En hurtig vejledning til klientkommunikationsevner

Dit mål er at imponere dine kunder med Stellar Service. Hvordan gør du det? Ved at levere høj-kvalitetarbejde. Du opfylder dine deadlines. Måske giver du endda nogle firma swag hver nu og da.

Men når det kommer til virkelig at smede positive kundeforhold, ved du, at alt kommer tilbage til en ting: dine klientkommunikationsevner.

Kommunikation er nøglen, men det betyder ikke, at det er nemt. Heldigvis har vi trukket sammen denne vejledning for at hjælpe dig med dinClient Relationship Management.Og hold dine kunder informeret og lykkelige.

Hvem kommunikerer med klienter inden for projekter?

Når du gennemfører projekter til dine kunder, har du brug for nogen til at tjene som broen mellem det indreprojekthold og slutklienten.

I de fleste tilfælde håndteres det af en rolle, der hedder en "Client Project Manager. " Denne rolle kan blive fyldt af den faktiske projektleder, eller den kan brydes ud i en helt separat position.

Denne person vil kommunikere med klienten om deres forventninger og feedback og derefter relæere disse oplysninger til projektteamet. Denne position kan have forskellige navne afhængigt af organisationen, f.eks. En "Account Manager" eller endda A "forholdsmanager. "

Kunde kommunikation Bedste praksis for projektledere

Uanset hvem der fylder den rolle, er det vigtigt, at de ved, hvordan de kommunikerer med kunder med succes.

Hvilke spørgsmål kan du spørge en klient, når du starter et nyt projekt? Det er vigtigt at overveje omhyggeligt, hvordan man bedst kan kommunikere med din klient lige ved hoppepunktet.Dårlig kommunikationer en af ​​de største grunde til, at projekter fejler, og det gælder ikke bare for kommunikation inden for projektet Team - kommunikation med dine kunder er lige som (hvis ikke mere) vigtigt.

Men hvad skal projektledere vide, hvordan man kommunikerer med en klient med succes? Her er fem tips til at huske på.

1. Hold kommunikationen centraliseret

Vi bruger et ton af tid, der kommunikerer. Forskning fra McKinsey vurderer, at den gennemsnitlige arbejdstager bruger anslået28% af deres arbejdsugeHåndtering af e-mail alene.

Når du arbejder iprofessionelle tjenester, Dit mål er at gøre dine kunders liv lettere, ikke tilføje stress og forpligtelser over for deres plader.

Hvad betyder det for dig? Du skal holde kommunikationen centraliseret og strømlinet. Alle dine noter, statusopdateringer, filer, beslutninger og mere bør leve på ét sted, så kunderne kan finde, hvad de har brug for uden at spilde tid på at grave for det i endeløse e-mail-tråde eller kommentarer.

Der er masser afprojektledelse og KlientkommunikationsværktøjerDet gør det nemt at gemme alle disse oplysninger og sikre, at intet glider gennem revnerne.

2. Giv dem en point person

Du har sandsynligvis hørt "for mange kokke i køkkenet" Cliché, og det kan forårsage unødig forvirring for dine kunder.

De burde have et kontaktpunkt (dette burde være detClient Project Manager) At nærme sig spørgsmål, bekymringer, feedback og meget mere.

Ikke alene gør dette tillid til dine kunder og giver dem mulighed for at opbygge et solidt forhold til nogen på dit indre hold, men det hjælper også med at holde tingene organiseret på din side. Du behøver ikke bekymre dig om blandede meddelelser eller faldt bolde, fordi du kun har en person, der modtager input fra din klient.

3. Spring over branchen Jargon

Dine kunder har sandsynligvis hyret dig, fordi de ikke har en masse ekspertise eller viden i dit fokusområde. Det betyder, at de ikke vil være bekendt med en masse industri lingo eller akronymer, der er fælles viden for dig.

Gøre en indsats for at angive ting direkte og tydeligt uden at bruge forvirrende jargon. Disse komplekse vilkår kun sky dit punkt, og de er ikke så indlysende som du måske tror. Faktisk, 46% af befolkningenindrømmer, at de har brugt slang eller jargon uden at forstå, hvad det betyder.

Du ville hader for miscommunication at ske, simpelthen fordi du forsøgte at blive for klog med dit ord valg.

Når du er i tvivl, hold det enkelt. Hvis visse jargon er uundgåelig (for eksempel, skal dine kunder forstå, hvad en klikfrekvens er), så overvej at gøre dem til et simpelt ordliste eller snydeark, så de kan gøre sig bekendt med fælles industrielle vilkår, som du vil bruge.

4. Indstil klare forventninger (og lever op til dem)

Du ved, at der er en surefire måde at gøre dine kunder ulykkelige: Overpromise og underlever. Undlader at styre og opfylde din kundes forventninger vil negativt påvirke dinKlientretention(hvilket er en stor udfordring for agenturer og serviceudbydere).

For at starte, skal du sikre dig, at du har processer udstrålet til dine klientforbindelser. Dette bør omfatte en kunde ombordsproces, en projektproces og endog en klient offboarding proces for, når du gennemfører projekter.

Du bør også sætte klare forventninger til kommunikation. Vil de modtage ugentlige rapporter og wrap-ups? Er der en specifik kommunikationsmetode, der fungerer bedst? Giv dem disse oplysninger, så dit engagement er så glat som muligt.

Endelig være konservativ med det, du garanterer til dine kunder. Byg en buffer i dine projektfrister og være realistisk om de resultater, de kan forvente. Når alt kommer til alt, vil du meget hellere sætte baren lave og overstige forventningerne end at falde kort på høje løfter.

5. Husk det er en tovejs gade

Når vi tænker på kommunikation, er det så nemt at tænke kun på vores side - de ord, vi siger, og de meddelelser, vi sender. Lytning er dog endnu vigtigere.

Vis dine kunder, at du værdsætter deres indsigter og input af:

Lytning er kun en del af dette. Når dine kunder giver feedback, skal du følge igennem og implementere den. Undlader at tage deres forslag eller anmodninger i betragtning vil gøre dig til at virke frakoblet og endda en lille sjusket.

Hvor ofte skal du kommunikere med en klient?

Der er en anden vigtig kundekommunikationsregel for at huske på: Kommuniker ofte. Dine kunder bør ikke bare høre fra dig i starten og slutningen af ​​et projekt - de skal holdes opdateret hele vejen igennem, når du fuldfører opgaver og nå milepæle.

Præcis hvad "ofte" betyder vil afhænge af en række faktorer, såsom dit forhold og længden af ​​projektet. Et to-ugers projekt vil sandsynligvis garantere mere regelmæssig kommunikation end en, der spændes måneder, for eksempel.

En god tommelfingerregel er imidlertid at kontakte dine kunder på regelmæssige, sætte intervaller med et resumé af det arbejde, der blev gjort den uge og eventuelle rapporter, som de kan gennemgå. Det vil give gennemsigtighed i hele projektprocessen, så de behøver ikke at spekulere på, om noget arbejde faktisk sker.

Hvordan kommunikerer du med klienter i forskellige tidszoner?

Klientkommunikation bliver endnu sværere, når dine kunder er placeret i forskellige tidszoner - især hvis disse tidszone-uoverensstemmelser betyder, at du ikke er underskrevet på lignende tidspunkter.

Her er et par måder at håndtere denne situation på:

Klientkommunikationssoftware Dit agentur har brug for

Der er en række forskellige værktøjer, som du kan bruge til at kommunikere effektivt med klienter - fra instant messaging platforme til samarbejdsdokumenter.

Imidlertid,projektledelseSoftware kan tjekke alle disse bokse (og mere). MedUDN Task Manager, Du kan administrere alle dine projektopgaver, overvåge fremskridt, generere rapporter og centralisere al din kommunikation.

UDN Task Managergiver dig også mulighed for at indstilleAdgang roller, hvilket betyder at du kan give dine kunder adgang til at holde øje med deres projekter direkte indenfor UDN Task Manager .

Klar til at øge dine kundekommunikationsevner, forbedre dine relationer og holde vindende projekter fremad?Start din gratis prøveversion afUDN Task Manager nu .