Πώς εμπειρογνωμόνων Διαχειριστές Έργων Αποκτήστε εκπληκτικά αποτελέσματα με Αυτοματισμού

Όταν αμέτρητες ώρες έχουν ακούραστα αφιερωμένο στην αέργο, Ο καθένας έχει ριζοβολία για την επιτυχία της. Μερικές φορές, όταν είναι τόσο επιτυχής, όλη αυτή η σκληρή δουλειά είναι μόνο η αρχή.

Στην περίπτωση της Airbnb, Η έναρξη της χαρακτηριστικό τους Εμπειρίες ταξίδι ήταν μια επιτυχία. Θα έκανε το ντεμπούτο του ένα μοναδικό τρόπο για να δείτε τις νέες θέσεις, προσφέροντας πρόσβαση σε τοπικές δραστηριότητες και τοπικούς οδηγούς σε 12 πόλεις. CEO Brian Chesky ήταν τόσο εντυπωσιασμένος, ήθελε να το προσφέρει σε 50 πόλεις σε όλο τον κόσμο. Πράγμα που σημαίνει τετραπλασιασμό τις εμπειρίες και την παραγωγή χιλιάδες περιουσιακά στοιχεία - φωτογραφίες, ρυμουλκούμενα βίντεο και αφίσες.

Κλιμάκωση της παραγωγής, διατηρώντας παράλληλα μια συνεπή μάρκα και υψηλήςποιότηταπαρουσίασε μια άλλη πρόκληση. Αυτό θα είχε ως αποτέλεσμα την καλύτερη συνεργασία με τις 3 ομάδες παραγωγής ήδη στην εργασία και τη μικρή ομάδα των συντονιστών Εμπειρίες Trip.

Δημιουργική Διευθυντής Παραγωγής Χουν Κιμ αποφάσισε η ομάδα δεν μπορούσε πλέον να αναβαθμίσουν το έργο αυτό, χρησιμοποιώντας το τεράστιο υπολογιστικό φύλλο που χρησιμοποιείται για τις πρώτες 12 πόλεις.

«Ήταν συνεχώς συντρίβοντας“ είπε ο Κιμ.”Οι άνθρωποι κατέληξαν να δημιουργούν αντίγραφα του εγγράφου για να ασχοληθεί με το δικό τους μικρό κόσμο των δεδομένων, η οποία έγινε γρήγορα ξεπερασμένες, δεδομένου ότι δεν συνδέθηκαν με το αρχικό έγγραφο. Υπήρχαν τεράστιες ποσότητες σύγχυση. Ξέραμε ότι δεν ήταν η λύση.»

Χρειαζόταν έναν τρόπο να αυτοματοποιήσει τις προσπάθειές τους ώστε να μπορούν να αναβαθμίσουνδιαχείριση έργουκαι επαναλάβετε τις επιτυχίες των πρώτων 12 πόλεις τους.

Γιατί αυτοματισμού σημασία για τη διαχείριση του έργου

Τι είναι η αυτοματοποίηση του έργου? Στον πυρήνα της, η αυτοματοποίηση είναι για την επίλυση ενός προβλήματος και τη μείωση των σφαλμάτων με αξιόπιστα την εκφόρτωση χειρωνακτική εργασία γίνεται από έναν άνθρωπο σε ένα μηχάνημα. Ο στόχος είναι η μείωση χρονοβόρα, επαναλαμβανόμενη, και των συνήθων εργασιών, και να μεγιστοποιήσει την επαναληψιμότητα και την προβλεψιμότητα των αποτελεσμάτων.

Ο φόβος της αυτοματοποίησης πηγάζει από την εσφαλμένη πεποίθηση ότι αγκαλιάζει την αυτοματοποίηση θα κάνει τα ανθρώπινα θέσεις εργασίας ξένα. Ωστόσο, αυτοματοποίηση στον τομέα της διαχείρισης του έργου κάνει ακριβώς το αντίθετο. Με την αυτοματοποίηση εργασιών που είναι κουραστική και επαναλαμβανόμενη, είστεαπελευθερώνοντας χρόνο για την εργασία που δεν μπορεί να αυτοματοποιηθεί- όπως η καινοτομία και η δημιουργικότητα.

Πώς αυτοματισμού ενισχύει τη διαχείριση του έργου

1. Αυτοματοποίηση βοηθά τις προσπάθειες κλίμακας

Smart έργουδιαχειριστές χρησιμοποιούν τη δύναμη του αυτοματισμού για να αυξηθεί τις ομάδες τους, τα σχέδιά τους, την παραγωγή τους - χωρίς να χρειάζεται να διπλασιάσει τον αριθμό απασχολούμενων τους.

Στο Airbnb, Χουν Κιμ επενδύσει χρόνο και προσπάθεια στην έρευνα το κατάλληλο λογισμικό διαχείρισης του έργου. Χρειαζόταν ένα εργαλείο εργασίας που θα επιτρέψει στην ομάδα του να δει το έργο που επιτελείται σε όλη την υδρόγειο.

