ผู้จัดการโครงการผู้เชี่ยวชาญได้รับผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพด้วยระบบอัตโนมัติ

เมื่อชั่วโมงนับไม่ถ้วนทุ่มเทอย่างไม่รู้จักเหน็ดเหนื่อยโครงการทุกคนหยั่งรากเพื่อความสำเร็จ บางครั้งเมื่อมันประสบความสำเร็จมากการทำงานหนักทั้งหมดนั้นเป็นเพียงจุดเริ่มต้น

ในกรณีของ Airbnbการเปิดตัวประสบการณ์การเดินทางของพวกเขาคุณลักษณะของพวกเขาประสบความสำเร็จ พวกเขาเปิดตัววิธีที่ไม่เหมือนใครในการดูสถานที่ใหม่ ๆ โดยเสนอการเข้าถึงกิจกรรมท้องถิ่นและมัคคุเทศก์ใน 12 เมือง CEO Brian Chesky ประทับใจมากเขาต้องการเสนอให้กับ 50 เมืองทั่วโลก ซึ่งหมายถึงสี่เท่าของประสบการณ์และการผลิตสินทรัพย์หลายพันรายการ - ภาพถ่าย, รถพ่วงวิดีโอและโปสเตอร์

การผลิตการปรับขนาดในขณะที่รักษาแบรนด์ที่สอดคล้องกันและสูงคุณภาพนำเสนอความท้าทายอีกประการหนึ่ง มันจะนำไปสู่การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นโดยทีมผู้ผลิต 3 ทีมที่ทำงานและทีมผู้ประสานงานประสบการณ์การเดินทางขนาดเล็ก

ผู้จัดการฝ่ายผลิตที่สร้างสรรค์ Hoon Kim ตัดสินใจว่าทีมจะไม่สามารถขยายโครงการนี้ได้อีกต่อไปโดยใช้สเปรดชีตขนาดใหญ่ที่ใช้สำหรับ 12 เมืองแรก

"มันล้มเหลวอย่างต่อเนื่อง" คิมกล่าว "ผู้คนจบลงด้วยการสร้างรายการที่ซ้ำกันของเอกสารเพื่อจัดการกับโลกเล็ก ๆ ของพวกเขาเองซึ่งเริ่มล้าสมัยอย่างรวดเร็วเนื่องจากพวกเขาไม่ได้เชื่อมต่อกับเอกสารต้นฉบับ มีความสับสนจำนวนมาก เรารู้ว่ามันไม่ใช่วิธีแก้ปัญหา "

พวกเขาต้องการวิธีการทำให้ความพยายามเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อให้พวกเขาสามารถขยายขนาดได้การจัดการโครงการและทำซ้ำความสำเร็จของ 12 เมืองแรกของพวกเขา

ทำไมการทำงานอัตโนมัติถึงการจัดการโครงการ

ผู้จัดการงาน UDNแปลงงานของคุณด้วยคุณสมบัติชั้นนำของอุตสาหกรรม

ระบบอัตโนมัติของโครงการคืออะไร? ที่หลักระบบอัตโนมัติกำลังจะแก้ปัญหาและลดข้อผิดพลาดโดยการทำงานด้วยตนเองที่เชื่อถือได้โดยมนุษย์กับเครื่อง เป้าหมายคือการลดการใช้งานซ้ำการทำซ้ำและกิจวัตรประจำวันและเพื่อเพิ่มความสามารถในการทำซ้ำและการคาดการณ์ได้สูงสุด

ความกลัวของระบบอัตโนมัติเกิดจากความเชื่อที่ผิด ๆ ว่าการโอบกอดระบบอัตโนมัติจะทำให้งานมนุษย์ภายนอก อย่างไรก็ตามระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการทำสิ่งที่ตรงกันข้ามที่แน่นอน โดยการทำงานอัตโนมัติที่น่าเบื่อและซ้ำซากคุณเวลาทำงานที่ไม่สามารถทำได้อัตโนมัติ- เหมือนนวัตกรรมและความคิดสร้างสรรค์

วิธีการช่วยขยายการบริหารโครงการอัตโนมัติ

1. ระบบอัตโนมัติช่วยปรับขนาด

โครงการอัจฉริยะผู้จัดการใช้พลังของระบบอัตโนมัติเพื่อขยายทีมของพวกเขาโครงการผลผลิตของพวกเขา - โดยไม่จำเป็นต้องเพิ่มจำนวนพนักงานสองเท่า

ที่ Airbnb, Hoon Kim ลงทุนเวลาและความพยายามในการค้นคว้าซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสม เขาต้องการเครื่องมือทำงานที่จะช่วยให้ทีมของเขาเห็นงานที่ทำทั่วโลก

ใน ผู้จัดการงาน UDNทีมของพวกเขาสร้างและปรับใช้เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองสำหรับประสบการณ์การเดินทางทุกครั้งทำให้พวกเขาสามารถติดตามการผลิตสินทรัพย์ แต่ยิ่งไปกว่านั้นการมองเห็นที่ไม่เคยมีมาก่อนในการผลิตทั่วโลกทำให้พวกเขามีวิธีในการปรับขนาดและรักษาคุณภาพการทำงานที่สูง

"ทุกอย่างที่มีอยู่ในผู้จัดการงาน UDN"คิมกล่าวว่า" เราสามารถใช้ประโยชน์ได้ผู้จัดการงาน UDNฟังก์ชันการทำงานของสินทรัพย์ของเราในการเพิ่มคุณภาพของทรัพย์สินของเราให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องและดูว่าเรามีประสิทธิภาพอยู่ที่ไหน "

ตรวจสอบการสัมภาษณ์เต็มของเรากับทีม Airbnb:

2. Offloads อัตโนมัติยุ่ง

ผู้จัดการโครงการอัจฉริยะอนุญาตให้เครื่องมืออัตโนมัติของพวกเขาทำงานในมือถือในการมอบหมายตั๋วงานหรือส่งการอัปเดตสถานะเพื่อให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีค่ามากขึ้น เช่นกรณีที่มีพงศาวดารซานฟรานซิสโก

ที่ซานฟรานซิสโกพงศาวดารเป็นหนึ่งใน 10 หนังสือพิมพ์รายวันที่ใหญ่ที่สุดในสหรัฐอเมริกา เช่นเดียวกับองค์กรขนาดใหญ่ทีมงานออกแบบสร้างสรรค์ของฝ่ายการตลาดของพวกเขาเติบโตขึ้นและเริ่มต่อสู้กับระบบการร้องขอที่ไม่ได้สร้างขึ้นเพื่อมอบหมายงานให้กับนักออกแบบหลายคนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นักออกแบบกราฟิก Paul de Leon แชร์: "เราต้องตรวจสอบและค้นหาว่ามีโครงการใหม่หรือไม่ไม่มีการแจ้งเตือนรายวันหรือการแจ้งเตือนสำหรับเราในเวลานั้นซึ่งทำให้มันยาก"

แต่พวกเขามีผู้ประสานงานที่ป้อนด้วยตนเองและการร้องขอ De-Duped ที่เข้ามาในอีเมลและ Google แบบฟอร์มของพวกเขาในสเปรดชีตเดียว

เมื่อมองหาทางออกที่ดีกว่า De Leon พบผู้จัดการงาน UDN , เครื่องมือการจัดการโครงการด้วยระบบอัตโนมัติในตัวที่สามารถจัดการคำขอขาเข้าโดยส่งไปยังนักออกแบบทุกคนผู้จัดการงาน UDNตอนนี้ยังแจ้งผู้ร้องขอการเปลี่ยนแปลงสถานะของการร้องขอการออกแบบโดยอัตโนมัติ

เพิ่มโบนัส:ประมาณ 40% ของงานของทีมได้รับการจัดการโดยแม่แบบซ้ำทำไมเหวี่ยงล้อเมื่อคุณทำได้สร้างเทมเพลตในผู้จัดการงาน UDN ?

3. ระบบอัตโนมัติเชื่อมต่อระบบเข้าด้วยกัน

ตอนนี้องค์กรโดยเฉลี่ยใช้แอปพลิเคชันคลาวด์มากกว่า 900 แอปพลิเคชันเพื่อจัดการกระบวนการและ 59% ของคนงานที่บอกจำนวนเครื่องมือที่ใช้ในการทำงานเพิ่มขึ้นในปีที่ผ่านมาตาม Symantec .

ในขณะที่การระเบิดของเครื่องมือซอฟต์แวร์ AS-A-A-Service (SaaS) ทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อเทียบกับทศวรรษที่ผ่านมาจำนวนตัวเลือกที่แท้จริงอาจนำไปสู่การลดลงของผลผลิต

"การกระจายตัวของเวิร์กโฟลว์นำไปสู่คนงานใช้เวลาในการค้นหาและรวบรวมข้อมูลมากกว่าการทำงานจริง" Andrew Filev กล่าวผู้จัดการงาน UDNผู้บริหารสูงสุด.

เทคโนโลยีใหม่ถูกสร้างขึ้นเพื่อช่วยให้พนักงานทำงานอย่างชาญฉลาด แต่เนื่องจากเครื่องมือไม่มีอยู่ในสุญญากาศพวกเขามีประโยชน์เพียงอย่างเดียวเมื่อพวกเขารวมเข้ากับอีกคนหนึ่งและปลดปล่อยข้อมูลงานของคุณจากไซโล หากพนักงานใช้เวลาในการค้นหาข้อมูลหรือคัดลอกข้อมูลไปยังเครื่องมืออื่นหรือแม้กระทั่งการสลับระหว่างแอปที่ได้รับผลกำไรทั้งหมดจะหายไป

"ฉันคาดการณ์ว่าระบบอัตโนมัติจะมีบทบาทสำคัญในการช่วยให้ใช้งานและรวมเครื่องมือ SaaS หลายอย่างในช่วงหลายเดือนและปีที่ผ่านมา" Fileev กล่าว "เมื่อข้อมูลและข้อมูลที่ถูกต้องยังคงสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่พนักงานของคุณสามารถทำงานอย่างชาญฉลาดและไม่ยาก แต่เมื่อข้อมูลถูก seled และเมื่อแอปพลิเคชันของเราไม่ทำงานร่วมกันเทคโนโลยีไม่สามารถทำงานได้"

ตัวอย่างเช่นที่ San Francisco Chronicle, Paul de Leon และทีมนักออกแบบของเขาจัดสินทรัพย์สร้างสรรค์ (Photoshop และไฟล์ InDesign) ใน Dropbox จากนั้นพวกเขาใช้ผู้จัดการงาน UDNในการจัดการเวิร์กโฟลว์ให้แนบสินทรัพย์เหล่านั้นไปยังภารกิจและโครงการที่เกี่ยวข้องด้วยการรวมพื้นเมืองภายในผู้จัดการงาน UDN .

มี เครื่องมืออื่น ๆ อีกมากมายที่ผู้จัดการงาน UDNผสานจาก Gmail ไปยัง Salesforce ถึง Jira เพื่อหย่อน ประเด็นก็คือเครื่องมืออัตโนมัติของคุณต้องทำงานได้ดีกับสแต็กเทคโนโลยีที่มีอยู่เพื่อให้ได้ค่าสูงสุด

4. ระบบอัตโนมัติเพิ่มความคิดเห็น

พื้นที่ที่การจัดการโครงการมักจะทำงานเป็นคอขวดและความล่าช้าเป็นกระบวนการตรวจสอบ การสื่อสารได้รับการวางผิดที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่ทราบว่าโครงการกำลังรอการอนุมัติของพวกเขาและการส่งมอบรุ่นต่างๆที่แนบมากับเธรดอีเมลหลายรายการ

ผู้จัดการโครงการอัจฉริยะใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการนี้เพื่อให้การอนุมัติทั้งหมดได้รับการแจ้งเตือนว่าต้องทบทวนบางสิ่งบางอย่าง และเมื่อได้รับข้อเสนอแนะการมอบหมายต้นฉบับจะได้รับทั้งหมดในที่เดียวจัดเรียงตามลำดับเวลา

De Leon เล่าวิธีที่พวกเขาเคยทำที่ซานฟรานซิสโกพงศาวดาร: "บรรณาธิการคัดลอกจะพิมพ์ PDF เอาเครื่องหมายสีแดงเขียนความคิดเห็นของเขาสแกนมันแล้วส่งอีเมลกลับมาหาฉัน"

ทุกวันนี้ทีมของเขาจับความคิดเห็นโดยตรงภายใน PDF ในผู้จัดการงาน UDN. และนักออกแบบของเขาจะได้รับแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติว่าสินทรัพย์ได้รับการตรวจสอบแล้ว ข้อเสนอแนะและการอนุมัติมีความชัดเจนและประทับเวลา และมีขยะน้อยลงมาก