Come i gestori di progetti esperti ottengono risultati potenti con l'automazione

Quando le innumerevoli ore sono state instancabilmente dedicate a aprogetto, il tifo di tutti per il suo successo. A volte quando è così riuscito, tutto quel duro lavoro è solo l'inizio.

Nel caso di Airbnb, il lancio della loro caratteristica di esperienze di viaggio è stato un successo. Hanno debuttato un modo unico per vedere nuovi posti offrendo l'accesso alle attività locali e alle guide locali in 12 città. CEO Brian Chesky è stato così impressionato, voleva offrirlo a 50 città in tutto il mondo. Che significava quadruplicare le esperienze e la produzione di migliaia di beni - foto, rimorchi video e poster.

Produzione di ridimensionamento pur mantenendo un marchio coerente e altoqualitàha presentato un'altra sfida. Comprenderebbe una migliore collaborazione dei 3 team di produzione già al lavoro e il piccolo team di Trip Esperienze dei coordinatori.

Creative Production Manager Hoon Kim ha deciso che il team non potrebbe più ridimensionare questo progetto utilizzando il massiccio foglio di calcolo che hanno usato per le prime 12 città.

"È stato costantemente schiantato," disse Kim. "La gente ha finito per creare duplicati del Doc per affrontare il proprio piccolo mondo di dati, che divenne rapidamente obsoleto poiché non erano collegati al documento originale. C'erano enormi quantità di confusione. Sapevamo che non era la soluzione. "

Avevano bisogno di un modo per automatizzare i loro sforzi in modo da poter ridimensionaregestione di progettoe ripetere i successi delle loro prime 12 città.

Perché l'automazione è importante per la gestione del progetto

Qual è l'automazione del progetto? Alla sua nucleo, l'automazione riguarda la risoluzione di un problema e riducendo l'errore da scaricare in modo affidabile il lavoro manuale svolto da un umano a una macchina. L'obiettivo è ridurre il lavoro che richiede tempo, ripetitivo e di routine e per massimizzare la ripetibilità e la prevedibilità dei risultati.

La paura dell'automazione deriva dalla falsa convinzione che abbraccia l'automazione renderebbe i lavori umani estranei. Tuttavia, l'automazione nella gestione del progetto ha l'esatto opposto. Automatizzare il lavoro che è noioso e ripetitivo, lo seiliberazione del tempo per il lavoro che non può essere automatizzato- come l'innovazione e la creatività.

Come l'automazione amplifica la gestione del progetto

1. L'automazione aiuta a scalare gli sforzi

Progetto intelligenteI manager utilizzano il potere dell'automazione per far crescere le loro squadre, i loro progetti, il loro output - senza bisogno di raddoppiare il loro organico.

A Airbnb, Hoon Kim ha investito il tempo e lo sforzo nella ricerca del giusto software di gestione del progetto. Aveva bisogno di uno strumento di lavoro che consentirebbe al suo team di vedere il lavoro svolto in tutto il mondo.

NelUDN Task Manager., il loro team ha costruito e implementato flussi di lavoro personalizzati per ogni esperienza di viaggio, consentendo loro di monitorare la produzione di beni. Ma ancora meglio, la visibilità senza precedenti nella produzione in tutto il mondo ha dato loro un modo per scalare e sostenere l'alta qualità del loro lavoro.

"Con tutto contenuto inUDN Task Manager.", Ha detto Kim," siamo stati in grado di sfruttareUDN Task Manager.La funzionalità per aumentare la qualità dei nostri beni di fronte al tabellone, assicurarsi che fossero coerenti e vedere anche dove eravamo efficienti. "

Dai un'occhiata al nostro colloquio completo con il team Airbnb:

2. Automation Offloads Busywork

I gestori dei progetti intelligenti consentono ai loro strumenti automatizzati di fare il lavoro meniale di assegnare i biglietti del lavoro o l'invio degli aggiornamenti di stato, in modo che possano concentrarsi su compiti più preziosi. Tale è il caso con la cronaca di San Francisco.

Il San Francisco Chronicle.È uno dei 10 maggiori quotidiani quotidiani negli Stati Uniti. Come ogni grande organizzazione, il team di design creativo del reparto marketing è cresciuto e ha iniziato a lottare con un sistema di richiesta che non è stato costruito per assegnare in modo efficiente il lavoro a più progettisti.

Graphic Designer Paul de Leon condiviso: "Abbiamo dovuto indagare e trovare se ci fossero nuovi progetti o no. Non c'erano promemoria o notifiche giornaliere per noi in quel momento, il che ha reso difficile".

Invece, avevano un coordinatore che ha inserito manualmente e de-duplicati richieste che entrano via e-mail e le loro forme di google in un singolo foglio di calcolo.

Quando cerchi una soluzione migliore, De Leon trovatoUDN Task Manager, unStrumento di gestione del progettoCon automazione integrata che potrebbe gestire le richieste in entrata inviandolo a tutti i progettisti.UDN Task ManagerOra inoltre avvisa automaticamente i richiedenti di alcuna modifica nello stato delle loro richieste di progettazione.

Bonus aggiunto:Circa il 40% del lavoro della squadra è gestito dai modelli duplicati.Perché reinventare la ruota quando puoiCostruisci modelli in.UDN Task Manager ?

3. L'automazione collega i sistemi insieme

L'impresa media utilizza ora oltre 900 applicazioni cloud per gestire i suoi processi e il 59% dei lavoratori affermano che il numero di strumenti che utilizzano al lavoro sono aumentati nell'ultimo anno,Secondo Symantec. .

Mentre questa esplosione di strumenti software-AS-A-Service (SAAS) ha reso le organizzazioni più efficienti rispetto a un decennio fa, il numero trasparente di opzioni può ora portare a un calo della produttività.

"La frammentazione del flusso di lavoro porta ai lavoratori che trascorre più tempo a cercare, e aggregando, informazioni che effettivamente funzionanti", afferma Andrew Filev,UDN Task ManagerAMMINISTRATORE DELEGATO.

Le nuove tecnologie sono create per aiutare i dipendenti a lavorare in modo più intelligente, ma poiché gli strumenti non esistono in un vuoto, sono utili solo quando si integrano tra loro e liberano i tuoi dati di lavoro da Silos. Se i dipendenti trascorrono il loro tempo alla ricerca di informazioni o copiando informazioni su uno strumento diverso, o addirittura attivando tra app, tutti i guadagni sono persi.

"Prevedo che l'automazione svolgerà un ruolo cruciale nell'aiutando a implementare e integrare più strumenti SaaS nei mesi e negli anni a venire", dice Filev. "Quando le informazioni e i dati giusti rimangono accessibili a tutti, da qualsiasi luogo, la forza lavoro può veramente lavorare in modo più intelligente e non più difficile. Ma quando i dati vengono sciusi, e quando le nostre applicazioni non funzionano insieme, la tecnologia non può fare il suo lavoro."

Ad esempio, presso il San Francisco Chronicle, Paul de Leon e il suo team di designer organizzano i loro beni creativi (file di Photoshop e InDesign) in Dropbox. Quindi usanoUDN Task ManagerPer gestire i flussi di lavoro, allegando tali beni alle attività e ai progetti pertinenti, grazie a un'integrazione nativa all'internoUDN Task Manager .

Ci sonomolti altri strumenti cheUDN Task ManagerSi integra con, da Gmail a Salesforce a Jira a allentare. Il punto è che il tuo strumento di automazione deve funzionare bene con il tuo stack tecnologico esistente per massimizzare il suo valore.

4. Automazione Streamlines Feedback

Un'area in cui tipicamente la gestione dei progetti è in formato di bottiglia e ritardi è il processo di revisione. Le comunicazioni vengono spostate, le parti interessate non si rendono conto che il progetto è in attesa della loro approvazione e varie versioni di risultati sono allegate a più thread e-mail.

I gestori dei progetti intelligenti utilizzano automazione per ottimizzare questo processo in modo che tutti gli approver siano notificati di cui hanno bisogno per rivedere qualcosa. E quando viene dato il feedback, gli assegnatari originali ricevono tutto in un posto, organizzato cronologicamente.

De Leon racconta il modo in cui lo facessero al San Francisco Chronicle: "Un editor di copia stampare il PDF, prendi un marker rosso, scrivi i suoi commenti, scansionalo, e quindi e-mail a me."

Al giorno d'oggi, la sua squadra cattura i commenti direttamente all'interno del PDF inUDN Task Manager. E i suoi progettisti sono avvisati automaticamente che un'attività è stata rivista. Feedback e approvazioni sono chiari e timbrati. E c'è molto meno spreco tutto intorno.

Cosa può fare automazione per te?

Alla fine, i gestori dei progetti intelligenti non hanno paura dell'automazione. Invece, lo maneggiano per fare quanto segue:

Come stai usando la ricchezza dell'automazione a tua disposizione? Fateci sapere nei commenti.

Per ulteriori letture sull'automazione, dai un'occhiata a questi articoli: