کلائنٹ مواصلات کی مہارت کے لئے ایک فوری گائیڈ
آپ کا مقصد آپ کے گاہکوں کو اسٹیلر سروس کے ساتھ متاثر کرنا ہے. تم یہ کیسے کرتے ہو اعلی کی فراہمی کی طرف سےمعیارکام. آپ اپنے آخری وقتات سے ملیں گے. شاید آپ اب بھی کچھ کمپنی کو ہر بار اور پھر بھی فراہم کرتے ہیں.
لیکن، جب یہ واقعی مثبت کلائنٹ کے تعلقات کو بھولنے کے لۓ آتا ہے، تو آپ جانتے ہیں کہ یہ سب ایک چیز واپس آتی ہے: آپ کے کلائنٹ مواصلات کی مہارت.
مواصلات کلید ہے، لیکن اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ یہ آسان ہے. خوش قسمتی سے، ہم نے آپ کے ساتھ مدد کرنے کے لئے اس گائیڈ کو ایک ساتھ نکالا ہےکلائنٹ رشتہ مینجمنٹاور اپنے گاہکوں کو مطلع اور خوش رکھو.
کون منصوبوں کے اندر گاہکوں کے ساتھ بات چیت کرتا ہے؟
جب آپ اپنے گاہکوں کے لئے منصوبوں کو مکمل کر رہے ہیں، تو آپ کو کسی کو اندرونی کے درمیان پل کے طور پر خدمت کرنے کی ضرورت ہےمنصوبےٹیم اور اختتام کلائنٹ.
زیادہ تر معاملات میں، یہ ایک اہم کردار کی طرف سے سنبھالا ہے "کلائنٹ پروجیکٹ مینیجر" یہ کردار اصل پروجیکٹ مینیجر سے بھرا ہوا ہے، یا یہ مکمل طور پر علیحدہ پوزیشن میں ٹوٹ سکتا ہے.
یہ شخص اپنی توقعات اور تاثرات کے بارے میں کلائنٹ کے ساتھ بات چیت کرے گا اور اس کے بعد اس منصوبے کی ٹیم کو معلومات ریلے. یہ پوزیشن تنظیم کے لحاظ سے مختلف نام ہوسکتا ہے، جیسے "اکاؤنٹ مینیجر" یا یہاں تک کہ "رشتہ دار مینیجر "
پروجیکٹ مینیجرز کے لئے کلائنٹ مواصلات کے بہترین طریقوں
اس کے باوجود کون اس کردار کو بھرتا ہے، یہ ضروری ہے کہ وہ جانیں کہ کامیابی سے گاہکوں کے ساتھ بات چیت کیسے کریں.
نئی پروجیکٹ شروع کرنے پر آپ کونسی سوالات آپ سے پوچھ سکتے ہیں؟ یہ احتیاط سے غور کرنا ضروری ہے کہ کس طرح آپ کے کلائنٹ کے ساتھ جمپنگ آف پوائنٹ پر سب سے بہتر بات چیت کریں.غریب مواصلاتسب سے بڑی وجوہات میں سے ایک ہے کیوں منصوبوں میں ناکام ہے، اور یہ صرف منصوبے کی ٹیم کے اندر مواصلات میں لاگو نہیں ہوتا ہے - آپ کے گاہکوں کے ساتھ مواصلات صرف (اگر زیادہ نہیں) اہم ہے.
لیکن، پروجیکٹ مینیجرز کو کیا جاننے کی ضرورت ہے کہ کس طرح کلائنٹ کے ساتھ بات چیت کے بارے میں بات چیت کریں؟ یہاں ذہن میں رکھنے کے لئے پانچ تجاویز ہیں.
1. مواصلات مرکزی رکھیں
ہم ایک ٹن وقت بات چیت کرتے ہیں. McKinsey سے تحقیق کا اندازہ ہے کہ اوسط کارکن کا اندازہ لگایا جاتا ہےان کے کام کے 28٪اکیلے ای میل کا انتظام
جب آپ کام کرتے ہیںپیشہ ورانہ خدمات، آپ کا مقصد آپ کے گاہکوں کو آسان بنانے کے لئے آسان ہے، ان کے پلیٹوں میں کشیدگی اور ذمہ داریوں کو شامل نہیں.
آپ کے لئے یہ کیا مطلب ہے؟ آپ کو مواصلات مرکزی اور سنجیدگی سے برقرار رکھنے کی ضرورت ہے. آپ کے تمام نوٹ، حیثیت کی تازہ کاری، فائلیں، فیصلے، اور زیادہ ایک جگہ میں رہنا چاہئے، تاکہ گاہکوں کو ان کے لامتناہی ای میل موضوعات یا تبصرے میں اس کے لئے کھدائی وقت ضائع کرنے کے بغیر کیا ضرورت ہو سکے.
بہت سارے ہیںکام کی ترتیب لگانااورکلائنٹ مواصلات کے اوزاریہ اس سبھی معلومات کو ذخیرہ کرنے میں آسان بناتا ہے اور اس بات کو یقینی بنانا کہ درختوں کے ذریعے کچھ بھی نہیں سلپس.
2. انہیں ایک نقطہ شخص دیں
آپ نے ممکنہ طور پر "باورچی خانے میں بہت سے کک" کلچ، اور یہ آپ کے گاہکوں کے لئے غیر ضروری الجھن پیدا کر سکتا ہے.
ان کے پاس ایک نقطہ نظر ہونا چاہئے (یہ ہونا چاہئےکلائنٹ پروجیکٹ مینیجر) سوالات، خدشات، تاثرات، اور مزید کے ساتھ پہنچنے کے لئے.
نہ صرف یہ آپ کے گاہکوں میں اعتماد کو فروغ دیتا ہے اور انہیں اپنی داخلی ٹیم پر کسی کے ساتھ ٹھوس تعلقات قائم کرنے میں مدد دیتا ہے، لیکن یہ آپ کی طرف سے منظم چیزوں کو برقرار رکھنے میں بھی مدد کرتا ہے. آپ کو مخلوط پیغامات کے بارے میں فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہے یا گیندوں کو گرا دیا، کیونکہ آپ کے پاس صرف ایک شخص ہے جو آپ کے کلائنٹ سے ان پٹ وصول کرتے ہیں.
3. انڈسٹری جرگون کو چھوڑ دو
آپ کے گاہکوں نے آپ کو کام کرنے کا امکان کیا کیونکہ ان کے پاس آپ کے توجہ کے علاقے میں بہت زیادہ مہارت یا علم نہیں ہے. اس کا مطلب یہ ہے کہ وہ بہت سے انڈسٹری Lingo یا Accronys کے ساتھ واقف نہیں ہونے جا رہے ہیں جو آپ کے لئے عام معلومات ہیں.
الجھن کے استعمال کے بغیر، براہ راست اور واضح طور پر چیزوں کو ریاست بنانے کی کوشش کریں. ان پیچیدہ شرائط صرف آپ کے نقطہ نظر کو بادل کرتے ہیں، اور وہ واضح طور پر واضح نہیں ہیں جیسے آپ سوچ سکتے ہیں. حقیقت میں، 46٪ افرادتسلیم کرتے ہیں کہ انہوں نے مکمل طور پر سمجھنے کے بغیر سلیگ یا جرگون کا استعمال کیا ہے.
آپ کو صرف یہی کام کرنے کے لئے نفرت کے لئے نفرت کرنا پڑے گا کیونکہ آپ نے اپنے لفظ کی پسند کے ساتھ بہت سست ہونے کی کوشش کی.
شک میں جب، اسے آسان رکھیں. اگر بعض جرگون ناگزیر ہے (مثال کے طور پر، آپ کے گاہکوں کو یہ سمجھنے کی ضرورت ہے کہ کلک کے ذریعے کی شرح کیا ہے)، پھر ان کو ایک سادہ چمک یا دھوکہ دیتی ہے تاکہ وہ عام صنعت کی شرائط کے ساتھ اپنے آپ کو واقف کرسکیں.
4. واضح توقعات مقرر کریں (اور ان پر رہو)
آپ جانتے ہیں کہ آپ کے گاہکوں کو ناخوش کرنے کے لئے ایک یقینی طریقہ ہے: overpromise اور کم سے کم. آپ کے کلائنٹ کی توقعات کو منظم کرنے اور پورا کرنے میں ناکامی آپ کو منفی اثر انداز کرے گیکلائنٹ برقرار رکھنے(جو ایجنسیوں اور سروس فراہم کرنے والے کا سامنا کرنا بڑا چیلنج ہے).
شروع کرنے کے لئے، اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ کے پاس آپ کے کلائنٹ کے مصروفیات کے لئے عملدرآمد کی جاتی ہے. اس میں آپ کو منصوبوں کو مکمل کرنے کے لئے ایک کلائنٹ پر عمل، ایک پروجیکٹ کے عمل، اور یہاں تک کہ ایک کلائنٹ آف بورڈنگ کے عمل میں شامل ہونا چاہئے.
آپ کو مواصلات کے لئے واضح توقعات بھی مقرر کرنا چاہئے. کیا وہ ہفتہ وار رپورٹیں اور لپیٹ اپ وصول کریں گے؟ کیا ایک مخصوص مواصلاتی طریقہ ہے جو بہترین کام کرتا ہے؟ انہیں اس معلومات کو دے تاکہ آپ کی مصروفیت ممکن ہو سکے.
آخر میں، آپ کے گاہکوں کی ضمانت کے ساتھ قدامت پسند رہو. اپنے منصوبے کی آخری تاریخ میں ایک بفر کی تعمیر کریں اور نتائج کے بارے میں حقیقت پسندانہ ہو. سب کے بعد، آپ کو زیادہ سے زیادہ بار بار مقرر کیا جائے گا اور Lofty وعدوں پر مختصر موسم خزاں کے مقابلے میں توقعات سے زیادہ.
5. یاد رکھیں کہ دو طرفہ سڑک ہے
جب ہم مواصلات کے بارے میں سوچتے ہیں، تو صرف ہماری طرف سے سوچنے کے لئے یہ بہت آسان ہے - الفاظ ہم کہہ رہے ہیں اور پیغامات جو ہم بھیج رہے ہیں. تاہم، سننا بھی زیادہ اہم ہے.
اپنے گاہکوں کو دکھائیں کہ آپ ان کی بصیرت اور ان پٹ کی قدر کرتے ہیں:
سننا صرف اس کا حصہ ہے. جب آپ کے گاہکوں کو رائے فراہم کرتے ہیں تو، آپ کو اس کی پیروی کرنے اور اسے لاگو کرنے کی ضرورت ہے. غور میں ان کی تجاویز یا درخواستوں کو لینے میں ناکامی آپ کو ناپسندی اور یہاں تک کہ تھوڑا سا کھوپڑی بھی لگے گا.
آپ کو ایک کلائنٹ کے ساتھ کتنی بار بات چیت کرنا چاہئے؟
ذہن میں رکھنے کے لئے ایک اور اہم کلائنٹ مواصلاتی اصول ہے: اکثر بات چیت کریں. آپ کے گاہکوں کو صرف ایک منصوبے کے آغاز اور اختتام پر آپ سے نہیں سننا چاہیے - انہیں مکمل طور پر مکمل طور پر کام کرنے اور سنگ میلوں تک پہنچنے کے لۓ اپ ڈیٹ کیا جانا چاہئے.
بالکل کیا "اکثر" کا مطلب مختلف عوامل پر منحصر ہے، جیسے آپ کے تعلقات اور منصوبے کی لمبائی. ایک دو ہفتوں کے منصوبے شاید اس سے زیادہ باقاعدگی سے مواصلات کی ضمانت دے گی جس سے مہینوں کے مہینے، مثال کے طور پر.
تاہم، انگوٹھے کا ایک اچھا قاعدہ باقاعدگی سے اپنے گاہکوں سے رابطہ کرنا ہے، اس کام کے خلاصے کے ساتھ وقفے مقرر کریں جو اس ہفتے اور کسی بھی رپورٹ کو جائزہ لے سکتے ہیں. یہ پورے منصوبے کے عمل میں شفافیت فراہم کرے گا، لہذا انہیں تعجب کرنے کی ضرورت نہیں ہے کہ اگر کوئی کام اصل میں ہو رہا ہے.
آپ مختلف وقت کے زونوں میں گاہکوں کے ساتھ بات چیت کرتے ہیں؟
کلائنٹ مواصلات بھی مشکل ہو جاتا ہے جب آپ کے گاہکوں کو مختلف وقت کے زونوں میں واقع ہوتے ہیں - خاص طور پر اگر ان ٹائم زون کے اختلافات کا مطلب یہ ہے کہ آپ اسی طرح کے وقت پر دستخط نہیں ہوتے ہیں.
اس صورت حال سے نمٹنے کے چند طریقے یہاں ہیں:
کلائنٹ مواصلات سافٹ ویئر آپ کی ایجنسی کی ضرورت ہے
بہت سے مختلف ٹولز ہیں جو آپ کو مؤثر طریقے سے گاہکوں کے ساتھ مؤثر طریقے سے بات چیت کرنے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں - فوری طور پر پیغام رسانی پلیٹ فارم سے باہمی تعاون سے دستاویزات.
البتہ،کام کی ترتیب لگاناسافٹ ویئر ان تمام باکس (اور زیادہ) چیک کر سکتے ہیں. کے ساتھUDN ٹاسک مینیجر، آپ اپنے تمام منصوبوں کے کاموں کو منظم کرسکتے ہیں، نگرانی کی نگرانی، رپورٹیں پیدا کرتے ہیں، اور آپ کے تمام مواصلات کو مرکزی مرکز کرسکتے ہیں.
UDN ٹاسک مینیجرآپ کو سیٹ کرنے کی بھی اجازت دیتا ہےرسائی رولز، جس کا مطلب یہ ہے کہ آپ اپنے گاہکوں کو براہ راست اندر اندر ان کے منصوبوں پر نظر رکھنے کے لئے رسائی حاصل کرسکتے ہیں UDN ٹاسک مینیجر .
اپنے کلائنٹ مواصلات کی مہارت کو بڑھانے کے لئے تیار، اپنے رشتے کو بہتر بنانے کے لئے تیار کریں، اور آگے بڑھنے کے منصوبوں کو جیتنے کے لۓ؟آپ کے مفت آزمائشی شروع کریںUDN ٹاسک مینیجرابھی .
