Ein kurzer Leitfaden für Kundenkommunikationsfähigkeiten

Ihr Ziel ist es, Ihre Kunden mit Stellar Service zu beeindrucken. Wie machst du das? Durch die Lieferung von Qualität Arbeit. Sie treffen Ihre Termine. Vielleicht bieten Sie ab und zu sogar ein Unternehmen Swag an.

Aber wenn es darum geht, positive Kundenbeziehungen wirklich zu schmieden, wissen Sie, dass alles auf eine Sache kommt: Ihre Kundenkommunikationsfähigkeiten.

Die Kommunikation ist der Schlüssel, aber das bedeutet nicht, dass es einfach ist. Glücklicherweise haben wir diesen Leitfaden zusammengezogen, um Ihnen bei Ihnen zu helfen Client-Beziehungsmanagement. und halten Sie Ihre Kunden informiert und glücklich.

Wer kommuniziert mit Kunden in Projekten?

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UDN-Task-Manager verwandelt Ihre Arbeit mit branchenführenden Funktionen

Wenn Sie Projekte für Ihre Kunden abschließen, benötigen Sie jemanden, der als Brücke zwischen der Innenseite dient Projekt Team und Endkunde.

In den meisten Fällen wird das von einer Rolle namens A behandelt Client-Projektmanager . " Diese Rolle könnte vom tatsächlichen Projektmanager ausgefüllt werden, oder es kann in eine völlig getrennte Position ausgebrochen werden.

Diese Person wird mit dem Kunden über ihre Erwartungen und Feedback kommunizieren und diese Informationen anschließend an das Projektteam weiterleiten. Diese Position kann je nach Organisation unterschiedliche Namen haben, z. B. einem "Account Manager" oder sogar einem " Beziehungsmanager . "

Kundenkommunikation Best Practices für Projektmanager

Unabhängig davon, wer diese Rolle füllt, ist es wichtig, dass sie wissen, wie Sie mit Kunden erfolgreich kommunizieren können.

Welche Fragen stellen Sie möglicherweise einen Kunden, wenn Sie ein neues Projekt starten? ? Es ist wichtig, sorgfältig zu überlegen, wie Sie am besten mit Ihrem Kunden direkt am Jumping-Off-Punkt kommunizieren können. Schlechte Kommunikation ist eine der größten Gründe, warum Projekte versagen, und das gilt nicht nur für die Kommunikation innerhalb des Projektteams - Die Kommunikation mit Ihren Kunden ist genauso (wenn nicht mehr) wichtig.

Aber was müssen Projektmanager darüber wissen, wie Sie mit einem Kunden erfolgreich kommunizieren können? Hier sind fünf Tipps, um zu berücksichtigen.

1. Halten Sie die Kommunikation zentralisiert

Wir verbringen eine Tonne Zeit mit der Kommunikation. Forschung von McKinsey schätzt, dass der durchschnittliche Arbeiter schätzungsweise ausgibt 28% ihrer Arbeitswoche E-Mails allein verwalten.

Wenn Sie arbeiten professionelle Dienstleistungen Ihr Ziel ist es, das Leben Ihres Kunden einfacher zu gestalten, um ihre Teller nicht Stress und Pflichten hinzuzufügen.

Was bedeutet das für dich? Sie müssen die Kommunikation zentralisiert und stromlinienförmig halten. Alle Ihre Notizen, Statusaktualisierungen, Dateien, Entscheidungen und mehr sollten an einem Ort leben, sodass Kunden ermitteln können, was sie benötigen, ohne die Zeit zu verschwenden, um die Zeit in endlosen E-Mail-Threads oder -kommentaren zu graben.

Es gibt genügend von Projektmanagement und Client-Kommunikations-Tools. Das macht es leicht, alle diese Informationen zu speichern und sicherzustellen, dass nichts durch die Risse rutscht.

2. Gib ihnen eine Punktperson

Sie haben wahrscheinlich die "zu viele Köche in der Küche" klischee gehört, und dies kann unnötige Verwirrung für Ihre Kunden verursachen.

Sie sollten einen Kontaktpunkt haben (dies sollte das sein Client-Projektmanager ) Annäherung mit Fragen, Bedenken, Feedback und mehr.

Dies vertraut nicht nur das Vertrauen in Ihre Kunden und ermöglicht es ihnen, eine solide Beziehung mit jemandem in Ihrem internen Team aufzubauen, aber es hilft auch, die Dinge auf Ihrer Seite zu behalten. Sie müssen sich nicht um gemischte Nachrichten kümmern oder Bälle fallen lassen, da Sie nur eine Person haben, die die Eingabe von Ihrem Kunden empfängt.

3. Überspringen Sie die Branche Jargon

Ihre Kunden haben Sie wahrscheinlich eingestellt, weil sie in Ihrem Fokusbereich nicht viel Fachwissen oder Wissen haben. Das heißt, sie werden nicht mit vielen Branchen-Lingo- oder Akronymen vertraut sein, die gemeinsames Wissen für Sie sind.

Bemühen Sie sich, Dinge direkt und eindeutig anzugeben, ohne verwirrend Jargon zu verwenden. Diese komplexen Begriffe wolken nur Ihren Punkt, und sie sind nicht so offensichtlich, wie Sie vielleicht denken. In der Tat, 46% der Menschen Gib zu, dass sie Slang oder Jargon benutzt, ohne das alles zu verstehen, was es bedeutet.

Sie würden hassen, dass die Missverständnisse einfach passiert, nur weil Sie versucht haben, mit Ihrer Word-Wahl zu klug zu werden.

Im Zweifelsfall halten Sie es einfach. Wenn bestimmte Jargon unvermeidlich ist (

4. Legen Sie klare Erwartungen ein (und leben Sie ihnen)

Sie wissen, es gibt einen sicheren Weg, um Ihre Kunden unglücklich zu machen: Überpromise und Unterlieferung. Wenn Sie die Erwartungen Ihres Kunden nicht verwalten und erfüllen, negativ auf Ihre Kundenretention. (Dies ist eine große Herausforderung, die Agenturen und Dienstleistungsanbieter ist).

Um zu beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie Prozesse für Ihre Client-Engagements gebügelt haben. Dies sollte einen Client-Onboarding-Prozess, einen Projektprozess und einen sogar einem Client-Offboarding-Prozess einschließen, wenn Sie Projekte abschließen.

Sie sollten auch klare Erwartungen an die Kommunikation einstellen. Erhalten sie wöchentliche Berichte und Wickeln? Gibt es eine bestimmte Kommunikationsmethode, die am besten funktioniert? Geben Sie ihnen diese Informationen, damit Ihr Engagement so glatt wie möglich ist.

Seien Sie schließlich konservativ mit dem, was Sie Ihren Kunden garantieren. Erstellen Sie einen Puffer in Ihre Projektfristen und seien Sie realistisch über die Ergebnisse, die sie erwarten können. Schließlich hätten Sie viel lieber die Bar niedrig und übertreffen die Erwartungen, als auf hohe Versprechen zu stürzen.

5. Denken Sie daran, dass es eine Zwei-Wege-Straße ist

Wenn wir über Kommunikation nachdenken, ist es so leicht, nur unserer Seite zu denken - die Wörter, die wir sagen, und die Nachrichten, die wir senden. Das Zuhören ist jedoch noch wichtiger.

Das Zuhören ist nur ein Teil davon. Wenn Ihre Clients Feedback angeben, müssen Sie sich durchführen und umsetzen. Wenn Sie ihre Vorschläge nicht annehmen oder Anfragen berücksichtigen, werden Sie nicht löslich erscheinen und sogar ein wenig schlampig.

Wie oft sollten Sie mit einem Kunden kommunizieren?

Es gibt eine weitere wichtige Client-Kommunikationsregel, um zu berücksichtigen: Kommunizieren Sie regelmäßig. Ihre Kunden sollten nicht einfach von Ihnen zu Beginn und Ende eines Projekts hören - sie sollten während des gesamten Aufgaben auf dem Laufenden gehalten werden und Meilensteine erreichen.

Genau, was "häufig" bedeutet, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, z. B. Ihrer Beziehung und der Länge des Projekts. Ein zweiwöchiges Projekt wird wahrscheinlich eine regelmäßigere Kommunikation behaupten als eine, die beispielsweise Monate span ist.

Eine gute Faustregel ist jedoch, Ihre Kunden regelmäßig zu kontaktieren, einstellte Intervalle mit einer Zusammenfassung der Arbeit, die in dieser Woche getan wurde, und alle Berichte, die sie überprüfen können. Dies bietet Transparenz während des gesamten Projektprozesses, sodass sie sich nicht fragen müssen, ob eine Arbeit tatsächlich passiert.

Wie kommunizieren Sie mit Kunden in verschiedenen Zeitzonen?

Die Client-Kommunikation wird sogar schwelgerer, wenn sich Ihre Kunden in verschiedenen Zeitzonen befinden - insbesondere wenn diese Zeitzonen-Diskrepanzen bedeuten, dass Sie zu ähnlichen Zeiten nicht angemeldet sind.

Client-Kommunikationssoftware, die Ihre Agentur benötigt

Es gibt eine Reihe verschiedener Tools, mit denen Sie effektiv mit Clients kommunizieren können - von Instant Messaging-Plattformen bis hin zu kollaborativen Dokumenten.

Aber, Projektmanagement Software kann alle diese Boxen (und mehr) überprüfen. Mit UDN-Task-Manager , Sie können alle Ihre Projektaufgaben verwalten, den Fortschritt überwachen, Berichte generieren und alle Ihre Kommunikation zentralisieren.

UDN-Task-Manager Erlaubt auch, dass Sie einstellen Zugriffsrollen Das bedeutet, dass Sie Ihren Kunden den Zugang geben können, um ihre Projekte direkt innen zu behalten UDN-Task-Manager .

Bereit, Ihre Kundenkommunikationsfähigkeiten zu steigern, Ihre Beziehungen zu verbessern und Projekte weiter zu gewinnen. Beginnen Sie Ihre kostenlose Testversion von UDN-Task-Manager jetzt .