Miten asiantuntijaprojektin johtajat saavat tehokkaita tuloksia automaatiolla
Kun lukemattomia tunteja on väsymättä omistettuhanke, Jokainen juurtunut menestykseen. Joskus kun se on niin onnistunut, kaikki kova työ on vasta alkua.
Airbnbin tapauksessa, kun niiden matkan kokemukset ovat menestys. He julkaisivat ainutlaatuisen tavan nähdä uusia paikkoja tarjoamalla pääsyn paikallisiin toimintoihin ja paikallisiin oppaisiin 12 kaupungeissa. Toimitusjohtaja Brian Chesky oli niin vaikuttunut, hän halusi tarjota sille 50 kaupunkia maailmanlaajuisesti. Mikä tarkoitti neljäsosaa kokemuksia ja tuottaa tuhansia varoja - valokuvia, videoperävaunut ja julisteet.
Skaalaustuotanto säilyttäen johdonmukaisen brändin ja korkeanlaatuesitelti toisen haasteen. Se merkitsisi parempaa yhteistyötä jo työssä 3 tuotantoryhmillä ja pienen matkan kokemusten koordinaattoreiden.
Creative Production Manager Hoon Kim päätti, että joukkue ei voi enää asentaa tätä hanketta käyttämällä massiivista laskentataulukkoa, jota he käyttivät ensimmäisiin 12 kaupunkiin.
"Se oli jatkuvasti kaatuminen", Kim sanoi. "Ihmiset päättivät luomaan DOC: n kaksoiskappaleita käsittelemään omaa pienistä tietomaailmataan, joka nopeasti tuli vanhentuneeksi, koska he eivät olleet yhteydessä alkuperäiseen asiakirjaan. Massiivisia sekaannuksia oli. Tiesimme, että se ei ollut ratkaisu. "
He tarvitsivat keinon automatisoida ponnistelunsa, jotta ne voisivat skaalataProjektinhallintaja toista ensimmäisten 12 kaupunkien onnistumiset.
Miksi automaatio on hankkeen hallintaan
Mikä on projektin automaatio? Automaatiossa on ydin, ongelman ratkaisemisesta ja virheen vähentäminen luotettavasti purkamalla manuaalinen työ ihmiselle koneelle. Tavoitteena on vähentää aikaa vievää, toistuvaa ja rutiinia työtä ja maksimoida tulosten toistettavuus ja ennustettavuus.
Automaation pelko johtuu väärästä uskomuksesta, että automaation omaksuminen tekisi ihmisten työpaikkoja. Kuitenkin automaatio projektinhallinnassa tekee täsmälleen päinvastoin. Automatisointi, joka on tylsiä ja toistuvaa, oletTyön vapauttaminen työhön, jota ei voi automatisoida- kuten innovaatio ja luovuutta.
Miten automaatio vahvistaa projektinhallinta
1. Automaatio auttaa mittakaavassa
Älykäs projektiJohtajat käyttävät automaation voimaa kasvattamaan tiimiä, niiden projekteja, niiden tuotoksia - tarvitsematta kaksinkertaistaa niiden henkilöstö.
Airbnbissa Hoon Kim investoi aikaa ja vaivaa tutkimaan oikean projektinhallintaohjelmiston. Hän tarvitsi työvälineen, jonka ansiosta hänen tiiminsa voi nähdä työn eri puolilla maailmaa.
SisäänUDN-tehtävähallinta, heidän tiiminsä rakensi ja käyttöön mukautettuja työnkulkuja jokaiselle matkan kokemukselle, jolloin he voivat seurata varojen tuotantoa. Mutta vieläkin parempaa, ennennäkemätön näkyvyys tuotantoon kaikkialla maailmassa antoi heille keinon laatua ja ylläpitää työtä.
"Kaiken mukanaUDN-tehtävähallinta, "Kim sanoi:" Voimme hyödyntääUDN-tehtävähallintaToiminnallisuus lisätä omaisuuden laatua koko hallituksella, varmista, että ne olisivat johdonmukaisia ja näet myös, missä olimme tehokkaita. "
Tutustu täysi haastattelu Airbnb-tiimin kanssa:
2. Automaatio Lataa BUSYWORK
Smart-projektipäälliköt sallivat automaattisten työkalujensa tekemistä työliesien määrittämisessä tai lähettämällä tilapäivityksiä, jotta ne voivat keskittyä arvokkaampiin tehtäviin. Tällainen on tapaus San Francisco Chronicle.
TheSan Francisco Chronicleon yksi 10 suurimmista päivittäisistä sanomalehdistä Yhdysvalloissa. Kuten mikä tahansa iso organisaatio, markkinointiosaston Creative Design -ryhmä kasvoi ja alkoi kamppailla pyyntöjärjestelmän kanssa, jota ei rakennettu tehokkaasti toimittamaan työtä useille suunnittelijoille.
Graafinen suunnittelija Paul de Leon jakoi: "Meidän oli tutkittava ja löytää, onko uusia projekteja vai ei. Siihen aikaan ei ollut päivittäisiä muistutuksia tai ilmoituksia tuolloin, mikä teki sen kovasti."
Sen sijaan heillä oli koordinaattori, joka syötti manuaalisesti ja deupsed pyynnöt, jotka tulevat sähköpostitse ja heidän Google-lomakkeisiin yhdeksi laskentataulukkoksi.
Kun etsit parempaa ratkaisua, löytyi De LeonUDN-tehtävähallinta, aProjektinhallintatyökaluSisäänrakennetulla automaatiolla, joka voisi hallita saapuvia pyyntöjä lähettämällä sen kaikille suunnittelijoille.UDN-tehtävähallintaNyt myös automaattisesti ilmoitetaan pyynnön esittäjille mahdollisista muutoksista niiden suunnittelupyyntöjen tilassa.
Lisätty bonus:Noin 40% tiimin työstä hoidetaan kopioimalla malleja.Miksi ruuduttaa pyörää, kun voitrakentaa mallejaUDN-tehtävähallinta ?
3. Automaatio yhdistää järjestelmiä yhdessä
Keskimääräinen yritys käyttää nyt yli 900 pilvi-sovellusta prosessien hallitsemiseksi, ja 59% työntekijöistä sanovat työkalujen määrän, jota he työskentelevät ovat lisääntyneet viime vuoden aikana,Symantecin mukaan .
Vaikka tämä räjähdys Ohjelmisto-AS-A-Service (SAAS) -työkaluilla on järjestänyt organisaatiot tehokkaammaksi vuosikymmenen verrattuna, pelkästään vaihtoehtojen määrä voi nyt johtaa tuottavuuden vähenemiseen.
"Työnkulkutoimitus johtaa työntekijöille, jotka viettävät enemmän aikaa etsimään ja yhdistävät tiedot kuin itse asiassa", sanoo Andrew Filev,UDN-tehtävähallintaTOIMITUSJOHTAJA.
Uudet teknologiat luodaan auttaa työntekijöitä käyttämään älykkäämpiä, mutta koska työkalut eivät ole tyhjiössä, he ovat vain hyödyllisiä, kun he integroivat toisiinsa ja vapauttavat työsi siiloilta. Jos työntekijät käyttävät aikaa etsimään tietoja tai kopioimalla tietoja toiselle työkalulle tai jopa vaihdat sovellusten välillä, kaikki voitot menetetään.
"En ennusta, että automaatiolla on ratkaiseva rooli sen toteuttamisessa ja integroida useita SaaS-välineitä tulevina kuukausina ja vuosina", Filev sanoo. "Kun tiedot ja oikeat tiedot ovat kaikkien saatavilla, mistä tahansa, työvoimasi voi todella työskennellä älykkäämpiä eikä vaikeampaa. Mutta kun tiedot jäävät, ja kun sovellukset eivät toimi yhdessä, teknologia ei voi tehdä työtä."
Esimerkiksi San Franciscossa Chronicle, Paul de Leon ja hänen suunnittelijansa järjestävät luovan omaisuuden (Photoshop ja InDesign-tiedostot) Dropboxissa. Sitten he käyttävätUDN-tehtävähallintatyönkulkujen hallinnointiin liittämällä nämä varat asiaankuuluviin tehtäviin ja hankkeisiin alkuperäisen integraation ansiostaUDN-tehtävähallinta .
On paljon enemmän työkalujaUDN-tehtävähallintaintegroituu, Gmailista Salesforce Jiraan löysään. Tarkoituksena on, että automaatiotyökalun on toimittava hyvin nykyisen teknologiapinoon maksimoimaan arvonsa.
4. Automaatio tehostaa palautetta
Alue, jossa projektinhallinta toimii tyypillisesti pullonkauloista ja viivästykset ovat tarkistusprosessi. Viestintä saavat väärin, sidosryhmät eivät ymmärrä hanke odottaa niiden hyväksyntää ja erilaiset toimitusversiot on kiinnitetty useisiin sähköpostiviesteihin.
Smart Project Managers käyttää automaatiota optimoimaan tämän prosessin niin, että kaikki ovat ilmoittaneet, että heidän on tarkistettava jotain. Ja kun palautetta annetaan, alkuperäiset tekijät saavat kaiken yhdessä paikassa, järjestetään kronologisesti.
De Leon kertoo, miten he käyttävät sitä San Francisco Chronicle: "Kopioeditori tulostaisi PDF, ottaa punainen merkki, kirjoittanut kommenttisi, skannaamaan sen ja lähetä se takaisin minulle."
Nykyään hänen tiiminsä vangitsee kommentit suoraan PDF: n sisälläUDN-tehtävähallinta. Ja hänen suunnittelijansa ilmoitetaan automaattisesti, että omaisuus on tarkistettu. Palaute ja hyväksynnät ovat selkeitä ja aikaleimattuja. Ja siellä on paljon vähemmän tuhlaa ympäri.
Mitä automaatio voi tehdä sinulle?
Lopulta älykkäät projektipäälliköt eivät pelkää automaatiota. Sen sijaan he käyttävät sitä seuraavasti:
Miten käytät sinulle käytettävissä olevaa automaatiota? Kerro meille kommenteissa.
Tarkastele näitä artikkeleita automaation lukemiseen:
