Una guida rapida alle capacità comunicative dei clienti

Il tuo obiettivo è impressionare i tuoi clienti con un servizio stellare. Come si fa a farlo? Consegnandoqualitàlavoro. Soddisfi le tue scadenze. Forse hai persino fornito di una compagnia da swag ogni tanto.

Ma, quando si tratta di forgiare realmente le relazioni dei clienti positive, sai che tutto torna a una cosa: le tue abilità di comunicazione dei clienti.

La comunicazione è la chiave, ma ciò non significa che sia facile. Fortunatamente, abbiamo tirato insieme questa guida per aiutarti con il tuoGestione delle relazioni client.E mantieni i tuoi clienti informati e felici.

Chi comunica con i clienti all'interno di progetti?

Quando stai completando progetti per i tuoi clienti, hai bisogno di qualcuno da servire come ponte tra l'internoprogettosquadra e il cliente finale.

Nella maggior parte dei casi, questo è gestito da un ruolo chiamato a "Gestione del progetto client.. " Questo ruolo potrebbe essere riempito dal responsabile del progetto effettivo o può essere interrotto in una posizione completamente separata.

Questa persona comunicherà con il cliente sulle loro aspettative e feedback e quindi trasmetteranno tali informazioni al team di progetto. Questa posizione può avere nomi diversi a seconda dell'organizzazione, come un "gestore dell'account" o anche a "manager delle relazioni. "

Comunicazione dei clienti Best practice per project manager

Indipendentemente da chi riempie quel ruolo, è importante che sanno come comunicare con i clienti con successo.

Quali domande potresti chiedere a un cliente all'avvio di un nuovo progetto? È importante considerare attentamente come comunicare meglio con il tuo cliente proprio nel punto di salto.Povera comunicazioneÈ uno dei più grandi motivi per cui i progetti falliscono, e questo non si applica solo alla comunicazione all'interno del team di progetto - la comunicazione con i tuoi clienti è proprio come (se non di più) importante.

Ma cosa devono essere dotati dei manager dei progetti su come comunicare con un cliente con successo? Ecco cinque suggerimenti da tenere a mente.

1. Mantieni la comunicazione centralizzata

Trascorriamo un sacco di tempo comunicando. La ricerca di McKinsey stima che il lavoratore medio trascorre una stima28% della loro settimana lavorativaGestire la posta elettronica da sola.

Quando lavoriservizi professionali, il tuo obiettivo è rendere più facile la vita dei tuoi clienti, non aggiungere stress e obblighi alle loro piastre.

Che cosa significa questo per voi? Devi mantenere la comunicazione centralizzata e semplificata. Tutti i tuoi appunti, gli aggiornamenti di stato, i file, le decisioni e più dovrebbero vivere in un unico posto, in modo che i clienti possano trovare ciò di cui hanno bisogno senza perdere tempo a scavare a scavo per infiniti thread e commenti di posta elettronica infiniti.

Ci sono un sacco digestione di progetto e Strumenti di comunicazione client.Ciò rende facile memorizzare tutte queste informazioni e assicurarsi che nulla scivoli attraverso le crepe.

2. Dai loro una persona

Probabilmente hai sentito il "troppi cuochi in cucina" cliché, e questo può causare confusione inutile per i tuoi clienti.

Dovrebbero avere un punto di contatto (questo dovrebbe essere ilGestione del progetto client.) Avvicinarsi con domande, preoccupazioni, feedback e altro ancora.

Non solo questo infastidisce la fiducia nei tuoi clienti e consente loro di costruire una solida relazione con qualcuno sulla tua squadra interna, ma aiuta anche a mantenere le cose organizzate dalla tua parte. Non è necessario preoccuparsi dei messaggi misti o delle palle abbandonate, perché hai solo una persona che riceve input dal tuo cliente.

3. Salta il gergo del settore

I tuoi clienti probabilmente ti hanno assunto perché non hanno molte competenze o conoscenze nella tua area di messa a fuoco. Ciò significa che non hanno familiarità con un sacco di lingo del settore o acronimi che sono conoscenze comuni per te.

Fai uno sforzo per indicare le cose direttamente e chiaramente, senza utilizzare il gergo confuso. Quei termini complessi nutreranno solo il tuo punto, e non sono ovvi come si potrebbe pensare. Infatti, 46% delle personeAmmetti di aver usato gergo o gergo senza completamente capire cosa significa.

