Bagaimana manajer proyek ahli mendapatkan hasil yang kuat dengan otomatisasi

Ketika berjam-jam tanpa lelah dikhususkan untuk aproyek, semua orang rooting untuk keberhasilannya. Kadang-kadang ketika begitu sukses, semua kerja keras itu hanyalah awal.

Dalam kasus Airbnb, peluncuran fitur pengalaman perjalanan mereka sukses. Mereka memulai debutnya cara unik untuk melihat tempat-tempat baru dengan menawarkan akses ke kegiatan lokal dan panduan lokal di 12 kota. CEO Brian Chesky sangat terkesan, dia ingin menawarkannya ke 50 kota di seluruh dunia. Yang berarti mengapplupling pengalaman dan menghasilkan ribuan aset - foto, trailer video, dan poster.

Penskalaan produksi sambil mempertahankan merek yang konsisten dan tinggikualitasmenyajikan tantangan lain. Ini akan memerlukan kolaborasi yang lebih baik oleh 3 tim produksi yang sudah bekerja dan tim kecil dari Koordinator Pengalaman Perjalanan.

Manajer produksi kreatif Hoon Kim memutuskan tim tidak dapat lagi skala proyek ini menggunakan spreadsheet besar yang mereka gunakan untuk 12 kota pertama.

"Itu terus-menerus menabrak," kata Kim. "Orang-orang akhirnya menciptakan duplikat Doc untuk berurusan dengan dunia kecil mereka sendiri, yang dengan cepat menjadi usang karena mereka tidak terhubung ke dokumen asli. Ada sejumlah besar kebingungan. Kami tahu itu bukan solusinya. "

Mereka membutuhkan cara untuk mengotomatiskan upaya mereka sehingga mereka dapat berskalamanajemen proyekdan ulangi keberhasilan 12 kota pertama mereka.

Mengapa masalah otomatisasi untuk manajemen proyek

UDN Task Manager.mengubah pekerjaan Anda dengan fitur-fitur industri terkemuka

Apa itu otomatisasi proyek? Pada intinya, otomatisasi adalah tentang memecahkan masalah dan mengurangi kesalahan dengan pekerjaan manual yang dibongkar dengan andal yang dilakukan oleh manusia ke mesin. Tujuannya adalah untuk mengurangi pekerjaan yang memakan waktu, berulang, dan rutin, dan untuk memaksimalkan pengulangan dan dapat diprediksi hasil.

Ketakutan akan otomatisasi berasal dari keyakinan salah bahwa merangkul otomatisasi akan membuat pekerjaan manusia asing. Namun, otomatisasi dalam manajemen proyek melakukan kebalikannya. Dengan mengotomatiskan pekerjaan yang membosankan dan berulang, Andamembebaskan waktu untuk pekerjaan yang tidak dapat otomatis- Seperti inovasi dan kreativitas.

Bagaimana otomatisasi memperkuat manajemen proyek

1. Otomasi membantu meningkatkan upaya

Smart Project.Manajer menggunakan kekuatan otomatisasi untuk menumbuhkan tim mereka, proyek mereka, output mereka - tanpa perlu menggandakan headcount mereka.

Di Airbnb, Hoon Kim menginvestasikan waktu dan upaya untuk meneliti perangkat lunak manajemen proyek yang tepat. Dia membutuhkan alat kerja yang akan memungkinkan timnya untuk melihat pekerjaan yang dilakukan di seluruh dunia.

Di dalamUDN Task Manager., tim mereka membangun dan mengerahkan alur kerja khusus untuk setiap pengalaman perjalanan, memungkinkan mereka untuk melacak produksi aset. Tetapi bahkan lebih baik, visibilitas yang belum pernah terjadi sebelumnya ke dalam produksi di seluruh dunia memberi mereka cara untuk meningkatkan dan mempertahankan kualitas pekerjaan mereka yang tinggi.

"Dengan segala yang terkandung dalamUDN Task Manager., "Kata Kim," kami dapat memanfaatkanUDN Task Manager.Fungsionalitas untuk meningkatkan kualitas aset kami di seluruh papan, pastikan mereka konsisten, dan juga melihat di mana kami bersikap efisien. "

Lihat wawancara penuh kami dengan tim AirbnB:

2. Otomasi Bongkar Busywork

Manajer proyek pintar memungkinkan alat otomatis mereka untuk melakukan pekerjaan kasar untuk menugaskan tiket pekerjaan atau mengirim pembaruan status, sehingga mereka dapat fokus pada tugas yang lebih berharga. Begitulah kasus dengan kronik San Francisco.

ItuSan Francisco Chronicle.adalah salah satu dari 10 surat kabar harian terbesar di Amerika Serikat. Seperti organisasi besar mana pun, tim desain kreatif pemasaran mereka tumbuh dan mulai berjuang dengan sistem permintaan yang tidak dibangun untuk menugaskan pekerjaan ke berbagai desainer.

Desainer Grafis Paul de Leon Shared: "Kami harus menyelidiki dan menemukan jika ada proyek baru atau tidak. Tidak ada pengingat harian atau pemberitahuan bagi kami pada saat itu, yang membuatnya sulit."

Sebaliknya, mereka memiliki koordinator yang secara manual masuk dan meminta permintaan yang datang melalui email dan formulir Google mereka menjadi spreadsheet tunggal.

Saat mencari solusi yang lebih baik, de leon ditemukanUDN Task Manager., SebuahAlat Manajemen Proyek.Dengan otomatisasi internal yang dapat mengelola permintaan masuk dengan mengirimkannya ke semua desainer.UDN Task Manager.Sekarang juga secara otomatis memberi tahu pemohon perubahan apa pun dalam status permintaan desain mereka.

Menambahkan bonus:Sekitar 40% dari pekerjaan tim dikelola dengan menggandakan template.Mengapa menemukan kembali roda ketika Anda bisaBangun Template InUDN Task Manager. ?

3. Otomasi menghubungkan sistem bersama

Rata-rata perusahaan sekarang menggunakan lebih dari 900 aplikasi cloud untuk mengelola prosesnya, dan 59% pekerja mengatakan jumlah alat yang mereka gunakan untuk bekerja telah meningkat pada tahun lalu,Menurut Symantec. .

Sementara ledakan perangkat lunak-AS-A-Service (SaaS) memiliki organisasi lebih efisien bila dibandingkan dengan satu dekade yang lalu, jumlah opsi yang sekarang dapat menyebabkan penurunan produktivitas.

"Fragmentasi alur kerja mengarah pada pekerja menghabiskan lebih banyak waktu mencari, dan menggabungkan, informasi daripada benar-benar bekerja," kata Andrew Filev, "UDN Task Manager.CEO.

Teknologi baru dibuat untuk membantu karyawan bekerja lebih pintar, tetapi karena alat tidak ada dalam ruang hampa, mereka hanya membantu ketika mereka berintegrasi satu sama lain dan membebaskan data pekerjaan Anda dari silo. Jika karyawan menghabiskan waktu mencari informasi, atau menyalin informasi ke alat yang berbeda, atau bahkan beralih antar aplikasi, semua kenaikan hilang.

"Saya memprediksi bahwa otomatisasi akan memainkan peran penting dalam membantu menerapkannya dan mengintegrasikan banyak alat SaaS pada bulan-tahun mendatang," kata Filev. "Ketika informasi dan data yang tepat tetap dapat diakses oleh semua orang, dari mana saja, tenaga kerja Anda dapat benar-benar bekerja lebih pintar dan tidak lebih keras. Tetapi ketika data sutra, dan ketika aplikasi kami tidak bekerja bersama, teknologi tidak dapat melakukan tugasnya."

Misalnya, di San Francisco Chronicle, Paul de Leon dan tim desainernya mengatur aset kreatif mereka (Photoshop dan Indesign Files) di Dropbox. Kemudian mereka gunakanUDN Task Manager.untuk mengelola alur kerja, melampirkan aset tersebut ke tugas dan proyek yang relevan, berkat integrasi asli dalamUDN Task Manager. .

Adabanyak alat ituUDN Task Manager.terintegrasi dengan, dari Gmail ke Salesforce ke JIRA untuk mengendur. Intinya adalah bahwa alat otomasi Anda harus bekerja dengan baik dengan tumpukan teknologi Anda yang ada untuk memaksimalkan nilainya.

4. Otomasi Streamline Umpan Balik

Area di mana manajemen proyek biasanya berjalan ke bottleneck dan penundaan adalah proses peninjauan. Komunikasi salah tempat, pemangku kepentingan tidak menyadari proyek sedang menunggu persetujuan mereka, dan berbagai versi hasil dilampirkan pada beberapa utas email.

Manajer proyek cerdas menggunakan otomatisasi untuk mengoptimalkan proses ini sehingga semua persetujuan diberitahukan, mereka perlu meninjau sesuatu. Dan ketika umpan balik diberikan, penerima aslinya menerima semuanya di satu tempat, terorganisir secara kronologis.

De Leon menceritakan bagaimana mereka digunakan untuk melakukannya di San Francisco Chronicle: "Editor salinan akan mencetak PDF, mengambil penanda merah, menulis komentarnya, memindai, dan kemudian mengirimkannya kembali kepada saya."

Saat ini, timnya menangkap komentar langsung di dalam PDF diUDN Task Manager.. Dan desainernya diperingatkan secara otomatis bahwa aset telah ditinjau. Umpan balik dan persetujuan jelas dan dicap waktu. Dan ada jauh lebih sedikit buang-buangnya.