Pikaopas asiakkaan viestintätaitoihin

Tavoitteena on saada aikaan asiakkaitasi Stellar-palvelulla. Miten sinä teet tuon? Toimittamalla korkea-laatutyö. Tapaat määräajat. Ehkä voit jopa antaa yrityksen Swagin joka nyt ja sitten.

Mutta kun on kyse todella vääristää positiivisia asiakassuhteita, tiedät kaiken tulee takaisin yhteen asiaan: asiakkaan viestintätaidot.

Viestintä on avain, mutta se ei tarkoita sitä, että se on helppoa. Onneksi olemme vetäneet yhteen tämän oppaan auttamaan sinuaAsiakassuhteiden hallintaJa pidä asiakkaasi ajan tasalla ja onnelliseksi.

Kuka kommunikoi asiakkaiden kanssa hankkeissa?

Kun olet suorittanut projekteja asiakkaille, tarvitset jonkun palvelemaan sillan sisäisenhanketiimi ja loppukäyttäjä.

Useimmissa tapauksissa, joita käsitellään a "Client Project Manager. " Tämä rooli voi täyttää todellinen projektipäällikkö, tai se voidaan jakaa kokonaan erilliseen asentoon.

Tämä henkilö kommunikoi asiakkaan kanssa odotuksistaan ​​ja palautteestaan ​​ja relaa nämä tiedot projektitiimille. Tämä asema voi olla eri nimet riippuen organisaatiosta, kuten "tilinhallinta" tai jopa a "suhdejohtaja. "

Asiakasviestinnän parhaat käytännöt projektipäälliköille

Riippumatta siitä, kuka täyttää tämän roolin, on tärkeää, että he osaavat kommunikoida asiakkaiden kanssa onnistuneesti.

Mitä kysymyksiä voit pyytää asiakasta aloittaa uuden projektin? On tärkeää harkita huolellisesti, miten parhaiten kommunikoida asiakkaasi kanssa heti hyppyprosessissa.Huono kommunikointion yksi suurimmista syistä, miksi hankkeet epäonnistuvat, ja se ei vain koske viestintää projektiryhmässä - viestintä asiakkaiden kanssa on aivan yhtä (jos ei enemmän) tärkeä.

Mutta mitä projektipäälliköiden on tiedettävä siitä, miten kommunikoida asiakkaan kanssa menestyksekkäästi? Tässä on viisi vinkkiä pitää mielessä.

1. Pidä viestintä keskitetty

Vietämme tonnin aikaa kommunikointia. McKinseyn tutkimus arvioi, että keskimääräinen työntekijä viettää arvioidun28% heidän työviikonsaSähköpostin hallinta yksinään.

Kun työskenteletammatilliset palvelut, Tavoite on tehdä asiakkaiden elämästä helpompaa, eikä lisätä stressiä ja velvollisuudet niiden levyt.

Mitä tämä tarkoittaa sinulle? Sinun on pidettävä viestintä keskitetty ja virtaviivaistettu. Kaikki muistiinpanot, tilapäivitykset, tiedostot, päätökset ja paljon muuta pitäisi elää yhdessä paikassa, jotta asiakkaat voivat löytää, mitä he tarvitsevat tuhlaamatta aikaa kaivamaan sitä loputtomiin sähköpostiviesteihin tai kommentteihin.

On paljonProjektinhallinta ja AsiakasviestintätyökalutTämä helpottaa kaikkien tietojen tallentamista ja varmistaa, että mitään liukuu halkeamien kautta.

2. Anna heille kohta

Olet todennäköisesti kuullut "liian monta kokkeja keittiössä" Cliché, ja se voi aiheuttaa tarpeettomia sekaannuksia asiakkaille.

Heillä olisi oltava yksi yhteyspiste (tämän pitäisi ollaClient Project Manager) lähestyä kysymyksiä, huolenaiheita, palautetta ja paljon muuta.

Ei vain tämä laittaa luottamusta asiakkaillemme ja antaa heille mahdollisuuden rakentaa vankka suhde jonkun sisäiseen tiimisi kanssa, mutta se auttaa myös pitämään asioita, jotka on järjestetty teidän puolellanne. Sinun ei tarvitse huolehtia sekaviesteistä tai pudottaa pallot, koska sinulla on vain yksi henkilö, joka vastaanottaa asiakkaallasi.

3. Ohita alan jargon

Asiakkaasi todennäköisesti palkattiin, koska heillä ei ole paljon osaamista tai tietoa painopisteessäsi. Tämä tarkoittaa, että he eivät tunne paljon teollisuuden lingoa tai lyhenteitä, jotka ovat yleisiä tietoa sinulle.

Pyrkivät ilmoittamaan asioita suoraan ja selkeästi ilman hämmentävää jargonia. Nämä monimutkaiset termit vain pilvi pisteesi, ja ne eivät ole yhtä ilmeisiä kuin luulisi. Itse asiassa, 46% ihmisistäHyväksy, että he ovat käyttäneet slangia tai jargonia täysin ymmärrystä, mitä se tarkoittaa.