Odio che avresti avuto modo di accadre semplicemente perché hai provato a diventare troppo intelligente con la tua scelta di parole.

In caso di dubbio, tienilo semplice. Se un certo gergo è inevitabile (ad esempio, i tuoi client devono capire quale è un tasso di clic), quindi considerare di farli diventare un semplice glossario o cheat foglio in modo che possano familiarizzarsi con termini di settore comuni che utilizzerai.

4. Impostare semplici aspettative (e vivono a loro)

Sai che c'è un modo SureFire per rendere infelici i tuoi clienti: troppo redditizia e sottomissione. Non riuscire a gestire e ad affrontare le aspettative del tuo cliente impatto negativamente il tuoritenzione del cliente(che è una grande sfida che affronta agenzie e fornitori di servizi).

Per iniziare, assicurarsi di stirare i processi per gli impegni dei tuoi clienti. Ciò dovrebbe includere un processo di pagamento del client, un processo di progetto e persino un processo di offboard del client per quando completi i progetti.

Dovresti anche impostare semplici aspettative per la comunicazione. Riceveranno rapporti settimanali e wrap-up? Esiste un metodo di comunicazione specifico che funziona meglio? Dai loro tali informazioni in modo che il tuo impegno sia il più liscio possibile.

Infine, sii conservatore con ciò che ti garantisce ai tuoi clienti. Costruisci un buffer nelle scadenze del tuo progetto ed essere realistico sui risultati che possono aspettarsi. Dopotutto, preferiresti impostare il bar in basso e superare le aspettative che cadere brevi su promesse alti.

5. Ricorda che è una strada a due vie

Quando pensiamo alla comunicazione, è così facile pensare solo alla nostra parte - le parole che stiamo dicendo e i messaggi che stiamo inviando. Tuttavia, l'ascolto è ancora più importante.

Mostra ai tuoi clienti che valuti le loro intuizioni e input da:

L'ascolto è solo parte di questo. Quando i tuoi clienti forniscono feedback, è necessario seguirlo e implementarlo. Non riuscendo a prendere i loro suggerimenti o richieste in considerazione ti farà sembrare disinnestato e persino un po 'sciatto.

Quanto spesso dovresti comunicare con un cliente?

C'è un'altra importante regola di comunicazione dei clienti da tenere a mente: comunicare frequentemente. I tuoi clienti non dovrebbero semplicemente sentirti all'inizio e alla fine di un progetto - dovrebbero essere aggiornati in tutto mentre completi compiti e raggiungono le pietre miliari.

Esattamente ciò che significa "frequentemente" dipenderà da una varietà di fattori, come la tua relazione e la lunghezza del progetto. Un progetto di due settimane dovrà probabilmente giustificerà una comunicazione più regolare di quella che si estende da mesi, ad esempio.

Tuttavia, una buona regola empirica è quella di contattare i tuoi clienti a intervalli regolari e stabiliti con un riepilogo del lavoro che è stato fatto quella settimana e qualsiasi relazione che possono rivedere. Ciò fornirà la trasparenza durante tutto l'intero processo del progetto, quindi non hanno bisogno di chiedersi se qualche lavoro sta effettivamente accadere.

Come comunichi con i clienti in diversi fusi orari?

La comunicazione del cliente diventa ancora più complicata quando i tuoi clienti si trovano in diverse zone di tempo - specialmente se quelle discrepanze del fuso orario significano che non sei firmato a volte simili.

Ecco alcuni modi per affrontare questa situazione:

Software di comunicazione client La tua agenzia ha bisogno

Ci sono un certo numero di strumenti diversi che è possibile utilizzare per comunicare efficacemente con i clienti, dalle piattaforme di messaggistica istantanea a documenti collaborativi.

Tuttavia,gestione di progettoIl software può controllare tutte quelle scatole (e altro). Insieme aUDN Task Manager., Puoi gestire tutte le attività del progetto, il monitorare i progressi, generare report e centralizzare tutte le tue comunicazioni.

UDN Task Manager.Consente anche di impostareRuoli di accesso, il che significa che puoi dare ai tuoi clienti l'accesso per tenere d'occhio i loro progetti direttamente all'interno UDN Task Manager .

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