Σε UDN Task Manager, Η ομάδα τους, που κατασκευάζονται και αναπτύσσονται προσαρμοσμένες ροές εργασιών για κάθε εμπειρία ταξιδιού, που τους επιτρέπει να παρακολουθούν την παραγωγή των στοιχείων του ενεργητικού. Αλλά ακόμα καλύτερα, η άνευ προηγουμένου προβολή σε παραγωγή σε όλη την υδρόγειο τους έδωσε έναν τρόπο να αναβαθμίσουν και να διατηρήσει την υψηλή ποιότητα του έργου τους.

«Με όλα όσα περιλαμβάνονται στοUDN Task Manager«Kim είπε:» Ήμασταν σε θέση να μόχλευσηςUDN Task Managerλειτουργικότητα «s για την αύξηση της ποιότητας των στοιχείων του ενεργητικού μας σε όλους τους τομείς, σιγουρευτείτε ότι ήταν συνεπείς, και επίσης να δείτε πού ήμασταν να είναι αποτελεσματική.»

Δείτε όλη τη συνέντευξη μας με την ομάδα Airbnb:

2. Αυτοματοποίηση offloads busywork

Smart διαχειριστές του έργου επιτρέπουν αυτοματοποιημένα εργαλεία τους για να κάνουν το ταπεινωτικές εργασίες της ανάθεσης εισιτηρίων εργασίας ή αποστολή ενημερώσεις κατάστασης, έτσι ώστε να μπορεί να επικεντρωθεί σε πιο πολύτιμο εργασίες. Τέτοια είναι η περίπτωση της San Francisco Chronicle.

ο San Francisco Chronicleείναι μία από τις 10 μεγαλύτερες ημερήσιες εφημερίδες στις Ηνωμένες Πολιτείες. Όπως κάθε μεγάλη διοργάνωση, δημιουργική ομάδα σχεδιασμού τμήμα μάρκετινγκ τους μεγάλωσε και άρχισε να παλεύει με ένα σύστημα αίτημα το οποίο δεν κατασκευάστηκε για την αποτελεσματική ανάθεση εργασιών σε πολλούς σχεδιαστές.

Graphic Designer Paul De Leon από κοινού: «Έπρεπε να ερευνήσει και να βρει αν υπάρχουν νέα έργα ή δεν υπάρχουν καθημερινές υπενθυμίσεις ή ειδοποιήσεις για μας εκείνη τη στιγμή, που έκανε σκληρό.».

Αντ 'αυτού, είχαν έναν συντονιστή που εισήλθε με μη αυτόματο τρόπο και αποχέτευση αιτημάτων που έρχονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα έντυπα της Google σε ένα μόνο υπολογιστικό φύλλο.

Όταν ψάχνετε για μια καλύτερη λύση, το de Leon βρέθηκεUDN Task Manager, έναΕργαλείο διαχείρισης έργουΜε ενσωματωμένο αυτοματισμό που θα μπορούσε να διαχειριστεί τα εισερχόμενα αιτήματα αποστέλλοντάς τους σε όλους τους σχεδιαστές.UDN Task ManagerΤώρα επίσης αυτόματα ειδοποιεί αυτόματα τους αιτούντες οποιασδήποτε αλλαγής στην κατάσταση των αιτημάτων σχεδιασμού τους.

Προστέθηκε μπόνους:Περίπου το 40% της δουλειάς της ομάδας διοικείται από αντίστοιχα πρότυπα.Γιατί να ανακαλύψετε τον τροχό όταν μπορείτεΔημιουργήστε πρότυπα στοUDN Task Manager ?

3. Η αυτοματοποίηση συνδέει τα συστήματα μαζί

Η μέση επιχείρηση χρησιμοποιεί τώρα πάνω από 900 εφαρμογές σύννεφων για τη διαχείριση των διαδικασιών του και το 59% των εργαζομένων λένε ότι ο αριθμός των εργαλείων που χρησιμοποιούν για την εργασία αυξήθηκαν κατά το παρελθόν έτος,Σύμφωνα με τη Symantec .

Ενώ αυτή η έκρηξη των εργαλείων λογισμικού AS-A-Service (SaaS) έχει κάνει τους οργανισμούς πιο αποτελεσματικούς σε σύγκριση με μια δεκαετία πριν, ο τεράστιος αριθμός επιλογών μπορεί τώρα να οδηγήσει σε μείωση της παραγωγικότητας.

"Ο κατακερματισμός της ροής εργασίας οδηγεί σε εργαζόμενους που ξοδεύουν περισσότερο χρόνο ψάχνοντας και συγκεντρώνοντας πληροφορίες από ό, τι στην πραγματικότητα εργάζονται", λέει ο Andrew FileV,UDN Task ManagerΔιευθύνων Σύμβουλος.