Vihaan väärinkäytöksiä, jotta voit tapahtua yksinkertaisesti siksi, että yritit saada liian älykäs Word Choice.

Kun olet epävarma, pidä se yksinkertainen. Jos tietty jargon on väistämätön (esimerkiksi asiakkaidesi on ymmärrettävä, mitä napsautuksella on), harkitse niiden tekemistä yksinkertainen sanasto tai huijaus, jotta he voivat tutustua yhteisiin teollisuuteen, jota käytät.

4. Aseta selkeät odotukset (ja täytä heille)

Tiedät, että on yksi varma tapa tehdä asiakkaitasi onneton: ylipromissi ja aliedustus. Jos hallinnoi ja tavata asiakkaan odotuksia, vaikuttaa negatiivisestiAsiakkaan säilyttäminen(Mikä on suuri haaste vastakkain virastojen ja palveluntarjoajien).

Käynnistäminen varmistaa, että sinulla on prosessit, jotka on sijoitettu asiakkaiden sitoumuksiin. Tähän tulisi sisältää asiakaslähtöprosessin, projektiprosessin ja jopa asiakasprosessin, kun olet suorittanut hankkeita.

Sinun on myös asetettava selkeät odotukset viestintään. He saavat viikoittaisia ​​raportteja ja wrap-ups? Onko olemassa erityinen viestintämenetelmä, joka toimii parhaiten? Anna heille tiedot niin, että sitoutuminen on mahdollisimman sujuvaa.

Lopuksi olla konservatiivinen, mitä takaa asiakkaillesi. Rakenna puskuri projektin määräaikoihin ja ole realistinen tuloksista, joita he voivat odottaa. Loppujen lopuksi olisit melko paljon asettanut baarin alhaiset ja ylittää odotukset kuin laskevat lyhyet ylivoimaisilla lupauksilla.

5. Muista se on kaksisuuntainen katu

Kun ajattelemme viestintää, on niin helppoa ajatella vain puolellamme - sanoja, joita sanomme ja lähettämäsi viestit. Kuuntelu on kuitenkin vielä tärkeämpää.

Näytä asiakkaillemme, että arvostat heidän näkemyksensä ja panosta:

Kuuntelu on vain osa tätä. Kun asiakkaasi antavat palautetta, sinun on noudatettava sitä ja toteutettava se. Jos he eivät ota huomioon niiden ehdotuksia tai pyyntöjä, tekevät sinusta näyttämästä irti ja jopa vähän huolimaton.

Kuinka usein sinun pitäisi kommunikoida asiakkaan kanssa?

On olemassa toinen tärkeä asiakkaan viestintäsääntö pitää mielessä: kommunikoida usein. Asiakkaasi ei pidä kuulua teiltä projektin alussa ja lopussa - niitä on pidettävä ajan tasalla koko tehtävien suorittamista ja virstanpylväitä.

Täsmälleen mitä "usein" tarkoittaa erilaisia ​​tekijöitä, kuten suhdetta ja projektin pituutta. Kahden viikon projekti todennäköisesti takaa säännöllisen viestinnän kuin esimerkiksi kattaa kuukausia.

Kuitenkin hyvä nyrkkisääntö on ottaa yhteyttä asiakkaille säännöllisin väliajoin, välein tiivistelmällä tehdyllä työllä ja kaikki raportit, jotka he voivat tarkistaa. Se tarjoaa avoimuutta koko projektiprosessin ajan, joten heidän ei tarvitse ihmetellä, onko työ todellakin tapahtumassa.

Miten kommunikoida asiakkaiden kanssa eri aikavyöhykkeillä?

Asiakasviestintä tulee jopa voimakkaammaksi, kun asiakkaasi sijaitsevat eri aikavyöhykkeillä - varsinkin jos nämä aikavyöhykkeen poikkeamat merkitsevät sitä, ettet ole allekirjoittaneet vastaavia aikoja.

Seuraavassa on muutamia tapoja käsitellä tätä tilannetta:

Asiakasviestintäohjelmisto Virasto tarvitsee

On olemassa useita erilaisia ​​työkaluja, joita voit kommunikoida tehokkaasti asiakkaiden kanssa - pikaviestipalveluista yhteistyökumppaneille.

Kuitenkin,ProjektinhallintaOhjelmisto voi tarkistaa kaikki nämä laatikot (ja enemmän). KanssaUDN-tehtävähallinta, voit hallita kaikkia projektin tehtäviä, seurata etenemistä, luoda raportteja ja keskittää kaikki viestinnän.

UDN-tehtävähallintavoit myös asettaaAccess roolit, mikä tarkoittaa, että voit antaa asiakkaille mahdollisuuden pitää silmällä hankkeita suoraan sisällä UDN-tehtävähallinta .

Aloita ilmainen kokeiluversioUDN-tehtävähallintanyt .