas no existen en un vacío, solo son útiles cuando se integran entre sí y liberan sus datos de trabajo de Silos. Si los empleados pasan su tiempo buscando información, o copiando información a una herramienta diferente, o incluso en juego entre aplicaciones, todas las ganancias se pierden.
"Predigo que la automatización desempeñará un papel crucial para ayudarlo a implementar e integrar múltiples herramientas SAAs en los meses y los años por venir", dice Filev. "Cuando la información y los datos correctos se mantienen accesibles a todos, desde cualquier lugar, su fuerza laboral puede trabajar verdaderamente más inteligente y no más difícil. Pero cuando los datos se silvientan, y cuando nuestras aplicaciones no funcionan juntas, la tecnología no puede hacer su trabajo".
Por ejemplo, en el San Francisco Chronicle, Paul de León y su equipo de diseñadores organizan sus activos creativos (archivos de Photoshop y InDesign) en Dropbox. Luego usanGestor de tareas UDNpara administrar los flujos de trabajo, adjuntando esos activos a las tareas y proyectos relevantes, gracias a una integración nativa dentro deGestor de tareas UDN .
HayMuchas más herramientas queGestor de tareas UDNse integra con, de Gmail a Salesforce a Jira a flojar. El punto es que su herramienta de automatización debe funcionar bien con su pila de tecnología existente para maximizar su valor.
4. Automatización agiliza la retroalimentación.
Un área donde la gestión del proyecto típicamente se encuentra en cuellos de botella y retrasos es el proceso de revisión. Las comunicaciones se extraviendan, las partes interesadas, no se dan cuenta de que el proyecto está esperando su aprobación, y varias versiones de entregables se adjuntan a múltiples hilos de correo electrónico.
Los administradores de proyectos inteligentes utilizan la automatización para optimizar este proceso para que se notifiquen todos los aprobadores que necesitan para revisar algo. Y cuando se proporciona comentarios, los cesionarios originales lo reciben todo en un solo lugar, organizados cronológicamente.
De Leon relata cómo solían hacerlo en la crónica de San Francisco: "Un editor de copia imprimiría el PDF, tomaría un marcador rojo, escribiría sus comentarios, escanearlo y luego envíelo por correo electrónico."
Hoy en día, su equipo captura los comentarios directamente dentro del PDF enGestor de tareas UDN. Y sus diseñadores se alertan automáticamente que un activo ha sido revisado. Los comentarios y las aprobaciones son claras y estampadas en tiempo. Y hay mucho menos desperdicio por todas partes.
¿Qué puede hacer la automatización por usted?
Al final, los administradores de proyectos inteligentes no tienen miedo de la automatización. En su lugar, lo manejan para hacer lo siguiente:
¿Cómo estás usando la riqueza de la automatización disponible para usted? Háganos saber en los comentarios.
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