Οι νέες τεχνολογίες δημιουργούνται για να βοηθήσουν τους υπαλλήλους να λειτουργούν πιο έξυπνα, αλλά επειδή τα εργαλεία δεν υπάρχουν σε κενό, είναι μόνο χρήσιμοι όταν ενσωματώνουν μεταξύ τους και να απελευθερώσουν τα δεδομένα εργασίας σας από τα σιλό. Εάν οι υπάλληλοι ξοδεύουν χρόνο την αναζήτηση πληροφοριών ή αντιγράφοντας πληροφορίες σε ένα διαφορετικό εργαλείο, ή ακόμα και στην εναλλαγή μεταξύ των εφαρμογών, όλα τα κέρδη χάνονται.

"Προβλέπω ότι η αυτοματοποίηση θα διαδραματίσει καθοριστικό ρόλο στην εφαρμογή και την ενσωμάτωση πολλών εργαλείων SAAS τους μήνες και τα επόμενα χρόνια", λέει ο Filev. "Όταν οι πληροφορίες και τα σωστά δεδομένα παραμένουν προσβάσιμα σε όλους, από οπουδήποτε, το εργατικό δυναμικό σας μπορεί πραγματικά να λειτουργήσει πιο έξυπνο και όχι πιο δύσκολο. Αλλά όταν τα δεδομένα στερεώνονται, και όταν οι εφαρμογές μας δεν συνεργάζονται, η τεχνολογία δεν μπορεί να κάνει τη δουλειά του."

Για παράδειγμα, στο Chronicle του Σαν Φρανσίσκο, ο Paul de Leon και η ομάδα των σχεδιαστών του οργανώνουν τα δημιουργικά τους στοιχεία ενεργητικού (Photoshop και InDesign αρχεία) στο Dropbox. Στη συνέχεια, χρησιμοποιούνUDN Task ManagerΓια τη διαχείριση των ροών εργασίας, η τοποθέτηση των εν λόγω περιουσιακών στοιχείων στα σχετικά καθήκοντα και τα έργα, χάρη σε μια εγγενή ολοκλήρωση εντόςUDN Task Manager .

Υπάρχουνπολλά άλλα εργαλεία πουUDN Task Managerενσωματώνεται με, από το Gmail μέχρι τις πωλήσεις στο Jira να χαλαρώσετε. Το σημείο είναι ότι το εργαλείο αυτοματοποίησης πρέπει να λειτουργεί καλά με την υπάρχουσα τεχνολογική σας στοίβα για να μεγιστοποιήσετε την αξία του.

4. Η αυτοματοποίηση βελτιώνει την ανατροφοδότηση

Μια περιοχή όπου η διαχείριση του έργου συνήθως βρίσκεται σε σημεία συμφόρησης και καθυστερήσεις είναι η διαδικασία αναθεώρησης. Οι επικοινωνίες αποχωρούνται, οι ενδιαφερόμενοι δεν συνειδητοποιούν το έργο που περιμένει την έγκρισή τους και διάφορες εκδόσεις παραδοτέων συνδέονται με πολλαπλά κλωστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Οι διαχειριστές Smart Project χρησιμοποιούν αυτοματοποίηση για τη βελτιστοποίηση αυτής της διαδικασίας, ώστε όλοι να ειδοποιηθούν όλοι οι εγκρίσεις που χρειάζονται για να επανεξετάσουν κάτι. Και όταν δίνεται ανατροφοδότηση, οι αρχικοί εκχωρητές λαμβάνουν όλα σε ένα μέρος, οργανωμένο χρονολογικά.

Ο De Leon αναφέρει πώς το έκαναν στο San Francisco Chronicle: "Ένας επεξεργαστής αντιγραφής θα εκτυπώσει το PDF, να πάρει ένα κόκκινο δείκτη, να γράψει τα σχόλιά του, να το σαρώσει και στη συνέχεια να το στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πίσω σε μένα."

Σήμερα, η ομάδα του καταγράφει τα σχόλια απευθείας μέσα στο PDF στοUDN Task Manager. Και οι σχεδιαστές του ειδοποιούνται αυτόματα ότι έχει αναθεωρηθεί ένα περιουσιακό στοιχείο. Τα σχόλια και οι εγκρίσεις είναι σαφείς και χρονοδιαγράμματα. Και υπάρχουν πολύ λιγότερα απόβλητα.

Τι μπορεί να κάνει η αυτοματοποίηση για εσάς;

Στο τέλος, οι διαχειριστές Smart Project δεν φοβούνται την αυτοματοποίηση. Αντίθετα, το ασκούν να κάνουν τα εξής:

Πώς χρησιμοποιείτε τον πλούτο του αυτοματισμού που έχει στη διάθεσή σας; Ενημερώστε μας στα σχόλια.

Για περαιτέρω ανάγνωση σχετικά με την αυτοματοποίηση, ελέγξτε τα άρθρα αυτά: